新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新

王永翠 李善立

中圖分類號：D630 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）04-114-02

摘 要 人事管理工作對于提高事業(yè)單位人才隊伍質(zhì)量具有十分重要的意義，但傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方法比較落后，已經(jīng)無法滿足當前工作的需要。事業(yè)單位在檔案管理工作方面存在信息化程度低、管理人員素質(zhì)不足以及制度不完善等問題，需要管理人員針對實際的工作重點進行積極調(diào)整，提高對于事業(yè)單位內(nèi)檔案的管理工作的質(zhì)量和效率。本文將從分析事業(yè)單位檔案管理的重要性入手，進一步探討該項工作中存在的不足，最后針對存在的問題提出相應的改進措施，希望可以為我國事業(yè)單位的檔案管理工作貢獻一份力量。

關鍵詞 新形勢 事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新

新形勢下，事業(yè)單位中進行的人事檔案管理工作無論是在內(nèi)容上還是質(zhì)量上都有了更高的要求，但工作的重點還是要對事業(yè)單位各個部門的工作人員的人事檔案進行管理工作，包含工作人員的年齡、受教育水平、掌握的能力以及各種績效考核等。事業(yè)單位加強對于人事檔案管理工作的推進力度，可以有效提高各部門的工作效率，對于確保事業(yè)單位的長久健康發(fā)展具有十分重要的意義。事業(yè)單位辦公室要努力提高檔案管理工作的信息化程度，提高工作效率，同時也要不斷完善現(xiàn)有的檔案管理制度，加強對于檔案的保密管理工作。

一、事業(yè)單位檔案管理工作概述

事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容是對單位內(nèi)各部門工作人員的人事檔案進行有效管理，提高各部門的工作效率，同時做好相應的檔案保密工作。事業(yè)單位各部門人員的身份信息都保存在檔案中，因此需要嚴格的管理方案，確保檔案不會發(fā)生丟失以及泄密等問題。事業(yè)單位在進行檔案管理工作時，首先要針對本單位的特點制定合理的檔案管理方案。其次要努力提高檔案管理人員的責任意識，實行責任落實制度，防止檔案管理工作中出現(xiàn)失誤。最后要努力提高檔案管理工作的信息化程度，因為計算機軟件的應用，可以大大提高檔案管理工作的效率，實現(xiàn)快速的分類和保存，也提高了檔案保存工作的安全性[1]。新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作要朝著高效性、智能性以及安全性進行發(fā)展，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，逐漸提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，加強事業(yè)單位各部門之間的聯(lián)系，確保各項工作可以有序進行。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）事業(yè)單位對檔案管理工作認識不足

由于人事檔案管理工作具有長期性的特點，短期內(nèi)并不會顯示出多大的作用，導致部分單位對人事檔案管理工作存在輕視心理，認為繼續(xù)沿用過去的管理方式即可，又由于該項工作在內(nèi)容上具有一定的繁瑣性，導致管理人員存在厭煩心理，不能沉下心來思考該項工作中可能存在的問題。事業(yè)單位在進行日常的檔案管理工作時，并沒有將其重視起來，對于管理人員的工作要求是只是進行常規(guī)的記錄和整理工作，不但會使得該項工作變成簡單的重復性勞動，同時也無法發(fā)揮出檔案管理工作的作用。事業(yè)單位的上級部門對檔案管理工作不重視，導致下面的管理人員也存在輕視心理，工作散漫沒有效率，檔案管理工作的有序性很低[2]。

（二）沒有具備完善的管理制度

目前許多事業(yè)單位在檔案管理工作方面存在的一個主要問題是相關的管理制度落后，沒有順應時代的發(fā)展，大大降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。好的管理制度可以有效提高人事檔案管理工作的規(guī)范化，也能調(diào)動管理人員的工作積極性。一些事業(yè)單位在人事管理工作方面，實行的管理制度漏洞百出，比如說對于檔案的存放與定期檢查缺少規(guī)劃，對于檔案內(nèi)各種信息的收集也存在問題。在對管理人員的日常工作方面，沒有實行績效考核制度，導致管理工作無論好壞都是一個樣，自然無法提高工作人員的責任意識，檔案管理工作變成了一種形式。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)不足

一些事業(yè)單位由于對人事檔案管理工作存在輕視心理，在對檔案管理人員的選擇上也存在問題，認為負責檔案管理的人員不需要具備太高的知識水平。一些事業(yè)單位的檔案管理人員是通過關系進入事業(yè)單位工作的，本身并不具備很高的水平，自然無法意識到檔案管理工作的重要性。在平時的工作中也缺少創(chuàng)新意識，只是按照規(guī)定按部就班地進行操作，無法發(fā)揮出檔案管理工作應有的作用。甚至有些管理人員存在消極工作的情緒，對于自己的工作不滿意，由于跟自己所學的專業(yè)不對口，覺得有些大材小用，導致檔案管理工作無法有效展開。檔案管理人員需要正視自身的不足，努力改進自己的工作方式，提高對工作的責任感。

