論信息化時代的國有企業(yè)檔案管理

李艷麗

國有企業(yè)不僅在經(jīng)營的收益上要投入資源，在工作檔案服務上也得投入更多資源。檔案工作能夠幫助企業(yè)形成科學管理的基礎(chǔ)，也需要運用檔案信息化技術(shù)，提升檔案管理的科學性，更好地為國有企業(yè)管理者服務，同時獲得寶貴的工作信息資源并挖掘利用。

當前國企檔案管理的模式已經(jīng)發(fā)展出比較成熟的體系，特別是借助信息化的方式，提升其管理效率。國企檔案管理不能依賴單一的信息系統(tǒng)，需要運用多種不同的信息系統(tǒng)，借助多元化的檔案管理系統(tǒng)，能夠幫助國企管理部門更進一步地將客戶的資源以及經(jīng)營資料等進行整合存檔，從而提高國有企業(yè)本身的業(yè)務管控功能。信息化的檔案管理系統(tǒng)，能夠幫助整個國有企業(yè)提升對客戶、優(yōu)質(zhì)員工的相關(guān)資訊的優(yōu)化管理，特別是對于客戶資源的對應安排，通過采取更加信息化的手段，提高國有企業(yè)對于資源的調(diào)配能力。在當前日益激烈的一些市場競爭中，借助信息化手段，能夠幫助國有企業(yè)進一步地形成科學的檔案管理模式，從而提高國有企業(yè)在工作中的效率。檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合是應該多元化的，只有運用好這些相關(guān)的信息技術(shù)，才能夠把國有企業(yè)的一系列的檔案管理的手段進一步優(yōu)化，從而提高企業(yè)檔案管理本身的針對性。

一、信息化的檔案管理系統(tǒng)對日常檔案工作信息的收集

信息化的檔案管理系統(tǒng)，其主要功能是對于日常檔案工作的信息進行收集，并且為國企的資源信息整合進行進一步地管理和服務，有助于企業(yè)深入管理好員工、機構(gòu)等，從而為國有企業(yè)的客戶提供更加優(yōu)質(zhì)化的服務。因此，負責國有企業(yè)日常檔案工作的管理人員，需要掌握這些檔案的信息服務工具，特別是對信息化的檔案管理系統(tǒng)進行運用，從而對企業(yè)的各類信息有一份全面的把控。

在檔案管理實踐的過程中，國有企業(yè)也面對著非常多元化的信息類型，不同的信息也有不同的價值，這些不同的信息其實都是整個信息系統(tǒng)所需要收集的對象，通過這些企業(yè)信息進一步分析，能夠?qū)衅髽I(yè)后續(xù)提供配套服務進行綜合考慮。而且結(jié)合這種信息化的檔案管理系統(tǒng)，國有企業(yè)可以建立起行業(yè)的信息庫，通過行業(yè)的信息庫，能夠點對點的發(fā)現(xiàn)目標客戶，從而為日常工作的一系列工作提供一些配套的服務，對于參加交易的客戶以及消費者行為的信息進行收集，其價值不可估量。因此，通過信息化的檔案管理系統(tǒng)，對國有企業(yè)的產(chǎn)品信息以及服務情況進行存檔對比，從而為管理者和消費者之間的良性互動提供互動交流的基礎(chǔ)，這也是信息化的檔案管理系統(tǒng)所發(fā)揮的重要作用。

二、信息化的檔案管理系統(tǒng)收集的主要信息類型

在國有企業(yè)的日常管理過程中，員工的信息是非常重要的，員工的選拔任用等都要有一定根據(jù)，因此，國有企業(yè)通過信息化的檔案管理系統(tǒng)進行進一步地收集，能夠幫助國有企業(yè)的管理者尋找到各種崗位的適配員工，從而對相關(guān)的提拔任用進行決策。在國有企業(yè)員工檔案系統(tǒng)的設(shè)計過程中，最主要的目的是對員工的信息，特別是能力信息以及業(yè)績的信息收集，還有包括行為信息等。

從最基本的信息層面上看，包括了國有企業(yè)一線工作的員工的一些基本的能力信息，包括這些員工在進入國有企業(yè)之前是服務一些什么樣類型的企業(yè)或單位，對其履歷與能力等均有所了解，還包括這些員工基本的一些職務信息以及所屬部門等，信息化都能夠?qū)⑦@些必要的基本信息整合成為國企員工數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)國有企業(yè)各個部門都是通過信息化的檔案管理系統(tǒng)來進行交互性的傳遞。

另外一種重要的信息，也就是價值較高的信息。例如，參加日常工作的這些員工，在進入國有企業(yè)工作后，國有企業(yè)通過填寫一些相關(guān)的調(diào)查表，可以進一步掌握員工的需求，通過信息化手段匯集到檔案管理部門，通過這個方式來進行信息化的員工管理。因此，從這個技術(shù)角度上，對有價值的一些員工進行定位挖掘，以需求作為重要的導向，運用信息化檔案系統(tǒng)對于這些數(shù)據(jù)的整合與分析，將有助于企業(yè)管理者找到優(yōu)化管理的方法。

