企業(yè)單位數(shù)字化檔案管理

許秋敏

摘要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)單位中的檔案管理的形式也隨著發(fā)生了變化，不再是紙質(zhì)化的檔案，逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案。企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，有利于企業(yè)提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，為之后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文主要分析了企業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的一些問題，并提出了一些優(yōu)化對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè);數(shù)字化;檔案管理

企業(yè)檔案管理的數(shù)字化，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。顧名思義，檔案數(shù)字化就是通過掃描，把紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，借助互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)大功能，便于平時(shí)查閱資料、調(diào)取檔案，也增強(qiáng)了檔案管理的安全性和科學(xué)性，極大地提高了辦公效率。然而，在目前對(duì)于企業(yè)數(shù)字化檔案管理仍存在許多問題。

1 目前企業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的問題

1.1硬件設(shè)備建設(shè)水平低下

企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的有序開展，依賴于先進(jìn)的硬件設(shè)備。在實(shí)際過程中，企業(yè)的硬件設(shè)施水平還很低下，各種條件仍然都還欠缺，部分企業(yè)不及時(shí)更新老舊的微機(jī)設(shè)備，使用的仍然是老一代的微機(jī)設(shè)備，投入的資源不夠充足，甚至有的企業(yè)沒有完全配備作為數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備的掃描儀，在進(jìn)行機(jī)房的建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安裝過程中仍然存在一系列的漏洞，造成設(shè)備的安全方面存在問題，阻礙了企業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，進(jìn)而影響企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)，總體硬件設(shè)備建設(shè)水平有待提高，無(wú)法達(dá)到數(shù)字化檔案管理的基本要求。

1.2自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和企業(yè)檔案管理系統(tǒng)間無(wú)法形成統(tǒng)一的管理規(guī)范

企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中所包含的軟件都是經(jīng)過專業(yè)化的開發(fā)的，而在自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)中是以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)路技術(shù)作為基礎(chǔ)的，其中的大多數(shù)都是本企業(yè)自主研發(fā)設(shè)計(jì)的，難以與企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)達(dá)成統(tǒng)一的管理規(guī)范，導(dǎo)致兩個(gè)系統(tǒng)之間難以實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，影響數(shù)字化的檔案管理方式，也導(dǎo)致了二者較差的兼容性。

1.3企業(yè)數(shù)字化檔案管理檢索效率不理想

在實(shí)行數(shù)字化檔案管理的過程中，由于現(xiàn)有的設(shè)備無(wú)法滿足信息化時(shí)代的需求，相關(guān)工作人員對(duì)設(shè)備的操作等也缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致微機(jī)設(shè)備的使用率不高，仍然主要采用手工檢索的方式，極大地降低了檢索的效率。手工檢索的方式，由于其自身存在一定的局限性，額外地增加了工作人員進(jìn)行信息檢索的時(shí)間，加大了檢索工作的工作量和難度，降低了工作的效率。

1.4公司對(duì)數(shù)字化檔案管理不夠重視

雖然計(jì)算機(jī)在如今已經(jīng)得到了普及，但是在具體的應(yīng)用過程中，部分企業(yè)仍然未意識(shí)到數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，仍然采用紙質(zhì)化檔案管理的形式。企業(yè)中的管理者過于重視眼前所能獲得的經(jīng)濟(jì)收益，而看不到未來(lái)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，不能對(duì)該部分工作進(jìn)行大量的投入，也就忽視了它的重要性，反而降低了公司效益。紙質(zhì)化檔案管理的劣勢(shì)在于它需要耗費(fèi)大量的人力物力、時(shí)間和精力，在進(jìn)行重要信息的查閱和檢索時(shí)，不能高效準(zhǔn)確地完成，反而影響到了其他部門的正?；顒?dòng)，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2 優(yōu)化企業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的相關(guān)對(duì)策

