淺談檔案的規(guī)范化管理

摘 要：檔案最開(kāi)始出現(xiàn)的價(jià)值主要是銘記歷史、見(jiàn)證發(fā)展，為后人與事物的發(fā)展留下參考憑證。伴隨著社會(huì)發(fā)展與時(shí)代進(jìn)步，現(xiàn)代檔案的內(nèi)涵越來(lái)越豐富，檔案的價(jià)值越來(lái)越凸顯?？茖W(xué)、規(guī)范地管理好檔案，確保檔案的價(jià)值不受損失，是目前我國(guó)檔案管理工作中的焦點(diǎn)任務(wù)之一。文章就檔案的規(guī)范化管理進(jìn)行深入分析和探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范性;管理方式

檔案管理的規(guī)范化是其工作發(fā)展中的一個(gè)重要趨勢(shì)，不僅是對(duì)檔案自身內(nèi)容和形式的規(guī)范，更是在無(wú)形中規(guī)范現(xiàn)代人的思想和意識(shí)，逐步引導(dǎo)大眾尊重和重視檔案。筆者結(jié)合自身多年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，就此議題提出幾點(diǎn)看法和建議。

1 ? ?檔案規(guī)范化管理的價(jià)值和意義分析

中華民族五千年的發(fā)展歷程創(chuàng)造了豐富的文明財(cái)富，從最開(kāi)始的實(shí)物證明，到后來(lái)的書寫記錄，都可以納入檔案的演變中來(lái)。隨著檔案工作的發(fā)展，詳實(shí)、完整的檔案早已成為我國(guó)記錄文明發(fā)展最權(quán)威、最重要的載體。

“歷史是最好的老師”。無(wú)論是對(duì)國(guó)家、民族、社會(huì)，還是團(tuán)體、個(gè)人，檔案的存在都是其成長(zhǎng)與發(fā)展的最好證明，而檔案發(fā)展的規(guī)范化則給個(gè)人成長(zhǎng)和發(fā)展提供更全方位的保障。

2 ? ?企業(yè)管理工作中檔案的規(guī)范化管理需求分析

在企業(yè)管理工作中，檔案管理屬于比較基礎(chǔ)的管理內(nèi)容。企業(yè)檔案記錄的是在生產(chǎn)、技術(shù)、研發(fā)及運(yùn)營(yíng)等多個(gè)環(huán)節(jié)中所發(fā)生的真實(shí)事件，所包含和承載的內(nèi)容是企業(yè)非常寶貴的隱形財(cái)富，作為無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)各項(xiàng)管理工作中有著重要價(jià)值和作用。

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和變化非常迅速，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)大環(huán)境下，企業(yè)的發(fā)展之路瞬息萬(wàn)變。在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)可能隨時(shí)面臨機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組改革、管理人員變更、原始資料更新以及公章注銷等事件，都涉及檔案管理工作。如果檔案管理工作出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致檔案信息資料更新不及時(shí)、檔案丟失等，將給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)難以估量的負(fù)面影響，甚至可能會(huì)動(dòng)搖企業(yè)發(fā)展的根基與命脈。因此，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理、建立檔案管理的規(guī)范秩序?qū)ζ髽I(yè)管理工作而言是非常有必要的，穩(wěn)定、有秩序的檔案管理工作是保證企業(yè)高質(zhì)量管理工作的重要前提。

3 ? ?強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理效果的措施

3.1 ?建立規(guī)范化的檔案管理制度

要想保證檔案管理工作的規(guī)范化，最重要的是建立起健全、完善的檔案管理制度，確保所有的檔案管理工作都有據(jù)可依、有章可循?，F(xiàn)階段，我國(guó)正在實(shí)施的相關(guān)檔案管理政策和制度落實(shí)效果比較理想，但是，檔案管理制度和政策更多的是從宏觀層面做出統(tǒng)一調(diào)控和部署，并不一定符合檔案管理的特殊需求。因此，各個(gè)企業(yè)或各類單位應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況，秉承國(guó)家檔案管理的理念，堅(jiān)守正確的管理方向，進(jìn)一步建立起具有自身特色的規(guī)范化檔案管理制度，將檔案的規(guī)范化管理政策落到實(shí)處。

3.2 ?加大對(duì)檔案規(guī)范化管理的監(jiān)督力度

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌規(guī)劃。在檔案管理工作中，為了確保檔案管理的規(guī)范化，必須要從領(lǐng)導(dǎo)層面提高對(duì)檔案管理的重視程度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌規(guī)劃，在企業(yè)內(nèi)部形成由上到下的統(tǒng)籌規(guī)劃落實(shí)方案，將企業(yè)所開(kāi)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)制度和檔案制度緊密聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)同步檢查。

（2）明確責(zé)任制度。檔案的規(guī)范化管理需要明確的責(zé)任制度作為支撐，要確保每一項(xiàng)檔案管理工作都能夠落實(shí)到具體的崗位和人員身上，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。

（3）從具體業(yè)務(wù)建設(shè)著手來(lái)提升檔案管理的規(guī)范化。檔案的規(guī)范化管理需要落實(shí)到檔案管理工作中，因此，需要將關(guān)注點(diǎn)集中到具體的業(yè)務(wù)建設(shè)工作上，從具體業(yè)務(wù)著手來(lái)提升檔案管理的規(guī)范化。對(duì)此，筆者提出以下幾點(diǎn)建議：

①要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格選拔與考核。檔案管理人員是檔案管理工作的核心人物，其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)直接決定檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量。因此，企業(yè)或者單位一定要嚴(yán)格把好檔案管理人員招聘和選拔關(guān)卡，謹(jǐn)慎選派檔案管理工作人員，并且在實(shí)際工作中定期組織對(duì)檔案管理人員的考核，讓其時(shí)刻保持足夠的警惕意識(shí)和危機(jī)意識(shí)，感受到上級(jí)對(duì)檔案管理工作的重視，同時(shí)，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)，使其認(rèn)真、踏實(shí)地做好檔案管理工作。

②創(chuàng)設(shè)學(xué)習(xí)與交流的平臺(tái)。檔案的規(guī)范化管理，不僅需要檔案管理部門的努力和付出，還需要企業(yè)其他部門的共同配合與協(xié)作，同時(shí)，也需要引入更多先進(jìn)的理念和方式。因此，企業(yè)或單位應(yīng)創(chuàng)設(shè)學(xué)習(xí)與交流平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理部門與企業(yè)其他部門之間的聯(lián)系，要求全體員工為檔案的規(guī)范化管理出謀劃策。除此之外，企業(yè)還應(yīng)多爭(zhēng)取與外界交流的機(jī)會(huì)，確保企業(yè)檔案管理人員能夠時(shí)刻保持思想理念上的先進(jìn)性，與新時(shí)代、新思想、新技術(shù)接軌，將先進(jìn)的檔案管理方式和理念應(yīng)用到實(shí)際檔案管理工作中來(lái)。

4 ? ?結(jié)語(yǔ)

要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的理想效果，就必須不斷加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理具體工作。企業(yè)需要秉承實(shí)事求是的理念，結(jié)合自身的實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整和完善檔案管理的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和措施，確保檔案工作的實(shí)效性。

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作者簡(jiǎn)介：李向敏（1982— ），女，河北泊頭人，助理館員，學(xué)士。