簡(jiǎn)析現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

劉喜峰

摘要：國(guó)內(nèi)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境比較優(yōu)良，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，大環(huán)境方面相對(duì)穩(wěn)定。但是，企業(yè)內(nèi)部的辦公室管理，引起了社會(huì)上的高度關(guān)注。辦公室制度不健全問(wèn)題、辦公室管理缺乏公正的依據(jù)、管理團(tuán)隊(duì)不專業(yè)等等，這些對(duì)于企業(yè)造成的打擊和危害非常突出，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)管理的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室;管理工作

企業(yè)發(fā)展與創(chuàng)新，離不開辦公室的和諧辦公，但偏偏很多辦公室管理，都在按照傳統(tǒng)的等級(jí)模式來(lái)管控，看似在等級(jí)上比較分明，實(shí)際上的責(zé)任不夠清晰，在矛盾、沖突解決方面，缺少足夠的依據(jù)，工作環(huán)境不夠樂(lè)觀，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部消耗不斷增加，在辦公環(huán)境上不斷惡化，造成人才流失非常嚴(yán)重，不利于企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的提升。

一、辦公室管理的原則

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與生存，不僅僅是需要在自身的業(yè)務(wù)能力上不斷提升，更加需要在內(nèi)部的管控上保持和諧。正所謂“千里之堤潰于蟻穴”，企業(yè)想要在市場(chǎng)占有率方面大幅度提升，需要具備足夠優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)來(lái)奮斗。辦公室管理的問(wèn)題存在，已經(jīng)不是一天兩天了，各類思維上的錯(cuò)誤、工作上的薄弱、合作上的漏洞，都在持續(xù)增加，對(duì)于這樣的現(xiàn)象，必須在處置的過(guò)程中，按照一定的原則來(lái)完善。辦公管理的目的，在于對(duì)日常辦公的效率、質(zhì)量進(jìn)一步提升。所以，對(duì)辦公室的管理態(tài)度不端正問(wèn)題，以及辦公過(guò)程中的不專業(yè)問(wèn)題，需進(jìn)一步的改善。禁止在辦公室當(dāng)中散步不當(dāng)言論，保持工作的專業(yè)性。日常對(duì)員工的管理，不僅僅是局限在打卡方面，需要關(guān)注他們的工作實(shí)力，以及對(duì)同事提供的幫助，尤其是單純將功勞據(jù)為己有、且工作不上心的員工，應(yīng)進(jìn)行有效地辦公室教育，加強(qiáng)專業(yè)辦公團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，要求辦公室的員工，能夠?qū)ψ约旱墓ぷ?，有一個(gè)清醒的認(rèn)知，大家需要通過(guò)工作來(lái)實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)規(guī)劃和價(jià)值，而不是為企業(yè)添堵、為他人添堵。

二、辦公室管理的對(duì)策

（一）健全管理制度

現(xiàn)代化的辦公室不僅在環(huán)境上非常的優(yōu)良，同時(shí)具備的基礎(chǔ)功能服務(wù)不斷增加，此時(shí)對(duì)于管理制度的健全程度，需要進(jìn)一步的提升，大家必須各司其職，不存在誰(shuí)高誰(shuí)一頭的情況。辦公室日常打卡需嚴(yán)格按照上下班時(shí)間要求來(lái)完成，禁止出現(xiàn)遲到早退現(xiàn)象，對(duì)于有特殊情況的員工，需要提前與部門主管進(jìn)行溝通和報(bào)備，并且在打卡系統(tǒng)中進(jìn)行操作，避免出現(xiàn)工資誤扣的現(xiàn)象。辦公室資源使用過(guò)程中，保持專業(yè)性使用。打印材料或者是復(fù)印文件的過(guò)程中，根據(jù)開會(huì)使用的數(shù)量，以及部門主管的要求來(lái)進(jìn)行打印、復(fù)印;堅(jiān)持落實(shí)無(wú)紙化辦公。對(duì)于辦公室的矛盾解決，進(jìn)行呈報(bào)決，要保持相互理解，并且在崗位之間的相互協(xié)助上進(jìn)一步提升。

