現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對(duì)策研究

田慧

【摘? 要】論文重點(diǎn)研究現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題，并提出了解決對(duì)策。論文結(jié)合現(xiàn)代人事檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)不斷完善檔案管理制度、全面落實(shí)責(zé)任管理制度、及時(shí)迅速歸檔檔案材料、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)這四方面進(jìn)行深入探索和分析，希望可以有效提高現(xiàn)代人事檔案管理工作的有效性。

【Abstract】This paper mainly studies the problems existing in modern personnel archives management and puts forward solving countermeasures. Combining with the current situation of modern personnel archives management， this paper makes an in-depth exploration and analysis on the following four aspects： continuously improving the archives management system， comprehensively implementing the responsibility management system， making the archives timely and quickly archived， and strengthening the training for personnel engaged in archives management， hoping to effectively improve the effectiveness of modern personnel archives management work.

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代人事檔案管理;人力資源;對(duì)策

【Keywords】modern personnel archives management; human resources; countermeasures

【中圖分類號(hào)】G270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）05-0008-02

1 引言

在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的內(nèi)容，記載了企業(yè)員工獎(jiǎng)勵(lì)懲罰、思想品質(zhì)、工作狀態(tài)、學(xué)習(xí)狀態(tài)等內(nèi)容，為考核員工提供可靠的數(shù)據(jù)支撐，有助于提升人力資源管理水平。但在實(shí)際工作，由于受到多種因素的影響，人事檔案管理工作還存在一些問題，這不僅不利于人力資源的有效利用，并且也會(huì)影響到企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力的提升。想要有效改變這一現(xiàn)狀，企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)人事檔案管理理念和模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新和完善，進(jìn)而有效提升現(xiàn)代人事檔案管理效率，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

2 現(xiàn)代人事檔案管理的價(jià)值

在企業(yè)發(fā)展過程中，人事檔案管理工作是非常重要的，具有較為積極的作用和價(jià)值，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，人事檔案為記錄工作人員信息的重要載體，在招聘工作和管理工作開展時(shí)，企業(yè)能夠通過完善的人事檔案，進(jìn)一步掌握員工的工作能力與經(jīng)歷，使招聘人員與管理人員對(duì)員工有更加充分的了解。在具體管理中，科學(xué)管理人事檔案，能夠幫助管理人員選拔人才，按照其能力安排恰當(dāng)?shù)膷徫?，充分發(fā)揮人才潛能，提高企業(yè)管理工作的有效性。其次，在企業(yè)的不斷發(fā)展中，人事檔案還是保障員工利益的基本條件，員工退休、離職或者轉(zhuǎn)崗均需要檔案來展開操作，在員工工作中隸屬于原始憑證，在應(yīng)用中具備法律效力。

3 現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題

3.1 沒有給予現(xiàn)代人事檔案管理足夠的重視

相對(duì)而言，人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的枯燥性，有關(guān)人員對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不充分，與其他部門檔案管理工作的性質(zhì)與業(yè)績(jī)不同，致使管理人員出現(xiàn)消極的情緒。部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也未注意到人事檔案管理工作開展的重要性，因?yàn)闄n案管理技術(shù)性不強(qiáng)，只是單一地整理文件，記錄文字，因此，致使諸多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽略人事檔案管理工作，讓人事檔案管理工作水平停滯不前。

3.2 缺少先進(jìn)的檔案管理設(shè)施

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子信息化技術(shù)得到了廣泛運(yùn)用，現(xiàn)如今，電子檔案慢慢地代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，盡管紙質(zhì)檔案能夠詳細(xì)記錄企業(yè)人事情況，但是其存在一些缺點(diǎn)。例如，不能高效保存紙質(zhì)資料，受時(shí)間因素影響，以及閱覽次數(shù)的增多會(huì)讓紙張出現(xiàn)破損或者丟失的狀況。在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的背景下，人事檔案管理開始朝著信息化和網(wǎng)絡(luò)化方向前進(jìn)，但由于部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作不重視，導(dǎo)致檔案管理部門未實(shí)現(xiàn)信息化與網(wǎng)絡(luò)化，欠缺先進(jìn)設(shè)施，諸多人事記錄復(fù)印件與掃描件不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸，致使人事檔案管理工作欠缺準(zhǔn)確性。

3.3 檔案材料不齊全

相關(guān)調(diào)查顯示，部分人事檔案中缺少年度考核、履歷表、學(xué)歷和職稱材料等內(nèi)容。究其原因，主要有以下兩個(gè)方面，首先，沒有給予人事檔案足夠的重視，認(rèn)為部分表格已經(jīng)填寫很多次，最近幾年沒有較大變化，所以就沒有進(jìn)行填寫，并且部分人認(rèn)為有關(guān)職稱和學(xué)歷的材料，放在個(gè)人手中更加方便和安全;其次，人事檔案管理部門沒有及時(shí)收集回收檔案材料，部分工作人員是兼職的，并不是專業(yè)的，導(dǎo)致對(duì)方回收檔案資料，并沒有及時(shí)歸檔，進(jìn)而出現(xiàn)檔案資料缺失的問題。

