以需求為驅(qū)動(dòng)談集中采辦模式下的統(tǒng)籌工作

何津

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力度不斷加劇，組織的采辦工作已經(jīng)成為增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的重要環(huán)節(jié)。采辦工作在具體執(zhí)行過(guò)程中存在諸多問(wèn)題，例如采辦腐敗、組織競(jìng)價(jià)能力偏弱等，為了避免這些問(wèn)題，部分組織開始實(shí)施集中采辦模式，而集中采辦模式又存在統(tǒng)籌工作龐大、繁瑣等問(wèn)題，為了更好地開展集中采辦模式下的統(tǒng)籌工作，本文從采購(gòu)需求的角度進(jìn)行分析，分析采辦需求工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)而從需求的角度提出解決方案，以提高組織在集中采辦模式下統(tǒng)籌工作的效率，所研究的結(jié)論以期對(duì)相關(guān)組織在集中采購(gòu)模式下的統(tǒng)籌工作具有一定的借鑒性價(jià)值。

關(guān)鍵詞：需求;驅(qū)動(dòng);集中采辦;統(tǒng)籌

新時(shí)代集中采辦模式的實(shí)行有效地提升了組織采辦工作中的議價(jià)能力，同時(shí)還能夠有效地避免采購(gòu)腐敗等問(wèn)題。但是集中采辦工作也有其自身的弊端，集中采辦將組織各個(gè)部門以及各個(gè)分、子公司的采購(gòu)集中統(tǒng)一采購(gòu)，這樣較大程度地增加了采購(gòu)人員的工作量，以及工作難度。同時(shí)，采購(gòu)工作的分析從各個(gè)部門及各個(gè)分、子公司的需求出發(fā)，需求的收集與分析也是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，而采辦工作中需求分析工作還存在部分問(wèn)題，在這樣的情況下，以需求為驅(qū)動(dòng)的采辦統(tǒng)籌工作難以有效地開展。對(duì)此，本文分析了采辦需求工作中存在的問(wèn)題，并提出了對(duì)應(yīng)的解決建議，所得出的結(jié)論具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值和理論意義。

一、采辦需求工作中存在的問(wèn)題

（一）采辦需求主體責(zé)任不明確

采辦需求分析工作需要執(zhí)行者具有良好的主體責(zé)任意識(shí)和主動(dòng)作為意識(shí)，目前組織中采辦需求工作存在主體責(zé)任不明確的問(wèn)題，該問(wèn)題使得采辦需求工作易出現(xiàn)需求分析結(jié)論不準(zhǔn)確，給組織造成資金和資源浪費(fèi)問(wèn)題。當(dāng)前，組織中主體責(zé)任意識(shí)不足的問(wèn)題主要表現(xiàn)在，一是采辦執(zhí)行者主動(dòng)作為意識(shí)不足，在進(jìn)行采辦需求分析時(shí)，做制定的采辦需求報(bào)告僅為了滿足各部門的采辦需求或滿足專家的意見，未根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行需求分析;二是推卸責(zé)任，缺乏擔(dān)當(dāng)意識(shí)。采辦執(zhí)行人在需要對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查的工作，完全依賴于專家的結(jié)論，最后所得出來(lái)的采辦需求出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，又將責(zé)任推卸給相關(guān)專家。采辦需求分析是保證采辦資源被最大化利用的重要環(huán)節(jié)，需求分析不準(zhǔn)確，易出現(xiàn)多余采辦或采辦不足等問(wèn)題，嚴(yán)重影響組織的正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，進(jìn)而影響組織的經(jīng)營(yíng)能力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）采辦需求缺乏規(guī)范化

