保安服務(wù)公司合同管理診斷及優(yōu)化方案

樓挺

（義烏市市場(chǎng)發(fā)展集團(tuán)有限公司，浙江 義烏 322000）

一、義烏市保安服務(wù)有限公司背景

義烏市保安服務(wù)有限公司成立于1988年，2011-2019年度連續(xù)九年被評(píng)為浙江省先進(jìn)保安服務(wù)公司，為浙中地區(qū)唯一一家人防二級(jí)、技防一級(jí)綜合型安保公司。

現(xiàn)有員工2000余人，下設(shè)市府、市局、企業(yè)等十五個(gè)中隊(duì)。主要經(jīng)營(yíng)保安派駐、物業(yè)服務(wù)、聯(lián)網(wǎng)報(bào)警等業(yè)務(wù)，一直以“安全第一，客戶至上，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”為宗旨，依法經(jīng)營(yíng)、用心服務(wù)，以提升客戶安全感和滿意度為工作要求，以維護(hù)社會(huì)治安穩(wěn)定和滿足客戶需求為己任。

二、保安服務(wù)公司合同管理方案設(shè)計(jì)

（一）合同管理現(xiàn)狀

1．保安服務(wù)公司業(yè)務(wù)及部門設(shè)置

目前公司保安部常規(guī)合同業(yè)務(wù)主要由12個(gè)中隊(duì)和2個(gè)項(xiàng)目組承擔(dān)，由20名管理人員和1500名左右保安組成。其中金融中隊(duì)保安人數(shù)較多，分三個(gè)分隊(duì)，設(shè)置一個(gè)中隊(duì)長(zhǎng)和三個(gè)分隊(duì)長(zhǎng)進(jìn)行管理。

2．保安服務(wù)公司業(yè)務(wù)及合同管理流程現(xiàn)狀

（1）合同種類較多，合同格式不統(tǒng)一

目前，公司在與客戶簽訂合同時(shí)，通常依賴以往工作經(jīng)驗(yàn)起草合同，在不同中隊(duì)或者業(yè)務(wù)之間無(wú)統(tǒng)一合同格式。市府中隊(duì)、金融中隊(duì)等中隊(duì)長(zhǎng)還需根據(jù)客戶要求來(lái)確定合同樣式，導(dǎo)致合同版本種類較多，合同格式不統(tǒng)一。

保安部在與不同客戶簽訂合有多種保安收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，從側(cè)面反映出保安服務(wù)公司目前合同種類較多，合同管理較復(fù)雜，詳見表2.1。

表2.1 保安部常規(guī)合同收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

（2）客戶需求差異大，合同開票周期不一致

金融機(jī)構(gòu)、政府部門付款審批程序相對(duì)復(fù)雜，有時(shí)出現(xiàn)超期付款現(xiàn)象。因此，根據(jù)客戶實(shí)際付款時(shí)間，中隊(duì)長(zhǎng)持合同復(fù)印件向財(cái)務(wù)申請(qǐng)開票。付款時(shí)間會(huì)因客戶要求而變化，故開票時(shí)間與合同約定時(shí)間差異較大，曾出現(xiàn)過(guò)漏開甚至多開發(fā)票現(xiàn)象。在調(diào)研過(guò)程中，了解到不同付款方式的具體收款時(shí)間還需與客戶商議才能確定，而且與金融單位簽訂保安合同時(shí)合同期限有一年到三年不等，使金融單位合同開票周期更加復(fù)雜。

（3）合同管理部門及人員

公司合同管理制度規(guī)定合同綜合管理部門為辦公室。目前保安部合同管理工作實(shí)際上由保安部文書和中隊(duì)長(zhǎng)共同管理，由于合同種類和數(shù)量較多，合同管理工作量大，職責(zé)要求不明確。

（4）其他

對(duì)于存在拖欠款項(xiàng)情況各中隊(duì)制定配套懲罰措施，但實(shí)際執(zhí)行并不嚴(yán)格。如果能夠建立起更好地執(zhí)行、續(xù)簽合同，以及及時(shí)收款等相應(yīng)激勵(lì)措施，可促進(jìn)各中隊(duì)更加注重合同收款和開票工作。

（二）合同管理存在問(wèn)題及成因分析

1．合同標(biāo)準(zhǔn)化水平有待提高

因客戶需求差異化和合同管理不夠細(xì)致，導(dǎo)致合同標(biāo)準(zhǔn)化水平較低，出現(xiàn)多種合同模板，不利于統(tǒng)一管理。部分業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，特別是業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中資料和信息傳遞流程。執(zhí)行過(guò)程中大多依靠經(jīng)辦人員主觀判斷和工作經(jīng)驗(yàn)，為評(píng)價(jià)和考核工作帶來(lái)一定復(fù)雜度。

