高職院校檔案管理存在問題與對策研究

許雯潔

摘要：職業(yè)院?；A(chǔ)建設(shè)檔案是學(xué)校管理和科研活動過程中形成的，有保存價值的文本、圖表等資料。職業(yè)院校的基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理是學(xué)校檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，也是繁瑣工作。但是基礎(chǔ)建設(shè)檔案卻極為龐大，在查找利用時有許多不便。隨著社會信息技術(shù)的高速發(fā)展和職業(yè)院校不斷革新，職業(yè)院校對教學(xué)檔案的利用效率日益加深。關(guān)鍵詞：檔案管理;高職院校;信息技術(shù)

一、高職院校檔案研究意義

高職院?；A(chǔ)建設(shè)檔案是高職院校在基礎(chǔ)教學(xué)管理和科研程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料，包括教學(xué)文件檔案材料、項目文件檔案材料、會議檔案材料。

1.高職院?；A(chǔ)建設(shè)檔案在學(xué)校建設(shè)過程中可反復(fù)多次利用

從某種意義上說，檔案是歷史的再現(xiàn)，這種歷史再現(xiàn)在基礎(chǔ)檔案中顯得尤為重要，如果有完善的檔案參考，可以不走或少走彎路提高效率。高職院?；A(chǔ)建設(shè)檔案和其它設(shè)計檔案一樣，其最大特點是可以重復(fù)利用。

2.基礎(chǔ)建設(shè)檔案是高職院校建設(shè)管理憑證

高職院校的基本建設(shè)檔案是收集整理建校過程中使用的文件、函件、記錄，圖紙、圖表而形成的，其中有很大一部分依據(jù)性文件，如基本建設(shè)科研項目任務(wù)書，建設(shè)書、批復(fù)報告、可行性研究、計劃投資等，它客觀地記載了當(dāng)時的歷史情況?；A(chǔ)建設(shè)檔案的憑證作用，在維護學(xué)校權(quán)益和學(xué)校建設(shè)方面是非常重要的。

3.基礎(chǔ)建設(shè)檔案在學(xué)校建設(shè)中的增值作用

通過對基礎(chǔ)建設(shè)檔案的利用，在各種生產(chǎn)實踐和經(jīng)濟活動中可以直接或間接地起到增值作用。高職院校的工程建設(shè)項目如教學(xué)樓、實驗樓、圖書館等，必須保證檔案的完整、正確、系統(tǒng)，才能在維修、改建中發(fā)揮它的憑證和查考的功能。完整的、系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)檔案會給后來的建設(shè)以有益的啟迪，通過查考過去的資料，掌握歷史材料，可從中吸取精華，去其糟粕，提高工作效率?；A(chǔ)建設(shè)檔案，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)的實際經(jīng)過，而且記錄了在建設(shè)活動中所取得的經(jīng)驗教訓(xùn)及創(chuàng)造出的成果，因此，基礎(chǔ)建設(shè)檔案對查考過去的情況，掌握歷史材料研究有關(guān)事物的發(fā)展規(guī)律起到廣泛的參考作用。

二、高職院校基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理存在問題

1.提高檔案管理觀念

要普遍提高相關(guān)部門和人員的基礎(chǔ)建設(shè)檔案歸檔意識，特別是要提高檔案兼職員的歸檔意識，能夠盡心盡力做好檔案的收集和立卷工作，只有這樣，學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)檔案管理才能保障規(guī)范歸檔、高質(zhì)歸檔。

2.保障制度及措施不夠完善

檔案專職人員往往一個人管好幾個類別，對業(yè)務(wù)和進程也不夠熟悉，再加上檔案信息化、數(shù)字化的建設(shè)離不開計算機人才，只有計算機專業(yè)人員的保證，才能保證管理系統(tǒng)的運行正常和服務(wù)器的維護。

