關(guān)于工程資料管理常見(jiàn)問(wèn)題的討論

（中油（新疆）石油工程有限公司，烏魯木齊市，832000） 王曉斌

1 引言

近年來(lái)，隨著各級(jí)審批和驗(yàn)收部門對(duì)工程資料形成、編制、整理、和組卷歸檔的管理更加規(guī)范，工程資料作為工程質(zhì)量的重要體現(xiàn)，受到工程總包單位的重視。工程資料是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從前期、開(kāi)工、施工、竣工及驗(yàn)收、備案全過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料，包括在此過(guò)程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體。而工程資料的管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，因?yàn)槠渲邪瑢I(yè)內(nèi)容多、知識(shí)面廣，需要規(guī)范化的管理。尤其是在工程總包下專業(yè)分包工程資料管理，往往還存在諸多問(wèn)題，造成管理工作相對(duì)混亂。如：不同的施工單位對(duì)新規(guī)范以及相關(guān)工藝的理解也有所不同，這樣就造成了施工項(xiàng)目資料存在較大的差異性影響。工序以及日期無(wú)法吻合，交叉施工處界面劃分不清，導(dǎo)致不同專業(yè)交叉作業(yè)處，容易出現(xiàn)資料漏項(xiàng)，那么就會(huì)造成資料管理難度的提升?，F(xiàn)場(chǎng)施工人員、技術(shù)人員以及其他人員對(duì)資料重視程度不夠，所以無(wú)法保證資料質(zhì)量。資料員技術(shù)水平層次不齊，產(chǎn)生資料質(zhì)量不同、格式不統(tǒng)一等，資料歸檔的管理難度大。信息共享滯后，導(dǎo)致文件編碼出現(xiàn)重號(hào)、漏號(hào)。分包資料員對(duì)總包資料檢查有抵觸心理，資料格式不按總包統(tǒng)一要求，資料質(zhì)量較差。針對(duì)上述問(wèn)題，本文提供相應(yīng)的解決途徑，為提升工程資料管理水平提供幫助。

2 解決工程資料管理問(wèn)題的要求

2.1 角色分工，職責(zé)明確

按照工程籌建處，設(shè)置項(xiàng)目經(jīng)理、文控負(fù)責(zé)，其中文控負(fù)責(zé)下設(shè)文控資料管理工程師、竣工資料管理工程師、分管工程負(fù)責(zé)人，形成自上而下的四級(jí)負(fù)責(zé)制（見(jiàn)圖1）。

工程籌建作為總體把控；項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)日常的監(jiān)督及審核；文控負(fù)責(zé)主要針對(duì)具體文件的審核、報(bào)批和計(jì)劃的初步審核；文控管理技術(shù)員負(fù)責(zé)公司編制資料整理、歸檔計(jì)劃的編制，檢查核定各部門的文檔及后期的匯總、組卷工作；竣工負(fù)資料管理技術(shù)員專門負(fù)責(zé)竣工資料的整理和協(xié)調(diào)、歸檔工作；分管工負(fù)責(zé)人則是對(duì)分管工作范圍內(nèi)容的資料進(jìn)行整理，歸檔、審核工作。

圖1 工程資料管理職責(zé)分工圖

2.2 編制工程資料，制定歸檔整理計(jì)劃

針對(duì)交叉施工處界面劃分不清，導(dǎo)致不同專業(yè)交叉作業(yè)處，容易出現(xiàn)資料漏項(xiàng)和現(xiàn)場(chǎng)施工人員、技術(shù)人員以及其他人員對(duì)資料管理混亂問(wèn)題。需制定總計(jì)劃，編制相應(yīng)的程序文件。例如根據(jù)工程總包合同的開(kāi)工、竣工時(shí)間，由文控負(fù)責(zé)組織文控管理技術(shù)員編制項(xiàng)目資料整理、歸檔總計(jì)劃及程序文件。計(jì)劃及程序文件中需對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定：資料整理歸檔組織機(jī)構(gòu)，整理、歸檔內(nèi)容，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，整理、歸檔工作完成時(shí)間，驗(yàn)收及移交程序等。

2.3 資料歸檔，設(shè)標(biāo)準(zhǔn)立規(guī)范

符合性要求——項(xiàng)目整理歸檔資料必須與實(shí)際相符，真實(shí)反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保項(xiàng)目資料的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，做到資料齊全、物圖相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡清楚、圖形規(guī)整、簽署手續(xù)完備；

及時(shí)性要求——項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)在與分包方簽訂分包合同時(shí)，在合同中明確分包工程的文件資料的移交套數(shù)、移交時(shí)間、質(zhì)量要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，工程完工后，分包方應(yīng)及時(shí)將有關(guān)工程資料按合同約定移交，確保工程資料的及時(shí)歸檔。