而在信息的分析過程中，員工在工作中的一些具體的情況信息，也是分析的一個重點。在日常工作的過程中，這些員工在國有企業(yè)各個固定崗位開展工作，會一些成績或者貢獻，通過信息化的檔案管理模式會留下一些相關(guān)的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)其實都是員工在參加日常工作中的一些現(xiàn)場行為信息。通過信息化的檔案管理系統(tǒng)系列分析，能夠得到一些比較有幫助性的結(jié)果，包括在日常工作推進的過程中，每個員工的績效和能力差異，而且也可以對特殊的部門的一些特定員工群體進行分析，因此，國有企業(yè)其實對于不同的這些信息進行綜合分析，能夠?qū)T工在研究過程當中的一些現(xiàn)場行為，特別是日常工作體現(xiàn)出來的高峰期處理狀況，乃至于那些員工的去留情況，都可以進行整合與分析，從而得出針對性的一些數(shù)據(jù)。

通過這些信息化的檔案管理系統(tǒng)進行管理，能夠?qū)θ粘９ぷ鳟斨械囊幌盗袃r值鏈條進行綜合分析，包括把服務延伸到價值鏈條的各個頂端中，國有企業(yè)的管理部門都可以通過檔案信息系統(tǒng)的分析從而獲得更多利益。檔案科學管理有非常大的驅(qū)動作用，只有把握好檔案管理的驅(qū)動性，才能夠把日常工作的各項資源和當前的一些已有的信息進行溝通，從而提高信息鏈條之間的互動性。

三、信息化的檔案管理系統(tǒng)在日常工作中的架設(shè)

在整個檔案的信息系統(tǒng)的構(gòu)成的過程中，首先是要在檔案的信息系統(tǒng)里面進行流向的設(shè)計，也就是形成一些信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)圖，通過這種方式，讓信息系統(tǒng)與信息化的檔案管理系統(tǒng)之間能維持一種密切的聯(lián)系。國有企業(yè)在架設(shè)這些不同的信息端口的時候，要考慮到信息中心以及網(wǎng)絡登錄大廳，以這種相關(guān)系統(tǒng)的方式，能夠進一步地把這些信息進行溝通聯(lián)系，從而形成一些有價值的信息鏈條。

在檔案管理過程中還可以進行綜合調(diào)研，了解檔案管理的需求。問卷的設(shè)計應該符合信息化的理念，可以采取電子問卷的形式，把這些調(diào)查問卷設(shè)計得更加容易填寫，在填寫的這些區(qū)域當中，要保持一些合理的范圍，這樣能夠方便這些員工在填寫的過程中，對這些相關(guān)信息進行捕捉。而且為了適應信息化的檔案管理系統(tǒng)，這些電子化的調(diào)查表格也應該有一定的識別精度和速度，更方便這些信息化的檔案管理系統(tǒng)對相關(guān)的資源進行統(tǒng)計和整合。

在這些日常工作的過程中，對員工的檔案信息進行匯總的調(diào)查是非常重要，可以根據(jù)申請的系統(tǒng)的識別范圍，采取科學分析等方式，對相關(guān)的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。

四、檔案信息系統(tǒng)的實踐反思

檔案的信息管理系統(tǒng)，也就是運用這些信息化的檔案管理系統(tǒng)進行信息的采集，其實是能夠幫助這些國有企業(yè)進一步地鎖定目標客戶，并且適應這些目標客戶的需求。在實踐的過程中，雖然信息化的檔案管理系統(tǒng)非常便捷，但是可能在信息采集與處理方面存在一些不盡如人意的狀況。

比如在國有企業(yè)舉行展覽的時候，在入口處對客戶的問卷調(diào)查，以及在展覽的過程當中對客戶的調(diào)查，就往往有很多的參加者并不愿意將自己的個人信息公開，但是可以借助檔案信息化進行搜集，以匿名的形式歸入客戶信息統(tǒng)計中，以此作為檔案信息系統(tǒng)的對應客戶資訊。

而且運用檔案信息系統(tǒng)還需要在短時間之內(nèi)對大量的信息進行處理，因此，在管理的過程當中也有一些效率上面的弊端，操作的環(huán)境也不盡如人意，尤其是在日常工作的這一過程中，要對這些實時的數(shù)據(jù)進行收集和處理，這意味著必須對信息系統(tǒng)的電子硬件處理速度有要求。因此，基于這些層面考慮，其實在檔案信息系統(tǒng)的運用上，完全是可以考慮檔案信息系統(tǒng)的合理運用，從而提高日常工作的有效性。（作者單位：湖南省永州公路橋梁建設(shè)有限公司）