檔案信息資源共享建設(shè)的現(xiàn)狀及問題

王秀琴

【摘要】現(xiàn)代信息科技發(fā)展日新月異，檔案信息化建設(shè)也一日千里，檔案信息資源共享作為檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，也是檔案界一直為之努力奮斗和實(shí)現(xiàn)的理想。然而，由于種種原因，檔案信息化建設(shè)遇到了不少難題，檔案信息資源共享也受到了限制，不能很好地、真正地去實(shí)現(xiàn)。文章從分析檔案信息資源共享的現(xiàn)狀及問題入手，以本單位檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐為依據(jù)，探討實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化 檔案信息資源共享 現(xiàn)狀問題

一、觀念意識有待提高

“重藏輕用”思想嚴(yán)重。受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性的影響，相當(dāng)一部分單位檔案部門在檔案信息資源建設(shè)與檔案信息服務(wù)上還沿襲著傳統(tǒng)的模式，檔案工作人員的思想觀念有待更新，“重藏輕用”的思想依然在作祟，好多人還停留在對檔案實(shí)體進(jìn)行簡單的收集、整理、歸檔保管或者單純地將檔案目錄輸入到計(jì)算機(jī)、部分紙質(zhì)檔案內(nèi)容掃描掛接到檔案管理軟件系統(tǒng)中等簡單的檔案信息化、檔案數(shù)字化處理工作。沒有更積極地采取多種措施來促進(jìn)檔案信息在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享的意識，也沒有利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，沒有優(yōu)化檔案信息的存儲結(jié)構(gòu)。

信息交流意識淡薄。僅關(guān)注本部門的檔案信息資源管理，而漠視單位各部門的信息資源整合;只強(qiáng)調(diào)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入力度，卻忽視整合完善具有特色的檔案信息資源，致使信息高速公路上“車少貨缺”，檔案信息資源共享機(jī)制建設(shè)面臨著種種隱憂。另外，部門信息資源的封鎖也成為單位信息資源共享的瓶頸。一方面，由于一些部門可以利用自己部門所掌握的信息資源獲利，在權(quán)力和利益問題作祟下，很難實(shí)現(xiàn)公開和共享。另一方面，由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和管理，各個(gè)部門各自為政，信息資源多頭采集、重復(fù)建設(shè)、浪費(fèi)巨大，大部分?jǐn)?shù)據(jù)庫不共享或只在有限范圍內(nèi)共享，使用成本太高。

資源共享意識不足。在單位里向領(lǐng)導(dǎo)提起檔案信息資源共享時(shí)，好多單位領(lǐng)導(dǎo)首先想到的是保密問題，擔(dān)心檔案信息資源共享會影響檔案信息的保密，會出現(xiàn)失泄密等檔案信息安全問題，認(rèn)為紙質(zhì)檔案放在庫房里才保險(xiǎn)，或者掃描后的檔案內(nèi)容信息不上公眾網(wǎng)才安全，從內(nèi)心對檔案信息資源共享有擔(dān)憂，害怕這擔(dān)心那，單位領(lǐng)導(dǎo)保密意識過強(qiáng)，不能客觀地正確看待檔案信息資源共享與檔案信息保密的問題，從而不十分積極地支持檔案信息資源共享工作的開展。

二、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)失衡

標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源共享機(jī)制建設(shè)的生命所在，是對檔案信息資源各方面建設(shè)的前提與基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的最具實(shí)質(zhì)性意義的保障手段，也是最緊迫、最亟待解決的實(shí)際問題。必須對檔案信息資源的標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個(gè)方面做出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，否則檔案信息資源共享就無法實(shí)現(xiàn)。但是，由于歷史的原因，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，從檔案日常管理、開發(fā)利用到相關(guān)檔案信息管理軟件的設(shè)計(jì)開發(fā)與應(yīng)用等，都缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，各檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，也沒有考慮其它部門和系統(tǒng)的互聯(lián)互通問題，這極大地影響到檔案信息資源共享建設(shè)的發(fā)展。另外，各部門、各系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，也造成技術(shù)上的共享困難。各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立，自成體系，相互不能對接，都有各自的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成信息資源在交換、共享上的困難。

