醫(yī)院人事檔案信息化管理路徑研究

馮旋

摘 要：本文首先對(duì)提升醫(yī)院人事檔案信息化管理、創(chuàng)新人事管理辦法的意義進(jìn)行分析，同時(shí)深入研究當(dāng)前醫(yī)院人事管理中存在的問題。進(jìn)而以醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)原則為依據(jù)探索提升醫(yī)院人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的路徑，致力于全面提升醫(yī)院人事管理效果，健全醫(yī)院的管理體制。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;信息化管理

醫(yī)院的人事管理工作相對(duì)復(fù)雜，涉及的人員較多，相應(yīng)的醫(yī)學(xué)職稱、工作檔案等人事信息也較為繁雜，給醫(yī)院的人事檔案管理工作帶來了很大挑戰(zhàn)。而隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，信息化的管理方法得以推廣應(yīng)用，為醫(yī)院人事檔案管理模式的創(chuàng)新提供了有利條件，對(duì)強(qiáng)化醫(yī)院人事管理效果具有深遠(yuǎn)影響。

一、提升醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義

1.有利于為醫(yī)院人才選拔提供依據(jù)

人事檔案的信息化管理能夠在最大程度上整合員工信息，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)版人事檔案的記錄難、查找難的缺點(diǎn)。在醫(yī)院進(jìn)行人才選拔時(shí)，人事專員可以利用信息化管理軟件定向查找相關(guān)備選人員的信息，能夠高效率調(diào)出工作經(jīng)歷、職稱、成就等詳細(xì)信息?？梢詾樵簝?nèi)領(lǐng)導(dǎo)了解備選人員信息創(chuàng)造有利條件，進(jìn)而選拔出綜合素質(zhì)強(qiáng)的優(yōu)秀人才。

與此同時(shí)，人事檔案的信息化管理可以對(duì)各科室人員分布情況進(jìn)行總結(jié)，有助于院領(lǐng)導(dǎo)了解科室發(fā)展情況以及院內(nèi)人力資源相關(guān)問題。以信息化人事檔案為依據(jù)，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)院全面發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。

2.有助于提升檔案管理人員的工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事檔案在管理過程中常常會(huì)存在遺失的問題，同時(shí)對(duì)于醫(yī)院而言，人事檔案包含的內(nèi)容相對(duì)較多，無論是醫(yī)師、檢驗(yàn)師還是護(hù)士，都有相應(yīng)的執(zhí)業(yè)證書或者資格證書，在員工入職離職以及院內(nèi)調(diào)崗時(shí)都會(huì)用到人事檔案。而且在醫(yī)院的正常運(yùn)營過程中，也會(huì)定期向有關(guān)管理部門遞交一系列材料，這就給檔案管理帶來了很大難度，在增大檔案管理人員工作量的情況下影響了工作效率。而檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效改變傳統(tǒng)檔案管理模式，可以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的創(chuàng)新管理，以科技手段為支撐為相關(guān)工作人員提供便利，有助于提升人事管理人員的工作效率。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事管理中存在的問題

1.軟硬件設(shè)備缺乏創(chuàng)新

為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，各大醫(yī)院都注重對(duì)自身醫(yī)療技術(shù)水平的提升以及先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備的引入，致力于全面提升醫(yī)院的醫(yī)療條件，推動(dòng)醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展。然而，醫(yī)院在注重醫(yī)療水平提升的同時(shí)在很大程度上忽略了醫(yī)院內(nèi)部人事管理的重要性。沒有及時(shí)對(duì)人事管理相關(guān)的軟件硬件設(shè)備進(jìn)行創(chuàng)新，部分醫(yī)院用于人事檔案管理的計(jì)算機(jī)已經(jīng)接近報(bào)廢狀態(tài)，運(yùn)行速度也很慢，嚴(yán)重影響人事管理效果，對(duì)于人事管理人員工作效率的提升也產(chǎn)生了不利影響。

2.人事檔案管理制度不夠完善

完善的制度是維護(hù)人事檔案管理工作順利開展的重要依據(jù)，不僅能夠督促人事部門員工明確工作流程，積極投入工作，還能夠通過完善的制度管理強(qiáng)化人事部門與院內(nèi)其他科室的溝通協(xié)調(diào)。

然而，目前部分醫(yī)院的人事管理工作中不具備完善的人事檔案管理制度，檔案管理工作呈現(xiàn)出較大的隨意性，同時(shí)部分工作人員的工作積極性不強(qiáng)，在沒有制度約束的情況下存在工作效率不高的問題，從而造成醫(yī)院整體運(yùn)營效率的下降，不利于醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

3.人事管理人員業(yè)務(wù)能力有待提升

除了檔案管理制度問題，醫(yī)院人事部門管理人員的業(yè)務(wù)能力不足也對(duì)檔案管理工作的高質(zhì)量開展產(chǎn)生了消極影響。部分管理人員年紀(jì)較大，當(dāng)然管理經(jīng)驗(yàn)豐富也占據(jù)著優(yōu)勢(shì)，但是對(duì)于新時(shí)期計(jì)算機(jī)能力的掌握不足，不管是在信息錄入速度方面，還是在信息查找方面，都給不具備計(jì)算機(jī)能力的檔案管理人員帶來極大挑戰(zhàn)。

與此同時(shí)，醫(yī)院在招聘人事管理員工時(shí)忽視了員工綜合素養(yǎng)的考察，導(dǎo)致新入職的部分員工僅具備基本的檔案管理能力和計(jì)算機(jī)操作水平，細(xì)心程度不夠，容易給檔案管理帶來隱患。對(duì)此，人事管理人員業(yè)務(wù)能力的提升呈現(xiàn)出必要性。

