試論檔案管理工作中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用

邱立珉

摘? ?要：檔案管理是企業(yè)的基礎(chǔ)性工程。引進(jìn)數(shù)字化的技術(shù)，對(duì)于提升管理的水平和質(zhì)量、更好地發(fā)揮檔案管理的重要價(jià)值有重要作用。在實(shí)踐中應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，切實(shí)做好數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用工作和問題反饋工作，這樣能使數(shù)字化技術(shù)更好地融合于檔案管理工作中，使企業(yè)檔案管理工作能夠適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;應(yīng)用

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，檔案管理辦公自動(dòng)化程度越來越高，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用成為一大趨勢(shì)。尤其是對(duì)于一些檔案管理規(guī)模比較大的企業(yè)來說，建設(shè)數(shù)字化電子檔案可以使檔案的利用效率大大提升，使其實(shí)際應(yīng)用更加便捷和迅速。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以在減少工作人員工作量的同時(shí)，使檔案管理工作更加有條理。

1? ? 當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.1? 管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升

對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來說，檔案管理工作在長(zhǎng)期發(fā)展的過程中，已經(jīng)形成了管理人員相對(duì)穩(wěn)定、管理工作相對(duì)穩(wěn)定的局面。但是，在新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景下，信息化技術(shù)獲得了更大的發(fā)展空間。這樣會(huì)導(dǎo)致一些管理人員專業(yè)素質(zhì)薄弱、思想意識(shí)滯后的問題凸現(xiàn)出來。由于企業(yè)檔案管理工作比較繁瑣，需要工作人員保持認(rèn)真的工作態(tài)度。如果工作人員不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，就會(huì)直接影響工作效率和企業(yè)的發(fā)展。

1.2? 數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用水平比較低

企業(yè)檔案管理屬于一項(xiàng)綜合性的工作，比較復(fù)雜和繁瑣。尤其是在具體的管理過程中，容易出現(xiàn)各種各樣的問題。如果管理人員不能夠及時(shí)、有效地做好信息的收集工作，那么就容易使檔案工作出現(xiàn)紕漏。檔案管理人員自身數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用水平和能力有限，采用的是傳統(tǒng)管理方式，這會(huì)嚴(yán)重影響數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)問題，甚至直接影響企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)。

1.3? 企業(yè)重視不足

企業(yè)檔案管理出現(xiàn)各種各樣的問題，究其根本在于企業(yè)對(duì)其重視程度不足。由于企業(yè)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，所以在經(jīng)費(fèi)預(yù)算上會(huì)比較少，這樣，在一定程度上會(huì)影響企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作。同時(shí)，檔案管理人員的薪資待遇較差，工作的態(tài)度和效率也就受到較大影響。缺乏必要的經(jīng)費(fèi)支撐，企業(yè)的檔案管理工作質(zhì)量和水平難以得到有效提升，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用難度會(huì)大大增加，檔案管理工作效率難以得到提高。

2? ? 如何更加有效地在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)

2.1? 做好檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃工作

對(duì)于企業(yè)來說，做好數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用工作對(duì)于企業(yè)檔案管理有非常重要的作用。企業(yè)應(yīng)該做好統(tǒng)籌規(guī)劃的工作，進(jìn)行合理的分配，有計(jì)劃地開展檔案數(shù)字化管理工作。首先，應(yīng)該對(duì)原始的檔案進(jìn)行有效的規(guī)劃、整理和分類，對(duì)于一些機(jī)密文件做好數(shù)字化加密處理。同時(shí)，應(yīng)該注重原始信息的完整性和健全性，保證數(shù)字檔案信息的安全性，避免檔案流失。最后，應(yīng)該做好各個(gè)部門的檔案信息的整理和資源分配工作，切實(shí)保證各類檔案在開展數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用后能夠順利歸檔，方便后期應(yīng)用。

2.2? 做好檔案室的建設(shè)和維護(hù)工作

對(duì)于數(shù)字化檔案來說，檔案室也應(yīng)該做好定期維護(hù)工作。檔案室具有一定的特殊性，應(yīng)該避免檔案出現(xiàn)流失的情況，盡力做好數(shù)字檔案儲(chǔ)存的保障措施。對(duì)于數(shù)字化檔案來說，應(yīng)該安排專人做好定期維護(hù)檢查工作，做好檢修的記錄工作，切實(shí)保證在第一時(shí)間消除各種安全隱患，防止數(shù)字檔案出現(xiàn)丟失的情況。

2.3? 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在企業(yè)檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，還應(yīng)該注重檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升工作。當(dāng)前，許多檔案管理工作人員缺乏必要的安全意識(shí)，在開展具體的工作中，不能夠嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范和要求來開展工作。這樣就會(huì)給企業(yè)檔案管理工作帶來嚴(yán)重的安全隱患。所以，企業(yè)應(yīng)該尤其注重管理人員的專業(yè)素質(zhì)問題。首先，應(yīng)該做好數(shù)字化技術(shù)檔案管理專項(xiàng)人員培養(yǎng)工作，合理分配檔案管理資源。檔案管理部門應(yīng)該牽頭建立一支專業(yè)素質(zhì)過硬的人才隊(duì)伍，有效解決當(dāng)前檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中存在的問題。其次，應(yīng)該做好管理人員的保密和安全教育，培養(yǎng)良好的保密意識(shí)，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的利益。

2.4? 提高數(shù)字化檔案管理的安全性

數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用，還應(yīng)該尤其注重安全性的問題。對(duì)于企業(yè)來說，檔案信息就是企業(yè)的生命，是企業(yè)發(fā)展的重要保證。首先，應(yīng)該避免由于工作人員的操作失誤出現(xiàn)的信息泄露問題，針對(duì)不同保密等級(jí)的檔案信息，應(yīng)該設(shè)立防火墻，應(yīng)用加密技術(shù)，隔離檔案信息。其次，做好網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)建設(shè)，從而更加有效地阻擋外部網(wǎng)絡(luò)的入侵，最大限度地杜絕檔案信息泄露的情況，切實(shí)保證企業(yè)檔案信息的安全性，發(fā)揮檔案信息對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要價(jià)值和作用。

3? ? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于企業(yè)來說，檔案管理工作涵蓋的范圍比較廣，并且直接關(guān)系到企業(yè)的自身利益。所以，這就需要在開展檔案管理的過程中，本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。同時(shí)，應(yīng)該注重強(qiáng)化信息意識(shí)、安全意識(shí)以及法律意識(shí)等。在企業(yè)檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能夠更好地保證檔案管理的規(guī)范化，檔案的時(shí)效性和應(yīng)用性也得到了很好的增強(qiáng)。因此，企業(yè)應(yīng)該注重相關(guān)管理人才的培養(yǎng)以及先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，切實(shí)發(fā)揮數(shù)字化模式下檔案管理工作的重要作用。

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