醫(yī)院綜合檔案運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)新模式管理探討

摘要：目前，國家大力推廣醫(yī)療改革，這也使醫(yī)院的管理和工作模式產(chǎn)生了新的變化，其中醫(yī)院管理工作的重要一部分就是檔案管理，對醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的意義。在我國信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，將檔案管理進(jìn)行信息化管理能夠有效降低人力成本，使管理效率提高，使信息化管理的便捷高效促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。本文研究了信息化檔案建設(shè)和管理方法，提出了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)和管理的建議，以期能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平提高。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案;信息技術(shù);檔案管理

中圖分類號(hào)：R197.3;G270.7????????????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收稿日期：2020-05-11

作者簡介：邱晨（1993-?），女，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。

隨著我國信息技術(shù)水平的不斷發(fā)展，信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的方便快捷逐漸被各個(gè)行業(yè)應(yīng)用，也有更多的企業(yè)開始對檔案進(jìn)行信息化管理，通過信息化模式對檔案資源進(jìn)行共享和完善管理顯示出了更多的優(yōu)勢。醫(yī)院的綜合檔案屬于醫(yī)院歷史發(fā)展過程中記錄歷史的重要資料，需要對綜合檔案信息進(jìn)行妥善管理。醫(yī)院信息化檔案的信息化管理是我國當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的必然趨勢，也能夠使檔案管理的工作流程變得更加優(yōu)化，使管理效率得到有效提高，同時(shí)也能使相關(guān)的人力成本和管理成本降低。在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的大背景下，醫(yī)院也應(yīng)該進(jìn)行服務(wù)模式上的創(chuàng)新和探索，還應(yīng)提升對公眾的法制化的認(rèn)知，對醫(yī)院檔案的管理進(jìn)行信息化建設(shè)，也是為了貫徹和執(zhí)行我國的醫(yī)療制度改革和相關(guān)方針政策的保障，這也能夠使我國的醫(yī)院能夠有更加健康的管理體制，也是使醫(yī)院更加穩(wěn)定長久發(fā)展的條件。本文就探討了醫(yī)院在進(jìn)行綜合檔案管理過程中利用數(shù)字信息化技術(shù)的模式。

醫(yī)院的綜合檔案涉及類型比較繁雜，其中包括了日常管理與醫(yī)療工作中形成的各種文件、賬簿、報(bào)表、圖紙論文著作、光盤錄像、會(huì)議記錄等各種相關(guān)的資料或者載體文件，這些文件真實(shí)的記錄和反映了醫(yī)院的工作日常，也同時(shí)反映著醫(yī)院運(yùn)營中的各種信息，是醫(yī)院在長期發(fā)展過程中必不可少的參考資料，因此，應(yīng)該重點(diǎn)對醫(yī)院的綜合檔案進(jìn)行管理，還應(yīng)該使這些穩(wěn)定更加方便的被調(diào)取使用。所以，對檔案的完善管理和應(yīng)用能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)者的決策起到參考作用，還能夠促使醫(yī)院獲得更好的發(fā)展[1]。

