談民辦本科院校教務(wù)管理工作質(zhì)量的提升

梁霏霏 張清花

摘? ? 要： 時代瞬息萬變，高等教育的不斷發(fā)展給教務(wù)管理工作帶來了問題，如何提高高等教育階段教學(xué)管理工作質(zhì)量，提高工作效率效能，顯得十分重要。本文針對教務(wù)管理工作現(xiàn)狀及特點，以民辦高校發(fā)展實際為出發(fā)點，對教務(wù)管理工作中存在的問題進行剖析，提出改善新時期民辦本科院校教務(wù)管理工作質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞： 民辦本科? ? 高校教務(wù)管理? ? 教學(xué)質(zhì)量管理

工作的有序，工作步驟的順利開展，是高校教學(xué)工作高效進行的重要條件。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，帶來了教育體制的不斷變革，教務(wù)管理工作質(zhì)量的改善及制度的變革，將大大影響我國高等教育的發(fā)展。民辦高校作為我國高等教育不可或缺的重要部分，對教育發(fā)展起著重要作用。民辦高校教務(wù)管理工作是保障高校教學(xué)活動正常運作的重要條件，科技、經(jīng)濟、文化不斷進步，使高等教育快速發(fā)展成為當(dāng)前發(fā)展主題。一系列變化給高校教務(wù)管理工作有序、高效開展帶來問題，例如高等學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴張，學(xué)生數(shù)量不斷增多，教學(xué)模式日漸多樣化等，運用怎樣的教務(wù)管理工作方式能促進教務(wù)管理工作有序高效地開展，是教務(wù)管理人員需要考慮的關(guān)鍵問題。

一、教務(wù)管理工作概述

以山東華宇工學(xué)院為例，山東華宇工學(xué)院教務(wù)管理工作實行二級管理制度，即由分管教學(xué)的校領(lǐng)導(dǎo)主管下的教務(wù)處及分管教學(xué)的二級學(xué)院院長助理共同合作完成。為高效率、高質(zhì)量地維持學(xué)校教育教學(xué)等工作順利開展，教務(wù)管理部門即教務(wù)處作為維持學(xué)校教學(xué)秩序的指揮中心，對全校教育教學(xué)工作進行宏觀指導(dǎo)與組織開展。目前，學(xué)校教務(wù)處的職能主要為教學(xué)研究和教學(xué)建設(shè)管理、教學(xué)運行管理、學(xué)籍考務(wù)管理、實踐教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估等工作，包括專業(yè)人才培養(yǎng)方案的組織制訂、課程教學(xué)大綱的組織編寫、新專業(yè)的申報建設(shè)、教學(xué)計劃的管理、課表的編排、教師的調(diào)停課、教材的訂購、教學(xué)資料的收集與歸檔、畢業(yè)論文相關(guān)工作、實踐活動的安排、實踐場所統(tǒng)籌、實踐基地建設(shè)、學(xué)生實習(xí)管理、畢業(yè)及學(xué)分審核、學(xué)生注冊、學(xué)籍異動管理、考務(wù)工作等。教務(wù)管理工作是一項極其繁重又非常復(fù)雜的工作，需要有完善的且具有一定目的及計劃、高效及創(chuàng)新能力的組織機構(gòu)保障運行。

二、民辦本科院校教務(wù)管理工作現(xiàn)狀

（一）教務(wù)管理工作人員綜合素質(zhì)不高。

教務(wù)管理人員的個人綜合素質(zhì)存在較大差異，其中部分工作人員雖為高學(xué)歷，但是缺乏系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)，未接受過管理工作方面的主題培訓(xùn)，致使接受相關(guān)工作后對業(yè)務(wù)不熟練。目前情況是大部分均為先上崗后學(xué)習(xí)，上崗后通過不斷實踐慢慢摸索，積累經(jīng)驗。造成工作效率低下，可能會多走彎路。另外，由于缺少崗前培訓(xùn)，造成對學(xué)校各項規(guī)章制度不了解，給工作帶來不便，無從下手。另有部分工作人員學(xué)歷較低，無論是在理論知識方面還是實際工作上手等方面，都帶來了阻礙。依據(jù)學(xué)校實際情況，學(xué)校教務(wù)管理人員職稱方面存在不足，新進人員由于多為剛畢業(yè)的研究生或大學(xué)生，因此職稱較低。此外，老員工職稱也不高，給工作開展、綜合素質(zhì)提高帶來困難。隨著時代進步，為適應(yīng)社會發(fā)展，提高信息化水平，優(yōu)化工作流程，提高工作效率，大都引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)協(xié)助完成工作，給學(xué)歷較低和年齡較大的一部分管理人員帶來困難，他們學(xué)習(xí)和使用信息系統(tǒng)及軟件的能力相對薄弱，降低工作效率。