（二）創(chuàng)新管理方法

辦公室管理的難度在于，每一個(gè)員工都具有自己的職位和要求，但是偏偏很多人存在一種不切實(shí)際的想法，總覺(jué)得自己的職位非常重要，其他人都是可有可無(wú)的。部門主管的日常工作中，需要承接領(lǐng)導(dǎo)的吩咐和要求，對(duì)于員工的工作安排保持精細(xì)化、合理化，對(duì)加班等問(wèn)題進(jìn)行溝通解決，管理者的確擁有一定的權(quán)力，但是還沒(méi)達(dá)到凌駕所有人的地步。秘書方面的管理，要求對(duì)秘書工作流程進(jìn)行完善，對(duì)于日常辦公流程、緊急事件處理和報(bào)告流程等，保持獨(dú)立性設(shè)計(jì)和應(yīng)對(duì)，確保秘書在輔助管理過(guò)程中，能夠?qū)ψ陨淼淖饔煤吐氊?zé)有效地發(fā)揮。公司的制度和規(guī)章設(shè)計(jì)，就是為了遵守和約束，如果有人不想遵守，那他就得承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)，不能得到好處又推卸責(zé)任，這對(duì)于辦公室管理的氛圍，必定造成惡劣的影響。管理工作的實(shí)施層面上，執(zhí)行高度的尊重管理，每一名員工在自己的工作崗位上，都擁有獨(dú)特的工作價(jià)值，大家的工作也保持高度的獨(dú)立性。因此在辦公室批評(píng)的過(guò)程中，要保持就事論事，禁止出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。

（三）堅(jiān)持以人為本

目前，很多企業(yè)都意識(shí)到，辦公室管理已經(jīng)不僅僅是內(nèi)部和諧的手段，更加決定了企業(yè)的發(fā)展方向。很多大型的企業(yè)對(duì)此都非常重視，如果在內(nèi)部管理上不夠優(yōu)秀，那么外部工作必定出現(xiàn)嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象。所以，辦公室管理的過(guò)程中，必須堅(jiān)持以人為本。大家在工作過(guò)程中，是通過(guò)自己奉獻(xiàn)的力量和職位的要求來(lái)獲得經(jīng)濟(jì)收益與勞動(dòng)報(bào)酬，按勞分配是國(guó)家要求的理念，沒(méi)有任何企業(yè)可以去凌駕和改變。以人為本的文化、思想，符合辦公室管理的走向和要求。辦公室管理工作的落實(shí)離不開管理主體，即人的執(zhí)行與組織。因此，辦公室管理工作的優(yōu)化與完善也必須始終堅(jiān)持以人為本，以一種人性化的管理模式，力求做到想員工之所想、急員工之所急，以期解決員工的后顧之憂，使其能夠全身心地投入到日常的崗位工作當(dāng)中，找到工作的動(dòng)力與希望。切實(shí)提升企業(yè)員工對(duì)工作的積極性和主動(dòng)性。如此便可以在提升企業(yè)凝聚力的基礎(chǔ)上，使員工的思想觀念和工作作風(fēng)得到有效地提升和規(guī)范，為企業(yè)各項(xiàng)工作的開展提供保障。員工培訓(xùn)、教育方面，需結(jié)合員工自身的能力和工作崗位的需求來(lái)完成，在能力培訓(xùn)、工作態(tài)度培訓(xùn)、工作習(xí)慣培訓(xùn)、工作制度培訓(xùn)等方面循序漸進(jìn)地開展，讓員工進(jìn)入到公司工作后，能夠逐步地熟悉環(huán)境和明確自身的職責(zé)、義務(wù)，在薪酬福利方面高度明確，促使員工在晉級(jí)過(guò)程中有一個(gè)明確的奮斗方向。

（四）合理分工辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)

辦公室在運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中，不同的機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)、應(yīng)用，存在差異性的影響。一般而言，和諧性質(zhì)的辦公內(nèi)部機(jī)構(gòu)，能夠達(dá)到相互輔助的效果，同時(shí)在辦公效率、辦公質(zhì)量上能夠更好地提升。辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)分工過(guò)程中，需保持高度的明確性，減少機(jī)構(gòu)的矛盾和沖突現(xiàn)象，禁止出現(xiàn)權(quán)利分配錯(cuò)誤的問(wèn)題。辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，需加強(qiáng)咨詢、信息、工作、服務(wù)等多項(xiàng)職能的分配。辦公室的各個(gè)機(jī)構(gòu)在分配過(guò)程中，加強(qiáng)人員數(shù)量的合理化分配，避免造成某些部門的冗員現(xiàn)象，也不要出現(xiàn)有些部門的人才凋零問(wèn)題，根據(jù)公司的業(yè)務(wù)辦理要求和經(jīng)營(yíng)方向，對(duì)辦公室機(jī)構(gòu)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)進(jìn)一步提升。辦公室機(jī)構(gòu)在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，保持相互體諒的態(tài)度，共同完成公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，體現(xiàn)自己的辦公價(jià)值。辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)安排過(guò)程中，按照“人盡其才、物盡其用”的原則來(lái)開展工作，對(duì)于工作內(nèi)容當(dāng)中的重復(fù)問(wèn)題，直接按照工作合并模式來(lái)完成，不要造成辦公人員的冗員問(wèn)題。