三、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的重要原則

1.規(guī)范性原則

醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)包括數(shù)據(jù)處理、信息存儲(chǔ)以及資源共享模式確定等多方面內(nèi)容，每一項(xiàng)工作開展都需要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以便于保證信息化建設(shè)與實(shí)際管理的統(tǒng)一性。

與此同時(shí)，參與人事檔案信息化建設(shè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，需要對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理情況進(jìn)行了解，同時(shí)把握醫(yī)院的運(yùn)營情況。制定符合醫(yī)院人事管理現(xiàn)狀的信息化建設(shè)規(guī)劃，以便于提升人事檔案信息化管理的合理性，為信息化系統(tǒng)的投入使用發(fā)揮保障作用，進(jìn)而在實(shí)際應(yīng)用中強(qiáng)化人事檔案管理效果。

2.安全性原則

醫(yī)院人事檔案的安全性保障是醫(yī)院開展檔案管理工作的必要條件，能夠有效避免檔案泄露對(duì)相關(guān)工作人員和醫(yī)院產(chǎn)生消極影響，對(duì)于同行業(yè)良性競(jìng)爭(zhēng)具有積極作用。對(duì)于保障安全性原則而言，主要應(yīng)該注重網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究，避免網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)問題造成員工信息的泄露。

除此之外，醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該得到醫(yī)院的資金支持，只有加大投入力度，才能更好地建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)，進(jìn)而在信息化管理系統(tǒng)的作用下有效節(jié)約醫(yī)院的人力資源消耗，保障醫(yī)院的整體效益。

四、提升醫(yī)院人事檔案信息化管理水平，促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的合理路徑

1.健全人事檔案管理制度

健全人事檔案管理制度是提升醫(yī)院人事檔案信息化管理的有效途徑，醫(yī)院人事部門的管理人員應(yīng)該在提升信息化管理意識(shí)的基礎(chǔ)上深入研究當(dāng)前檔案管理中存在的問題。然后根據(jù)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀制定有針對(duì)性的制度，進(jìn)而利用管理制度強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的流程，為檔案管理工作的有序開展提供條件。

此外，針對(duì)檔案信息查找調(diào)用也應(yīng)該制定相關(guān)制度和表格，并且督促人事工作人員對(duì)調(diào)用查看信息的內(nèi)容進(jìn)行記錄，以此保證檔案信息安全性，充分發(fā)揮管理制度的優(yōu)勢(shì)，維護(hù)醫(yī)院綜合效益。

2.注重人事檔案管理軟硬件設(shè)備的更新

為了有效提升醫(yī)院人事檔案信息化管理，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該注重軟件硬件設(shè)備的更新?lián)Q代?？梢远ㄆ趯?duì)軟件進(jìn)行更新，同時(shí)對(duì)于設(shè)備功能不完善的硬件設(shè)施進(jìn)行更換，以便于為人事檔案管理工作提供設(shè)備支持。

同時(shí)，醫(yī)院管理者還可以安排人事部門的管理人員到大醫(yī)院學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)優(yōu)質(zhì)的人事檔案信息化管理模式，并且將其應(yīng)用到本醫(yī)院的人事檔案管理中，切實(shí)促進(jìn)人事管理模式對(duì)新時(shí)期的適應(yīng)。

3.加強(qiáng)人事檔案管理人員的能力培訓(xùn)

針對(duì)人事檔案管理人員能力不足的問題，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該招聘綜合素質(zhì)較強(qiáng)的員工從事檔案管理工作，將計(jì)算機(jī)水平以及責(zé)任心考核列入招聘條件中，在強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案高質(zhì)量管理。

同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該對(duì)于現(xiàn)有的員工進(jìn)行能力培訓(xùn)，普及檔案管理所涉及的信息化知識(shí)，并且鼓勵(lì)員工互相學(xué)習(xí)互相監(jiān)督，讓相關(guān)人員具備良好的信息管理能力，避免因個(gè)人能力問題影響人事檔案的管理。

除此之外，醫(yī)院的相關(guān)管理人員應(yīng)該積極投入到員工能力考核以及激勵(lì)制度制定中，以激勵(lì)政策調(diào)動(dòng)員工積極性，以考核制度提升員工業(yè)務(wù)能力，以此推進(jìn)人事檔案信息化管理。

4.保證檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性

在保證檔案信息化管理系統(tǒng)安全性能方面，人事檔案管理人員可以通過終端應(yīng)用系統(tǒng)的功能強(qiáng)化，保證數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)陌踩浴＞唧w工作開展中可以應(yīng)用具備大組工網(wǎng)和因特網(wǎng)兩個(gè)系統(tǒng)的終端體系，以便于科學(xué)管理保密等級(jí)不同的人事檔案。

與此同時(shí)，為了避免日常工作中員工信息的泄露，人事工作者應(yīng)該與行政人員以及各科室人員增強(qiáng)溝通，讓員工認(rèn)識(shí)到檔案安全的重要性，進(jìn)而加以重視，避免人事信息的外泄。除此之外，檔案管理人員的責(zé)任感也是維護(hù)系統(tǒng)安全應(yīng)用的重要因素，有關(guān)人員應(yīng)該保持負(fù)責(zé)任的態(tài)度開展檔案管理工作。

五、結(jié)語

總而言之，在促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的過程中，相關(guān)人員應(yīng)該充分了解當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，有針對(duì)性地進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，醫(yī)院的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視人事管理工作，注重培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，應(yīng)該通過人事檔案管理制度的不斷完善提升管理的規(guī)范性，全面促進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化管理。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）