三、法規(guī)和制度缺乏

檔案信息資源共享缺乏國家和單位的統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀調(diào)控、缺乏法律法規(guī)和管理制度的保障，不同地區(qū)、不同行業(yè)內(nèi)的檔案信息資源共享機(jī)制建設(shè)缺乏全局性的發(fā)展規(guī)劃，戰(zhàn)略約束力不足，致使與之相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、理論研究、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范制定、應(yīng)用軟件的開發(fā)與手段應(yīng)用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問題。在我國，《保密法》、《檔案法》及其他一些相關(guān)法律法規(guī)中涉及信息方面的立法，更多強(qiáng)調(diào)的是信息資源的“保密”而不是“公開”，更不用提“共享”，在單位內(nèi)部也普遍尚未出臺單位檔案信息資源共享的相關(guān)規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案信息資源的共享還無法可依、無規(guī)可據(jù)，檔案信息資源共享還處在艱難的探索階段。

四、責(zé)任主體缺失

在現(xiàn)行體制下，單位信息資源的開發(fā)利用一般都按單位部門業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行，缺乏一個(gè)特定的責(zé)任主體部門對信息資源共享的組織協(xié)調(diào)和運(yùn)行工作負(fù)責(zé)。單位內(nèi)的好多業(yè)務(wù)部門，如財(cái)務(wù)、人力資源、法律事務(wù)、物資采購、設(shè)備管理等，其各自的信息資源系統(tǒng)都分別由上級部門統(tǒng)一開發(fā)，沒有一個(gè)統(tǒng)一管理的主體，造成各部門工作不協(xié)調(diào)、各系統(tǒng)信息共享困難。由此也導(dǎo)致了另一問題，即在各信息系統(tǒng)的實(shí)施策略上，“重縱輕橫”問題嚴(yán)重，由于沒有統(tǒng)一的部門去協(xié)調(diào)，各系統(tǒng)各自為政，只重視本系統(tǒng)自上而下“縱向”間信息的互聯(lián)互通，忽略了各系統(tǒng)、各部門之間信息系統(tǒng)“橫向”間信息的互聯(lián)互通。因而要實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，需要一個(gè)特定部門統(tǒng)一進(jìn)行協(xié)調(diào)運(yùn)作。

五、缺少必要的配套資金

檔案信息化建設(shè)中突出的問題是重前期投入，輕后期建設(shè)，好多單位往往在檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目開展之初，投入大量資金，購買檔案信息化建設(shè)所需用的硬件和軟件，設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)房，購買檔案管理軟件系統(tǒng)服務(wù)器及大容量檔案存儲設(shè)備，配備電腦、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等檔案數(shù)字化設(shè)備。前期資金投入之后，由于缺少后續(xù)的配套資金，檔案部門與其它各單位、各部門的互聯(lián)互通搭建不起來，檔案信息資源共享就會成為了一句空話，充其量只是搭建起了檔案信息資源共享的“骨架”，而缺少使信息血肉相連的“血脈”，往往只能進(jìn)行一些簡單的輸機(jī)、掃描掛接等數(shù)字化工作，而不能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

六、缺少必須的專業(yè)技術(shù)人才

長期以來，由于種種原因，檔案部門缺人才，留不住人才，檔案部門不但缺少檔案專業(yè)人才，也缺少檔案信息化建設(shè)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更缺少既懂檔案專業(yè)知識，又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的復(fù)合型人才，這些人才是檔案信息化建設(shè)和檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)的人才保障。由于檔案部門人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平普遍較低，又墨守成規(guī)，不善于學(xué)習(xí)和掌握新知識新技能，開展檔案信息化建設(shè)后，單位又沒有給檔案部門再配備新的專業(yè)技術(shù)人員，致使配備的檔案管理軟件或檔案信息化、數(shù)字化設(shè)備不會使用，出現(xiàn)一些簡單的問題不會處理，有的單位甚至買回的檔案管理軟件連安裝都安裝不了，即使勉強(qiáng)安裝上了，操作起來又成了老大難，使檔案信息化建設(shè)和信息資源共享停滯不前。

總之，檔案信息資源共享是個(gè)長期的系統(tǒng)工程，需要投入大量的資金，需要做大量的前期標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化整理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員具備相關(guān)的意識和業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)，需要單位各個(gè)部門的密切配合才能得以實(shí)現(xiàn)。