“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校檔案管理存在的問題與優(yōu)化路徑研究

張芳 阿地力?多力坤

摘要：融合互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理工作不僅能夠提升管理效率，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)原檔案資料的保管，還能有效解決管理的時(shí)間與成本，是適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展形式的一種檔案管理方式?，F(xiàn)階段高校開展的檔案信息化建設(shè)尚存在諸多問題。本文通過分析目前高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng) +”的新理念、新思維針對(duì)高校檔案管理中存在的問題提出“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案管理的優(yōu)化對(duì)策，進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;“互聯(lián)網(wǎng)+” ;優(yōu)化對(duì)策

中圖分類號(hào)：F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2020.23.028

高校學(xué)生檔案是記錄學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)的重要載體，包括學(xué)生在成績、獎(jiǎng)懲、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、科研、黨團(tuán)關(guān)系等方面的內(nèi)容，形成對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的真實(shí)記錄材料。是國家和社會(huì)選聘人才的直觀依據(jù)，對(duì)用人單位選聘人才具有廣泛的參考價(jià)值。為了確保檔案管理的真實(shí)性，高校學(xué)生檔案管理顯得尤為重要。隨著日前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的更新以及“互聯(lián)網(wǎng)+”的大力提倡，信息發(fā)展進(jìn)步為人們工作和生活的各個(gè)領(lǐng)域都帶來新的變化，在此背景下，高校檔案管理應(yīng)主動(dòng)與信息技術(shù)融合，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng) +”的新理念、新思維不斷優(yōu)化檔案管理工作，從而創(chuàng)建符合新時(shí)期高校檔案管理特點(diǎn)和變化趨勢的學(xué)生檔案管理模式。

1高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

目前，大多數(shù)高校的學(xué)生檔案管理多為傳統(tǒng)式的管理模式，檔案管理人員的工作依然停留在對(duì)大學(xué)生檔案資料的收集上，對(duì)大學(xué)生檔案管理主要通過線下的收集、封裝、保存、轉(zhuǎn)遞，檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出主要依靠人工登記。由于高校對(duì)學(xué)生檔案管理的重視程度不足，導(dǎo)致沒有形成規(guī)范性和強(qiáng)制性的管理文件，管理人員工作怠慢，無積極性和創(chuàng)新性。由于缺乏科學(xué)管理意識(shí)，導(dǎo)致部分管理工作出現(xiàn)混亂，學(xué)生檔案材料入檔不及時(shí)、檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范出現(xiàn)檔案材料丟失的情況。另外在檔案管理過程中，由于工作程序化、創(chuàng)新型不強(qiáng)，工作亮點(diǎn)不突出，導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案管理的積極性不高。與其他學(xué)生管理工作相比，學(xué)生檔案管理工作只是學(xué)生工作中的冰山一角甚至可以忽略不計(jì)，只要不出錯(cuò)，工作就算完成。以至于導(dǎo)致眾多畢業(yè)多年的學(xué)生的檔案丟失，錯(cuò)裝漏裝，甚至出現(xiàn)“張冠李戴”的現(xiàn)象。信息化手段管理模式較為落后，檔案管理過程中人工操作的程序比較多，信息化利用程度較低，學(xué)生檔案記載的豐富性不強(qiáng)，無法滿足大學(xué)生的發(fā)展需要和就業(yè)需要。

2高校檔案管理的原則

2.1保密原則

學(xué)生檔案屬機(jī)密文件，檔案管理部門要嚴(yán)格遵守保密制度，未經(jīng)許可不得擅自將檔案帶出檔案室或向外人透漏檔案內(nèi)的任何內(nèi)容和信息。檔案管理部門應(yīng)選配專人管理學(xué)生檔案，并設(shè)置檔案室，確保檔案室安全。

2.2登記原則

在學(xué)生檔案保管、收集、整理、歸檔以及學(xué)生檔案的查閱、移交、接收等工作中，需進(jìn)行登記，做好相關(guān)轉(zhuǎn)遞記錄，建立完整借閱、轉(zhuǎn)遞記錄臺(tái)賬，做到檔案各個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)有記錄、有簽名，確保學(xué)生檔案的完整與安全。

2.3及時(shí)原則

檔案管理人員應(yīng)根據(jù)學(xué)校招生部門、教務(wù)處、學(xué)院等部門移交的學(xué)生相關(guān)獎(jiǎng)懲材料、鑒定材料及時(shí)歸檔，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

2.4完整性原則

對(duì)于學(xué)生檔案而言，證明其價(jià)值的最基本條件就是檔案的完整性，如果缺失，那么檔案的價(jià)值、可用性會(huì)受到嚴(yán)重影響。所以，在進(jìn)行檔案收集、管理過程中，保證檔案完整性是最基本的要求。在具體工作中，管理人員每年要對(duì)學(xué)生檔案材料進(jìn)行核查，尤其是要對(duì)獎(jiǎng)懲文件、每年的鑒定材料及時(shí)裝入檔案，對(duì)于大四學(xué)生在畢業(yè)前要對(duì)其檔案進(jìn)行系統(tǒng)性核查以保證其檔案完整性。

