實(shí)踐視角下國(guó)家事業(yè)單位房屋檔案管理的現(xiàn)狀與探討

郭曉敏 王曉雪 谷鑫 李雪柏 王欣儒 譚吉賓

摘要：目的：了解房屋檔案管理現(xiàn)況，確保檔案管理的順利開(kāi)展。方法：以某國(guó)家事業(yè)單位房屋檔案管理為實(shí)例，對(duì)房屋檔案分類(lèi)原則、分類(lèi)依據(jù)及分類(lèi)現(xiàn)況展開(kāi)分析。結(jié)果：中心房屋檔案堅(jiān)持可包容性、嚴(yán)謹(jǐn)性及相對(duì)穩(wěn)定性的分類(lèi)原則，依據(jù)房屋管理工作層次及類(lèi)型、年度、地域進(jìn)行分類(lèi)?，F(xiàn)中心房屋檔案管理采用“F排列”方式形成四級(jí)類(lèi)目體系，保存期限為永久。結(jié)論：通過(guò)對(duì)房屋檔案管理現(xiàn)況分析，指出檔案管理存在問(wèn)題及原因，為今后房屋檔案管理提供建議。

Abstract： Objectives： To understand the current situation and ensure the smooth development of housing archive management. Methods： The classification principle， criteria and status of housing archives were analyzed with an example of the management of housing archives in a national public institution. Results： Housing archives were classified on the principles of inclusiveness， rigor and relative stability with the criteria of the level and type， year and region of housing management work. The "F-arrangement" method was adopted to form a four-category system with a shelf life of permanent in current housing archives management. Conclusions： Future management suggestions were made according to the analysis of the problems in current housing archives management.

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;房屋管理;檔案管理

Key words： public institution;housing management;housing archives

中圖分類(lèi)號(hào)：G271;D630.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1006-4311（2020）20-0076-03

0? 引言

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是城市房地產(chǎn)行政主管部門(mén)在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)[1]。中國(guó)疾病預(yù)防控制中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中心”），是由政府舉辦的實(shí)施國(guó)家級(jí)疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的一類(lèi)公益事業(yè)單位。房屋檔案既是中心檔案的一部分，但由于其特殊性又具有一定的相對(duì)獨(dú)立性，其建立及管理是直接影響著中心規(guī)劃和科研的發(fā)展，對(duì)中心職工也有著重要的意義。本文基于房屋檔案管理實(shí)踐視角，對(duì)中心房屋檔案管理現(xiàn)況進(jìn)行分析，探討房屋檔案管理存在問(wèn)題及原因，提出改進(jìn)建議，提高房屋檔案管理科學(xué)性、合理性、有效性。

1? 房屋檔案管理情況

中心房屋檔案包括土地、房屋、構(gòu)筑物等房屋資產(chǎn)管理，還包括與職工住房相關(guān)事宜形成的檔案，如職工住房補(bǔ)貼預(yù)算、職工住房采暖補(bǔ)貼等。

1.1 分類(lèi)情況

中心按照工作類(lèi)型及層次、年度、地域等分類(lèi)依據(jù)對(duì)房屋檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，采用“F排列”方式形成四級(jí)類(lèi)目體系，體現(xiàn)了房屋檔案管理的包容性、嚴(yán)整性及相對(duì)穩(wěn)定性。

1.1.1 按房屋管理工作層次及類(lèi)型分

中心房屋管理工作主要分為兩個(gè)部分：房屋資產(chǎn)管理及職工住房管理（圖1）。房屋資產(chǎn)管理，是針對(duì)土地、房屋及構(gòu)筑物的管理，屬于國(guó)有資產(chǎn)管理的一部分;職工住房管理是針對(duì)職工住房相關(guān)事宜的管理，包括職工住房登記、職工房改房、住房補(bǔ)貼、物業(yè)采暖補(bǔ)貼等，每項(xiàng)工作都涉及到職工及住戶(hù)的個(gè)人利益。中心房屋檔案依照房屋管理工作的層次及類(lèi)型進(jìn)行了第一、二、三級(jí)類(lèi)目的劃分（圖1），以便于檔案管理員根據(jù)檔案內(nèi)容快速定位進(jìn)行歸檔及查閱。

1.1.2 按年度分類(lèi)

房屋管理工作具有連續(xù)性，按年度開(kāi)展工作是房屋管理的一個(gè)特點(diǎn)。在中心房屋管理工作中，如職工住房補(bǔ)貼工作需完成年度預(yù)、決算編制及發(fā)放工作，形成對(duì)應(yīng)的房屋檔案第四級(jí)類(lèi)目——按年度進(jìn)行分類(lèi)，使檔案管理?xiàng)l理化、系統(tǒng)化，便于查閱。

