關(guān)于新時(shí)期企業(yè)辦公室文書(shū)應(yīng)具備的素養(yǎng)和技能探討

仝毓平

【摘要】在企業(yè)的辦公工作中，文書(shū)工作作為一個(gè)非常重要的組成部分，具有很強(qiáng)的政治性和服務(wù)性。通過(guò)文書(shū)工作，既能及時(shí)落實(shí)和傳達(dá)政策法規(guī)，又能及時(shí)傳遞信息，有利于提高工作效率。做好文書(shū)工作，有利于科學(xué)決策的貫徹落實(shí)、企業(yè)管理的規(guī)范化、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的順利推進(jìn)、增強(qiáng)企業(yè)活力，本文通過(guò)對(duì)新時(shí)期企業(yè)辦公室文書(shū)應(yīng)具備的素養(yǎng)和技能探討，來(lái)明晰具體情況。

【關(guān)鍵詞】辦公室文員 ?素養(yǎng) ?技能

辦公室是一個(gè)企業(yè)的樞紐和橋梁，直接為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和中心工作服務(wù)，起著承上啟下、左右溝通、上下協(xié)調(diào)、方方面面聯(lián)系的重要作用。辦公室參與企業(yè)政務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，決策的助手，其主要功能是辦文辦會(huì)、辦事，上服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下服務(wù)企業(yè)職工及到企業(yè)來(lái)辦事的人員，是企業(yè)對(duì)內(nèi)、對(duì)外的窗口。辦公室的工作的好壞，直接影響到單位整體形象和企業(yè)全局工作能否順利地開(kāi)展，而辦公室人員素質(zhì)的高低，又直接影響到辦公室功能的發(fā)揮，特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、信息化快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)辦公室人員提出了更高的要求，遂有了本文的分析。

一、新時(shí)期辦公室文員應(yīng)該具備的素養(yǎng)

（一）具備較高的政治素質(zhì)和自身魅力

因?yàn)槲臅?shū)工作具有較強(qiáng)的政治性和思想性，所以辦公室文書(shū)應(yīng)該有正確的政治方向和正確的人生價(jià)值觀，全心全意的去為人民服務(wù)。在工作中，堅(jiān)持實(shí)事求是的作風(fēng)，要有老黃牛的精神，遇到艱巨的任務(wù)時(shí)不退縮，勇敢承擔(dān)。艱巨的任務(wù)往往更能提升人的能力、鍛煉人的品行修養(yǎng)。在對(duì)待上級(jí)方面，要服從指令，對(duì)下級(jí)時(shí)，不擺架子，在日常生活中要學(xué)會(huì)與人共情，有同理心，學(xué)會(huì)換角度去思考問(wèn)題，心胸寬廣，不隨波逐流、不過(guò)度追求名利。這樣一個(gè)工作能力極強(qiáng)、待人有禮的辦公室文書(shū)自然彰顯出本身的超凡魅力。

（二）具有較高的文化素質(zhì)

辦公室是綜合部門，平時(shí)對(duì)于各領(lǐng)域的知識(shí)都有所涉獵，這要求新時(shí)期辦公室文書(shū)具有較高的文化素養(yǎng)。比如文書(shū)需要進(jìn)行資料收集這項(xiàng)工作，這里面包含著政治、歷史、地理等很多的學(xué)科知識(shí)，對(duì)于文書(shū)來(lái)講，這是知識(shí)的挑戰(zhàn)，但是倘若文書(shū)對(duì)相關(guān)知識(shí)都有所了解，自然處理的效率就很高。

（三）具有忠誠(chéng)、敬業(yè)、創(chuàng)新的精神

企業(yè)需要真正正直的忠誠(chéng)，忠誠(chéng)需要完完全全的真實(shí)。忠誠(chéng)是一個(gè)人最本質(zhì)的素質(zhì)。辦公室文書(shū)每天要處理的信息數(shù)據(jù)量很大，這其中很多都是企業(yè)機(jī)密，作為企業(yè)的工作人員，文書(shū)應(yīng)對(duì)涉密文件做到守口如瓶，忠于企業(yè)，因?yàn)檫@涉及到企業(yè)的未來(lái)。文書(shū)應(yīng)對(duì)企業(yè)懷有知遇之恩，因?yàn)槠髽I(yè)不僅對(duì)其進(jìn)行培養(yǎng)，還提供平臺(tái)讓其實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，所以損害企業(yè)利益的事不要做。

作為企業(yè)辦公室文書(shū)，要具有敬業(yè)精神。首先，辦公時(shí)要踏實(shí)，說(shuō)話辦事要根據(jù)實(shí)際情況，不能夠夸夸其談，假大空;上報(bào)相應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)，不能夠自己去捏造，要實(shí)事求是;進(jìn)行例行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)時(shí)，也不要故意去拔高。其二，工作中要學(xué)會(huì)自己去思考，分清任務(wù)的輕重緩急，將急于處理或者大事放在前面處理，不可本末倒置。其三，工作中要細(xì)心，公文寫(xiě)作時(shí)要言辭謹(jǐn)慎，組織會(huì)議時(shí)要井然有序，做計(jì)劃時(shí)要詳細(xì)。最后，做事時(shí)要快，辦公室文書(shū)的工作有時(shí)會(huì)很急，這時(shí)候就需要辦公的速度，手要寫(xiě)的快，腿要跑得快，腦子要?jiǎng)拥目臁５且⒁獾氖?，在不拖泥帶水的同時(shí)要做到忙而不亂，保證工作質(zhì)量。