2．合同管理制度化有待提高

合同管理辦法操作性不足。公司雖制定合同管理辦法，但只規(guī)定大致方面，對(duì)具體負(fù)責(zé)人及其責(zé)任范圍規(guī)定不夠詳細(xì)，其制度有待進(jìn)一步完善。并缺少具體操作細(xì)則，導(dǎo)致合同管理人員只能根據(jù)自己對(duì)合同管理辦法理解去操作，不同人員、不同時(shí)期、不同合同之間缺乏一致性，給后期合同審查、監(jiān)督帶來(lái)極大困難。

3．合同管理不同部門信息共享機(jī)制需完善

目前公司合同管理由保安部負(fù)責(zé)，責(zé)任相對(duì)明確。合同執(zhí)行不同階段，如簽訂、審查和結(jié)束時(shí)，但需不同部門間配合，需要內(nèi)部不同部門配合，單一職能部門難以取得良好效果，缺乏靈活性。一旦合同涉及金額較大且需分期開票收款，則導(dǎo)致合同執(zhí)行過(guò)程較復(fù)雜，致使管理效率降低。

4．激勵(lì)機(jī)制有待完善和擴(kuò)充

目前公司應(yīng)收賬款管理辦法只對(duì)存在拖欠款項(xiàng)合同負(fù)責(zé)人制定懲罰措施，而對(duì)按時(shí)到期收款合同負(fù)責(zé)人缺少獎(jiǎng)勵(lì)措施，可能存在激勵(lì)不足問(wèn)題。一方面應(yīng)收賬款管理不完善；另一方面應(yīng)收賬款規(guī)定中只說(shuō)明了對(duì)拖欠款項(xiàng)現(xiàn)象懲罰，而對(duì)及時(shí)收款合同管理人員獎(jiǎng)勵(lì)措施并未提及。對(duì)此，應(yīng)制定詳細(xì)獎(jiǎng)勵(lì)懲罰措施，引導(dǎo)員工主動(dòng)做符合公司利益行為，特別是在新客戶開發(fā)、及時(shí)收款和保安服務(wù)執(zhí)行效果等方面，從而提高合同管理效率和效果。

（三）合同管理優(yōu)化建議

1．優(yōu)化合同管理流程，建立標(biāo)準(zhǔn)化合同模板

（1）對(duì)合同審核、監(jiān)督流程進(jìn)一步優(yōu)化，提高合同管理效率。根據(jù)合同金額和客戶重要性程度設(shè)定不同審批權(quán)限和監(jiān)督職責(zé)。

（2）合同格式和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化處理。因客戶特點(diǎn)及需求差異化造成合同版本多，建議制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化合同模板在以后簽訂合同時(shí)作為參考使用。此外，金融機(jī)構(gòu)、政府部門等客戶定制合同做例外處理。

2．完善合同管理制度

合同管理辦法作為合同管理工作指導(dǎo)準(zhǔn)則，需要清楚、明確操作細(xì)則，避免不同員工理解差異引起合同管理不規(guī)范現(xiàn)象。在充分考慮企業(yè)自身情況條件下，建立高效科學(xué)合同管理制度。

3．完善合同管理人員激勵(lì)機(jī)制

現(xiàn)合同管理辦法只對(duì)未到期收款合同負(fù)責(zé)人制定懲罰措施，而對(duì)按時(shí)到期收款、成功續(xù)簽或提升保費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等合同負(fù)責(zé)人缺少獎(jiǎng)勵(lì)措施，對(duì)中隊(duì)長(zhǎng)激勵(lì)可能不足。對(duì)此，應(yīng)制定詳細(xì)獎(jiǎng)勵(lì)懲罰措施，引導(dǎo)員工主動(dòng)做符合公司利益行為，提高合同管理效率。

4．加強(qiáng)合同管理部門間協(xié)調(diào)，完善崗位職責(zé)規(guī)定

組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)合理，可使合同管理流程流暢，提高組織運(yùn)作效率。合同管理由于本身特性，需要不同部門之間配合和互相協(xié)作，才能取得良好效果，應(yīng)通過(guò)設(shè)置合適組織結(jié)構(gòu)，提高合同管理流程合理性。

5．針對(duì)合同和客戶特點(diǎn)，實(shí)行分類合同管理

針對(duì)合同種類多、數(shù)量大特點(diǎn)，建議統(tǒng)一進(jìn)行合同編號(hào)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)合同分類管理，提高合同管理效率?？梢园凑罩嘘?duì)、客戶、業(yè)務(wù)類型或時(shí)間等維度進(jìn)行分類管理。合同分類管理及編碼規(guī)則見表2.2。

表2.2 合同分類編碼方法

通過(guò)上表對(duì)合同編碼描述，可采用六級(jí)編碼的方法進(jìn)行分類。例如：X—XX—XXX—XXXX—X—001。此外，補(bǔ)充協(xié)議是指對(duì)合同補(bǔ)充、變更、解除等訂立協(xié)議，可以在與合同共用一個(gè)編號(hào)前提下，根據(jù)補(bǔ)充協(xié)議簽訂順序在流水號(hào)后用，以小寫英文字母按字母表順序標(biāo)識(shí)。例如：X—XX—XXX—XXXX—X—001a。