分管工程負(fù)責(zé)制要求——工程進(jìn)行施工進(jìn)行分包的，由各分包方負(fù)責(zé)各自分包工程交工技術(shù)文件的收集、整理和編制，并按照業(yè)主提供的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料的整理和歸檔，并提交文控負(fù)責(zé)審核、匯總。

類別要求——交付公司檔案室的資料應(yīng)按公司檔案管理部門的要求內(nèi)容進(jìn)行整理歸檔。管理文件應(yīng)按照工程開(kāi)工過(guò)程及項(xiàng)目需要主要分為13個(gè)類別，詳見(jiàn)圖2 工程資料圖。其中對(duì)不需要?dú)w檔入庫(kù)的文件和資料在籌建項(xiàng)目結(jié)束之后，制定臺(tái)賬，并經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)，按照檔案管理銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。

圖2 工程資料一覽表

格式要求，主要是規(guī)范統(tǒng)一工程資料文檔的分類、編號(hào)與格式管理，實(shí)現(xiàn)工程文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化。主要覆蓋管理性文件、溝通類文件、合同及協(xié)議類文件、技術(shù)類文件、其他類文件。其中以管理文件為例，其又可以分為策劃文件、管理規(guī)定、實(shí)施計(jì)劃、控制程序、進(jìn)度計(jì)劃、方針、報(bào)告及對(duì)項(xiàng)目開(kāi)展具有指導(dǎo)性的文件等。在項(xiàng)目策劃階段，文控負(fù)責(zé)就需要將文件編碼要求納入項(xiàng)目文檔管理，并對(duì)項(xiàng)目籌建處全體人員進(jìn)行宣貫，確保項(xiàng)目文件編號(hào)代碼的統(tǒng)一性。通常采用較典型的文件編號(hào)代碼，文控負(fù)責(zé)可根據(jù)本項(xiàng)目情況進(jìn)行調(diào)整或自定義，文件代碼可采取字母型或字母加數(shù)字型。

3 解決工程資料管理問(wèn)題的措施

3.1 設(shè)置專管技術(shù)人員

做好資料的管理，必須具備一定的的專業(yè)知識(shí)，因?yàn)橘Y料員的工作是一土建專業(yè)知識(shí)、化工等技術(shù)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)及操作計(jì)算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力。熟悉檔案工作法律、法規(guī)、政策、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；能看懂一般施工圖，能正確填寫各種施工記錄及竣工技術(shù)資料表格等。因此，讓專業(yè)的人干專業(yè)的事，事半功倍。

3.2 資料整理采取“三同時(shí)”

針對(duì)資料工序、日期不符合的問(wèn)題，進(jìn)行資料整理“三同時(shí)”——同時(shí)施工、同時(shí)收集、同時(shí)整理。參照安全工作“三同時(shí)”的要求，在工程推進(jìn)過(guò)程中，要求工程資料和工程進(jìn)度同步進(jìn)行，工程資料必須按施工進(jìn)度及時(shí)收集、整理。為此，資料員必須按時(shí)跟蹤施工資料及施工日志，及時(shí)做好各種原始記錄和臺(tái)賬，做到實(shí)事求是，符合實(shí)際。必要時(shí)，按照日節(jié)、周節(jié)、月節(jié)為節(jié)點(diǎn)，定期對(duì)資料進(jìn)行整理總結(jié)和復(fù)查。這樣才能避免資料工序、日期不符的問(wèn)題。作為總包單位，要按照專人及時(shí)跟進(jìn)資料進(jìn)度，督促資料完成情況，做好登記，發(fā)現(xiàn)資料漏項(xiàng)及時(shí)反饋分包單位資料管理人員。

3.3 制定工程資料日常管理規(guī)定

工程總包下的專業(yè)分包，工程資料是工程質(zhì)量的體現(xiàn)，要達(dá)到對(duì)工程資料形成、編制、整理、和組卷歸檔的管理規(guī)范化要求，就必須建立日常管理制度，把工程資料的工作作為系統(tǒng)性的工作，按照專業(yè)、內(nèi)容、進(jìn)度等進(jìn)行類別化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，同時(shí)圍繞公司管理目標(biāo)，項(xiàng)目管理責(zé)任制，明確各環(huán)節(jié)工程人員的分工和工作要點(diǎn)，嚴(yán)格劃分單位工程，責(zé)任到人。然后，嚴(yán)格執(zhí)行公司管理制度，制度化討論會(huì)議，發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，利用頭腦風(fēng)暴法，群策群力，討論解決工程資料中有關(guān)技術(shù)問(wèn)題，交流管理經(jīng)驗(yàn)，避免單位工程出現(xiàn)重項(xiàng)、漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)，從而避免資料因單位工程問(wèn)題導(dǎo)致資料錯(cuò)誤。