1.1.3 按地域分類(lèi)

中心部分房屋檔案按房屋地域特征進(jìn)行第四級(jí)類(lèi)目分類(lèi)，如房屋資產(chǎn)基本信息檔案、房改房購(gòu)房協(xié)議檔案等。地域分類(lèi)依次按照小區(qū)、樓棟、單元?dú)w檔。房屋檔案的數(shù)量、利用量均高于普通檔案，按地域進(jìn)行分類(lèi)可以很大程度上提高查閱速率。

1.2 房屋檔案歸檔情況

中心房屋管理工作及房屋檔案歸檔工作負(fù)責(zé)部門(mén)多次發(fā)生變化，工作職能及范圍發(fā)生調(diào)整，其形成的文件材料內(nèi)容隨之發(fā)生變化，原歸檔范圍有許多不能適應(yīng)新的情況;同時(shí)檔案歸檔存在滯后性，機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員流動(dòng)，檔案交接不順暢，造成檔案未歸檔現(xiàn)象。現(xiàn)階段，中心房屋檔案歸檔逐步完善，現(xiàn)形成的房屋檔案隨時(shí)進(jìn)行歸檔;未歸檔的房屋檔案按照“需求—查閱—復(fù)印—重新建檔”的思路進(jìn)行重新建檔，逐步補(bǔ)充現(xiàn)有房屋檔案。

1.3 存檔期限情況

房屋檔案是房產(chǎn)部門(mén)在管理過(guò)程中直接形成的歷史記錄，是中心房產(chǎn)管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)，在產(chǎn)權(quán)歸屬、規(guī)劃建設(shè)、司法仲裁、解決糾紛等工作中起著重要的作用，故中心房屋檔案的保存時(shí)間均為永久。

1.4 房屋檔案電子信息化情況

隨著檔案電子信息化的發(fā)展，中心部分房屋檔案實(shí)現(xiàn)了電子信息化管理。借助資產(chǎn)管理系統(tǒng)、中央在京機(jī)關(guān)職工房屋管理系統(tǒng)、中央在京機(jī)關(guān)職工住房補(bǔ)貼預(yù)決算系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)了部分房屋檔案電子信息化管理。

2? 房屋檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案完整性、準(zhǔn)確性難以確保

房屋檔案來(lái)源多樣，數(shù)據(jù)、資料的收集難度大，如職工住房情況登記表，部分職工填寫(xiě)意愿低、配合度低，造成職工住房情況登記表的缺失或內(nèi)容準(zhǔn)確性降低;面對(duì)多樣化的個(gè)體，導(dǎo)致溝通及控制成本邊際效應(yīng)劇增;此外，中心未建立統(tǒng)一的檔案管理原則及標(biāo)準(zhǔn)，房屋管理部門(mén)機(jī)構(gòu)設(shè)置多次發(fā)生變化，其形成的檔案內(nèi)容也隨之發(fā)生了變化，難以確保檔案的完整性及準(zhǔn)確性。（表1）

2.2 管理制度不完善

目前關(guān)于國(guó)家事業(yè)單位房屋檔案管理專(zhuān)門(mén)性的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)有《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》（建設(shè)部令第101號(hào)）、《中央國(guó)家機(jī)關(guān)房地產(chǎn)檔案管理辦法》（國(guó)管房地〔2007〕24號(hào)）等。盡管上述法規(guī)為房屋檔案管理提供了參考標(biāo)準(zhǔn)，但在實(shí)踐過(guò)程中可操作性及執(zhí)行性仍有待提高。其一，房屋管理不僅限于房地產(chǎn)檔案管理，還包括職工住房相關(guān)補(bǔ)貼檔案，未有可參照的相關(guān)管理制度來(lái)規(guī)范檔案管理，增加了房屋檔案管理的難度;其二，實(shí)踐中房屋檔案管理分類(lèi)方式較為混亂，出現(xiàn)一份檔案多次歸檔的現(xiàn)象，造成檔案信息冗余，未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，按照房屋檔案分類(lèi)類(lèi)目進(jìn)行歸檔。

2.3 管理模式落后

中心房屋檔案為紙質(zhì)保存，導(dǎo)致檔案防蟲(chóng)、防潮工作量大幅度增加，以防對(duì)中心房屋檔案造成破壞;同時(shí)，紙質(zhì)保存加大了查閱有效信息的難度，不利于借閱者的查詢(xún)。中心部分房屋檔案借助市場(chǎng)上多種系統(tǒng)進(jìn)行分模塊電子信息化管理，未建立統(tǒng)一房屋檔案管理系統(tǒng)，將房屋檔案系統(tǒng)地進(jìn)行電子化歸檔管理。