其次，教務(wù)管理人員能力不均衡，由于學(xué)習(xí)背景等的差異，在能力和專業(yè)技能方面具有一定的缺陷，使工作上手進度緩慢，不利于工作開展。同時，學(xué)校針對教務(wù)管理工作的專項人員培訓(xùn)缺乏，無法為教務(wù)管理工作人員的工作開展提供較多幫助。同時，由于生活瑣事對時間和精力的消耗，使他們很難抽出時間學(xué)習(xí)和進修，提高個人的工作能力，適應(yīng)工作的需要。這一系列問題都造成教務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)難有明顯提高，難以保證學(xué)校教學(xué)目標(biāo)的實現(xiàn)。

（二）人員流動性較強，教學(xué)管理隊伍不穩(wěn)定。

學(xué)校教學(xué)規(guī)模大，工作內(nèi)容繁雜，加上學(xué)校多學(xué)歷層次的特點，使教務(wù)處的工作開展面臨較多障礙，而育人工作往往需要面面俱到，因此教務(wù)管理人員壓力很大，加之教育成果展現(xiàn)的滯后性，使教務(wù)管理人員很難看到直接性的工作成果。另外，對于教務(wù)管理工作人員的較低關(guān)注度，例如幫助制訂職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，在薪資待遇、崗位晉升、職稱提升等方面給予較少支持和幫助，進一步降低了其工作的積極性，造成了人才的流失，一是不利于工作的高效改進，二是頻繁變動的工作人員之間需要時間磨合，彼此配合度不高，造成了時間的浪費、精力的過度消耗，使工作質(zhì)量和效率難以提高，甚至拉低。此外，二級學(xué)院教務(wù)管理人員存在人員數(shù)量配置不足、崗位與能力不匹配的現(xiàn)象。另外，由于離職、晉升、換崗等一系列原因帶來的工作崗位調(diào)整和人員更替，致使相關(guān)人員缺乏經(jīng)驗，工作上手速度較慢，不僅給二級學(xué)院教務(wù)管理工作帶來困難，還給學(xué)校教務(wù)管理部門工作開展帶來障礙，不利于學(xué)校與二級學(xué)院之間的合作溝通，給整個學(xué)校的教學(xué)工作順利推進帶來阻礙。

（三）創(chuàng)新意識欠缺，科研水平不高。

教務(wù)管理人員工作任務(wù)重，工作內(nèi)容煩瑣，承擔(dān)的工作量較大，大部分負責(zé)教務(wù)管理的工作人員都是遵照上一級的指示完成工作，成為流程中的一個環(huán)節(jié)，缺乏獨立思考和系統(tǒng)思考的能力。同時，大部分工作依據(jù)過去熟悉的方法去做，因循守舊，缺乏創(chuàng)造性。加之工作本身強流程、強過程的特點，更難以在工作中尋找新的思路和方法，大都抱著不求有功、但求無過的心理，久而久之，上進心變?nèi)?，大部分人員缺乏推陳出新、銳意進取的勇氣，阻礙高校教務(wù)管理工作的開展，給學(xué)校教育教學(xué)工作的推進帶來不良影響。

（四）工作量大，任務(wù)繁重。

隨著高校學(xué)生人數(shù)日漸增多，給教務(wù)管理工作的開展帶來更多困難，工作量大，任務(wù)繁重。由于管理工作與教學(xué)質(zhì)量掛鉤，學(xué)校教學(xué)的一些綱領(lǐng)性文件例如人才培養(yǎng)方案的編制等，需要教務(wù)處進行研究并最終確定，影響整個學(xué)校高等教育目標(biāo)實現(xiàn)，可謂重要之至，責(zé)任重大。此外，從學(xué)生日常上課考勤，到學(xué)生課上學(xué)習(xí)效果和成績考務(wù)管理，到學(xué)生學(xué)籍管理、上課排課及考試成績管理、錄入等，都需要教務(wù)管理部門負責(zé)執(zhí)行。教務(wù)管理人員需要面對的問題多且雜，需要相關(guān)管理人員及時協(xié)調(diào)處理，才能確保工作正常運行。但是，由于部分教務(wù)管理人員不能很好地適應(yīng)當(dāng)前信息時代的辦公自動化，對辦公系統(tǒng)及軟件使用存在能力障礙，導(dǎo)致相關(guān)工作推進速度緩慢。

