企業(yè)大事記編纂初探

馬千里

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，各行各業(yè)都興起了企業(yè)事記編撰的風(fēng)潮。各企業(yè)在檔案信息資源深度開發(fā)的基礎(chǔ)上，各年度大事記按照科學(xué)規(guī)則開展編纂工作，不僅可以有效地梳理和記錄企業(yè)發(fā)展的重要事跡，而且還能通過對于企業(yè)事跡內(nèi)容中的相關(guān)信息加以利用，以實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的二次轉(zhuǎn)型。如果企業(yè)想實現(xiàn)大事記的價值最大化，需滿足時間、內(nèi)容和文字方面的核心要求，確定完整而有效的擇事范圍，遵循科學(xué)步驟，開展大事記的編纂工作。本文將以上海上藥第一生化藥業(yè)有限公司為例，闡釋企業(yè)編纂大事記的四維價值，從核心要求、擇事范圍和基本步驟三個維度簡要探析企業(yè)大事記的編纂工作。

關(guān)鍵詞：大事記 四維價值 核心要求 擇事范圍 基本步驟

中圖分類號：C29文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）06-0-01

前言

企業(yè)大事記是指檔案管理人員基于完整有效的檔案資料數(shù)據(jù)，運(yùn)用科學(xué)的理論、方法和技術(shù)，遵循檔案管理的基本規(guī)律，對于企業(yè)各種檔案資料進(jìn)行梳理和分析，然后用簡潔明了的文字，按照企業(yè)的發(fā)展時間線，記錄企業(yè)在特定時間周期內(nèi)所發(fā)生的重大事件，并按照特定邏輯以及事件之間的關(guān)聯(lián)程度進(jìn)行分類，從而形成的一種特殊企業(yè)檔案文件形態(tài)。企業(yè)大事記不僅詳細(xì)記錄了企業(yè)發(fā)展的全部軌跡，而且對于企業(yè)的長久發(fā)展具有重大的支撐價值。

一、企業(yè)大事記的四維價值：信息-管理-文化-發(fā)展

企業(yè)大事記是通過對企業(yè)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化處理，并通過有序存放，實現(xiàn)對企業(yè)真實歷史事件的回溯性查看，因而從某種程度而言就是一部完整的企業(yè)發(fā)展史，它不僅忠實地記錄著企業(yè)的發(fā)展和演變軌跡，而且還再現(xiàn)了企業(yè)的文化理念和價值取向。具體而言，企業(yè)大事記的編纂具有如下幾個重大意義：第一，信息價值，即有利于深度開發(fā)利用企業(yè)檔案，企業(yè)可以通過大事記的編纂，將原本凌亂無序的檔案資源進(jìn)行重新整合和系統(tǒng)歸納，從而實現(xiàn)檔案信息的二次開發(fā)與利用;第二，管理價值，即能夠推動檔案管理的思維轉(zhuǎn)型和體制創(chuàng)新，變傳統(tǒng)的單一實體保管模式為數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的多元管理模式，從而推動企業(yè)檔案管理水平的提高;第三，文化價值，企業(yè)大事記承載和匯聚了企業(yè)的精神文化，對內(nèi)有助于驅(qū)動企業(yè)文化建設(shè)，幫助員工全面深刻了解企業(yè)的文化內(nèi)涵，對外有助于塑造和宣傳企業(yè)形象，提升企業(yè)的社會知曉度和美譽(yù)度;第四，發(fā)展價值，企業(yè)大事記不僅有存史之用，還有資政之功，通過對大事記的深度開發(fā)和利用，可以幫助企業(yè)總結(jié)過去的經(jīng)驗教訓(xùn)，實現(xiàn)企業(yè)二次轉(zhuǎn)型和可持續(xù)發(fā)展。

大事記對于企業(yè)的這種支撐價值能在多大程度上發(fā)揮出來，完全取決于企業(yè)大事記編纂的科學(xué)性和有效性，而大事記的科學(xué)性和有效性則有賴于能否滿足其核心要求、能否準(zhǔn)確標(biāo)定擇事范圍、能否運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段并遵循科學(xué)步驟。

二、企業(yè)大事記編纂的核心要求

企業(yè)大事記從形式來開，主要是以時為經(jīng)、以事為緯，簡明記載企業(yè)發(fā)展的重大事件，故編纂要求主要包括時間、紀(jì)實和文字三方面。

