論大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理

李舒

摘要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)和云計算技術(shù)應(yīng)運而生，顯著的促進(jìn)了社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮出了重要的作用，在創(chuàng)造巨大機(jī)遇的同時，也讓事業(yè)單位開展檔案的管理工作面臨一些挑戰(zhàn)，所以需要充分挖掘大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，確保檔案管理工作安全高效的開展，本文從大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作現(xiàn)狀入手，討論大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理原則，分析事業(yè)單位如何在大數(shù)據(jù)背景下有效開展檔案管理工作，希望可以有效促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理

如今的事業(yè)單位管理工作充分利用了信息技術(shù)，節(jié)約了大量人力，讓檔案信息傳輸時效性、安全性得到保證，使得檔案管理工作高質(zhì)量開展。作為檔案管理人員，需要在新形勢下充分認(rèn)識大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢和特征，進(jìn)而讓事業(yè)單位檔案管理工作更好地開展，以下對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)技術(shù)就是對無法在一定時間和范圍內(nèi)對海量的信息資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行多處理的數(shù)據(jù)集合，具有洞察力更快、決策力更強(qiáng)、優(yōu)化能力更高的特點，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效利用，可以讓紙質(zhì)的檔案管理向信息化檔案管理模式轉(zhuǎn)變，顯著提升檔案管理工作效率，減少不必要的人力之處，并且可以讓檔案管理過程得到優(yōu)化，為事業(yè)單位決策提供更加科學(xué)的支持。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理原則

1.規(guī)范化原則

在數(shù)據(jù)時代背景下，對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和利用已經(jīng)成為社會發(fā)展的重要內(nèi)容，對于事業(yè)單位來說，隨著員工數(shù)量的增加以及事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其發(fā)展過程中產(chǎn)生諸多的信息和數(shù)據(jù)，詳細(xì)記錄著事業(yè)單位不同發(fā)展時期的重要事件人員流動等相關(guān)信息，如何對這些檔案資料進(jìn)行規(guī)范管理是重要問題，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以讓檔案進(jìn)行分門別類的管理，進(jìn)行科學(xué)的存儲與利用。

2.實事求是原則

事業(yè)單位的檔案資料具有著重要的價值，需要根據(jù)其重要程度進(jìn)行科學(xué)管理，檔案管理人員需要根據(jù)工作需要對相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)取，通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效利用可以進(jìn)行信息的編碼提取加密，確保檔案的保密性。

3.全局性原則

事業(yè)單位的檔案資料不僅關(guān)系到其自身發(fā)展，同時也會對社會發(fā)展產(chǎn)生一定影響，在檔案管理工作中有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以讓數(shù)據(jù)和信息的完整性得到保證，由于事業(yè)單位檔案進(jìn)行不斷的堆積，所以需要對信息的錄入和保存環(huán)節(jié)高度關(guān)注，確保相關(guān)資料可以及時服務(wù)于相關(guān)部門、單位和社會發(fā)展。

三、事業(yè)單位如何在大數(shù)據(jù)背景下有效開展檔案管理工作

1.落實檔案信息安全管理工作

事業(yè)單位檔案管理工作的重要內(nèi)容就是確保其安全性在大數(shù)據(jù)時代下可以借助計算機(jī)掃描儀等設(shè)備實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向信息檔案的轉(zhuǎn)變，并且打造專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)庫，所以在開展檔案信息安全保護(hù)工作的過程中，需要做好紙質(zhì)檔案的信息化保護(hù)工作，確保對紙質(zhì)檔案的妥善處理。首先，要求檔案管理人員把握檔案信息內(nèi)容的真實性準(zhǔn)確性，可以科學(xué)地進(jìn)行紙質(zhì)檔案與信息化檔案的轉(zhuǎn)化，必要時，要求對機(jī)密文件進(jìn)行更加安全的檔案信息加密。其次，事業(yè)單位可以根據(jù)實際情況配備監(jiān)督員，確保整個錄入環(huán)節(jié)不存在惡意篡改、數(shù)據(jù)不詳實等問題再次進(jìn)行，檔案信息轉(zhuǎn)化后需要制定出專門的檔案管理制度，確保每次檔案查閱使用都在可控的范圍進(jìn)行，杜絕檔案使用存在風(fēng)險問題。最后，保證檔案信息的安全性，需要在大數(shù)據(jù)背景下實現(xiàn)計算機(jī)安裝防火墻和相關(guān)殺毒軟件，利用數(shù)字證書、數(shù)字簽名，避免木馬和病毒等讓檔案資料處于不安全環(huán)境當(dāng)中。

2.深入挖掘檔案信息資源

事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)背景下開展檔案管理工作難免會存在一定操作問題，因此需要檔案管理人員對檔案信息情況進(jìn)行實時記錄，定期進(jìn)行調(diào)整與完善。隨著電子信息技術(shù)的有效利用，讓檔案管理模式更加科學(xué)，相較于傳統(tǒng)的檔案管理更加快捷和簡單，有效提升檔案錄入分類管理查詢效率，并且可以避免大量資源信息的浪費。進(jìn)行檔案管理工作的過程中，可以通過關(guān)鍵詞檢索，及時對人員信息或者文件進(jìn)行查詢的同時，通過相關(guān)信息搜索可以在檔案中添加相關(guān)圖片、音頻或者視頻，進(jìn)而對原有的檔案進(jìn)行豐富。

3.完善檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案管理更加快捷和方便，但檔案管理工作本質(zhì)還會依賴于檔案管理人員的操作，因此需要檔案管理人員保持專業(yè)的檔案管理能力。今后事業(yè)單位進(jìn)行辦案管理工作的過程中，需要制定出更加完善的檔案管理制度，明確和優(yōu)化檔案管理服務(wù)流程，以此充分發(fā)揮出檔案的價值，在建立檔案管理制度的過程中，需要根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展實際情況，對檔案管理人員進(jìn)行明確要求，制定出相應(yīng)的獎懲措施，同時檔案管理人員需要定期接受事業(yè)單位的教育和培訓(xùn)，使其樹立高度的責(zé)任意識，不斷提升計算機(jī)技術(shù)和軟件利用水平。

四、結(jié)論：

綜上所述，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作，要比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理效率更高，今后事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作中需要重視檔案資源的共享，拓展檔案利用功能，加強(qiáng)對檔案的安全性研究，同時要做到與時俱進(jìn)，全面提升檔案管理的服務(wù)水平，進(jìn)而為事業(yè)單位的健康發(fā)展提供支持。