2.5真實(shí)性原則

在高校檔案管理工作中，嚴(yán)格歸檔程序、保證檔案材料真實(shí)性是檔案管理工作最基本的要求。檔案管理人員第一要?jiǎng)?wù)是確保和維護(hù)學(xué)生檔案的真實(shí)性，及時(shí)將能夠反映學(xué)生德、能、勤方面的檔案材料及時(shí)入檔，嚴(yán)禁錯(cuò)裝和漏裝尤其是故意不裝的行為。

3高校檔案管理中存在的問題

3.1檔案管理人員思想重視不夠

大部分高校和部門對(duì)檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)偏差，思想重視程度不夠，在檔案管理人員安排上大部分是工作能力不突出、年齡偏大、計(jì)算機(jī)水平不過關(guān)的人員管理檔案。高校學(xué)生檔案管理人員老弱無能化的現(xiàn)象比較突出，而且缺少專職檔案人員，人才結(jié)構(gòu)不合理。由于科學(xué)管理意識(shí)的相對(duì)欠缺，導(dǎo)致部分管理工作人員無法對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用的現(xiàn)象。另外是在檔案管理的硬件設(shè)施上配套不健全，經(jīng)費(fèi)投入不足。其實(shí)是檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視度不夠，責(zé)任心不強(qiáng)。突出表現(xiàn)在對(duì)于學(xué)生的獎(jiǎng)懲檔案不及時(shí)入檔，學(xué)生檔案材料存放不規(guī)范，檔案查詢、領(lǐng)取程序不規(guī)范。

3.2歸檔內(nèi)容陳舊、簡單，已不能滿足社會(huì)選才要求

高校學(xué)生檔案歸檔范圍一般涉及高校招生錄取材料、軍訓(xùn)鑒定表、學(xué)籍成績、黨（團(tuán)）材料、將成文件、學(xué)年鑒定和畢業(yè)生鑒定等材料。但是隨著時(shí)代和社會(huì)的進(jìn)步、發(fā)展，學(xué)生檔案信息多元化的要求越來越緊迫。但目前學(xué)生檔案內(nèi)所承載的信息內(nèi)容簡單、陳舊未能全面反映畢業(yè)生在校表現(xiàn)。在社會(huì)選才方面，用人單位通過查詢學(xué)生檔案，更多的希望是從中了解學(xué)生的個(gè)人素質(zhì)、成就、能力、誠信等方面的材料，而檔案中缺乏學(xué)生反映這些尤其是綜合素質(zhì)方面的材料。檔案的鑒定表也多流于形式，很多班主任、輔導(dǎo)員在對(duì)學(xué)生個(gè)人評(píng)價(jià)中多是套用模板、千篇一律對(duì)于學(xué)生的特點(diǎn)描述不詳，對(duì)于學(xué)生的個(gè)性材料較少，這很難滿足用人單位想要了解的情況。

3.3歸檔工作滯后

檔案材料具有原生性，因獎(jiǎng)懲產(chǎn)生的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔。但多數(shù)檔案管理單位大多在學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才突擊整理檔案，平時(shí)學(xué)生在校期間產(chǎn)生的獎(jiǎng)懲材料、鑒定材料一般分散在輔導(dǎo)員、教務(wù)員或班主任手中，等到畢業(yè)生離校時(shí)才再集中整理歸檔。這不僅會(huì)造成檔案材料的丟失，而且不利于就業(yè)單位全方位了解畢業(yè)生。轉(zhuǎn)專業(yè)、降級(jí)學(xué)生的檔案未能及時(shí)調(diào)整，導(dǎo)致學(xué)生在畢業(yè)時(shí)存在找不到檔案的現(xiàn)象，往往對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作造成被動(dòng)。

3.4未達(dá)到畢業(yè)條件的學(xué)生的檔案處理

不同高校對(duì)于未達(dá)到畢業(yè)條件的學(xué)生的檔案處理方式不同，有些學(xué)校會(huì)將這部分學(xué)生檔案跟隨正常畢業(yè)的學(xué)生一同寄到用人單位或生源地人力資源與社會(huì)保障局，待這部分學(xué)生達(dá)到畢業(yè)條件后將畢業(yè)材料合檔。另一部分學(xué)校的處理方式是將此部分學(xué)生檔案暫存學(xué)校，待學(xué)生達(dá)到畢業(yè)條件后將畢業(yè)材料合檔，再郵寄至學(xué)生單位所在地或生源地人力資源和社會(huì)保障局。對(duì)于這部分學(xué)生的檔案管理并未有一個(gè)明確的規(guī)定。