采辦工作的執(zhí)行人在調(diào)查、收集各個(gè)部門的采辦需求時(shí)，也存在采辦需求缺乏規(guī)范化的問(wèn)題，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的采辦需求清單易使得采辦人員出現(xiàn)重復(fù)采辦、所采辦的物資不符合相關(guān)需求部門的要求，從而出現(xiàn)資源浪費(fèi)，或因?yàn)橥藫Q貨出現(xiàn)延長(zhǎng)收貨時(shí)間等問(wèn)題，進(jìn)而給組織的財(cái)務(wù)資金和正常的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)帶來(lái)負(fù)面影響。當(dāng)前組織的采辦需求不規(guī)范化主要體現(xiàn)在，一是物資的品名、型號(hào)、屬性等沒有統(tǒng)一規(guī)范的描述，使得采辦人員無(wú)法獲得準(zhǔn)確的信息，從而出現(xiàn)采辦錯(cuò)誤等問(wèn)題;二是需求部門所提供的采辦需求清單描述不符合標(biāo)準(zhǔn)，造成采辦需求統(tǒng)計(jì)人員統(tǒng)計(jì)工作繁雜，需求審核時(shí)間耗時(shí)較長(zhǎng);三是需求部門所提供的采辦需求清單描述不詳細(xì)，細(xì)節(jié)表述不規(guī)范，易使得所采辦物資需要相關(guān)人員花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)驗(yàn)證采辦物資是否符合生產(chǎn)要求。

（三）采辦需求系統(tǒng)利用效率不高

在信息化的新時(shí)代，辦公信息化科技化已經(jīng)成為各個(gè)組織的工作常態(tài)，采辦工作是一項(xiàng)復(fù)雜且繁瑣的工作，利用信息化系統(tǒng)來(lái)輔助采辦工作，提高采辦工作的效率是新時(shí)代企事業(yè)組織必備的硬件條件。當(dāng)前，組織的采辦需求系統(tǒng)利用效率不高，阻礙了采辦需求工作提高工作效率。采辦需求系統(tǒng)利用率不高主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，一是采辦的管理系統(tǒng)不完善，流程與制度的制定缺乏高效性，使得采辦工作環(huán)節(jié)多耗時(shí)長(zhǎng);二是采辦的需求系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性差，使得采辦需求系統(tǒng)不能較好地支持組織的業(yè)務(wù)系統(tǒng);三是組織的采購(gòu)系統(tǒng)的咨詢系統(tǒng)未充分發(fā)揮作用，無(wú)法及時(shí)地為各個(gè)需求部門提供較好的咨詢服務(wù)，降低了組織的采辦工作效率。

二、給以需求為驅(qū)動(dòng)的集中采辦模式下統(tǒng)籌工作的建議

（一）強(qiáng)化采購(gòu)人員的主體責(zé)任

組織的采購(gòu)工作是依法依規(guī)依照組織真實(shí)需求所采購(gòu)，所以采購(gòu)人員必須要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和主動(dòng)作為的意識(shí)，才能保障采購(gòu)工作能夠依法依規(guī)地進(jìn)行。因此，組織應(yīng)該通過(guò)多渠道來(lái)強(qiáng)化采購(gòu)人員的主體責(zé)任。一是通過(guò)宣傳教育提高采購(gòu)人員的主體責(zé)任意識(shí)，如通過(guò)表彰會(huì)議、短片宣傳、文化宣傳活動(dòng)等方式，讓采購(gòu)人員提高榮譽(yù)感，自覺具備主體責(zé)任意識(shí);二是通過(guò)激勵(lì)制度來(lái)強(qiáng)化采購(gòu)人員的主體責(zé)任，對(duì)在采購(gòu)工作中表現(xiàn)突出，具有較強(qiáng)的積極主動(dòng)性和擔(dān)當(dāng)意識(shí)的優(yōu)秀職工，進(jìn)行物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)和宣揚(yáng)這種行為，使得更多的采購(gòu)人員自覺激勵(lì)自己增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，而對(duì)主體責(zé)任意識(shí)較差，容易推卸責(zé)任的采購(gòu)人員，應(yīng)進(jìn)行積極的批評(píng)教育，使之不斷地提高自我的責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí);三是公開征求相關(guān)專家或第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)的意見，根據(jù)組織具體采購(gòu)需求特點(diǎn)靈活選擇專家的意見，使得專家意見符合組織采購(gòu)的實(shí)際需求。