3.歸檔的相關(guān)資料質(zhì)量有待提高

高職院校的基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理特點比較繁瑣，檔案內(nèi)容較多，涉及面廣，綜合性強。學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)檔案從歸檔范圍看，有前期籌備過程中形成的文件材料和會議記錄、調(diào)研報告、專家建議、評估及可行性研究報告等材料?？梢钥闯觯瑢W(xué)?；A(chǔ)建設(shè)檔案包括的內(nèi)容很多，它們真實地反映了學(xué)校檔案管理活動的面貌和全過程。

三、優(yōu)化高職院?；A(chǔ)建設(shè)檔案管理若干建議

1.增強檔案部門服務(wù)意識

檔案提供利用是檔案工作的中心內(nèi)容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環(huán)節(jié)。但本人在工作中發(fā)現(xiàn)，檔案的利用卻不是很多，其中很大的一個原因就是基礎(chǔ)工作薄弱，被動服務(wù)，直接制約了檔案利用工作的開展。由于高職院校對各類檔案實行了集中統(tǒng)一管理以及檔案制度的日趨完善，檔案室的檔案數(shù)量直線上升。雖然達標考核促使檔案部門對現(xiàn)有室藏檔案進行突擊性整理，表面上案卷質(zhì)量發(fā)生了改觀，實質(zhì)上案卷質(zhì)量并沒有從根本上得以提高，各部門對檔案資料保存管理及今后利用價值意識性不強導(dǎo)致收集不完整、不齊全的問題依然存在。

2.廣泛宣傳、創(chuàng)造良好環(huán)境

除了在學(xué)校內(nèi)部加強學(xué)習(xí)提高認識，明確建檔重要性外，還需向相關(guān)部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，使建檔工作引起部門領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，僅靠檔案管理部門是不夠的。只有各部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立檔案工作的重要地位，為建檔工作的順利展開，創(chuàng)造一個積極、和諧、良好的外部環(huán)境。

3.保障制度措施的制訂和實施

有必要將檔案管理納入部門考核沒有壓力就沒有動力，這是一部分人工作時的情況寫照。納入考核其實也是一種問責(zé)制度，建立考核問責(zé)制度是多數(shù)相關(guān)人員的共識。

4.提高基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)

兼職檔案管理者應(yīng)掌握一定的文化知識，具備扎實的文字功底是其業(yè)務(wù)的客觀要求。檔案的收集、整理、編目、編研等工作，如果文化知識水平低，理解能力差，檔案中很多有價值的信息就難于捕捉體現(xiàn)，這就很難談得上開發(fā)利用寶貴的檔案信息資源?，F(xiàn)代文化的要義顯然還應(yīng)包括掌握一定的科學(xué)技術(shù)知識。要使高職院校檔案管理效率提高，必須提高兼職檔案員的理論和業(yè)務(wù)水平。兼職檔案員需提高的理論水平主要包括文化知識的水平和檔案意識、檔案管理觀念的提高。文化知識水平的提高主要是由學(xué)校和本人完成，在當(dāng)今社會，學(xué)校會不時會給校教職員工提供不同種類的培訓(xùn)機會，如外語、計算機等，兼職檔案員應(yīng)把握這些機會進行繼續(xù)學(xué)習(xí)，才能跟得上社會對檔案管理的新要求。檔案管理觀念和意識的提高上，主要是依靠校檔案部門進行，檔案部門平日要多注意檔案收集和利用的宣傳，多給兼職檔案員傳送新的檔案管理觀念和新的管理方法，使兼職檔案員能更好地配合校檔案部門的工作。

四、結(jié)論

隨著職業(yè)教育事業(yè)的發(fā)展，國家對教育的投入逐年遞增，高職院校的招生規(guī)模不斷擴大，大大改善辦學(xué)條件。目前高職院校的基本建設(shè)進入了高速發(fā)展時期，因此，做好基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理，己成學(xué)校檔案管理部門工作的重要組成部分。