1.時間要準(zhǔn)確考證

在企業(yè)大事記編撰過程中，時間上的要求較為嚴(yán)格，具體包括：一方面，必須要有嚴(yán)格的時間考證，要對其所有材料進(jìn)行詳細(xì)的考訂工作，保證整體歷史紀(jì)年、紀(jì)月以及紀(jì)日的換算都以公歷日期為準(zhǔn)，這樣才能夠減少差錯的產(chǎn)生。例如筆者公司的時間定位就是以自然年公立的1月份至12月份的具體時間線開展內(nèi)容編撰工作的。同時，在進(jìn)行大事記的時間書寫時，也需要將每一步驟的年、月、日標(biāo)記清楚，在記錄一些詳細(xì)內(nèi)容時，甚至?xí)唧w到分鐘以及秒數(shù)。另一方面，時間表述力求避免用詞含糊不清與不確切，對一些確實無法具體考證的時間，才能使用近似排列方式。值得注意的時，如果某些大事件的時間區(qū)間比較長，在記錄時應(yīng)該只有一個條目，其總體的時間就可以進(jìn)行概括書寫，也可以表明事件的起止時間。例如筆者公司在2017年11月份，注射用二丁酰環(huán)磷腺苷鈣質(zhì)量控制及產(chǎn)業(yè)化研究項目表，獲得了上海市重點產(chǎn)品質(zhì)量振興攻關(guān)成果講的第一等獎項。但由于具體時間已經(jīng)無法考究，因此在編纂大事記時，僅使用了2017年11月進(jìn)行標(biāo)注。

2.內(nèi)容要真實且條目化

首先，大事記的內(nèi)容一定要符合真實客觀原則，不能夸大事實或主觀臆造，既要尊重企業(yè)發(fā)展的客觀事實，也要保持觀點正確;其次，大事記要選擇企業(yè)內(nèi)部反響較大且影響較為深遠(yuǎn)的主要事件，重大事件要突出處理;最后，對于一些持續(xù)時間較長的歷史事件，需梳理事件內(nèi)部的邏輯關(guān)聯(lián)，如此才能保證大事記整體上的規(guī)范性。最重要的是，大事記一定要按照一條目與一事件對應(yīng)的原則，將企業(yè)發(fā)展過程中紛繁復(fù)雜的事件予以條目化、邏輯化和有序化，進(jìn)而提升大事記的系統(tǒng)性和規(guī)

范性。

3.文字要簡明扼要

大事記是一種紀(jì)實類問題，在文字表達(dá)上要簡明扼要，具體來講：一忌冗長，大事記一定要簡單明了，形式要一目了然、工整規(guī)范，內(nèi)容要盡量簡練、言簡意賅;二忌生澀，大事記一定要通俗易懂，形式上要清晰條理、便于快速瀏覽與檢索，內(nèi)容上要具有易讀性和易理解性;三忌花哨，大事記在完整準(zhǔn)確表達(dá)事件要素基礎(chǔ)上，一定要樸實無華，切記賣弄辭藻、拽文忘本。

三、企業(yè)大事記的擇事范圍

近年來，現(xiàn)代企業(yè)（尤其是國有企業(yè)）的業(yè)務(wù)范圍呈現(xiàn)出擴(kuò)張型態(tài)勢，其檔案管理工作也日益繁雜，作為重要檔案載體的大事記的記錄范圍也逐漸擴(kuò)張，這在一定程度上對于上述的核心要求提出了新的挑戰(zhàn)。筆者認(rèn)為，大事件擇事范圍的確定需考慮如下三個方面因素：第一，所擇事件能對本企業(yè)自身的經(jīng)營生產(chǎn)活動產(chǎn)生正向推動作用;第二，要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍和發(fā)展方向選擇大事與要事;第三，所擇事件一定要突出本單位的特點，如此方能體現(xiàn)大事件的重要性。例如2018年2月，上海市閔行區(qū)人民政府授予我公司為“閔行區(qū)經(jīng)濟(jì)突出貢獻(xiàn)企業(yè)”榮譽(yù)稱號，這個事件就是該月份的重要事件，該事件對于公司企業(yè)形象有較好的宣傳作用，利于公司發(fā)展，鑒于此，筆者認(rèn)為該事件便可入選該年度大事記。

