巧用Word郵件合并提高人事勞資人員工作效率

張小麗

目前，許多單位每年都會有人員變動，而調(diào)資是人事勞資日常工作的重要組成部分。對于大部分勞資人員來說，為每個需要調(diào)資的人員出示一份Word版本的工資變動審批表是一件耗時耗力的事情，尤其是單位人員比較多的企事業(yè)單位。為提高人事勞資人員調(diào)資的工作效率，本文提出了一種巧用Word郵件合并功能的方法。

1巧用Word郵件合并功能實現(xiàn)調(diào)資方案

用Word郵件合并功能實現(xiàn)調(diào)資的具體過程如下：①統(tǒng)計個人信息。按照現(xiàn)有的調(diào)資表模板，將所需調(diào)資人的個人信息統(tǒng)計在Excel文件名后綴為xls的工作簿中；②準(zhǔn)備個人工資表動審批表Word模板，將人社局所給調(diào)資表設(shè)置為.doc文件格式；③生成每個人的工資表動審批表，在模板文件中通過郵件合并功能調(diào)用包含個人信息的.xls文件?？傮w實現(xiàn)過程如圖1所示。

2個人工資變動審批表的實現(xiàn)過程

文章以我校教職工的2020年1月的調(diào)薪為例進行示范，為了保護個人隱私，將涉及到的姓名等信息進行了特殊處理。

2.1統(tǒng)計個人信息

根據(jù)人事局工資科提供的調(diào)資表，在Excel文件中統(tǒng)計調(diào)資人員的個人信息。個人信息表的生成過程如下：

（1）分析調(diào)資表，確定需要統(tǒng)計的各項內(nèi)容及其關(guān)系，如圖2所示。

通過分析可知，主要涉及到的信息分為兩大類，一類是人事信息；另一類是工資信息。其中，人事信息需要統(tǒng)計個人的姓名、工作單位及職務(wù)等8項內(nèi)容；勞資信息主要統(tǒng)計原（現(xiàn)）崗位名稱及任職時間執(zhí)行何種工資標(biāo)準(zhǔn)、變動前后的工資以及月增額等14項內(nèi)容。變動前后的工資是有聯(lián)系的：每一部分的小計是該部分的崗位工資、薪級工資及工資提高部分之和；月增額為變動后的工資小計與變動前的工資小計之差。

每次審批后的個人工資變動審批表需要存入個人檔案。為了方便存檔，建議在調(diào)資表右下方設(shè)計一欄“檔案號：”，并在表格中添加該統(tǒng)計項。除此之外，需要添加一項“工資變動原因”。

（2）新建Excel文件（2020年調(diào)薪表信息264人.xls），根據(jù)上述分析，將24項內(nèi)容分別命名為對應(yīng)的列名，依次填入264人的個人人事及工資信息。設(shè)計后的表格信息量較大，為了方便給大家展示并對工資信息進行保密，僅顯示前3位教師的人事信息和其他信息，如圖3所示。

每個人審批表內(nèi)容相同項均在模板中填寫即可。如圖2所示，調(diào)資表中呈報單位意見及主管部門意見處均有年月日，對于每一個人的審批表而言，日期是相同的，在調(diào)資表模板中將日期統(tǒng)一填寫即可。

為了節(jié)約審批時間，一般會提前將審批單位意見欄中的內(nèi)容提前和審批單位溝通好并在模板中填寫，本次調(diào)薪的相同信息已在模板中填好，如圖4所示。

2.2生成個人工資變動審批表

打開調(diào)資表模板（調(diào)資表模板.doc），在Word中使用郵件合并功能將統(tǒng)計好的個人信息Excel表（2020年調(diào)薪表信息（264人）.xls）作為數(shù)據(jù)源，在每個所需填寫的信息處匹配數(shù)據(jù)源的列名，瀏覽數(shù)據(jù)并將1～264條記錄生成一個新的Word文檔。

至此，每個人的個人工資變動審批表便生成。

3結(jié)束語

本文提出了一種巧用Word郵件合并功能的方法，為每個需要調(diào)資的人員出示一份Word版本工資變動審批表。通過在Excel表格中統(tǒng)計個人信息、制作Word版調(diào)資表模板和在調(diào)資表模板中使用郵件合并3個步驟，實現(xiàn)一次性生成所有需要調(diào)資人員的個人工資變動審批表，提高了勞資人員的工作效率。該方法同樣適用于學(xué)校學(xué)生準(zhǔn)考證制作等日?？紕?wù)工作。