審計(jì)檔案歸集常見問題

審計(jì)質(zhì)量控制是一項(xiàng)嚴(yán)肅細(xì)致、要求極高的工作。作為審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量的直接體現(xiàn)，審計(jì)檔案發(fā)揮著重要作用。審計(jì)檔案的歸集管理，影響著審計(jì)質(zhì)量控制水平。當(dāng)前，一些審計(jì)人員不重視審計(jì)檔案的同步歸集工作，不僅容易造成審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，而且影響著審計(jì)工作的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

一、常見問題分類

（一）檔案不規(guī)范問題。（1）征求意見稿中反映的問題，被審計(jì)單位與審理意見書均未提出異議，或被審計(jì)單位雖提出異議，但審計(jì)組和審理意見書均未被采納，在最終的審計(jì)報(bào)告中不見蹤影，也無合理說明。（2）審計(jì)取證單中的問題或數(shù)據(jù)與附件、底稿、征求意見稿或?qū)徲?jì)報(bào)告有出入，但無合理說明。（3）少數(shù)檔案中被審計(jì)單位反饋意見中提到的問題，在檔案中的征求意見稿、審計(jì)報(bào)告均未提到，檔案中征求意見稿有可能為補(bǔ)制。

（二）檔案不完整問題。（1）一些檔案缺審計(jì)通知書、被審計(jì)單位承諾書、征求意見書、審理意見書、送達(dá)通知書等程序性文件。（2）取證單審計(jì)人員處無簽字或簽字為打印，甚至少數(shù)取證單審計(jì)人員處簽字人不具備審計(jì)執(zhí)法資格。（3）部分審計(jì)檔案中實(shí)施方案審核人、審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要審核人簽字為打印。（4）少數(shù)檔案僅有取證單和工作底稿，缺少或完全沒有附件支撐材料。

（三）檔案冗余問題。（1）一些審計(jì)人員將與取證相關(guān)性不大的材料附在其中，導(dǎo)致附件材料過多。（2）少數(shù)審計(jì)檔案中放有征求意見稿中未涉及事項(xiàng)的取證單，容易讓后續(xù)復(fù)核或查詢?nèi)藛T誤以為有問題未作反映。（3）一些審計(jì)人員將進(jìn)點(diǎn)會(huì)講話材料、多次征求意見草稿等材料塞進(jìn)檔案，導(dǎo)致檔案冗余。

（四）審計(jì)結(jié)論定性不準(zhǔn)確問題。（1）少數(shù)檔案的審計(jì)報(bào)告處理處罰意見中明確要求被審計(jì)單位進(jìn)行超范圍發(fā)放補(bǔ)貼清退或多計(jì)多結(jié)清退，但卻未下達(dá)審計(jì)決定。（2）一些檔案中評(píng)價(jià)意見與問題部分存在矛盾，如評(píng)價(jià)被審計(jì)單位“堅(jiān)持先預(yù)算后支出，嚴(yán)格控制‘三公’經(jīng)費(fèi)”，問題部分卻寫“未編制政府采購預(yù)算、因公出國（境）經(jīng)費(fèi)超預(yù)算”。（3）部分檔案審計(jì)結(jié)論的取證支撐力度不夠，如計(jì)算出繳資金損失利息時(shí)，僅簡單按照出繳資金最終整體占比進(jìn)行估算，未考慮分年度出繳資金的情況，存在高估損失的可能性。

（五）檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范問題。（1）少數(shù)檔案的實(shí)施方案照搬照抄其他項(xiàng)目方案，如針對(duì)A單位的實(shí)施方案，審計(jì)內(nèi)容中的單位名字卻是B單位；又如審計(jì)重點(diǎn)中羅列的是被審計(jì)單位根本不具備的職責(zé)職能。（2）部分檔案工作底稿照搬照抄征求意見稿，喪失了工作底稿討論、確定、總結(jié)取證的功能，甚至對(duì)征求意見稿中的分級(jí)序號(hào)與定責(zé)情況不做修改，直接復(fù)制到工作底稿中。（3）調(diào)查了解記錄、重要管理事項(xiàng)記錄程序邏輯矛盾等情況不一而足。