2.4 管理人員業(yè)務(wù)能力滯后

中心房屋檔案由非專(zhuān)業(yè)人士負(fù)責(zé)，檔案管理經(jīng)驗(yàn)的缺少導(dǎo)致在實(shí)踐過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)管理問(wèn)題：一是工作人員無(wú)檔案管理意識(shí)，造成檔案歸檔不完整，不及時(shí)歸檔;二是工作人員檔案素質(zhì)普遍不高，導(dǎo)致檔案分類(lèi)不規(guī)范，歸檔混亂等現(xiàn)象。

3? 加強(qiáng)房屋檔案管理的對(duì)策

3.1 建立健全中心房屋檔案管理制度

建立健全中心房屋檔案管理制度是強(qiáng)化中心房屋檔案管理的重點(diǎn)。房屋檔案管理，嚴(yán)格按照《檔案法》、《中央國(guó)家機(jī)關(guān)房地產(chǎn)檔案管理辦法》（國(guó)管房地〔2007〕24號(hào)）要求，結(jié)合中心房屋管理實(shí)際情況，積極制定房屋檔案管理的規(guī)章制度，明確房屋檔案管理人員的權(quán)利及職責(zé)。同時(shí)，制定統(tǒng)一的房屋檔案管理標(biāo)準(zhǔn)[2]，嚴(yán)格規(guī)范房屋檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)，如：收集環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)等[3]，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理，使各環(huán)節(jié)工作實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)和統(tǒng)一[4]。此外，建立相應(yīng)的監(jiān)管體制及獎(jiǎng)懲機(jī)制，調(diào)動(dòng)工作人員積極性。

3.2 加強(qiáng)中心房屋檔案電子化建設(shè)

加強(qiáng)中心房屋檔案電子化建設(shè)是強(qiáng)化中心房屋檔案管理的手段。隨著科技的不斷發(fā)展，配置或更新計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，以購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的形式將中心現(xiàn)有房屋檔案以數(shù)據(jù)的形式建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理，有利于加強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)，為信息檢索提供便捷條件[5]。同時(shí)，逐步構(gòu)建中心房屋檔案管理系統(tǒng)，解決房屋檔案由多個(gè)系統(tǒng)分別管理的現(xiàn)況，做到管控有力、安全可靠[6]。通過(guò)信息化管理實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，在數(shù)據(jù)安全的前提下提高工作效率。

3.3 實(shí)行中心房屋檔案管理外包戰(zhàn)略

實(shí)行中心房屋檔案管理外包戰(zhàn)略是強(qiáng)化中心房屋檔案管理的策略?！皩?zhuān)業(yè)事情交給專(zhuān)人的人去做”，借助市場(chǎng)資源和外部力量，實(shí)行中心房屋檔案管理外包戰(zhàn)略。通過(guò)咨詢(xún)外包服務(wù)、專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)論證制定符合中心實(shí)際情況的管理制度體系及標(biāo)準(zhǔn)化流程。同時(shí)依托市場(chǎng)服務(wù)，完成房屋檔案電子化、檔案整理、鑒定、歸檔，提高工作效率，節(jié)約成本[7]。

3.4 提高中心房屋檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

提高中心房屋檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)是強(qiáng)化中心房屋檔案管理的基礎(chǔ)。檔案管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性、科學(xué)性的工作，需要檔案管理人員具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。因此，一方面中心應(yīng)該加強(qiáng)現(xiàn)有房屋檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、邀請(qǐng)專(zhuān)家講學(xué)等方式，提高工作人員的檔案管理水平;同時(shí)房屋管理工作政策性強(qiáng)[8]，房屋檔案管理員應(yīng)該發(fā)揮自身主動(dòng)性，關(guān)注房屋管理相關(guān)政策制度，了解中心房屋檔案的需求。另一方面，落實(shí)相應(yīng)的監(jiān)督管理、績(jī)效考核制度，樹(shù)立工作人員的責(zé)任心，提高檔案管理的重視程度，充分調(diào)動(dòng)其積極性。

4? 結(jié)語(yǔ)

房屋檔案管理工作在國(guó)家事業(yè)單位的規(guī)劃發(fā)展、職工個(gè)人權(quán)益的保障中起著關(guān)鍵性作用。做好房屋檔案管理，從實(shí)踐視角下探討如何建立健全具有較強(qiáng)執(zhí)行力的房屋檔案管理制度、如何建設(shè)安全統(tǒng)一的房屋檔案系統(tǒng)、如何提高房屋檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，提出合理的應(yīng)對(duì)措施，達(dá)到房屋檔案的精細(xì)化管理，逐步實(shí)現(xiàn)信息化，仍是我們之后需要探討的課題。

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