基于電力企業(yè)辦公室管理信息化探討

摘要：近年來，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，科技水平也不斷提高，人們的知識水平有了極大地提高，越來越多的智能化產(chǎn)品應(yīng)用到人們的生產(chǎn)生活中，因此，人們的工作模式也發(fā)生著越來越多的變化。與傳統(tǒng)的工作方式相比，信息化管理越來越受到人們的歡迎。在電力企業(yè)的發(fā)展過程中，辦公室發(fā)揮著非常重要的職能，是一個企業(yè)內(nèi)部上下溝通的主要通道，不僅要執(zhí)行各種決策，還要進行各類的管理活動。然而，由于傳統(tǒng)的管理方式存在很多弊端，現(xiàn)代化的管理方式逐漸替代傳統(tǒng)的管理模式。本文主要介紹電力企業(yè)中辦公室管理信息化的功能以及優(yōu)化措施，為相關(guān)的工作人員提供一些參考，幫助電力企業(yè)更好的運營。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);辦公室管理;信息化探討

眾所周知，在任何一個企業(yè)中，辦公室的作用至關(guān)重要。如今，時代在發(fā)展，社會在進步，與時俱進，順應(yīng)潮流，越來越多的智能化產(chǎn)品應(yīng)用到日常辦公中，電力企業(yè)辦公室管理信息化的水平也越來越高，但是仍存在一些問題和不足之處，因此，本文主要探討電力企業(yè)辦公室信息化管理的重要性、不足以及優(yōu)化手段，從而進一步完善辦公室的信息化管理水平，進而促進電力企業(yè)的快速發(fā)展。

一、電力企業(yè)辦公室管理的相關(guān)內(nèi)容

（一）完善電力企業(yè)的各項規(guī)章制度

在電力企業(yè)的發(fā)展中，辦公室要建立健全各類規(guī)章制度，制定科學的、合理的政策法規(guī)，幫助企業(yè)更好、更快地發(fā)展，幫助企業(yè)達到預(yù)期的目標。

（二）獲取信息幫助企業(yè)做出合理的決策

電力企業(yè)在作出決策之前，一定會收集大量信息，而作為統(tǒng)籌上下的協(xié)調(diào)部門，辦公室能夠在第一時間獲取、收集和分析大量的內(nèi)部和外部信息，進而幫助企業(yè)做出科學的決策。

（三）負責電力企業(yè)的日常管理

在日常的工作中，電力企業(yè)的辦公室不僅要完成收發(fā)文件、接待賓客以及崗位安排等任務(wù)，還要完成相關(guān)業(yè)務(wù)的拓展工作，從而將企業(yè)的所有部門有效融合成一個整體。

（四）維護電力企業(yè)的外在形象

任何一個企業(yè)想要獲得長遠的發(fā)展，既離不開員工的辛勤付出，更需要相關(guān)政府部門的大力支持，因此，辦公室任重而道遠。在當今這個時代，辦公室還負責維護企業(yè)的外在形象，一旦發(fā)生有損企業(yè)形象的事件，及時處理對企業(yè)造成不良影響的社會事件。

二、電力企業(yè)辦公室管理信息化的主要功能

（一）文本處理操作

在傳統(tǒng)的工作模式下，很多文本工作都是手寫完成，需要人工修改，費時又費力。而現(xiàn)代化的辦公室管理能夠通過計算機完成相應(yīng)文本的編輯、排版、存儲以及自動校對等工作，既能夠簡化工作量，還能夠提高員工的工作效率。其次，電力企業(yè)辦公室管理信息化能夠完成相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理工作。數(shù)據(jù)處理指的是通過對數(shù)據(jù)的采集、保存、處理、運算和傳遞等操作的總稱。其主要目的是從大量的原始數(shù)據(jù)中找出有價值的信息，進而為電力企業(yè)的下一步?jīng)Q策提供一些參考依據(jù)。最后，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，計算機能夠幫助電力企業(yè)快速、高效地記錄、存儲以及檢索各類紛繁復雜的信息資料，節(jié)約時間，大大提高了電力企業(yè)的辦事效率。

（二）網(wǎng)絡(luò)通信功能

如今，網(wǎng)絡(luò)時代早已來臨，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展。電力公司的辦公室需要利用計算機網(wǎng)絡(luò)將所有的部門聯(lián)系在一起，從而在時間和空間上打破限制，實現(xiàn)相關(guān)資源的共享，提高辦事效率。隨著科技水平的不斷提高，我國的計算機技術(shù)在不斷完善，信息技術(shù)早已應(yīng)用到電力企業(yè)的辦公室管理中，意義非常重大。信息化的辦公模式不僅能實現(xiàn)電力企業(yè)各個部門的有效溝通和交流，明確各自的職責和工作內(nèi)容，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息化辦公平臺的構(gòu)建，進而促進辦事效率的有效提升。

三、電力企業(yè)辦公室管理信息化的工作現(xiàn)狀

（一）缺乏健全的辦公室管理制度

目前，有很多的電力企業(yè)缺乏健全的辦公室管理制度，造成的后果也有很多。首先，電力企業(yè)缺乏健全的考勤制度，沒有統(tǒng)一的規(guī)定，導致員工缺乏嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，經(jīng)常遲到早退，讓企業(yè)呈現(xiàn)出一種散漫的狀態(tài)，最終造成辦公室的工作效率低下，工作質(zhì)量不高。其次，由于缺乏健全的管理制度，電力企業(yè)一旦出現(xiàn)突發(fā)狀況，員工不能夠及時采取正確的處理措施，從而給企業(yè)帶來嚴重的經(jīng)濟損失。最后，在接待外賓時，由于電力企業(yè)的辦公室沒有統(tǒng)一的待客標準，可能會給客戶帶來不良的體驗，導致電力企業(yè)發(fā)展較慢，經(jīng)濟不景氣。

