檔案規(guī)范與信息化管理

白沚瑿

摘要：近年來，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國企業(yè)在各個(gè)方面都在加速發(fā)展，尤其是在檔案規(guī)范和信息化管理上，更是有了很大的提高。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案規(guī)范和信息化管理是企業(yè)發(fā)展的重要資源，關(guān)乎企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)要素和工作狀況，只有加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的檔案管理，重視企業(yè)的檔案規(guī)范，才能有效確保企業(yè)的良好發(fā)展。本文主要結(jié)合企業(yè)加強(qiáng)檔案規(guī)范和管理的重要性，提出了一些檔案規(guī)范和信息化管理的辦法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;規(guī)范;信息化;管理

隨著我國信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，在我國新的市場(chǎng)環(huán)境下，針對(duì)企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀和管理方式提出了新的要求，要求企業(yè)緊跟時(shí)代的步伐，采用現(xiàn)代的信息化技術(shù)對(duì)我國企業(yè)檔案進(jìn)行規(guī)范和管理，提高管理的嚴(yán)格性，保證我國企業(yè)檔案信息的保密性以及完整性。當(dāng)然，現(xiàn)代的信息化技術(shù)不僅能夠提高我國企業(yè)檔案的規(guī)范化和信息管理化，還有助于我國檔案管理效率提高和管理水平的提高，因此我國企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案規(guī)范合管理。

1 企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作信息化的重要性

應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理論和思想以及方法、設(shè)備、技術(shù)對(duì)企業(yè)的檔案工作實(shí)行科學(xué)的管理，從而提高企業(yè)檔案管理工作的效率，為企業(yè)的收益提供保障，從而更好的適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)發(fā)展、社會(huì)政治、文化科學(xué)等需求，并使得企業(yè)可以在用較少人力、物力、財(cái)力的情況下，獲得較高經(jīng)濟(jì)效益。而企業(yè)實(shí)行現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理和規(guī)范，對(duì)于企業(yè)來說有很多益處，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展也是十分有利，另外企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作信息化的重要性也有很多，主要包括：推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化技術(shù)，企業(yè)的檔案管理進(jìn)行信息化會(huì)使企業(yè)在應(yīng)用信息化技術(shù)的同時(shí)，激發(fā)數(shù)字化技術(shù)，從而推動(dòng)了數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展、還有助于提高企業(yè)檔案管理的效率，信息化技術(shù)可以使企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備進(jìn)行檔案信息的檢索，從而提高企業(yè)檔案管理的效率。所以對(duì)于企業(yè)來說，應(yīng)該積極地采用信息化技術(shù)對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行管理。下面是對(duì)企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作信息化重要性的詳細(xì)介紹。

1.1推動(dòng)了數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展

對(duì)于企業(yè)而言，企業(yè)的檔案管理進(jìn)行信息化會(huì)使企業(yè)在應(yīng)用信息化技術(shù)的同時(shí)，應(yīng)用很多網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化技術(shù)，并且在應(yīng)用信息化技術(shù)的同時(shí)，會(huì)使數(shù)字信息化技術(shù)在應(yīng)用信息化的同時(shí)發(fā)揮其最大的作用，從而激發(fā)數(shù)字化技術(shù)，推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展。因此對(duì)于企業(yè)而言，為了更好的促進(jìn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理，需要積極的應(yīng)用信息化管理技術(shù)。

1.2有助于提高企業(yè)檔案管理的效率

對(duì)于企業(yè)來說，要想獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益，就必須縮短消耗，并且需要提高效率，使企業(yè)可以在低消耗、低財(cái)力、低物力的前提下進(jìn)行檔案管理工作，為企業(yè)節(jié)約更多的成本和時(shí)間，從而提高企業(yè)的收益，另外企業(yè)在發(fā)展的過程中需要積極的應(yīng)用檔案信息化技術(shù)可以使企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備進(jìn)行檔案信息的檢索，使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索可以加快搜索效率，有助于提高企業(yè)檔案管理的效率。因此企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范和管理的時(shí)候要積極的使用現(xiàn)代信息化技術(shù)，為企業(yè)謀取更多的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)今后的發(fā)展。

