強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理提升檔案資源利用率

喻麗萍

近幾年來(lái)，隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)均對(duì)內(nèi)部進(jìn)行整頓改革，已取得初步成效。醫(yī)院作為為人類(lèi)健康保駕護(hù)航的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，更應(yīng)該毫不猶豫地進(jìn)行全方面改革，特別是院內(nèi)檔案的管理工作。本文介紹了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，重點(diǎn)分析提高相關(guān)管理人員能力和檔案資源使用率的可行性措施，以期促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展，為醫(yī)療服務(wù)提供切實(shí)保障。

醫(yī)院是為病患提供醫(yī)療服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，“病人至上”是院內(nèi)管理工作的工作準(zhǔn)則。醫(yī)院的檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜多變且嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理工作作為管理工作的重要組成成分，其管理效果的好壞可以從側(cè)面反映醫(yī)院管理水平的高低。近年來(lái)，隨著信息化的不斷發(fā)展，醫(yī)院逐漸將信息化技術(shù)應(yīng)用于自身經(jīng)營(yíng)和管理工作中，特別是檔案管理，不再局限于傳統(tǒng)的檔案管理模式，而是通過(guò)傳統(tǒng)管理模式與信息技術(shù)之間的融合推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理相對(duì)分散，缺乏規(guī)范

對(duì)于檔案的管理形式，醫(yī)院基層工作部門(mén)尚未制定統(tǒng)一性標(biāo)準(zhǔn)。檔案缺乏統(tǒng)一的檔案管理形式，將對(duì)其使用環(huán)節(jié)造成不利影響。在醫(yī)療服務(wù)的有序開(kāi)展過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生許多信息和資料，如若將全部資料進(jìn)行保持會(huì)在某種程度上浪費(fèi)醫(yī)院的存儲(chǔ)自愿，搜索信息所需要的時(shí)間也會(huì)隨之增加。為盡可能避免此類(lèi)不良現(xiàn)象發(fā)生，管理人員需要對(duì)信息進(jìn)行有效性進(jìn)行篩查，過(guò)濾低價(jià)值信息，保存有用信息，進(jìn)而確定管理范圍。管理形式如若得不到規(guī)范，制定的管理范圍自然而然形成差異，影響安全管理和高效使用這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性亟待提高

醫(yī)院普遍缺乏專(zhuān)門(mén)的全職檔案管理人員是造成管理質(zhì)量不佳的主要原因。院內(nèi)的檔案管理工作往往是由其他崗位工作人員兼職負(fù)責(zé)，因此，檔案管理者上班期間可能會(huì)同時(shí)面臨原崗位和檔案管理崗位的多項(xiàng)工作安排，難以集中精力投入至檔案管理工作中。檔案管理人員由于自身的限制，工作期間容易出現(xiàn)檔案中的重要數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象或者信息更新不夠及時(shí)。

（三）檔案管理重要性的宣教強(qiáng)度不足

大部分醫(yī)院上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)未能意識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒(méi)能在重要數(shù)據(jù)產(chǎn)生后及時(shí)保存，而后隨著工作量的逐漸增加，更無(wú)法抽出時(shí)間對(duì)前面數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析。基層檔案管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，不能正確利用檔案中的有效資料哦，部分原信息遭受破壞后難以恢復(fù)至原樣，出現(xiàn)醫(yī)療糾紛后也往往因?yàn)樵紨?shù)據(jù)的缺失而缺乏合理妥當(dāng)?shù)慕鉀Q方式。

二、檔案的有效管理

針對(duì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，探討有效的解決方案，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的規(guī)范性約束，以確保檔案在醫(yī)療服務(wù)行業(yè)中的應(yīng)用效果。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的檢驗(yàn)，了解管理過(guò)程中的違規(guī)操作、資料使用不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，根據(jù)情況合理調(diào)整處罰力度。管理人員采用不同的管理方法處理不同性質(zhì)的檔案，提高檔案的使用效率，并及時(shí)更新數(shù)據(jù)，為醫(yī)院相關(guān)部門(mén)提供可靠的檔案資源保障。

（一）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理工作中的應(yīng)用，管理人員可在計(jì)算機(jī)中直接搜索需要查找的資料，無(wú)需逐一翻閱紙質(zhì)檔案，進(jìn)而提升檔案的使用效率。