1完善檔案信息管理制度

長久以來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式一直給文檔的調(diào)取使用增加了很大難度，大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)闆]有意識(shí)到信息化管理的重要性，缺乏發(fā)展性的思維，使得相關(guān)的專業(yè)高素質(zhì)管理人員沒有得到重視，所以也導(dǎo)致了醫(yī)院的綜合檔案信息化管理水平的滯后。面對這種情況，應(yīng)該首先轉(zhuǎn)變醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)工作人員的落后思想，使他們更加詳細(xì)的了解信息化檔案管理對醫(yī)院未來發(fā)展的意義，使醫(yī)院能夠及時(shí)配備齊全的硬件設(shè)施，使信息化的管理能夠在這些良好的操作平臺(tái)上發(fā)揮作用。此外，應(yīng)該整合原有的紙質(zhì)檔案，還應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是醫(yī)院的數(shù)字化建設(shè)能夠持續(xù)進(jìn)行，最終能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理，為信息資源的高效率應(yīng)用能夠提供更好的條件。醫(yī)院應(yīng)該配備信息化檔案管理的設(shè)備，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)該重視與本院的實(shí)際情況相契合的規(guī)章制度，并且能夠根據(jù)檔案管理的使用模式，對綜合檔案管理的制度章程進(jìn)行不斷的完善和更新，使這些制度能夠更加的科學(xué)化，使其能夠有效地發(fā)揮作用，應(yīng)該同時(shí)關(guān)注到醫(yī)院的日常工作和管理實(shí)際，還應(yīng)當(dāng)使制度規(guī)范更加有效的實(shí)施，在實(shí)際操作過程能夠結(jié)合實(shí)際達(dá)到效果，能夠使醫(yī)院的各個(gè)部門、各科室醫(yī)護(hù)人員能夠與檔案管理部門互相配合，達(dá)到有效的溝通，發(fā)揮不同部門的優(yōu)勢，使檔案信息能夠得到及時(shí)的更新，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)也能及時(shí)的補(bǔ)救[2]。在信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，同時(shí)應(yīng)該關(guān)注醫(yī)療領(lǐng)域和醫(yī)院人員的論文著作及研究成果，使檔案數(shù)據(jù)庫里面的內(nèi)容能夠不斷充實(shí)，管理人員還應(yīng)該保持自身的不斷學(xué)習(xí)，提高個(gè)人的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平，使醫(yī)院的信息化檔案系統(tǒng)的管理水平和質(zhì)量能夠與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新。還應(yīng)該整合醫(yī)院內(nèi)部的各方面的信息，使決策者能夠參考醫(yī)院內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷。醫(yī)院的檔案管理制度的科學(xué)和完善能夠使醫(yī)院管理更加規(guī)范，也可以使內(nèi)部的工作更加有章可循，收集信息的渠道更加持續(xù)正規(guī)，使得檔案信息系統(tǒng)也更加的完善，資料的使用效果也更好，能夠?yàn)獒t(yī)院的長久發(fā)展創(chuàng)造更好的條件。

2使傳統(tǒng)檔案管理和信息化檔案管理雙重管理優(yōu)化

傳統(tǒng)檔案的管理模式存在許多不足之處，其管理方式非常煩瑣，使其相應(yīng)的管理效率也更低，管理水平和管理質(zhì)量也參差不齊，大部分的管理工作都依靠人員的經(jīng)驗(yàn)，沒有專業(yè)的培訓(xùn)指導(dǎo)，還存在著使用設(shè)備和工作方法落后的缺陷，其中使用的封閉式管理或者半封閉式的管理模式存在效率低下的情況，也使得工作人員在對信息整合和使用過程中的工作過于煩瑣而力不從心。所以，應(yīng)當(dāng)及時(shí)彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理顯示出的缺陷，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)信息化檔案管理的建設(shè)工作，同時(shí)也應(yīng)該發(fā)揮傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)物保存的優(yōu)勢，重點(diǎn)應(yīng)該放在把檔案進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化的工作中來，最后傳統(tǒng)的實(shí)物管理能夠與信息化管理雙重管理，使其都能發(fā)揮出自身的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)雙重優(yōu)化[3]。如今，醫(yī)療改革以及國家的各種方針政策的改變都要求醫(yī)院能夠更好地進(jìn)行檔案管理工作，如今的檔案數(shù)量不斷增加，醫(yī)院在管理過程中也需要更多的信息資源，這也要求信息檔案的質(zhì)量更高，在這樣的條件下，通過主要進(jìn)行信息化管理其次進(jìn)行實(shí)物管理，兩種模式同時(shí)進(jìn)行綜合檔案的管理是醫(yī)院應(yīng)該面對挑戰(zhàn)時(shí)必須具備的能力。實(shí)物檔案使實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，在信息化的過程中，也需要做好傳統(tǒng)實(shí)物檔案的管理工作，以便能夠在實(shí)物的技術(shù)上二次加工錄入信息系統(tǒng)。在檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)該建立起一個(gè)科學(xué)、高效的信息檔案管理體系，再加上計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢給實(shí)物資料進(jìn)行分析整合，同時(shí)建立共享平臺(tái)，使用檢索工具，使醫(yī)院能夠更好地利用這些信息資源。也能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)統(tǒng)醫(yī)院之間的信息交換和資源交流。

3配備高素質(zhì)人員進(jìn)行信息檔案建設(shè)