2.1強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在實(shí)際實(shí)施數(shù)字化檔案管理的過程中，可以重點(diǎn)強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。及時(shí)檢查電子設(shè)備的使用情況，了解當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)，對(duì)于已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)有需要的電子設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新或更換，盡可能迅速地置辦新型的電子設(shè)備，或者也可以通過合適的方法來(lái)維修電子設(shè)備的一些配件問題，在最終達(dá)到建設(shè)目的的同時(shí)，盡可能地降低預(yù)算成本。投入大量的人力、物力和經(jīng)費(fèi)，來(lái)強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。例如，對(duì)于陳舊的紙質(zhì)版檔案的補(bǔ)救措施，對(duì)于重要機(jī)密檔案的安全保護(hù)措施，確保其防水、防火、防盜等，還應(yīng)將紙質(zhì)版檔案掃描到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行整理工作等，這些都需要消耗大量的時(shí)間和精力。應(yīng)確保檔案搜集整理的完整性和全面性，既能扎根現(xiàn)在，又能著眼未來(lái)，全面提高檔案管理的水平。

2.2提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

要想在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中保持活力，就應(yīng)該不斷地與時(shí)俱進(jìn)，不斷地突破自我，不斷地創(chuàng)新。如果一個(gè)企業(yè)擁有了最先進(jìn)的電子設(shè)備，而沒有具有專業(yè)素養(yǎng)的能夠操作設(shè)備的專業(yè)人員，那么也是在浪費(fèi)資源。在實(shí)際的檔案管理部門中，由于該部門并不能直接為企業(yè)產(chǎn)生積極效益，所以在安排部門成員時(shí)，安排其他部門的到該部門工作，而并未有任何專業(yè)的檔案管理的知識(shí)，本部門負(fù)責(zé)檔案管理的員工也經(jīng)常被派到人手不夠的部門去頂替他們的位置，導(dǎo)致員工缺乏專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，無(wú)法專心地投入到自己的本職工作中去。在企業(yè)的招聘過程中，應(yīng)該選擇更具有專業(yè)知識(shí)的人才，并不斷地組織開展各項(xiàng)活動(dòng)，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極重視企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，以及數(shù)字化檔案管理的實(shí)際應(yīng)用情況，確保得到的信息是準(zhǔn)確無(wú)誤的，更加有利于實(shí)施數(shù)字化的檔案管理。

俗話說的好，“打鐵還需自身硬”，要想真正地做好檔案管理的數(shù)字化，就應(yīng)不斷地加強(qiáng)檔案整理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)作用。不僅應(yīng)具有基本的管理知識(shí)，還應(yīng)掌握涉及到法律、物理、計(jì)算機(jī)等領(lǐng)域的知識(shí)，培養(yǎng)自身具有大局意識(shí)，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新新的檔案管理制度和方法，不斷地提高企業(yè)的檔案管理水平。

2.3采用檔案分級(jí)管理機(jī)制

檔案分級(jí)管理，是能夠有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源優(yōu)化的途徑之一，也是有效縮減相關(guān)人員的工作投入時(shí)間的方法之一。通過采用檔案分級(jí)管理機(jī)制，順應(yīng)法律的相關(guān)要求，嚴(yán)格按照法律來(lái)制定相關(guān)的規(guī)章制度，嚴(yán)格杜絕違法的檔案行為，更加有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的公平競(jìng)爭(zhēng)，管理層人員對(duì)員工的基本情況有一個(gè)大致的了解，有效解決人員的配置問題。

2.4運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段

進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化，需要適當(dāng)?shù)貞?yīng)用現(xiàn)代化的管理手段，包括當(dāng)前比較流行的虛擬數(shù)字技術(shù)、高微縮的管理技術(shù)和智能管理技術(shù)，以及指紋識(shí)別技術(shù)和語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)等相對(duì)前沿的管理手段，這對(duì)于增強(qiáng)信息管理系統(tǒng)的安全性，提高文檔檢索的效率具有重要的意義。

3 總結(jié)

綜上所述，企業(yè)檔案管理部門雖然不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，但是卻直接影響到企業(yè)未來(lái)的積極發(fā)展?fàn)顩r。傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理方式，已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)日益增長(zhǎng)的需求，必須在原有基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，創(chuàng)新性發(fā)展數(shù)字化的檔案管理方式，提高信息存儲(chǔ)的安全性，提高信息檢索的效率。

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（作者單位：云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司紅河個(gè)舊供電局）