2 檔案規(guī)范和信息化管理的辦法

企業(yè)采用信息化對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行管理，可以為企業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)建立提供比較明確的方向，并且為企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)提供明確的信息流向規(guī)范和多樣化的表單制作，從而為企業(yè)的信息利用提供更加靈活多樣的工作平臺(tái)，使企業(yè)的檔案與文件管理可以在實(shí)踐上有一個(gè)質(zhì)的飛躍，使企業(yè)獲得更多的顧客支持，為今后企業(yè)的發(fā)展發(fā)現(xiàn)指明道路，所以為了更好的實(shí)現(xiàn)這些問題，需要企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化和信息化管理的時(shí)候采用合適的措施。

經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，檔案規(guī)范和信息化管理的辦法主要包括：首先，堅(jiān)持信息化技術(shù)與管理并存，信息化技術(shù)是新時(shí)代的新技術(shù)，在如今的企業(yè)發(fā)展中，進(jìn)行檔案規(guī)范和信息化管理的時(shí)候，將檔案管理與信息化技術(shù)相互結(jié)合，進(jìn)行檔案信息的檢索和整理，對(duì)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益十分有益;其次，加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)管理的領(lǐng)導(dǎo)，任何企業(yè)進(jìn)行任何項(xiàng)目的發(fā)展都離不開正確的領(lǐng)導(dǎo)，因此要想使企業(yè)的檔案管理更加的有效，就需要加強(qiáng)對(duì)信息化管理的領(lǐng)導(dǎo);再者，要建立健全的檔案管理和規(guī)范制度，企業(yè)在發(fā)展的時(shí)候離不開健全的管理制度，因此企業(yè)在進(jìn)行檔案規(guī)范和信息化管理的時(shí)候藥品建立健全的管理和規(guī)范制度，保證企業(yè)的管理能夠合理有效。

2.1 堅(jiān)持信息化技術(shù)與管理并存

在企業(yè)的檔案規(guī)范和信息化管理的過程中，要堅(jiān)持信息化技術(shù)與管理的并存，因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)要想得到較好的使用離不開管理，要想進(jìn)行更加有效的管理同樣也離不開信息化技術(shù)，對(duì)于企業(yè)檔案管理所用的信息化技術(shù)來說，其是新時(shí)代的新技術(shù)，在如今的企業(yè)發(fā)展中，只有有效的利用信息化技術(shù)，并且在進(jìn)行檔案規(guī)范和信息化管理的時(shí)候，將檔案管理與信息化技術(shù)相互結(jié)合，進(jìn)行檔案信息的檢索和整理，才能提高企業(yè)檢索和整理的效率，為企業(yè)留出更多的時(shí)間進(jìn)行其他項(xiàng)目的發(fā)展，這對(duì)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益十分有益。

2.2 加強(qiáng)對(duì)信息化管理的領(lǐng)導(dǎo)

加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)管理的領(lǐng)導(dǎo)，也是企業(yè)檔案信息化管理和規(guī)范化所不可缺少的一個(gè)內(nèi)容，因?yàn)槿魏纹髽I(yè)進(jìn)行任何項(xiàng)目的發(fā)展都離不開正確的領(lǐng)導(dǎo)，因此要想使企業(yè)的檔案管理和規(guī)范更加的合理有效，就需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息化管理的領(lǐng)導(dǎo)。

2.3 建立健全的檔案管理和規(guī)范制度

為保證企業(yè)檔案規(guī)范化和信息化管理的有效進(jìn)行，需要建立健全的檔案管理和規(guī)范制度，而企業(yè)在發(fā)展的時(shí)候離不開健全的管理制度，因此企業(yè)在進(jìn)行檔案規(guī)范和信息化管理的時(shí)候要建立健全的管理和規(guī)范制度，以此來保證企業(yè)的管理能夠合理有效。

3 總結(jié)

綜上所述，近年來，在我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的前提下，很多企業(yè)為了更好的順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷的對(duì)自己的檔案進(jìn)行規(guī)范，并采用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，使得管理進(jìn)程不斷的走向標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)的發(fā)展奠定了優(yōu)良的基礎(chǔ)，另外規(guī)范化的工作也使得企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)水平得到了很大的提高，而信息化技術(shù)的使用，使得企業(yè)初步建立起了計(jì)算機(jī)檢索體系，為企業(yè)的計(jì)算機(jī)化管理也打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而使得企業(yè)檔案管理體系不斷的優(yōu)化，為人民提供了更好的服務(wù)，也為企業(yè)提供了更好的發(fā)展道路。

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[3]阮曉紅，童耘夫.試論檔案信息化建設(shè)與規(guī)范化管理[J].卷宗，2019，9（3）：25.

（作者單位：云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司紅河個(gè)舊供電局）