（二）完善檔案管理制度

檔案管理工作只有在健全的制度約束下才能最大限度提高檔案資源的利用率。在健全檔案管理體系時(shí)，需分析舊制度中存在的缺陷，重點(diǎn)在于解決管理質(zhì)量不合格的問(wèn)題。同時(shí)，嚴(yán)格約束檔案管理者，規(guī)范管理方案的實(shí)施，管理人員的錄取流程，以保證新制度在檔案管理部門(mén)落實(shí)到位。

（三）維持檔案的完整性

檔案的完整性對(duì)檔案的利用具有直接影響。醫(yī)院檔案內(nèi)容雜多，院內(nèi)部門(mén)眾多且具有分散性，各部門(mén)的檔案保管要求和機(jī)密程度不盡相同。所以必須制定健全的檔案管理制度，完善檔案信息的傳遞和登記流程，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，如若發(fā)現(xiàn)檔案缺損或者丟失，及時(shí)設(shè)法補(bǔ)救。

（四）保證檔案的系統(tǒng)性

保持檔案的系統(tǒng)性，有助于實(shí)現(xiàn)案卷之間或卷內(nèi)文書(shū)的快速查詢。根據(jù)醫(yī)院性質(zhì)、檔案存儲(chǔ)要求以及檔案內(nèi)容和載體，可以劃分成五大類(lèi)。1.設(shè)備型檔案：包括診斷設(shè)備、輔助設(shè)備以及治療設(shè)備;2.照片型檔案：包括黨務(wù)、行政、群眾、團(tuán)員以及人事保衛(wèi)等;3.科研型檔案：包括藥品目錄、五官科、外科、內(nèi)科以及婦產(chǎn)科等;4.文書(shū)型檔案：包括科教管理、黨務(wù)工作、大事記、會(huì)議記錄、計(jì)劃財(cái)務(wù)、合同以及預(yù)防保健等。通過(guò)檔案的有效分類(lèi)，形成一個(gè)相對(duì)科學(xué)、規(guī)范的管理體系，為醫(yī)院有關(guān)部門(mén)提供信息的便捷查詢，改善檔案資源的利用率。

三、檔案的有效利用

檔案利用作為檔案工作的重要構(gòu)成組分，是衡量管理者技能水平和檔案管理工作水平高低的主要參考指標(biāo)。

（一）提高檔案利用率的基礎(chǔ)工作

對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行重新整合，綜合利用已有的檔案信息，構(gòu)建基礎(chǔ)框架。采用信息技術(shù)將各個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)據(jù)數(shù)進(jìn)行邏輯上的整合，構(gòu)建醫(yī)務(wù)工作者需要的完整數(shù)據(jù)庫(kù)，提高現(xiàn)存檔案資源的價(jià)值。合理采用信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，如選用掃描法快速實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，并針對(duì)醫(yī)院具體情況對(duì)其進(jìn)行深入加工。

（二）提高檔案利用率的有效手段

發(fā)揮檔案在醫(yī)療服務(wù)中的憑證作用。檔案作為重要的信息資源，在醫(yī)院管理、科研、保健和民事訴訟中具有重要作用。真實(shí)且完整的檔案能夠有效反映醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量，是衡量醫(yī)院管理水平的主要依據(jù)。而且醫(yī)療事故處理?xiàng)l例的舉證責(zé)任為院方處理醫(yī)患糾紛帶去重重壓力，醫(yī)院為了以合理方式解決醫(yī)患糾紛，必須通過(guò)舉證來(lái)證實(shí)自身在整個(gè)醫(yī)療活動(dòng)的實(shí)施過(guò)程中不存有過(guò)錯(cuò)責(zé)任。所以，強(qiáng)化檔案資源的開(kāi)發(fā)和綜合利用，必須以檔案管理作為切入點(diǎn)，活化檔案信息，將枯燥的資料轉(zhuǎn)換成高價(jià)值的有用信息，即通過(guò)多種渠道采用最為快捷和準(zhǔn)確的方法，最大幅度提升檔案資源的利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是保證院內(nèi)各項(xiàng)工作得以有序開(kāi)展的橋梁和紐帶，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)和管理的重要組成成分，與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策有著密切關(guān)系。只有不斷運(yùn)用新理念、新方法和新技術(shù)強(qiáng)化檔案管理過(guò)程，才能改善醫(yī)院檔案的資源利用率，為患者提供更佳的醫(yī)療服務(wù)。（作者單位：湖北省黃岡市黃州區(qū)人民醫(yī)院）