辦公室文書(shū)也應(yīng)該具有創(chuàng)新精神，一成不變?cè)谀撤N意義上講就是退步。新時(shí)期的辦公室文書(shū)要勇于創(chuàng)新，根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)和不同階段的發(fā)展調(diào)整相應(yīng)的工作方式，增強(qiáng)自己對(duì)于工作的預(yù)見(jiàn)性，創(chuàng)新會(huì)使得企業(yè)辦公室文書(shū)的工作效率大幅度提高。

（四）具有較高的身體素質(zhì)

身體是革命的本錢，沒(méi)有一個(gè)好身體，一切將無(wú)從談起。企業(yè)辦公室文書(shū)的工作辛苦又復(fù)雜，好的身體素質(zhì)能給其穩(wěn)定的支撐。企業(yè)文書(shū)要注意勞逸結(jié)合，反之可能會(huì)導(dǎo)致工作效率降低甚至出錯(cuò)，得不償失。企業(yè)文書(shū)可以在日常閑暇時(shí)間去戶外鍛煉，在飲食上注意合理搭配以此來(lái)提高個(gè)人身體素質(zhì)。身體素質(zhì)還包括心理方面，倘若一段時(shí)間壓力太大，企業(yè)文書(shū)可以用自己的平時(shí)愛(ài)好來(lái)轉(zhuǎn)移注意力，及時(shí)進(jìn)行心理調(diào)適。平時(shí)可以多看一些輕松的書(shū)籍，防患于未然。

二、新時(shí)期辦公室文書(shū)應(yīng)該具備的技能

（一）熟練運(yùn)用各種辦公軟件

辦公室文書(shū)的工作經(jīng)常要使用各類辦公軟件，文書(shū)要熟練地去運(yùn)用，否則基本工作都不能被保證。辦公軟件的應(yīng)用提高了文書(shū)的工作效率，舉個(gè)例子，文書(shū)利用郵件去通知各個(gè)部門開(kāi)會(huì)時(shí)，可以根據(jù)文件發(fā)送記錄了解通知情況，文書(shū)不用像以往一樣逐個(gè)部門去通知，省下的時(shí)間可以去處理其他工作。

（二）與人交流順暢

身為辦公室文書(shū)，與人交流一定要順暢。對(duì)內(nèi)，企業(yè)文書(shū)要向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)各項(xiàng)工作，向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示;對(duì)外，辦公室文書(shū)要與其他企業(yè)打交道，加強(qiáng)企業(yè)之間的交流溝通，所以辦公室文書(shū)具有練好的溝通能力很重要。在溝通時(shí)，文書(shū)的態(tài)度要真誠(chéng)熱情，用詞要準(zhǔn)確客氣，及時(shí)捕捉交流中的有效訊息。

（三）寫(xiě)作能力強(qiáng)

辦公室文書(shū)經(jīng)常要進(jìn)行公文寫(xiě)作，所以其寫(xiě)作能力一定要強(qiáng)。對(duì)內(nèi)，文書(shū)要進(jìn)行會(huì)議和大事件的記錄，良好的寫(xiě)作能力能讓記錄內(nèi)容準(zhǔn)確精悍，以便企業(yè)日后借鑒使用;對(duì)外，在與其他企業(yè)交流時(shí)，辦公室文書(shū)要提前擬定各種計(jì)劃和合同，要注意行文的語(yǔ)氣是否規(guī)范、用詞是否準(zhǔn)確、行文格式是否正確等。

（四）掌握一門外語(yǔ)

隨著近些年來(lái)國(guó)際化交流的不斷深入，企業(yè)很多時(shí)候需要與外國(guó)公司進(jìn)行合作。掌握一門外語(yǔ)能夠加快文書(shū)處理文件、郵件、回信的速度，提高工作效率。辦公室文書(shū)在進(jìn)行對(duì)外交流時(shí)，代表的是公司的整體實(shí)力和形象，如果辦公室文書(shū)在與外國(guó)公司交流時(shí)侃侃而談，展示本身風(fēng)采，想必企業(yè)也會(huì)給外國(guó)公司帶來(lái)深刻印象。

（五）學(xué)習(xí)能力強(qiáng)

辦公室文書(shū)要經(jīng)常學(xué)習(xí)新的理論知識(shí)，不斷地去更新自己的知識(shí)庫(kù)，再用新的知識(shí)去進(jìn)行工作中的指導(dǎo)，所以文書(shū)的學(xué)習(xí)能力一定要強(qiáng)。

（六）協(xié)調(diào)能力強(qiáng)

一個(gè)企業(yè)是有多個(gè)部門共同構(gòu)成的，當(dāng)各個(gè)部門之間出現(xiàn)歧義的時(shí)候，需要辦公室文書(shū)進(jìn)行多方協(xié)調(diào)來(lái)達(dá)到共識(shí)，所以企業(yè)文書(shū)要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。

三、結(jié)束語(yǔ)

行文至此，對(duì)于新時(shí)期企業(yè)辦公室文書(shū)應(yīng)具備的素養(yǎng)和技能探討就結(jié)束了，企業(yè)的發(fā)展需要工作人員的共同努力，文書(shū)作為企業(yè)中重要的一部分，一定要提高自身素養(yǎng)和能力，在工作中實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，和企業(yè)共同發(fā)展進(jìn)步。