（二）規(guī)范采購(gòu)需求工作

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求工作能夠有效地提高采購(gòu)統(tǒng)籌工作的效率。采購(gòu)需求工作統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)物資品類、名稱、型號(hào)等，有利于采購(gòu)人員準(zhǔn)確地采購(gòu)相關(guān)物資，同時(shí)也能夠有效地提高驗(yàn)貨效率。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求工作的方法如下：一是將相同品類的物資進(jìn)行歸納匯總，盡量分成一級(jí)目錄后，再根據(jù)一級(jí)目錄分為二級(jí)目錄以及三級(jí)目錄等，使得相關(guān)人員能夠準(zhǔn)確高效地根據(jù)大類找到對(duì)應(yīng)的小類物品。分類必須有據(jù)可依，同時(shí)有相應(yīng)的分類解說(shuō)，以便相關(guān)人員能夠更為便捷地辨認(rèn)出各類物品的種類;二是標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求統(tǒng)籌表和申請(qǐng)表等，采購(gòu)人員應(yīng)按照相關(guān)分類及相關(guān)采辦要求，制作標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)籌工作表格，表格盡量以選擇題的形式出現(xiàn)，便于相關(guān)需求申請(qǐng)人員能夠準(zhǔn)確地根據(jù)類別對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行詳細(xì)準(zhǔn)確的描述。從而提高采購(gòu)統(tǒng)籌工作中的溝通效率，避免反復(fù)溝通修改返工。三是，根據(jù)集中采購(gòu)的具體情況，按照類別成立采購(gòu)小組，明確不同采購(gòu)小組的工作職責(zé)、采購(gòu)程序、采購(gòu)要求等。各個(gè)不同的采購(gòu)物資根據(jù)類別進(jìn)行分析后，相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)小組與相應(yīng)的業(yè)務(wù)需求部門進(jìn)行溝通，這樣能夠更加高效地溝通采購(gòu)需求，從而提高采購(gòu)統(tǒng)籌工作的效率。

（三）完善采辦需求系統(tǒng)

采辦需求系統(tǒng)的進(jìn)一步完善需要從多方面著手，需要從采辦人員、信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程、制度等方面進(jìn)行逐一關(guān)聯(lián)與完善。首先需要提高采辦人員的綜合素質(zhì)，根據(jù)組織內(nèi)采購(gòu)人員的整體素質(zhì)，對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的責(zé)任意識(shí)、專業(yè)素質(zhì)和其他相關(guān)素質(zhì)，同時(shí)定期組織采購(gòu)人員進(jìn)行最新的法律法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)采購(gòu)信息系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，熟練掌握采購(gòu)必備的相關(guān)技能和知識(shí)。其次，提高信息系統(tǒng)的利用效率，將采購(gòu)系統(tǒng)與各個(gè)相互聯(lián)系的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求來(lái)分析采購(gòu)需求。再次，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，集中采購(gòu)的工作，會(huì)集中組織中各個(gè)部門的統(tǒng)一采購(gòu)需求，這樣會(huì)使得采購(gòu)需求的量及工作內(nèi)容較大，從而增加采辦需求工作的統(tǒng)計(jì)與分析時(shí)間，梳理組織的業(yè)務(wù)流程，將不必要的業(yè)務(wù)流程和審批流程進(jìn)行精簡(jiǎn)，提高采購(gòu)需求工作的溝通效率和審批效率，從而提高采購(gòu)工作的統(tǒng)籌工作的效率。最后，完善采辦咨詢機(jī)制。采辦工作需要良好的溝通能力，在采購(gòu)需求統(tǒng)計(jì)及后期的相關(guān)采辦工作中，無(wú)時(shí)無(wú)刻需要對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行溝通和分析，為了提高采購(gòu)統(tǒng)籌工作的溝通效率，采購(gòu)需求采集人員需要時(shí)刻對(duì)不清楚的細(xì)節(jié)工作與業(yè)務(wù)部門保持密切的溝通，從而保障采購(gòu)信息的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，采購(gòu)工作的核心是基于業(yè)務(wù)部門的需求，因此，基于需求的采購(gòu)統(tǒng)籌工作要圍繞需求來(lái)進(jìn)行。本文所提出的以需求為驅(qū)動(dòng)的分析集中采辦模式下的統(tǒng)籌工作，需要以需求為核心來(lái)分析。集中采辦模式使得采辦工作量十分龐大和繁瑣，需要采購(gòu)人員投入較大的時(shí)間和精力，據(jù)此，本文根據(jù)采辦需求中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了分析，圍繞問(wèn)題提出了強(qiáng)化采購(gòu)人員的主體責(zé)任、規(guī)范采購(gòu)需求工作和完善采辦需求系統(tǒng)等措施。這些措施需要根據(jù)組織的具體情況進(jìn)行調(diào)整后使用，需使得方法在實(shí)際采用過(guò)程中切合實(shí)際，且方法細(xì)化后具備較強(qiáng)的可行性后運(yùn)用。

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