3.5電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理有待于規(guī)范與提高

往屆畢業(yè)生檔案查詢還是依靠人工核查，未能達(dá)到歷屆畢業(yè)生自助查詢檔案的情況。學(xué)生檔案管理信息化手段利用不夠，檔案流轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)遞、查詢等工作依然是在線下進(jìn)行，檔案管理的效率較低不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。信息化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用不夠，導(dǎo)致針對(duì)往屆畢業(yè)生查詢檔案工作耗費(fèi)大量人力和時(shí)間。

3.6學(xué)生檔案意識(shí)薄弱

目前，學(xué)生只關(guān)注成績、關(guān)注畢業(yè)、關(guān)注就業(yè)，但對(duì)于自己的檔案如何存放，怎樣提取，重視程度不高。加上目前畢業(yè)條件越來越嚴(yán)，有小部分學(xué)生不能正常畢業(yè)，并且有部分學(xué)生中途退學(xué)，往往是這部分學(xué)生的檔案會(huì)存在丟失或保管不善的情況。當(dāng)這部分學(xué)生走向社會(huì)需要遷移戶口或找到的工作單位需要學(xué)生檔案，這時(shí)學(xué)生才會(huì)通過各種渠道尋找自己的檔案，往往此時(shí)，由于時(shí)間久遠(yuǎn)，學(xué)生檔案管理人員更換頻繁導(dǎo)致找不到相關(guān)檔案的現(xiàn)象，最終會(huì)對(duì)學(xué)生造成不利影響。

3.7學(xué)籍檔案與黨員、團(tuán)員檔案管理存在脫節(jié)

高校在學(xué)生檔案管理過程中出現(xiàn)一個(gè)學(xué)生檔案可能會(huì)有三位或更多的老師在進(jìn)行管理。會(huì)存在學(xué)籍檔案有檔案管理老師在負(fù)責(zé)，團(tuán)員檔案可能是學(xué)院分團(tuán)委老師負(fù)責(zé)，黨員檔案可能是學(xué)院組織員在負(fù)責(zé)，有些老師非專業(yè)檔案管理老師，則會(huì)在畢業(yè)生檔案歸檔時(shí)會(huì)出現(xiàn)黨團(tuán)檔案缺失等情況。

4“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

4.1提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

做好高校學(xué)生檔案工作，是提升高校學(xué)生檔案嚴(yán)肅性和公信力的現(xiàn)實(shí)需要。學(xué)生檔案材料的真實(shí)性、完整性直接影響到用人單位對(duì)高校學(xué)生的能力判斷，高校學(xué)生檔案是眾多用人單位尤其是國家機(jī)關(guān)、政府、事業(yè)單位、部隊(duì)等單位選人用人的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案歸檔程序和檔案真實(shí)性、完整性的原則整理檔案，保證學(xué)生檔案材料真實(shí)、完整。針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的漏裝、錯(cuò)裝、混裝、歸檔滯后等問題，高校和檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視程度顯得尤為重要，各高校應(yīng)進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的思想意識(shí)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平、增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心。尤其檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作思路，本著立德樹人的根本任務(wù)和“圍繞學(xué)生、關(guān)照學(xué)生、服務(wù)學(xué)生”的工作態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，在檔案的歸檔、查詢、保存、轉(zhuǎn)遞過程中要有為學(xué)生服務(wù)的意識(shí)和高度的責(zé)任感，確保高校學(xué)生檔案材料齊全完整、信息真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔及時(shí)按程序進(jìn)行，不能因?yàn)楣芾砣藛T的疏忽侵害學(xué)生的正當(dāng)權(quán)益。

4.2強(qiáng)化規(guī)范管理、建立健全相關(guān)機(jī)制

目前，在學(xué)生檔案管理過程中顯著的問題是沒有規(guī)章制度或者規(guī)章制度比較陳舊已不適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理模式。各高校應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合自身學(xué)校實(shí)際制定出本校的學(xué)生檔案管理規(guī)定，制定相應(yīng)管理制度、措施和辦法，以規(guī)范學(xué)生檔案歸檔的質(zhì)量、程序和時(shí)間，規(guī)范學(xué)生檔案的保管、轉(zhuǎn)遞和查詢要求，對(duì)檔案材料的內(nèi)容以及各類學(xué)生鑒定都應(yīng)做出統(tǒng)一、具體的指導(dǎo)原則，做到有法可依，有章可循，確保學(xué)生檔案的完整性、保密性、真實(shí)性、及時(shí)性，使學(xué)生檔案能夠?yàn)橛萌藛挝徽鎸?shí)反映學(xué)生在德、智、體、美、勞、等方面的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。