3.4 檔案管理者的整體素養(yǎng)有待提升

諸多企業(yè)欠缺專業(yè)的人事檔案管理人員，通常從事檔案管理工作的人員也并未受過專業(yè)的培訓(xùn)，致使人事檔案整理歸檔過程中無法保障準(zhǔn)確性。同時(shí)，一些企業(yè)的人事檔案管理者未切實(shí)依據(jù)有關(guān)規(guī)定調(diào)出和轉(zhuǎn)接檔案資料，這便致使用人企業(yè)與其他企業(yè)無法展開協(xié)調(diào)，當(dāng)員工應(yīng)用檔案時(shí)，一些用人企業(yè)甚至讓員工調(diào)檔，如此會(huì)導(dǎo)致檔案管理規(guī)范性下降，甚至部分員工會(huì)在檔案上造假。總之，現(xiàn)代人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升。

4 解決現(xiàn)代人事檔案管理問題的對(duì)策

解決現(xiàn)代人事檔案管理問題的對(duì)策包括：不斷完善檔案管理制度、全面落實(shí)責(zé)任管理制度、及時(shí)迅速歸檔檔案材料、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，詳細(xì)內(nèi)容如下。

4.1 不斷完善檔案管理制度

在新時(shí)代背景下，想要有效提升人事檔案管理質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行不斷完善。人事檔案管理制度需要結(jié)合《人事檔案管理法》，遵循國(guó)家頒布的法律規(guī)定，進(jìn)而有效提升人事檔案管理的法制性、程序性、標(biāo)準(zhǔn)性。在實(shí)際工作中，需要嚴(yán)格根據(jù)管理活動(dòng)程序?qū)嵤?，把人事檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到人頭上，強(qiáng)化責(zé)任連帶作用，使檔案管理人員之間可以相互監(jiān)督，進(jìn)而有效提升其綜合素質(zhì)和政治覺悟。如果發(fā)生違法亂紀(jì)的問題，需要嚴(yán)厲懲罰，對(duì)其法律責(zé)任進(jìn)行追究。此外，企業(yè)可以創(chuàng)建人事檔案管理系統(tǒng)，把人事檔案管理和信息技術(shù)進(jìn)行充分融合，進(jìn)而有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

4.2 全面落實(shí)責(zé)任管理制度

若想提升企業(yè)人事檔案管理工作的規(guī)范性，需要全面實(shí)施責(zé)任追究制度，將人事檔案管理責(zé)任落實(shí)給個(gè)人。例如，在對(duì)檔案進(jìn)行分類管理時(shí)，若是出現(xiàn)混亂問題，會(huì)讓人事檔案資料無法得到有序閱覽，這時(shí)就要問責(zé)，追究有關(guān)責(zé)任人的相應(yīng)責(zé)任，并給予處罰。此外，企業(yè)還需要設(shè)置良好的檔案室，確保環(huán)境設(shè)施滿足檔案資料存儲(chǔ)要求，并設(shè)置有關(guān)防潮設(shè)備、防火設(shè)備、防蛀設(shè)備以及防光設(shè)備等，保證人事檔案管理工作的系統(tǒng)性、安全性以及真實(shí)性。

4.3 及時(shí)迅速歸檔檔案材料

在企業(yè)人事檔案管理工作中，應(yīng)創(chuàng)建完善的有關(guān)檔案材料收集和歸檔工作責(zé)任制度，利用重點(diǎn)收集和普遍收集相結(jié)合的形式，針對(duì)可以反映社會(huì)活動(dòng)真實(shí)記錄等方面的材料，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充到人事檔案管理工作中，進(jìn)而保證檔案可以真實(shí)、系統(tǒng)地反映個(gè)人的社會(huì)面貌，突出檔案的使用價(jià)值。

4.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

企業(yè)若想提升人事檔案管理水平與效率，需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，大力提升管理人員的綜合素養(yǎng)，強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)工作。首先，企業(yè)可以選擇專業(yè)能力較強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員展開人事檔案管理工作。與此同時(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況定期開展培訓(xùn)教育工作。其次，企業(yè)可以定期組織教育培訓(xùn)活動(dòng)，要求所有檔案管理人員參與，加強(qiáng)其專業(yè)能力，且使其充分領(lǐng)會(huì)人事檔案管理工作開展的重要性。再次，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核，鼓勵(lì)其學(xué)習(xí)前沿的管理手段，提高檔案管理人員的整體素養(yǎng)。最后，可以利用以老帶新的形式，豐富管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而使其具備獨(dú)立工作的能力，有效提升人事檔案管理的效率。

5 結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代人事檔案管理依舊存在些許問題，如欠缺對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理的重視、缺少先進(jìn)的檔案管理設(shè)施、檔案管理者的整體素養(yǎng)有待提升等。為了保證現(xiàn)代人事檔案管理工作的有效性，詳細(xì)分析上述問題非常關(guān)鍵，只有明確具體的原因，才可以知道從哪些方面著手進(jìn)行優(yōu)化，提升現(xiàn)代人事檔案管理的效率。立足上述問題，相關(guān)部門可以通過不斷完善檔案管理制度、全面落實(shí)責(zé)任管理制度、及時(shí)迅速歸檔檔案材料等方面，實(shí)現(xiàn)提升現(xiàn)代人事檔案管理工作有效性的目標(biāo)，為企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展提供有利條件。

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