（五）發(fā)揮協(xié)調(diào)關(guān)系的樞紐作用

辦公室對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言，是一個(gè)非常重要的樞紐機(jī)構(gòu)，尤其是在內(nèi)外關(guān)系的溝通過(guò)程中，需保持足夠的協(xié)調(diào)、互助，而且辦公室的公關(guān)能力也要進(jìn)一步地提升。在外出差的工作人員，相當(dāng)于工作的前線陣地，辦公室則相當(dāng)于后方補(bǔ)給，出差人員一方面要實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，另一方面在與客戶接洽過(guò)程中保持友好協(xié)商，爭(zhēng)取為企業(yè)博取更大的效益。此時(shí)，辦公室所給予的遠(yuǎn)程協(xié)助必須更好地改善，對(duì)信息輸送和平臺(tái)功能的塑造不斷加強(qiáng)，對(duì)公司的反饋信息，以及部門之間的承受能力做出正確的表達(dá)，相互之間能夠站在對(duì)方的角度來(lái)考慮，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)辦公室與出差人員的協(xié)調(diào)工作。辦公室的公關(guān)工作，一定要保持態(tài)度的端正，因?yàn)閼B(tài)度往往決定了最終的結(jié)果。所以，公關(guān)的過(guò)程中，需要按照科學(xué)、負(fù)責(zé)的理念來(lái)完成，不僅要主動(dòng)地提供服務(wù)，同時(shí)也需要在服務(wù)的規(guī)范、要求上，嚴(yán)格按照公司準(zhǔn)則來(lái)落實(shí)，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)檢查和下屬反饋等，進(jìn)行正確地表達(dá)，避免造成誤解的現(xiàn)象。

三、辦公室管理的注意事項(xiàng)

現(xiàn)代化的企業(yè)塑造過(guò)程中，對(duì)于辦公室管理的控制，需進(jìn)一步加強(qiáng)。辦公室本身是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)比較激烈的環(huán)境，大家努力工作不僅僅是為了得到高收入，更加希望在自己的權(quán)利上最大化，實(shí)現(xiàn)自己的職業(yè)規(guī)劃目標(biāo)。越是管理層人員犯錯(cuò)，越是不能姑息，否則肯定會(huì)導(dǎo)致辦公室管理的內(nèi)部風(fēng)氣出現(xiàn)敗壞的現(xiàn)象。管理制度的建設(shè)，需進(jìn)一步加強(qiáng)法律法規(guī)的融合，這對(duì)于大家所提供的保障較高。法律法規(guī)是國(guó)家的硬性要求，只有站在這樣一個(gè)基礎(chǔ)上開展管理，才能得到更高的信服度。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和市場(chǎng)環(huán)境的改善，企業(yè)的進(jìn)步得到了更好地環(huán)境支持，而且在自身的綜合建設(shè)上非常迅速。辦公室管理方面，對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部穩(wěn)定、團(tuán)結(jié)，具有決定性的影響，需進(jìn)一步加強(qiáng)制度的設(shè)計(jì);在約束力的提升過(guò)程中，給出明確的依據(jù);辦公室的加班現(xiàn)象，嚴(yán)格遵從自愿原則，控制強(qiáng)制加班現(xiàn)象;同事關(guān)系的改善與矛盾的解決，需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)判斷，禁止出現(xiàn)“一刀切”的現(xiàn)象。辦公室管理的創(chuàng)新、進(jìn)步，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展，具有較大的影響力，需要跟隨辦公時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)行不斷地改善，一方面堅(jiān)持以人為本的思想，另一方面要尊重大家的選擇，對(duì)強(qiáng)人所難的問(wèn)題，進(jìn)行更好地解決。

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