二、提升審計(jì)檔案歸集工作的思考與建議

（一）嚴(yán)格進(jìn)行審計(jì)檔案質(zhì)量檢查，以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的檢查促進(jìn)審計(jì)程序及文書質(zhì)量的提升。

1.在審計(jì)質(zhì)量檢查過程中，根據(jù)不同類型審計(jì)項(xiàng)目情況，在求同存異基礎(chǔ)上，可采取逆審計(jì)過程，按以下步驟進(jìn)行具體檢查。

（1）基礎(chǔ)工作合規(guī)性檢查。一是檢查錄入程序文件完成時(shí)間，比對(duì)是否有文件缺失和時(shí)間邏輯錯(cuò)誤，同時(shí)檢查是否有被審計(jì)單位應(yīng)簽字未簽的情況；二是逐頁翻閱底稿及取證單，以檢查取證單簽章和工作底稿簽字是否齊全。該工作可在快速檢查程序性文件的同時(shí)熟悉檔案整體歸集情況。

（2）通用文書合規(guī)性檢查。該工作需要詳細(xì)閱讀相關(guān)主要文書，熟悉審計(jì)內(nèi)容。一是通讀征求意見稿，檢查有無打印錯(cuò)誤、歸類編排及表述明顯不合理的地方，相關(guān)數(shù)據(jù)的支撐材料是否充足，評(píng)價(jià)意見與審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題是否存在明顯矛盾或?qū)ξ磳徲?jì)事項(xiàng)發(fā)表意見；二是通讀被審計(jì)單位反饋意見，查看審計(jì)組對(duì)反饋意見的說明，同時(shí)以反饋意見為基準(zhǔn)比對(duì)征求意見稿，檢查有無反饋意見提到但沒有出現(xiàn)在征求意見稿的問題；三是通讀審計(jì)報(bào)告，檢查有無打印錯(cuò)誤，要素是否完整，歸類編排及表述是否有明顯不合理的地方，同時(shí)以征求意見稿為基準(zhǔn)，檢查審計(jì)報(bào)告與征求意見稿、被審計(jì)單位反饋意見及采納情況說明的異同，檢查審計(jì)報(bào)告是否存在審計(jì)結(jié)論與事實(shí)嚴(yán)重不符等情況。

（3）審計(jì)實(shí)施過程合規(guī)性檢查。一是詳細(xì)閱讀審計(jì)取證單等審計(jì)過程記錄文書，檢查有無取證不規(guī)范的情況；二是通讀審計(jì)實(shí)施方案，檢查審計(jì)實(shí)施方案要素的完整性，查看其是否照搬照抄、針對(duì)性不強(qiáng)或存在與被審計(jì)對(duì)象業(yè)務(wù)性質(zhì)明顯不符的情況，同時(shí)比對(duì)審計(jì)征求意見稿，檢查實(shí)施方案確定的審計(jì)事項(xiàng)是否執(zhí)行；三是逐份通讀審計(jì)工作底稿，檢查審計(jì)工作底稿是否按一事一稿原則編制，是否明顯直接照搬征求意見稿，是否存在與當(dāng)前事項(xiàng)不符的分級(jí)編號(hào)和分類表述、審計(jì)過程填寫不規(guī)范，同時(shí)以征求意見稿為基準(zhǔn)，檢查意見稿中事項(xiàng)是否都有對(duì)應(yīng)的工作底稿；四是逐份通讀審計(jì)取證單，檢查取證單是否有附件，以審計(jì)報(bào)告和征求意見稿為基準(zhǔn)，檢查對(duì)應(yīng)取證單內(nèi)容是否一致，以取證單為基準(zhǔn)，檢查是否存在取證單冗余，即在征求意見稿或?qū)徲?jì)報(bào)告中無對(duì)應(yīng)問題的情況，同時(shí)比對(duì)附件，檢查是否存在取證單反映問題與附件無法對(duì)應(yīng)的情況。