相比于傳統(tǒng)的管理工作，信息化檔案管理的工作要求要更高，需要相關(guān)人員具備涉及信息化檔案管理的職業(yè)素質(zhì)和技能。因此，醫(yī)院應(yīng)該對信息化檔案管理工作人員嚴(yán)格選拔，注重對專業(yè)技能和職業(yè)道德的考核，以備能夠?yàn)樾畔⒐芾淼倪\(yùn)行更加高效提供保障。管理人員的專業(yè)性不僅體現(xiàn)在能夠具有先進(jìn)的信息管理意識(shí)，還應(yīng)該知道信息業(yè)務(wù)檔案管理，具有復(fù)合型人才的特殊需求。此外，還應(yīng)該具有信息化檔案管理需要的一些技術(shù)技能，還應(yīng)能夠完成對信息資源的高效整合和開發(fā)利用。同時(shí)應(yīng)該做好傳統(tǒng)的實(shí)物檔案管理，還能對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)，能使數(shù)據(jù)庫資源更加豐富，也應(yīng)該關(guān)注服務(wù)水平，使其能夠得到質(zhì)量和水平的提高，能夠給醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療工作者提供更有針對性的服務(wù)，使服務(wù)更具個(gè)性化。信息化服務(wù)在建設(shè)過程中，同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)對管理系統(tǒng)功能的深層開發(fā)，還應(yīng)該設(shè)置專門人員進(jìn)行調(diào)試升級(jí)，以備在醫(yī)院的發(fā)展過程中，為實(shí)現(xiàn)全盤的信息化提供實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和運(yùn)行平臺(tái)，使其在原來工作中存在的股利不聯(lián)網(wǎng)和本位主義的情況得到遏制，在嚴(yán)格的權(quán)限管理模式下能夠?qū)n案信息進(jìn)行分層次的開放。通過使醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)得更加完善，能夠使醫(yī)院檔案類的工作辦事效率有效提高，還可以降低人力成本，使信息資源的使用效率更高，也使傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的問題得到了解決，使醫(yī)院的綜合檔案管理及各項(xiàng)工作都能流暢運(yùn)行[4]。

4檔案信息化管理應(yīng)注意的問題

檔案的信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理模式存在很大不同，在操作中有很多特殊的方法。比如信息系統(tǒng)的運(yùn)行，應(yīng)該進(jìn)行定期的調(diào)試和檢查，否則會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)故障，最終導(dǎo)致所有數(shù)組和的信息資源受損。檔案中存在一些需要保密的黨政、人事、科研等資源，應(yīng)該提前做好網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，利用設(shè)置訪問權(quán)限、加密設(shè)置以及文件鎖等方式進(jìn)行保護(hù)，確保加密文件的安全。信息檔案在管理過程中還應(yīng)當(dāng)注意一些程序和認(rèn)證等問題，檔案部門應(yīng)該提前進(jìn)行溝通申報(bào)，保障材料的合法有效。醫(yī)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)同事應(yīng)該定期檢查信息化檔案的工作，考核信息化進(jìn)度，保障檔案的信息化建設(shè)更加完整和保密，還應(yīng)該對相關(guān)的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平，同事應(yīng)進(jìn)行績效考核，保證各項(xiàng)管理工作穩(wěn)定運(yùn)行。

5結(jié)語

在科技不斷發(fā)展進(jìn)步下，醫(yī)院運(yùn)營模式也逐漸走向了信息化，其中醫(yī)院綜合檔案的信息化管理也是其中的重要內(nèi)容，其應(yīng)用能夠?yàn)獒t(yī)院提供更好的運(yùn)營服務(wù)。在我國醫(yī)改發(fā)展的背景下，應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，積極創(chuàng)新探索，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)行信息化建設(shè)。

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Abstract： At present， the country is vigorously promoting medical reforms， which has also brought about new changes in hospital management and working models. Among them， an important part of hospital management is file management， which has important significance for the long-term development of hospitals. On the basis of the continuous development of my country's information technology， information management of file management can effectively reduce labor costs， improve management efficiency， make information management convenient and efficient and promote the development of hospitals. This paper studies the construction and management methods of informatization?archives， and puts forward suggestions on the construction and management of informatization?of hospital archives， in order to promote the improvement of hospital archives management.

Key?words： Comprehensive hospital archives; Information technology; Archive management