3.4 制定總包單位統(tǒng)一編碼制度

組織分包單位技術(shù)人員及資料管理人員掌握編碼規(guī)則。資料編碼目錄作為內(nèi)部資料印制手冊(cè)，人手一份，做好編號(hào)和分發(fā)工作，避免信息滯后導(dǎo)致文件編碼重號(hào)、漏號(hào)。

3.5 統(tǒng)一學(xué)習(xí)口徑，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)

針對(duì)溝通不暢，認(rèn)識(shí)不一致的問(wèn)題。由總包單位組織分包技術(shù)及管理人員、配合資料資料人員定期共同學(xué)習(xí)新技術(shù)、新規(guī)范，必要時(shí)增加學(xué)習(xí)頻次。避免對(duì)新技術(shù)、新規(guī)范的理解不同，導(dǎo)致工程資料混亂，對(duì)組卷產(chǎn)生困難。采取協(xié)商原則，由總包單位牽頭，建設(shè)單位、監(jiān)理單位共同確定建筑新工藝工程分項(xiàng)、檢驗(yàn)批的劃分原則及資料填寫格式。

3.6 制定計(jì)劃，督辦檢查落實(shí)

根據(jù)施工進(jìn)度，利用甘特圖做好進(jìn)度跟蹤，同時(shí)制定督辦督查表。由總包單位資料管理人員為督辦人，對(duì)資料和施工進(jìn)度做好整體掌握和協(xié)調(diào)，及時(shí)檢查、審核分包單位資料。工程部資料員在工程施工過(guò)程中定期、不定期檢查（每月必檢一次）施工單位、監(jiān)理單位的質(zhì)量驗(yàn)收和安全資料，及時(shí)檢查資料是否按國(guó)家質(zhì)量/安全驗(yàn)收規(guī)范、地方主管部門相關(guān)文件要求編制，與施工現(xiàn)場(chǎng)是否同步，原材料、試件等是否按規(guī)范留置、送檢，發(fā)現(xiàn)有缺漏的，列出缺漏清單，督促施工、監(jiān)理單位及時(shí)補(bǔ)齊。 其中必須檢查的施工階段：項(xiàng)目開(kāi)工前；基礎(chǔ)、主體等各分部工程驗(yàn)收前；竣工驗(yàn)收前二個(gè)月。確保合格一批報(bào)送一批。分包單位按照分包任務(wù)和分項(xiàng)內(nèi)容報(bào)驗(yàn)完成后整理、組卷歸檔，然后交付工程籌建全套資料。上述環(huán)節(jié)中，要求分包單位資料必須做到及時(shí)準(zhǔn)確，工程籌建單位督促協(xié)助分包單位完成資料，按照績(jī)效管理進(jìn)行適當(dāng)激勵(lì)。在檢查資料同時(shí)做好資料的保護(hù)，列好資料目錄，避免資料傳遞時(shí)造成資料的丟失、破損，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，利用數(shù)字化管理平臺(tái)，對(duì)資料進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查/指導(dǎo)，避免資料頻繁傳遞造成破損或丟失。工程籌建單位要在合同中增加資料方面的相關(guān)要求，作為后期資料員管理的依據(jù)，對(duì)資料員要有懲罰措施。同時(shí)要有獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，避免資料員頻繁更換，頻繁更換資料員必然會(huì)導(dǎo)致資料的滯后，要有對(duì)資料員的約束機(jī)制，再?zèng)]有資料移交完全之前盡量避免更換資料員。

4 結(jié)論

工程資料管理是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)性工作。文件、資料的收集、整理、歸檔是項(xiàng)目管理收尾的重中之重，要按照合同約定在規(guī)定時(shí)間內(nèi)組織有關(guān)人員作好項(xiàng)目全部文件、資料的整理歸檔工作，對(duì)工程中項(xiàng)目管理要求較高。工程資料的管理可根據(jù)項(xiàng)目合同要求和具體項(xiàng)目特征，對(duì)項(xiàng)目資料整理、歸檔管理工作要求及內(nèi)容進(jìn)行必要的剪裁處理，通過(guò)制度規(guī)范編碼、檢查、審核分包單位資料的標(biāo)準(zhǔn)、定期督導(dǎo)手段，提升工程資料管理準(zhǔn)確性和及時(shí)性，為高質(zhì)量工程的完成提供支撐。