4.3利用信息化技術(shù)，規(guī)范檔案管理

規(guī)范并充實(shí)電子檔案，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生綜合檔案管理模式。利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，進(jìn)行網(wǎng)上檔案信息登記、流轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)遞，進(jìn)一步提高檔案管理效率。高校應(yīng)逐步形成學(xué)生電子檔案，因紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的有限性，無法將反映學(xué)生德、智、體、美、勞等方面的材料全部裝入紙質(zhì)版檔案中，可將此部分檔案的照片、證書、證明材料形成電子檔案予以保存，待學(xué)生畢業(yè)后將電子檔案與紙質(zhì)版檔案一同轉(zhuǎn)遞給用人單位。開通往屆畢業(yè)生檔案網(wǎng)上自助查詢功能，釋放檔案管理員查詢往屆畢業(yè)生檔案的壓力。

4.4規(guī)范學(xué)生檔案材料的收集、整理

各高校和檔案管理部門在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行歸檔、收集、整理的過程中應(yīng)堅(jiān)持及時(shí)性、真實(shí)性原則。對(duì)于大一新生入校時(shí)的檔案要及時(shí)進(jìn)行整理，并及時(shí)將大學(xué)入學(xué)后形成的錄取材料、軍訓(xùn)鑒定等檔案材料與高中檔案一并歸檔建立學(xué)生大學(xué)檔案，后期根據(jù)學(xué)生的專業(yè)、班級(jí)分類統(tǒng)一進(jìn)行保管。檔案管理老師要隨時(shí)將事發(fā)性檔案材料及時(shí)歸檔，對(duì)于學(xué)年鑒定類材料按時(shí)間要求及時(shí)入檔。并對(duì)于學(xué)生檔案做好電子檔案信息的維護(hù)，需要拍照、掃描形成電子檔案的材料要及時(shí)存儲(chǔ)和錄入，爭取做到學(xué)生檔案管理線上線下一同維護(hù)，同時(shí)進(jìn)行。檔案管理老師要有高度的責(zé)任心以保證學(xué)生各個(gè)階段的各種檔案材料及時(shí)歸檔，避免錯(cuò)裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確等人為錯(cuò)誤。

4.5提高檔案管理人員素質(zhì)，增強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、業(yè)務(wù)性、保密性比較強(qiáng)的工作，各單位在選配檔案管理人員時(shí)，要選擇責(zé)任心強(qiáng)、計(jì)算機(jī)水平高、工作紀(jì)律性強(qiáng)的同志來擔(dān)任。以確保高校學(xué)生檔案的完整性。因檔案材料種類的多樣性、檔案保管的連續(xù)性對(duì)于檔案管理人員要求具有固定性，以確保學(xué)生檔案管理過程連續(xù)、合規(guī)。另外，學(xué)校、學(xué)院、輔導(dǎo)員要加強(qiáng)在學(xué)生中進(jìn)行檔案重要性的宣傳，提高學(xué)生對(duì)自己檔案的重視程度，尤其是對(duì)于畢業(yè)生，學(xué)院需通過開會(huì)培訓(xùn)、網(wǎng)上通知、公告欄公示等形式加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞、存放、檔案的作用等相關(guān)知識(shí)的普及，增強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)。

4.6未能正常畢業(yè)學(xué)生檔案的管理

未能達(dá)到畢業(yè)條件的學(xué)生檔案，此時(shí)檔案中的資料是不完全的，后期此部分學(xué)生如果在規(guī)定的修業(yè)年限范圍內(nèi)達(dá)到畢業(yè)條件能夠獲取畢業(yè)證，那么他的檔案存在合檔的問題。筆者認(rèn)為，為了保證檔案的安全性，這部分學(xué)生的檔案可在學(xué)校進(jìn)行保管，待學(xué)生達(dá)到畢業(yè)條件后，檔案管理老師將達(dá)到畢業(yè)條件的相關(guān)檔案材料裝入檔案并進(jìn)行郵遞。這樣會(huì)節(jié)省學(xué)生來回提檔、合檔的時(shí)間，并且檔案在學(xué)校保管也確保了這部分學(xué)生檔案的安全性。

4.7高校應(yīng)設(shè)置專人對(duì)學(xué)生在校期間的檔案進(jìn)行管理

高校在管理學(xué)生檔案時(shí)，常常會(huì)有多個(gè)部門對(duì)接學(xué)生檔案業(yè)務(wù)，對(duì)學(xué)生檔案材料進(jìn)行收集、整理個(gè)歸檔。為確保檔案的安全性、完整性、及時(shí)性。負(fù)責(zé)學(xué)生入黨、入團(tuán)的老師要及時(shí)將學(xué)生的黨團(tuán)員檔案交至檔案管理員進(jìn)行歸檔保管，防止畢業(yè)生檔案郵寄時(shí)黨團(tuán)員檔案丟失的情況。

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