淺談檔案的管理

林春松

摘 要：檔案管理工作是為黨和國家各項事業(yè)發(fā)展而服務(wù)的工作，檔案的真實完整齊全合法是關(guān)系到檔案生命力的存亡，關(guān)系到歷史進(jìn)步的真實性，是人類社會發(fā)展史的科學(xué)依據(jù)，因此，檔案管理是十分重要的工作。

關(guān)鍵詞：檔案 管理

一、收集

收集工作是文件材料的歸檔整理的開始，是將立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文字材料在確保內(nèi)容真實、齊全完整的條件下的歸檔工作。

（一）歸檔文件收集的來源和范圍

歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的，主要是本機(jī)關(guān)形成的文件材料，還有上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)來與其職能活動有關(guān)的文件材料。

（二）歸檔文件收集的質(zhì)量要求

1.歸檔文件必須是辦理完畢的文件材料。正在辦理或者還需補(bǔ)充辦理的文件還不能歸檔。

2.歸檔文件必須能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。必須是有查考利用價值、只適用于文書檔案的各種紙質(zhì)文件材料。

二、整理

存檔文件整理是指對存檔文件進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使其有序排列的過程。整理的基本原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，并促進(jìn)存儲和利用。

（一）裝訂

裝訂是歸檔文件的第一步驟，通過這一環(huán)節(jié)可以從實體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。以“件”為單位行裝訂時應(yīng)該做好以下工作：

1.首先應(yīng)對“件”內(nèi)文件進(jìn)行排列。

2.對于紙張規(guī)格大于A4型的報表、圖紙等文字資料，應(yīng)按A4型紙張的尺寸折疊，但要注意盡量降低折疊程度。折痕應(yīng)在文件和圖表之外，并取右下邊緣。

3.裝訂前，對不符合要求的文件和材料進(jìn)行必要的整理。 其主要工作包括： 修復(fù)損壞的文件; 復(fù)制手寫模具和褪色文件; 清除易生銹金屬的原裝訂文件。

（二）分類

歸檔文件的分類是指全宗內(nèi)歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。

1.按年度分類

年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。它是目前運用最廣泛的一種分類方法。

2.按保管期限分類

保管期限分類法就是根據(jù)對歸檔文件規(guī)定的不同保管期限進(jìn)行分類，即將同一年度 的歸檔文件按永久（50年以上）、長期（15～50年）、短期（15年以下）三種保管期限分類。

3.按機(jī)構(gòu)（問題）分類

機(jī)構(gòu)（問題）分類法是指機(jī)構(gòu)文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。這種分類法的實質(zhì)就是根據(jù)本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)或文件所說明的問題來設(shè)置類別。

分類方案是進(jìn)行歸檔文件分類的依據(jù)，分類方案確定之后，同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

（三）排列

《歸檔文件整理規(guī)則》指出：“歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。”

（四）編號

《歸檔文件整理規(guī)則》指出：“歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章應(yīng)設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可以設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項?！?/p>

（五）編目

編目是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，也是其他各種編目工作的起點和基礎(chǔ)。編制歸檔文件目錄，實現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻(xiàn)向二次文獻(xiàn)的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索統(tǒng)計和編研等工作的開展提供了基本條件。編制歸檔文件目錄必須按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件地編制，以系統(tǒng)全面地揭示歸檔文件的全貌。

歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構(gòu)成，并應(yīng)裝訂成冊。

（六）裝盒

歸檔文件的裝盒是指把歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內(nèi)容。

三、保管和利用

合法合理地利用檔案是使檔案存在價值的重要體現(xiàn)，是堅固而促進(jìn)人類社會進(jìn)步的力量源泉，是挖掘整個社會的科學(xué)能力的堅實基礎(chǔ)。

（一）安全保管

1.構(gòu)建合格的檔案室?guī)旆?。檔案庫房面積要滿足單位檔案管理需求，并有一定預(yù)留的空間。密集架各項指標(biāo)均符合中華人民共和國GB/T13667.3-2003手動密集架通用技術(shù)條件國家標(biāo)準(zhǔn)和DA/T7-92國家檔案局手動密集架行業(yè)要求，所用鋼板均屬國內(nèi)知名大型鋼鐵企業(yè)生產(chǎn)的優(yōu)質(zhì)鋼板。

2.有序上架。歸檔文件裝盒后，要有序入庫上架擺放，以便于檔案的齊全完整和查找利用。

3.建立完善的管理制度。包括檔案交接制度、保密制度、查檔借閱制度、安全防范制度。

（二）有效利用

做好檔案利用工作，是適應(yīng)新形勢下檔案工作的需要。要熟悉本單位的歷史和檔案的保管、收存具體位置，編制必要的目錄，嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》的規(guī)定，以紙質(zhì)和計算機(jī)儲存并存，利用計算機(jī)檢索，提高工作效率，合法合理利用檔案資源，科學(xué)地開展檔案鑒定、統(tǒng)計等工作，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)，為社會主義事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。