（四）檔案管理系統(tǒng)信息化程度低

傳統(tǒng)的人事檔案是以紙質(zhì)材料為載體，這種紙質(zhì)材料的檔案不但在轉(zhuǎn)運的過程中容易出現(xiàn)問題，在進行保存的時候也需要占用較大的空間，不利于檔案管理工作的高效化發(fā)展。但隨著計算機技術的不斷進步，檔案管理系統(tǒng)的信息化工作已經(jīng)展開，但部分事業(yè)單位的干部受到傳統(tǒng)檔案管理方法的影響，比較排除新式的信息化檔案管理方式，這不利于提高檔案管理工作的效率。除此之外，提高檔案管理工作的信息化程度是一件需要長期進行的工作，不但需要將紙質(zhì)檔案上面的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到電子檔案文件中，還需要對進行檔案管理的軟件進行不斷的優(yōu)化，主要是要提高電子檔案的保密性，因為檔案一旦發(fā)生泄漏，會造成較為嚴重的后果。目前我國使用的一些電子檔案管理系統(tǒng)仍然存在著較大的問題，在檔案轉(zhuǎn)運的過程中會發(fā)生數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，這會大大降低電子檔案的安全性，需要技術人員采取積極措施進行改進。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方法

（一）提高對于人事檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位要想提高自身的人事檔案管理工作質(zhì)量，就要從領導層面強化對于該項工作的認識，了解檔案管理工作所能發(fā)揮出的作用。為了提高單位成員對于檔案管理工作的認識，事業(yè)單位首先要做好相關的宣傳工作，可以通過微信公眾號等網(wǎng)絡平臺進行宣傳，通過文章和視頻的方式加深員工對檔案管理工作的認識?？梢蚤_展檔案管理知識講座，讓單位內(nèi)的員工了解檔案的重要性，提高管理人員的責任意識。其次，要根據(jù)本單位的檔案管理工作情況，設立專門的監(jiān)督小組，定期對現(xiàn)有的檔案管理工作進行抽查，對于工作態(tài)度不合格的員工要進行警示。最后，要加大對于檔案管理工作的投入力度，選用具備專業(yè)管理能力的人才，對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進行升級，從而促進檔案管理工作的全面展開。

（二）大力推動檔案管理工作的信息化

如今的計算機技術越來越先進，各行各業(yè)都在推行信息化發(fā)展，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說也是如此。將信息技術投入到檔案管理工作中來，可以有效減少管理人員的工作量，運用智能化的軟件可以提高檔案管理工作的準確性，減少工作失誤。事業(yè)單位在檔案管理工作方面要注意升級現(xiàn)有的工作系統(tǒng)，提升系統(tǒng)的響應速度，優(yōu)化檔案處理方式，不斷提高工作的效率。相比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案具備傳遞便捷的特點，而且可以節(jié)省很多的時間，有利于檔案在不同地方的傳遞工作[3]。提高了檔案管理系統(tǒng)的智能化，也要注意加大對工作人員的培訓力度，保證工作人員可以對現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進行熟練的操作。

（三）加大對管理人員的培訓力度

對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，管理人員自身所具備的工作能力以及工作態(tài)度將直接影響到工作的質(zhì)量和效率，而目前的管理人員大多存在工作態(tài)度散漫的情況。因此，為了更好地推動事業(yè)單位檔案管理工作的開展，就要努力提高管理人員的工作能力。首先在對管理人員的選擇上，要聘用管理專業(yè)的人才，因為只有專業(yè)對口才能確保管理工作可以有效展開。其次在實際的管理工作中，要加大對管理人員的培訓力度，要讓管理人員學習目前較為先進的檔案管理方法，鼓勵管理人員之間相互學習，分享彼此的管理經(jīng)驗。定期對管理人員的工作情況進行考核，對于工作質(zhì)量較高的員工要進行嘉獎，以此來調(diào)動管理人員的工作積極性[4]。

（四）實行績效考核制度，提高管理質(zhì)量

沒有規(guī)矩不成方圓，對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，完善的管理制度可以有效提高管理工作的質(zhì)量。在完善檔案管理制度的時候，可以實行績效考核制度，對于檔案管理人員的實際工作情況進行綜合考核，對于考核不達標者要進行警示處理。由于檔案管理工作無法在短時間內(nèi)顯示出效果，所以要制定一些硬指標，通過對這些指標的審查來考核管理人員的工作水平。對于不同部門員工的檔案管理工作，可以實行責任落實制度，一個部門安排一個專門的管理人員，這樣不但可以提高管理工作的有序性，還可以提高管理人員的責任意識[5]。隨著信息化檔案管理工作的不斷推行，要針對性地完善有關信息化檔案的管理方案，要對網(wǎng)上查閱個人檔案以及轉(zhuǎn)調(diào)檔案的工作進行嚴格控制，防止出現(xiàn)檔案丟失以及泄漏信息等事件。

四、結(jié)語

綜上所述，新形勢下事業(yè)單位要緊跟時代的步伐，針對檔案管理工作中存在的各種問題進行積極改進，制定出更為合適的管理方案。事業(yè)單位領導人員要意識到檔案管理工作的重要性，并加大對該項工作的投入力度，推動檔案管理工作的發(fā)展進程[6]。同時要注重檔案管理工作信息化的發(fā)展模式，提高檔案管理工作的智能性，從而減少管理人員的工作量，提升工作效率。相信隨著科技的不斷進步，在管理人員的不斷努力下，我國的事業(yè)單位檔案管理工作會越來越好。

參考文獻：

[1]劉宏.新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].中外企業(yè)家，2020（05）：150.

[2]閆晨煜.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革[J].辦公室業(yè)務，2019（18）：118.

[3]崔英姬.新形勢下加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效措施[J].辦公室業(yè)務，2019（10）：172.

[4]李鐵玲.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量保障體系建設探析 [J].科技經(jīng)濟導刊，2020，28（02）：189-190.

[5]李艷利.新形勢下機關事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2020（01）：147+149.

[6]李紅紅.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革[J].辦公室業(yè)務，2019（24）：149+151.