三、提高教務(wù)管理工作質(zhì)量的策略

（一）完善培訓(xùn)機制，提高綜合素質(zhì)。

學(xué)校應(yīng)有組織計劃地對教務(wù)管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，崗前、崗內(nèi)培訓(xùn)均按計劃執(zhí)行，合理安排。采用“內(nèi)培”與“外培”相結(jié)合的形式，“內(nèi)培”例如制訂詳細的崗前培訓(xùn)工作方案并組織實施、校內(nèi)選拔優(yōu)秀教師進行公開示范課、邀請其他高校專家教授來校開展講座、通過網(wǎng)絡(luò)直播教室在校內(nèi)開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，“外培”例如組織教師寒暑假期間參加實踐訪學(xué)、組織參與省教育廳舉辦的省級示范性培訓(xùn)、組織部分教師到國內(nèi)頂尖大學(xué)進行訪學(xué)等，同時提供國外學(xué)習(xí)交流機會，到教育發(fā)達的國家汲取先進的管理經(jīng)驗和工作做法。制訂一套培訓(xùn)機制，對每次培訓(xùn)的前、中、后進行嚴格把控，例如周密的培訓(xùn)計劃、認真的培訓(xùn)學(xué)習(xí)態(tài)度考核、培訓(xùn)結(jié)束后的心得體會分享及總結(jié)等，組織培訓(xùn)時，真正達到培訓(xùn)學(xué)習(xí)效果，應(yīng)用到實際工作中，落到實處。

（二）健全人員管理及激勵制度，提高工作積極性。

高校教務(wù)管理工作繁雜、工作量大，付出與回報不成正比，打擊人員工作的積極性，高校應(yīng)本著公平性、真實性、合理性、有效性等原則，優(yōu)化完善薪酬機制，重視績效的考核結(jié)果，依據(jù)工作績效給予適當(dāng)合理的獎勵，以調(diào)動積極性，完善員工個人提升的培訓(xùn)機制，鼓勵員工在職考研考博，重視個人提升，從而反哺工作;鼓勵員工的自我成長，引導(dǎo)大家學(xué)習(xí)、讀書、讀好書，員工購買圖書的費用單位可給予一定比例的經(jīng)費支持;職稱評定方面，本著合理公平的原則，及時高效地鼓勵員工完成個人的職稱提升;對于學(xué)校教務(wù)管理工作人員中的老員工，給予較多關(guān)注，了解老員工的一些想法，在能力提高活動方面向老員工傾斜，新老共同提升和進步。

（三）加強工作指導(dǎo)，增強創(chuàng)新意識。

人們在接觸新鮮事物及未接觸過的事情時會因為不熟悉，有陌生感而產(chǎn)生一定的抵觸情緒，也不愿意改變思想、改變行為等，容易產(chǎn)生因循守舊的心理，對工作開展、創(chuàng)新能力提高非常不利，時代在進步，創(chuàng)新意識的增強，將給個人乃至單位帶來較大影響。對此，學(xué)校應(yīng)為員工提供更多指導(dǎo)，有針對性地開展培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變思想認識。需要教師經(jīng)常主動參與學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，從持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)過程中提高素養(yǎng)，改變不良習(xí)慣，改變心理抵觸情緒，變?yōu)橄矚g接受新的挑戰(zhàn)，這樣的心理有助于教師快速學(xué)習(xí)新的工作手段和工作方法，從而高效完成工作任務(wù)。

（四）加強教務(wù)管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)高效工作。

教務(wù)管理信息化建設(shè)工作是一項長期而系統(tǒng)的工程，需要學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和廣大教職員工的配合與支持，面對科技發(fā)展和社會進步給各行業(yè)帶來的機遇與挑戰(zhàn)，以及近年來高等教育的快速發(fā)展，加之教務(wù)管理工作的精準(zhǔn)、高效等特性，努力學(xué)習(xí)和使用新的教務(wù)管理系統(tǒng)，更新個人的教育理念，對信息化引入工作流程，高效完成工作十分重要。

另外，加強信息化管理，建立高效的教務(wù)管理工作信息化平臺，努力提高工作效率。首先，教務(wù)工作系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)當(dāng)較為簡化，利于操作使用，不需在學(xué)習(xí)系統(tǒng)本身的操作上過于消耗精力。為學(xué)生設(shè)置方便的學(xué)生端，可以自由查詢所需信息。同時，該教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)能保持一定的穩(wěn)定性和安全性，對過去的工作記錄、教學(xué)數(shù)據(jù)永久保存，一旦發(fā)生人員變動，不至于給工作銜接造成困難。

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項目：山東華宇工學(xué)院2019年度教育教學(xué)改革研究項目《教學(xué)管理中存在的問題及策略研究——以山東華宇工學(xué)院為例》結(jié)項成果。項目編號：2019JG53。