（4）特殊文書合規(guī)性檢查，包括經(jīng)責(zé)審計(jì)結(jié)果報(bào)告、審計(jì)決定和審計(jì)移送書等文件的合規(guī)性。該類文書因送達(dá)對(duì)象的特殊性，往往經(jīng)過了反復(fù)斟酌及審查，但也應(yīng)進(jìn)行合規(guī)性檢查。一是檢查有無打印錯(cuò)誤、歸類編排及表述明顯不合理的地方；二是檢查問題事實(shí)是否邏輯清晰、事實(shí)清楚、理由充分；三是比對(duì)審計(jì)報(bào)告中問題和處罰建議，檢查是否存在應(yīng)下達(dá)未下達(dá)審計(jì)決定的情況；四是檢查審計(jì)決定及移送處理依據(jù)是否充分適當(dāng)。具體可參考表1進(jìn)行質(zhì)量檢查。

2.針對(duì)程序性文件的檢查。一是可按照項(xiàng)目類型，如經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、財(cái)政財(cái)務(wù)收支審計(jì)、基建投資審計(jì)等類型進(jìn)行分類；二是可按照審計(jì)通知書、調(diào)查了解記錄、接受審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)干部或單位承諾書、實(shí)施方案、取證單編制、審計(jì)組業(yè)務(wù)會(huì)、審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)、征求意見稿及征求意見書、反饋意見書、審計(jì)組對(duì)反饋意見的說明、審理意見書、審計(jì)報(bào)告及整改落實(shí)情況等文書的簽批先后順序進(jìn)行比對(duì)，重點(diǎn)檢查前后矛盾、邏輯混亂的情況。具體可參考表2錄入相應(yīng)完成時(shí)間，以快速檢查是否有文件缺失或邏輯錯(cuò)誤。

3.通過以上程序進(jìn)行審計(jì)檔案質(zhì)量檢查后，可根據(jù)具體檢查要求或報(bào)告?zhèn)戎攸c(diǎn)，參考表3進(jìn)行歸類，以方便形成檢查報(bào)告。

（二）探索應(yīng)用OCR、區(qū)塊鏈等技術(shù)手段加強(qiáng)審計(jì)檔案歸集質(zhì)量過程控制。

審計(jì)人員應(yīng)在不斷拓展審計(jì)實(shí)施手段的同時(shí)，加強(qiáng)審計(jì)檔案歸集的信息化應(yīng)用和電子數(shù)據(jù)檔案的格式化儲(chǔ)存。審計(jì)信息化手段眾多，其中光學(xué)字符識(shí)別和區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)于審計(jì)檔案歸集有著特殊的啟示作用。

1.光學(xué)字符識(shí)別(optical character recognition，簡稱OCR)是指對(duì)圖像文件進(jìn)行分析識(shí)別處理，獲取文字及版面信息并翻譯成計(jì)算機(jī)文字的過程。通過OCR技術(shù)，能夠?qū)⒂跋裣到y(tǒng)中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)識(shí)別成文本數(shù)據(jù)輸出，并形成審計(jì)分析對(duì)象，從而大幅節(jié)約審計(jì)檔案歸集的時(shí)間成本，提高審計(jì)檔案歸集工作效率，更好地向零碎但數(shù)量龐大的業(yè)務(wù)著手，發(fā)現(xiàn)隱蔽的違規(guī)方式，高效完成審計(jì)檔案的格式化歸集工作。

