科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)存在的問題及應(yīng)對策略探析

楊清 查榮麗 普云飛

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674- 1145（2020）04- 108- 02

摘 要 近年，在深化科研項(xiàng)目管理改革方面，財(cái)政部會同科技部先后制定《若干通知》（財(cái)教〔2011〕434號），《若干意見》（國發(fā)〔2014〕11號），《關(guān)于進(jìn)一步完善若干意見》（中辦發(fā)〔2016〕50號）等文，提出一系列管理改革措施，意圖以管理改革釋放創(chuàng)新活力。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷普及的形勢下，科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是科研院所應(yīng)對改革的重要趨勢。基于此，本文將探討科研院所在科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)運(yùn)用上存在的問題，并提出切實(shí)可行的應(yīng)對策略，希望為科研信息化管理改革的一線人員提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞 科研院所 科研財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng) 問題 對策

科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)是指在傳統(tǒng)的會計(jì)處理基礎(chǔ)上，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建一個(gè)靈活的、綜合的集科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理、線上審批和財(cái)務(wù)制單于一體，并且可以動態(tài)查詢、分析科研經(jīng)費(fèi)使用情況，服務(wù)于科研院所全局的財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)?？蒲许?xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息化的運(yùn)用是科研院所提高信息化水平，深化“放管服”政策，提高科研服務(wù)水平的重要舉措。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)收支的預(yù)算控制和動態(tài)管理、分析科研經(jīng)費(fèi)使用情況和縮短審批簽字時(shí)間創(chuàng)造了良好的條件，進(jìn)一步提高科研項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行率，有助于科研人員順利通過科研項(xiàng)目的結(jié)題審計(jì)驗(yàn)收。與此同時(shí)，諸多原因也導(dǎo)致目前科研院所的科研財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)使用存在很多不盡人意的地方。

一、目前科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)存在的問題

（一）系統(tǒng)設(shè)置及使用人員缺乏一定的安全和保密意識

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)邁進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。就科研院所而言，科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息也屬于科研機(jī)密，特別是對于涉密項(xiàng)目來說做到安全與保密尤其重要，直接影響到項(xiàng)目是否能夠順利完成。一方面部分科研院所在科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，因種種原因未對數(shù)據(jù)做出有效的保密措施，甚至一些科研院所的信息系統(tǒng)未完全設(shè)置操作記錄、操作數(shù)據(jù)備份等基本功能，這樣一旦發(fā)生科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息泄露就無從查究。另一方面項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在使用權(quán)限的授權(quán)時(shí)，為了使用便利，開通過多權(quán)限，增加了項(xiàng)目財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)泄漏風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)信息化工作中還存在系統(tǒng)癱瘓、外部病毒入侵等干擾，科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息化依舊存在缺乏安全性和保密性的問題，系統(tǒng)的安全性有待提高。

（二）系統(tǒng)功能設(shè)置和使用缺乏適應(yīng)性和靈活性

由于專門開發(fā)一個(gè)符合單位情況的個(gè)性化信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)難度較大、所需資金成本高，目前大部分科研院所使用的科研財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)都是從軟件公司購買已開發(fā)好的固定操作模塊。雖然這些信息系統(tǒng)能夠在一定程度上滿足科研經(jīng)費(fèi)管理政策，卻忽略了針對不同科研院所主體使用的適應(yīng)性和靈活性，給具體使用人員帶來了困擾：

1.系統(tǒng)功能與院所實(shí)際使用情況不符，未盡其用

（1）科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)中管理費(fèi)的使用可分為直接使用和計(jì)提使用兩種方式，部分科研財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)沒有考慮到區(qū)分科管費(fèi)的使用方法，導(dǎo)致收入模塊中的科研管理費(fèi)扣除方式單一，與本單位實(shí)際情況不符，若進(jìn)行修正需要對軟件進(jìn)行二次開發(fā)，導(dǎo)致單位財(cái)務(wù)人員不得不放棄對這些模塊的使用。