6．加強(qiáng)信息化建設(shè)

應(yīng)使合同管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)信息化，隨著科技進(jìn)步，自動(dòng)化辦公發(fā)展需要，可使管理者對(duì)各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行透明化管理，及時(shí)掌握信息，提高決策效率。同時(shí)可提高合同審批效率和速度，明確合同管理過(guò)程職責(zé)。另外，通過(guò)網(wǎng)上信息傳遞，可促進(jìn)不同部門之間交流和溝通，及時(shí)更新合同管理信息，并通過(guò)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)傳遞合同相關(guān)信息，為規(guī)范化管理合同提供了技術(shù)支持。

借助信息化，公司可實(shí)現(xiàn)對(duì)合同進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督和考核，并有效減少漏開發(fā)票、應(yīng)收拖欠等現(xiàn)象，降低合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，提升資金管理效果并創(chuàng)造價(jià)值。

三、保安服務(wù)公司合同管理優(yōu)化效果評(píng)估

協(xié)同合同管理可全面記錄合同從簽訂前準(zhǔn)備、商務(wù)談判、合同編輯和審批、合同變更、合同執(zhí)行全過(guò)程管理，并支持方便地與合同付款、收款等相互關(guān)聯(lián)。基于“全程管理”“數(shù)據(jù)完整”和“信息關(guān)聯(lián)”三大優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)“執(zhí)行過(guò)程可管理，執(zhí)行狀況可跟蹤”管理目標(biāo)。

合同管理系統(tǒng)應(yīng)用后取得具體成效如下：

2019年1月，開始試運(yùn)行合同管理系統(tǒng)軟件，截至2019年7月底，營(yíng)業(yè)收入增加1872萬(wàn)元，同比增長(zhǎng)29.62%，營(yíng)業(yè)利潤(rùn)增加244萬(wàn)元，同比增長(zhǎng)106%。

優(yōu)化合同管理流程，建立標(biāo)準(zhǔn)化合同模板。對(duì)合同審核、監(jiān)督流程進(jìn)一步優(yōu)化，提高合同管理效率。根據(jù)合同金額和客戶重要性程度設(shè)定不同審批權(quán)限和監(jiān)督職責(zé)。

合同格式和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化處理，完善合同管理制度。保安服務(wù)公司對(duì)合同管理考核制度進(jìn)行完善，不僅關(guān)注合同是否按期完成，還進(jìn)一步對(duì)合同執(zhí)行期間進(jìn)度監(jiān)督和收款，在合同順利完成同時(shí)，給企業(yè)帶來(lái)更多績(jī)效。

完善對(duì)合同管理人員激勵(lì)機(jī)制。公司制定詳細(xì)的獎(jiǎng)勵(lì)懲罰措施，引導(dǎo)員工主動(dòng)做符合公司利益行為，提高合同管理效率。

針對(duì)合同和客戶特點(diǎn)，實(shí)行分類合同管理。統(tǒng)一進(jìn)行合同編號(hào)，從而實(shí)現(xiàn)合同分類管理，提高合同管理效率。按照中隊(duì)、客戶、業(yè)務(wù)類型或時(shí)間等維度進(jìn)行分類管理，采用六級(jí)編碼的方法進(jìn)行分類合同。

借助合同管系統(tǒng)，保安服務(wù)公司實(shí)現(xiàn)對(duì)合同實(shí)時(shí)監(jiān)督和考核，并有效減少漏開發(fā)票、應(yīng)收拖欠等現(xiàn)象，降低合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，提升資金管理效果并創(chuàng)造價(jià)值。

四、結(jié)論與啟示

本論文以保安服務(wù)公司合同管理流程為研究對(duì)象，針對(duì)合同管理存在問(wèn)題，通過(guò)細(xì)致成因分析，結(jié)合保安服務(wù)公司特點(diǎn)，制定科學(xué)合同管理流程，優(yōu)化合同管理制度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和制度化相統(tǒng)一。具體研究?jī)?nèi)容如下：

（一）對(duì)保安服務(wù)公司基本情況進(jìn)行闡述。

（二）根據(jù)保安服務(wù)公司合同管理現(xiàn)狀，對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題及成因進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上提出優(yōu)化建議。

（三）對(duì)優(yōu)化后合同管理進(jìn)行效果評(píng)估。

合同管理是落實(shí)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的一項(xiàng)核心管理業(yè)務(wù)，合同是企業(yè)對(duì)外交易門戶，合同管理好壞直接影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)成敗。接下去，保安服務(wù)公司會(huì)根據(jù)實(shí)際情況，不斷提高合同管理水平。