高校人事檔案數(shù)字化工作室建設(shè)探析

馬進(jìn)

【摘要】人事檔案數(shù)字化符合信息時(shí)代的要求，改變了檔案業(yè)務(wù)的工作模式，具有提高工作效率、保護(hù)紙質(zhì)檔案、防止篡改檔案等優(yōu)點(diǎn)?！氨R未動(dòng)，糧草先行”，建設(shè)一個(gè)安全可靠、工作方便的數(shù)字化工作室是檔案數(shù)字化工作成功開(kāi)展的第一步。

【關(guān)鍵詞】人事檔案? 數(shù)字化? 數(shù)字化工作室? 建設(shè)方案

一、總體目標(biāo)

人事檔案數(shù)字化工作室建設(shè)的總體目標(biāo)是：全面加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升檔案服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)“一流管理，一流服務(wù)”。對(duì)工作室進(jìn)行用電改造，保證用電安全;采購(gòu)硬件設(shè)備，不僅滿(mǎn)足當(dāng)下的業(yè)務(wù)需求，同時(shí)為未來(lái)的業(yè)務(wù)需求留出冗余空間;建設(shè)檔案業(yè)務(wù)內(nèi)網(wǎng)。

二、實(shí)施步驟

1.需求分析

“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，一定要摸清高校人事檔案數(shù)字化工作的范疇和需求，才能有針對(duì)性的建設(shè)數(shù)字化工作室。

高校人事檔案數(shù)字化工作主要包括以下幾個(gè)方面：

（1）檔案接收、整理。檔案部門(mén)接收的新檔案往往沒(méi)有系統(tǒng)地整理過(guò)，需要根據(jù)《干部人事檔案工作條例》所規(guī)定的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理建檔。人事檔案每年都會(huì)新增材料，這些材料也需要進(jìn)行預(yù)先整理才能掃描、入檔。

（2）錄入人事信息、目錄信息。人事信息包括姓名、籍貫、單位、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等;目錄信息是《干部人事檔案工作條例》所規(guī)定的十大分類(lèi)信息。這些信息都需要錄入人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

（3）檔案掃描、數(shù)字檔案掛接、圖形處理。檔案材料用掃描設(shè)備掃描成數(shù)字圖片;數(shù)字圖片再掛接到人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，與目錄信息建立連接;最后數(shù)字圖片進(jìn)行高清處理，生成高清圖片。

（4）驗(yàn)收。對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收，檢查成品質(zhì)量。

根據(jù)調(diào)查，我國(guó)中等以上規(guī)模高等院校的人事檔案，數(shù)字化加工的需求一般為3000至8000卷，會(huì)產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)30萬(wàn)至80萬(wàn)條，數(shù)字圖片120萬(wàn)至320萬(wàn)張，至少占用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間600GB至1.6TB。

應(yīng)在檔案安全、注重效率的前提下，根據(jù)現(xiàn)有條件確定數(shù)字化加工團(tuán)隊(duì)的規(guī)模。數(shù)字化加工團(tuán)隊(duì)至少要有兩人組成，一個(gè)典型的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)包括檔案整理員、材料錄入員、掃描員，共需4-6人組成。配套的辦公空間在20-30平方，需掃描儀3臺(tái)，計(jì)算機(jī)5臺(tái)，打印機(jī)1臺(tái)。

2.設(shè)備選購(gòu)

在前期調(diào)查分析典型人事檔案數(shù)字化需求的基礎(chǔ)上，筆者設(shè)計(jì)了一套設(shè)備采購(gòu)方案，組成的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D如下所示：

方案中所有檔案數(shù)字化工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在服務(wù)器上。服務(wù)器選購(gòu)12核CPU，64G內(nèi)存，強(qiáng)大的并發(fā)處理能力足以應(yīng)對(duì)多客戶(hù)端對(duì)服務(wù)器的訪問(wèn);選購(gòu)4塊10T的企業(yè)級(jí)硬盤(pán)組成RAID5磁盤(pán)陣列，兼顧空間利用率與安全性，即使1塊硬盤(pán)損毀，也能保證數(shù)據(jù)安全。方案中選購(gòu)了一臺(tái)NAS網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器用來(lái)備份服務(wù)器中的數(shù)據(jù)。NAS通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接服務(wù)器，定時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)備份。NAS與服務(wù)器放在不同的房間，保證備份數(shù)據(jù)的安全。