（2）科研財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)想要利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)線上審批，就需要掃描上傳電子附件以便審批人在線查閱，但是受網(wǎng)速和計(jì)算機(jī)內(nèi)存等因素影響，有可能導(dǎo)致電子附件打開速度較慢，相較直接審閱紙質(zhì)附件會耽誤較長時(shí)間，一定程度上影響審批工作的效率，未能達(dá)到方便、快捷的使用初衷。

2.信息化系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算軟件銜接不順暢

科研經(jīng)費(fèi)管理信息化系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是科研院所財(cái)務(wù)核算軟件的輔助系統(tǒng)，需要與財(cái)務(wù)核算互開關(guān)口，實(shí)現(xiàn)有效銜接以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與會計(jì)科目的傳輸與共享。一旦出現(xiàn)系統(tǒng)后臺計(jì)算或取數(shù)邏輯差異的情況，會導(dǎo)致不同軟件系統(tǒng)之間出現(xiàn)銜接問題，無法正常工作或保存數(shù)據(jù)，影響信息系統(tǒng)的正常使用。

3.信息化系統(tǒng)售后服務(wù)不到位

目前科研經(jīng)費(fèi)管理信息化系統(tǒng)的軟件開發(fā)公司主要集中在北京、上海、廣州等計(jì)算機(jī)行業(yè)發(fā)達(dá)地區(qū)。地處中西部地區(qū)的科研院所采購的科研財(cái)務(wù)管理信息化軟件可能面臨后期服務(wù)異地化問題，系統(tǒng)使用過程中聯(lián)系售后服務(wù)人員主要依賴電話和網(wǎng)絡(luò)，經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)有問題時(shí)聯(lián)系不上，或聯(lián)系上了問題得不到及時(shí)解決的情況。

（三）不同層級的科研信息系統(tǒng)各自為陣，缺乏整體性

一是在國家層面，“十三五”期間各級政府資金項(xiàng)目全面推行信息化管理平臺的建設(shè)及使用，但是由于各級政府資金科研來源的不同，各自開發(fā)的信息系統(tǒng)不同，一名承擔(dān)多個(gè)項(xiàng)目的科研人員可能同時(shí)持有多個(gè)信息平臺賬戶，需要根據(jù)資金來源的不同登錄不同的信息化管理平臺錄入項(xiàng)目信息，由此引起科研人員的異議。

二是在部分科研院所內(nèi)部，財(cái)務(wù)部門和科研部門是科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的主推部門，難以全面的與科研院所包括采購、庫房、合同等其他信息化系統(tǒng)的有效配合，各職能部門從自我業(yè)務(wù)層面出發(fā)推進(jìn)信息化建設(shè)，各平臺彼此獨(dú)立，信息共享困難。以上原因都會導(dǎo)致經(jīng)辦人員多系統(tǒng)重復(fù)使用，增加工作量，擠占工作時(shí)間的問題。

二、科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的對策探討

（一）加強(qiáng)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)安全性與保密性

科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)后，科研院所需要在內(nèi)部建立并完善監(jiān)督與控制機(jī)制，鼓勵(lì)與引導(dǎo)相關(guān)人員學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格按照科研院所的保密制度和相關(guān)財(cái)務(wù)制度來開展工作，不得隨意泄露科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的賬號與密碼，避免科研院所的項(xiàng)目信息和財(cái)務(wù)信息流出。與此同時(shí)，科研院所需要加強(qiáng)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)保密工作，要從硬件和軟件方面注重安全性和保密性措施的實(shí)施，如局域網(wǎng)登錄、設(shè)置防火墻、增加軟件操作記錄功能、定期數(shù)據(jù)備份管理等，重要的信息資料需要做好穩(wěn)妥備份保存工作，在享受信息化帶來的便捷性的同時(shí)，也不失安全性和保密性。

（二）注重科研院所信息系統(tǒng)的整體頂層設(shè)計(jì)

