新時代背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考與實踐

郭鳳霞

摘要：新時代我國社會和經(jīng)濟蓬勃發(fā)展，現(xiàn)階段新經(jīng)濟環(huán)境對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了深遠的影響。檔案管理傳統(tǒng)工作模式已經(jīng)無法滿足新時代社會和行業(yè)的要求，只有積極開展檔案管理信息化建設(shè)，才能有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。本文對新時代背景下企業(yè)檔案信息化建設(shè)進行深入思考，并提出有效的改革措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);思考;改革措施

我國社會的飛速發(fā)展，現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理工作重心逐步發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)單純檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案進行綜合利用，檔案工作可以為企業(yè)提供發(fā)展所需的歷史資料和重要依據(jù)。我國檔案管理工作關(guān)注度不斷提升，檔案管理工作的復(fù)雜程度不斷增加，因此企業(yè)需要對檔案管理工作進行積極改革，才能滿足時代提出的新要求，提升企業(yè)檔案管理工作整體水平，促進企業(yè)更好的發(fā)展。

一、企業(yè)檔案工作信息建設(shè)的積極意義

企業(yè)檔案能夠詳細的記錄企業(yè)發(fā)展、技術(shù)和研究成果、經(jīng)營管理活動、歷史資源等內(nèi)容，加強企業(yè)檔案管理工作，是保證企業(yè)正常運行的重要環(huán)節(jié)，能夠最大程度的維護和保障企業(yè)的合法利益[1]。新時期，對企業(yè)檔案工作進行改革，能夠積極改變原有傳統(tǒng)檔案管理模式，有效提升工作效率，使檔案管理工作更為開放，同時還能合理利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，更加便利的開展信息的采集、存儲、管理和服務(wù)工作。更全面的體現(xiàn)出檔案資源的實際價值，為企業(yè)發(fā)展提供更為全面的服務(wù)。利用信息化管理模式，能夠確保更為全面的收集和管理企業(yè)檔案，從而能夠作為企業(yè)發(fā)展和制定戰(zhàn)略決策的基礎(chǔ)，能夠優(yōu)化和完善企業(yè)經(jīng)營管理活動。檔案信息化管理還能避免開展二次編著文獻信息，能夠顯著提升檔案信息的實效性，能夠及時為各部門提供需要的檔案資料，為企業(yè)發(fā)展提供高效服務(wù)。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效改革措施

（一）企業(yè)要正確認識檔案工作，增加投入和關(guān)注度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要深入研究檔案工作的重要性，能夠正確認識檔案管理工作，對于企業(yè)發(fā)展中起到的作用，從而根據(jù)企業(yè)實際需求，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)投入充足的資金和人力和物力配備。積極改善檔案管理工作條件和人員待遇。檔案管理工作涉及范圍廣，工作內(nèi)容較多，需要配備充足的必要設(shè)施，例如計算機、打印機、復(fù)印機、刻錄機、掃描頁及必備軟件等，能夠利用高效的設(shè)備提升工作的效率。檔案管理在實際工作，應(yīng)該合理的利用智能化和數(shù)字化信息技術(shù)，更為科學(xué)的開展檔案管理工作。同時要配備足夠的人員，確保檔案工作能夠順利開展。企業(yè)要明確檔案管理工作標準和細則，對企業(yè)檔案內(nèi)容、檔案項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等明確統(tǒng)一規(guī)范，同時要確保檔案軟硬件格式、各類數(shù)據(jù)指標等規(guī)范性，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享，企業(yè)內(nèi)部要求使用統(tǒng)一的軟件，能夠正常讀取和轉(zhuǎn)換信息數(shù)據(jù)[2]。

（二）提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)基礎(chǔ)工作效率

檔案管理工作中日?；A(chǔ)工作較為繁雜，需要加強管理提高工作效率。要加強對企業(yè)核心信息檔案的管理，有權(quán)限的人員才能進行借閱和使用;強化整理和歸檔電子檔案文件，避免發(fā)生丟失或是損毀，避免二次工作;重視建設(shè)企業(yè)信息檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的研發(fā)和使用，能夠保證信息管理系統(tǒng)的功能符合企業(yè)發(fā)展要求。信息化基礎(chǔ)設(shè)施是開展工作、進行信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。企業(yè)檔案部門可以參考其他部門的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)經(jīng)驗，能夠保證擁有辦公自動化系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，同時二者可以有效連接，建立企業(yè)電子檔案系統(tǒng)，能夠存儲和管理電子檔案資料。搭建企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)平臺，能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺上開展電子檔案的歸檔、借閱、保存和利用，從而能夠使傳統(tǒng)的檔案資源實現(xiàn)數(shù)字化管理[3]。對于一些較為重要的原始治資料，要同時保留原件、電子檔案、備份資源，全面保證檔案資料安全。

（三）制定完善的管理制度

為了確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)能夠順利的開展，首先需要全面了解企業(yè)特點和檔案管理實際情況制定完善的檔案管理制度。遵守國家和行業(yè)的規(guī)定，以原有管理體系為基礎(chǔ)進行優(yōu)化，制定適合企業(yè)發(fā)展的管理辦法，確保具體工作中落實管理規(guī)定落，規(guī)范檔案管理工作的工作流程，明確檔案管理部門的責(zé)任，提升各部門的配合度。對于檔案管理工作細節(jié)要有明確的規(guī)定，如檔案工作人員要規(guī)范對檔案進行收集和整理，按要求將檔案進行分類，保證文書的字跡清楚、文書標準、頁面齊全且排序正確，有明確的編碼，確保文書檔案細致有條理，易于查詢和操作，還要明確借閱檔案要求、詳細設(shè)定檔案使用期限和使用權(quán)限等，為檔案工作提供準確的規(guī)定，更好的發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。

（四）強化檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)要積極打造一支高素質(zhì)、專業(yè)性強、具備信息技術(shù)能力的檔案管理團隊，能夠顯著提升檔案管理信息化水平[4]。定期開展培訓(xùn)活動，能夠積極學(xué)習(xí)行業(yè)專業(yè)知識，掌握新型信息化技術(shù)。同時還要重視引入綜合性人才，能夠提升檔案管理團隊的總體素養(yǎng)。企業(yè)要重視提升人員職業(yè)素養(yǎng)，工作積極主動，具備創(chuàng)新意識，助力企業(yè)更長足的發(fā)展。

三、結(jié)語

新時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)需要改變觀念，重視開展檔案信息化建設(shè)，能夠加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、制定有效管理制度、強化人員素質(zhì)，促進檔案工作實現(xiàn)信息化和智能化，助力企業(yè)更為穩(wěn)健的發(fā)展。

參考文獻：

[1]姚廣旭. 淺談新時代背景下檔案的信息化建設(shè)[J]. 機電兵船檔案， 2019（04）：71-73.

[2]劉娟. 新時代背景下加強檔案管理信息化應(yīng)用探討[J]. 信息記錄材料， 2018， 019（8）：221-222.

[3]王娟. 新時代背景下企業(yè)檔案管理工作若干問題淺探[J]. 數(shù)字化用戶， 2018， 024（021）：172.

[4]王硯琪， 劉卿欽. 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)探究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2019（11）：55.