方案中選用了松下KV-S7097掃描儀，該掃描儀有ADF掃描和平板掃描兩個(gè)方式。平板縱向掃描時(shí)間<0.8秒，橫向掃描時(shí)間<0.52秒。掃描儀有一鍵掃描功能，可將設(shè)定好的掃描作業(yè)預(yù)先通過(guò)計(jì)算機(jī)登記到掃描儀，一鍵掃描。計(jì)算機(jī)需要對(duì)原始檔案圖片進(jìn)行高清處理，需要較高的圖形處理能力。計(jì)算機(jī)安裝數(shù)字化加工軟件，需要有較大的內(nèi)存和高速CPU。方案選用的計(jì)算機(jī)配置有酷睿I5-8500 CPU，8G高速內(nèi)存，1T硬盤(pán)，獨(dú)立顯卡擁有4G顯存。

方案選用24口千兆網(wǎng)管交換機(jī)，該機(jī)能最多支持24臺(tái)設(shè)備連接到網(wǎng)絡(luò)，并有較好的可擴(kuò)展性。該機(jī)支持多種安全認(rèn)證方式，支持MAC地址過(guò)濾和端口過(guò)濾功能，能有效防范病毒攻擊，提供安全可靠的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

3.改造電路

數(shù)字化工作室用電設(shè)備多，有些設(shè)備峰值功率接近1.6千瓦，辦公室一般也沒(méi)有足夠的插座，通過(guò)插排擴(kuò)展用電不安全。因此建議對(duì)工作室進(jìn)行電路改造，在保證用電安全的前提下穩(wěn)妥開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。工作室設(shè)備用電功率如下表所示：

經(jīng)計(jì)算全部設(shè)備峰值功率為5.74千瓦，單相220V電壓，額定電流為I=P/U=5.74*1000/220=26A。根據(jù)國(guó)標(biāo)GB4706.1-1992/1998規(guī)定的電線負(fù)載電流值，4平方銅芯線允許長(zhǎng)期負(fù)載電流為：25A—32A，6平方銅芯線允許長(zhǎng)期負(fù)載電流為：32A—40A。工作室用電要有足夠的冗余空間，因此方案選用6平方銅芯線進(jìn)行電路改造。

4.改造網(wǎng)路

數(shù)字化工作室上網(wǎng)的設(shè)備很多，網(wǎng)絡(luò)插頭不夠，星型的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)也意味著網(wǎng)絡(luò)中心結(jié)點(diǎn)要有較高的吞吐量，因此工作室進(jìn)行網(wǎng)路改造十分必要。局域網(wǎng)中常見(jiàn)的網(wǎng)線有雙絞線、同軸電纜、光纜三種。雙絞線因物美價(jià)廉的特點(diǎn)，是綜合布線工程中最常用的傳輸介質(zhì)，成為局域網(wǎng)布線的首選。目前超五類(lèi)、六類(lèi)雙絞線使用最為廣泛。超五類(lèi)線可以很好的支持百兆網(wǎng)絡(luò)，在傳輸過(guò)程中的抗干擾性能較強(qiáng)，衰減小，性?xún)r(jià)比高，但支持千兆網(wǎng)絡(luò)時(shí)會(huì)略顯吃力。六類(lèi)線可以穩(wěn)定支持千兆網(wǎng)絡(luò)，其傳輸速率遠(yuǎn)高于超五類(lèi)線。我們可以根據(jù)使用場(chǎng)景選擇線材，如果網(wǎng)路布線長(zhǎng)度超過(guò)100米選擇六類(lèi)線，小于100米選擇超五類(lèi)線。

三、結(jié)語(yǔ)

“干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有?！比耸聶n案數(shù)字化是功在當(dāng)代，利在千秋的大事要事，必將開(kāi)啟干部人事檔案工作的新篇章。