科研院所信息系統(tǒng)的全面應(yīng)用涉及單位的管理模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等方面，是一個(gè)復(fù)雜的管理與組織革新過程。單位信息系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)應(yīng)作為科研院所最高領(lǐng)導(dǎo)層面高度重視的工作，至上而下地為信息系統(tǒng)全覆蓋使用提供支持。在當(dāng)前業(yè)財(cái)融合信息化的模式下，建立從經(jīng)辦的業(yè)務(wù)部門發(fā)起，依次傳遞到采購、庫房、合同管理等各相關(guān)部門，形成以業(yè)務(wù)流引導(dǎo)經(jīng)濟(jì)流的業(yè)務(wù)閉環(huán)設(shè)計(jì)，才是充分發(fā)揮科研院所信息系統(tǒng)使用功效的基礎(chǔ)，同時(shí)也解決了單位內(nèi)部多賬號多平臺登錄的問題。

（三）增強(qiáng)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的適應(yīng)性和靈活性

1.規(guī)范流程設(shè)計(jì)

每一個(gè)科研院所都有自己的研究重點(diǎn)領(lǐng)域和行業(yè)特點(diǎn)，在推進(jìn)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)需要充分做好前期調(diào)研，結(jié)合自身實(shí)際情況，與系統(tǒng)開發(fā)公司深入溝通，全程主導(dǎo)，一定要把單位特有的業(yè)務(wù)管理內(nèi)容鑲嵌到系統(tǒng)的流程中，務(wù)必將科研項(xiàng)目管理與財(cái)務(wù)核算管理緊密聯(lián)系，這樣才能為科研人員管理項(xiàng)目提供便捷，并且能更真實(shí)地反映科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。如設(shè)計(jì)項(xiàng)目支出的審批環(huán)節(jié)時(shí)，應(yīng)實(shí)時(shí)結(jié)合國家關(guān)于科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理辦法的相關(guān)規(guī)定；設(shè)計(jì)項(xiàng)目費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表時(shí)分類統(tǒng)計(jì)匯總，結(jié)合科研人員與財(cái)務(wù)人員的需求為主導(dǎo)，靈活的增加“借款在途”“實(shí)際到賬率”“執(zhí)行率”等，做到直觀明了。

2.建立健全管理制度和使用操作流程

以制度來規(guī)范操作流程，明確項(xiàng)目管理過程中各部門人員的崗位職責(zé)，合理設(shè)置內(nèi)部控制的關(guān)鍵崗位，明確劃分職責(zé)與權(quán)限，實(shí)施相應(yīng)分離措施，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制；明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的權(quán)限與范圍、審批程序與相關(guān)責(zé)任；明確信息內(nèi)部公開的內(nèi)容、范圍、方式和程序。建立信息化系統(tǒng)維護(hù)工作小組，人員包含各個(gè)業(yè)務(wù)部門人員以及相關(guān)軟件開發(fā)公司售后服務(wù)人員，明確信息化使用過程中各維護(hù)人員的職責(zé)，劃分權(quán)限，各司其職，以問題的解決時(shí)間、更正缺陷的效率等具體指標(biāo)來明確獎(jiǎng)懲機(jī)制，與人員績效和軟件公司維護(hù)費(fèi)的發(fā)放掛鉤。

（四）提升科研財(cái)務(wù)助理的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

科研財(cái)務(wù)助理的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)成果和使用效果，科研院所要注重提升科研財(cái)務(wù)工作者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，應(yīng)定期組織系統(tǒng)化的系統(tǒng)使用培訓(xùn)，促使科研工作者熟練掌握系統(tǒng)的運(yùn)行管理與數(shù)據(jù)分析技能。

三、結(jié)語

總而言之，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建設(shè)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理已經(jīng)成為科研院所應(yīng)對科研改革，改善自身經(jīng)濟(jì)管理能力、強(qiáng)化項(xiàng)目管理的一種新趨勢。信息化系統(tǒng)不僅可以及時(shí)準(zhǔn)確反映科研項(xiàng)目的財(cái)務(wù)信息，且有利于規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理。科研院所領(lǐng)導(dǎo)人和科研項(xiàng)目管理者必須要正視科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)存在的問題，并采取切實(shí)有效的對策，增強(qiáng)信息化效率，讓系統(tǒng)使用人員能夠通過系統(tǒng)快速準(zhǔn)確的查詢有效信息，真正的發(fā)揮系統(tǒng)的作用，為科研項(xiàng)目的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。