（二）辦公室管理人員的綜合能力較低

如今，電力企業(yè)的辦公室管理越來越信息化，然而，由于工作人員缺乏專業(yè)的技能，導致辦公室的工作效率較低，工作質(zhì)量較差。例如，在很多縣里的電力企業(yè)中，企業(yè)的管理者投入了很多的高科技設(shè)備，然而卻缺乏專業(yè)的技術(shù)人才。在辦公室的信息化管理中，由于工作人員的工作能力較低，對一些先進的設(shè)備和軟件（包括大數(shù)據(jù)、云計算等）并不熟悉，降低了企業(yè)的競爭力，不利于電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）宣傳工作有待加強

在電力企業(yè)的辦公室管理中，做好相應(yīng)的宣傳工作，不僅能夠正確的引導員工，提高員工的工作積極性，還能夠提高企業(yè)的凝聚力和戰(zhàn)斗力。然而，很多的企業(yè)工作并不重視宣傳工作，沒有認識到新媒體的影響力。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化辦公、無紙化辦公早已經(jīng)成為社會的發(fā)展趨勢，信息化建設(shè)也成為國家和社會發(fā)展的重要任務(wù)。為了進一步擴大電力企業(yè)辦公室信息化管理的影響力，相關(guān)部門應(yīng)該加大宣傳力度，讓更多的人認識到現(xiàn)代信息技術(shù)的魅力，引進新一代信息辦公設(shè)備，進而提高工作效率。

四、電力企業(yè)辦公室管理信息化的優(yōu)化手段

（一）進一步優(yōu)化信息化辦公系統(tǒng)

為進一步推進電力企業(yè)辦公室管理信息化的建設(shè)進程，實現(xiàn)辦公室的正?；l(fā)展，首先，在辦公室信息化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用中，工作人員必須制定科學合理的工作方案，確定企業(yè)發(fā)展的目標，保證方案能夠按次序、按步驟地進行。其次，工作人員要幫助企業(yè)制定緊湊協(xié)調(diào)的辦公流程，進而促進辦公室建設(shè)的穩(wěn)步前進。最后，工作人員應(yīng)該時常注意調(diào)試和更新每一個辦公環(huán)節(jié)，逐步建立分步實施的項目管理原則，將信息共享提升到一個較高的層次，推進辦公系統(tǒng)的現(xiàn)代化和信息化水平。

（二）應(yīng)用多種信息化具體手段

為進一步實現(xiàn)辦公室信息化管理，電力企業(yè)應(yīng)該優(yōu)化辦公系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的管理方式，應(yīng)用多種信息化的手段，進而提升信息化的管理水平，提高工作效率。如今，手機不僅早已成為人們必備的交通工具，也成為人們的必不可少的辦公用品。例如，電力企業(yè)可以通過微信和電子郵箱，將消息傳達給各個員工，實現(xiàn)上下級部門間的溝通和交流，提高辦公室的辦事效率。

（三）發(fā)揮辦公室協(xié)調(diào)作用，創(chuàng)新協(xié)調(diào)方法

在電力企業(yè)中，辦公室起著全方位的協(xié)調(diào)作用。第一，為企業(yè)的管理者做好協(xié)調(diào)工作，幫助企業(yè)做出重大的決策部署，充分發(fā)揮辦公室的作用;第二，將上級部門的指示和思想準確傳達給下級部門，保證所傳達內(nèi)容的準確性;第三，做好各個部門之間的協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮辦公室的紐帶作用，進而促進各個部門的團結(jié)協(xié)作，推動電力企業(yè)的決策部署能夠真真正正地落到實處。

（四）提高管理人員的綜合素質(zhì)

在電力企業(yè)的辦公室信息化管理過程中，電力企業(yè)應(yīng)該選擇素質(zhì)水平高、業(yè)務(wù)能力強的工作人員擔任管理工作，進而確保企業(yè)的快速發(fā)展，因此，電力企業(yè)有必要進一步提高員工的綜合素質(zhì)以及管理水平。首先，從辦公室管理人員本身出發(fā)，其應(yīng)該多學習一些與信息化管理有關(guān)的基本知識，有助于提高自身的管理能力。其次，在電力企業(yè)的發(fā)展中，辦公室信息化管理滲透在企業(yè)管理和制度建設(shè)的各個方面。最后，明確辦公室工作人員的崗位職責。因此，電力企業(yè)一定要重視企業(yè)的辦公室信息化管理水平，進一步提高員工的工作能力，保證企業(yè)的時間效益和成本效益。

五、結(jié)語

綜上所述，改革開放以來，我國的經(jīng)濟發(fā)展非常迅速，各行各業(yè)發(fā)展迅速，但是每個行業(yè)的發(fā)展都離不開電力企業(yè)的發(fā)展，因此，電力企業(yè)的辦公室管理信息化的發(fā)展至關(guān)重要。本文就主要介紹了辦公室信息化管理的重要性和優(yōu)化措施，并介紹了其存在的一些不足，希望電力企業(yè)能夠引進高素質(zhì)的專業(yè)人才，定期開展培訓活動，激發(fā)員工的工作積極性，優(yōu)化現(xiàn)有的信息化管理水平，進而提升電力企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，推動電力企業(yè)更快速穩(wěn)定的發(fā)展。

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作者簡介：李妍（1975-），女，漢族，湖南邵陽人，本科，經(jīng)濟師，從事辦公室管理方面工作。