表1 審計(jì)檔案質(zhì)量檢查流程表

表2 程序性文件完成情況比對(duì)表

表3 審計(jì)檔案質(zhì)量檢查結(jié)果表

2.區(qū)塊鏈技術(shù)是分布式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸、共識(shí)機(jī)制、加密算法等技術(shù)的新型應(yīng)用模式，具有去中心化、不可篡改、加密安全、全程留痕、可以追溯、集體維護(hù)、公開透明的特點(diǎn)。區(qū)塊鏈的特點(diǎn)與審計(jì)業(yè)務(wù)遙相呼應(yīng)，兩者的結(jié)合具有天然的內(nèi)在需求，區(qū)塊鏈能夠保證審計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高審計(jì)效率，降低審計(jì)成本，為未來審計(jì)工作開展帶來巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。這就需要我們應(yīng)時(shí)而變，盡早發(fā)揮其安全、真實(shí)、保密、留痕的特性于審計(jì)檔案歸集工作中，以確保審計(jì)檔案的真實(shí)完整。

（三）從心理動(dòng)因和評(píng)價(jià)體系上提高審計(jì)人員審計(jì)檔案歸集積極性和嚴(yán)肅性。

1.少數(shù)審計(jì)人員認(rèn)為檔案歸集吃力不討好，未能意識(shí)到審計(jì)檔案質(zhì)量的高低不僅體現(xiàn)審計(jì)機(jī)關(guān)的基礎(chǔ)工作水平，而且是審計(jì)質(zhì)量優(yōu)劣的直接體現(xiàn)。從心理層面來講，造成審計(jì)人員降低審計(jì)檔案歸集質(zhì)量行為出現(xiàn)的主要因素是心理需求與現(xiàn)實(shí)獲得感之間的差額。因此，為提升審計(jì)檔案歸集工作積極性，有必要建立系統(tǒng)完整的檔案質(zhì)量管理激勵(lì)機(jī)制，關(guān)注審計(jì)人員的現(xiàn)實(shí)需求，構(gòu)建公正有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制。

2.規(guī)范化管理離不開公平公正且行之有效的評(píng)價(jià)機(jī)制，檔案歸集質(zhì)量控制同樣如此。審計(jì)人員可以參考前文的審計(jì)檔案質(zhì)量檢查結(jié)果表，結(jié)合國家最新政策導(dǎo)向、審計(jì)機(jī)關(guān)具體要求和年度審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃，按每一考察指標(biāo)百分制，制定直觀清晰的審計(jì)檔案歸集質(zhì)量分布圖，以供決策、判斷及評(píng)價(jià)之用。如圖1是某審計(jì)項(xiàng)目在所有類型審計(jì)項(xiàng)目橫向比較時(shí)的歸集質(zhì)量分布圖，主要按照基礎(chǔ)工作規(guī)范性、檔案歸集完整性、通用文書合規(guī)性、實(shí)施過程合規(guī)性、審計(jì)履行恰當(dāng)性、審計(jì)結(jié)論準(zhǔn)確性等檢查子項(xiàng)歸類并對(duì)比打分。從圖1中能夠清晰看出該審計(jì)項(xiàng)目檔案亟待加強(qiáng)的部分是實(shí)施過程合規(guī)性，具體可能是審計(jì)告知過程、取證過程、征求意見等過程還存在需要盡快完善的地方。

圖1 某審計(jì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量橫向比較圖

圖2 某專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量縱向比較圖

圖2是某專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目在同類型審計(jì)項(xiàng)目中的縱向比較歸集質(zhì)量分布圖，主要按照實(shí)施方案指導(dǎo)性、調(diào)查了解真實(shí)性、取證過程規(guī)范性、程序文書完整性、業(yè)務(wù)復(fù)核嚴(yán)肅性、征求意見規(guī)范性、審計(jì)數(shù)據(jù)一致性、附件材料完整性、審計(jì)檔案冗余性、結(jié)論定性準(zhǔn)確性及結(jié)果報(bào)告簡明性等檢查子項(xiàng)歸類并對(duì)比打分。從圖2中能夠清晰看出該項(xiàng)目亟待加強(qiáng)的部分是程序文書完整性，具體可能是被審計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)干部承諾書、征求意見書或送達(dá)回證等程序性文件缺失。