在考慮上述三方面因素的基礎(chǔ)上，大事記可在如下范圍內(nèi)進(jìn)行事件選擇：（1）黨中央國務(wù)院、省市和上級領(lǐng)導(dǎo)單位對本企業(yè)的視察和檢查工作，以及對本企業(yè)做出的批示和指示;（2）本企業(yè)參加的所有重要會議及相關(guān)活動的情況;（3）本企業(yè)內(nèi)部召開的各種會議，包括出席人員、會議主要議題和會議所形成的決策情況;（4）本企業(yè)成立的、合并與撤銷過的地址，以及公司名稱的變化情況;（5）本企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)人員的任免與變更情況;（6）本企業(yè)所制定的重要規(guī)章制度、重點文件的頒布以及領(lǐng)導(dǎo)人的重要指示;（7）本企業(yè)的經(jīng)營情況、科研成果以及重點投資項目的實施情況;（8）本企業(yè)與相關(guān)合作單位以及簽訂的協(xié)議、合同與備忘錄;（9）本企業(yè)內(nèi)部開展過的教育、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)以及文體等重

要活動;（10）本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人參加過的技能進(jìn)修、考察以及相關(guān)職工的出國深造等情況;（11）本企業(yè)的知名人士或先鋒模范人物的先進(jìn)事跡與其他重要活動;（12）本企業(yè)曾發(fā)生過重大災(zāi)害情況或惡性事故;（13）本企業(yè)職工受到的表彰和獎懲情況;（14）本企業(yè)接受過電視臺、報刊、新聞媒體的訪問情況;（15）本企業(yè)在發(fā)展過程中需要或值得記載的其他重要事項。

四、編纂大事記的基本步驟

大事記編纂工作的難易程度與企業(yè)規(guī)模和發(fā)展水平成正相關(guān)，企業(yè)規(guī)模越大，發(fā)展水平越高，大事記編纂工作的任務(wù)越重、難度越大。如何從紛繁復(fù)雜的企業(yè)發(fā)展事件中梳理出大事記的特定邏輯、構(gòu)建出完整體系，不僅要滿足前文所述之核心要求，明確擇事范圍，更要遵循科學(xué)合理的編纂步驟：第一步，檔案管理人員可以先將其所有事件進(jìn)行綜合化處理，然后按事件發(fā)生的時間和重要性程度進(jìn)行排列，以便于針對某一時間或某一方面進(jìn)行專題研究，進(jìn)而將其做成不同類型的條目;第二步，在大事記正式成文之前，可以采用排列法將所有事件逐一排列，并注明其時間和出處，隨后在整理后續(xù)事件時與時間線對接，如遇到與事件相符的其他情節(jié)，可進(jìn)行插入整理，這樣就可以按照特定邏輯和結(jié)構(gòu)將所有事件整理成大事件的初步文稿;第三步，按照時間先后和事件的重要性程度，進(jìn)行優(yōu)化排列，同時，在進(jìn)行專題錄入時，也可以通過信息插入來保證事件的完整性。遵循上述步驟所形成的大事記便于相關(guān)人員通過時間或事件線索來進(jìn)行搜索并加以利用。

結(jié)語

可持續(xù)發(fā)展逐漸成為許多企業(yè)的戰(zhàn)略選擇，大事記通過對企業(yè)重要事件的記錄與再現(xiàn)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供了強(qiáng)有力的客觀支撐，這種支撐力度如何很大程度上取決于大事記的編纂質(zhì)量。為此，本文提出了大事記編纂在時間、內(nèi)容和文字上的三方面核心要求，并基于確定擇事范圍的三個原則，羅列了十五種擇事范圍，最后提出了大事記編纂的三個步驟，相信對于提升企業(yè)大事記編纂質(zhì)量有一定的參考價值。當(dāng)前社會日新月異，社會發(fā)展會對企業(yè)不斷地提出新要求、形成新挑戰(zhàn)、提供新契機(jī)，企業(yè)大事記編纂的價值將會不斷擴(kuò)展，擇事范圍也將逐漸擴(kuò)大，編纂要求也會不斷提高，這就要求企業(yè)檔案管理人員要跟隨時代進(jìn)步，以一種“發(fā)展的”的眼光和“動態(tài)的”思維開展大事記的研究和編纂工作。

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