企業(yè)綜合辦公室管理工作的問題與對策研究

李琴+張曉莉

摘 要：辦公室作為綜合辦事機構(gòu)和企業(yè)管理的重要組成部分，主要擔(dān)負著“辦事”、“當(dāng)參謀”的職能，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的樞紐，位置特殊，任務(wù)繁重。加強辦公室管理在提高企業(yè)工作效率與質(zhì)量方面具有十分重要的意義，只有客觀分析辦公室管理中普遍存在的問題，探索加強企業(yè)綜合辦公室管理的有效途徑，建立健全辦公室管理新機制，才能使辦公室的職能作用在企業(yè)改革發(fā)展過程中得到充分發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室管理;對策研究

中圖分類號：C931.4 文獻標(biāo)識碼：A

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟和企業(yè)內(nèi)部的不斷改革發(fā)展，辦公室工作面臨更多的困難與壓力，做好新形勢下的辦公室工作，是辦公室長期以來應(yīng)該思考和探索的問題。當(dāng)前，辦公室工作要緊密結(jié)合企業(yè)實際，堅持固本強基，充分發(fā)揮職能，促進企業(yè)內(nèi)部各項工作全面高效開展。

一、綜合辦公室管理概述

全面深入地認識辦公室的職能、作用、特點，是做好辦公室工作的基礎(chǔ)與前提，也是對辦公室工作人員的基本要求。

（一）綜合辦公室的基本職能

根據(jù)辦公室的工作性質(zhì)及其所處位置，其主要職能可以概括為“辦文”、“辦會”、“辦事”?！稗k文”主要是圍繞文書、文件、文字材料開展工作;“辦會”是對各類會議的籌備、組織、服務(wù)、管理等工作;“辦事”主要是信息工作、技術(shù)工作、日常行政事務(wù)和臨時交辦的工作[2]。

（二）綜合辦公室在機關(guān)工作中的重要作用

辦公室作用是辦公室通過其職能發(fā)揮在組織運轉(zhuǎn)中所起的作用，包括以下五個方面。

1、參謀助手。主要表現(xiàn)在辦公室必須準(zhǔn)確理解上級精神，了解和掌握本單位的實際情況，對各方面信息進行處理，同時還要做好決策的督促、檢查和執(zhí)行。

2、中心樞紐。假如把單位比作一個人，辦公室就是連接大小動、靜脈血管的心臟，所以對于一個組織來說，辦公室是不可或缺的部門。

3、協(xié)調(diào)關(guān)系。辦公室要協(xié)調(diào)各方關(guān)系，如要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系、協(xié)調(diào)本單位與上級相關(guān)部門的關(guān)系等。通過加強內(nèi)外協(xié)調(diào)、互通信息、理順環(huán)節(jié)、統(tǒng)一認識、確保和諧。

4、窗口形象。辦公室是組織對外展示形象的窗口，一個組織的精神風(fēng)貌、政策水平、工作作風(fēng)、辦事效率都可以通過辦公室這個窗口反映出來，

（三）綜合辦公室工作的特點

辦公室工作雖然千頭萬緒，瑣碎而繁雜，但也具有一定的特點，主要體現(xiàn)在[1]：一是從屬性。辦公室的工作要始終遵循為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為員工服務(wù)的基本指導(dǎo)思想。二是政治性。辦公室的工作是體現(xiàn)、執(zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的工作，具有很強的政治性和政策性。三是事務(wù)性。辦公室的工作大多很具體，電話、文件、會議、接待等等，事務(wù)盡管瑣碎，卻非常重要。四是中樞性。辦公室是承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)四方的橋梁，是名副其實的中樞機構(gòu)。五是臨時性。辦公室工作最大的規(guī)律就是“沒有規(guī)律”，經(jīng)常會接到領(lǐng)導(dǎo)緊急交辦的任務(wù)，工作臨時性、突發(fā)性特點比較突出。六是保密性。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的手腳與喉舌，得知組織信息更多更早，對于不能公開或者一定范圍內(nèi)不能公開的信息就必須做好保密工作。

二、長慶油田油氣銷售分公司綜合辦公室管理現(xiàn)狀

該公司辦公室現(xiàn)有員工7人，其中科級干部2人，一般員工5人。主要負責(zé)該公司黨、政、工、團、督察督辦、企業(yè)文化、宣傳、信訪、保密、電子公文、檔案、計生、維穩(wěn)、企地關(guān)系、精神文明建設(shè)等十五路工作。近年來，該室認真貫徹長慶油田戰(zhàn)略、工作目標(biāo)和銷售公司黨委、銷售公司的各項決策和部署，依靠辦公室全體人員的智慧和力量，扎實推進各項工作，突出綜合協(xié)調(diào)和參謀助手作用，解放思想，勇于創(chuàng)新，在主動溝通、真誠服務(wù)中樹立了形象，該室各項工作均取得了顯著成效，黨、政、工、團等各路工作分別獲得長慶油田、地方政府、銷售公司各級各類榮譽20余項，部門30余人次先后被長慶油田評為先進個人，該室榮獲長慶油田辦公室系統(tǒng)先進集體榮譽稱號。

（一）實踐經(jīng)驗

1、圍繞中心，為企業(yè)科學(xué)決策做好服務(wù)

（1）深入調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀。近年來，圍繞落實長慶油田戰(zhàn)略、工作目標(biāo)和銷售公司黨委、銷售公司的各項決策和部署，多次組成調(diào)研組深入基層，在深入調(diào)研、溝通、思考的基礎(chǔ)上，形成了高質(zhì)量的調(diào)研報告，提出了供領(lǐng)導(dǎo)決策的建議和意見，為銷售公司經(jīng)營業(yè)務(wù)穩(wěn)定發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

（2）抓好建章立制，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供制度保障。為完善公司的決策運行機制，按照長慶油田要求，本著“重復(fù)的取消、矛盾的統(tǒng)一、過時的廢止、分散的合并、不全的彌補、不明的核清”思路，及時修訂了《銷售公司黨政領(lǐng)導(dǎo)議事規(guī)則》，明確了議事原則、內(nèi)容和程序;完善《銷售公司會議制度》，明確會議內(nèi)容，明晰職責(zé)及承辦部門，為領(lǐng)導(dǎo)層的高效運行提供了制度保障。在日常工作中，高度重視經(jīng)理辦公會、黨政領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)席會等的準(zhǔn)備，會前及時將部門匯報、需公司決策的議題印發(fā)給班子成員，為公司領(lǐng)導(dǎo)提前謀劃、集中議事、集體討論、民主決策、科學(xué)決策創(chuàng)造了條件。

2、圍繞中心，為公司各單位、部門有效運行做好服務(wù)

（1）強化公文處理工作。進一步修訂了銷售公司公文管理規(guī)定，有效確保了公司各類收文、發(fā)文都得到較好的處理。辦理的各類收文均按照公文流轉(zhuǎn)規(guī)定和期限進行了處理，公文的清理、歸檔、退還及時。同時嚴(yán)格發(fā)文程序，嚴(yán)把發(fā)文關(guān)，做到核稿及時，確保了公文質(zhì)量。

（2）強化協(xié)調(diào)服務(wù)工作。堅持“無差錯服務(wù)理念”，無論是年度工作會等大型會議，還是廠情發(fā)布會等中小型會議，從材料組織、會場布置、后勤服務(wù)等各個環(huán)節(jié)都進行認真細致的組織安排，做到會前準(zhǔn)備充分、會中服務(wù)積極、會后總結(jié)落實及時。

（3）強化維穩(wěn)保密工作。堅持定期開展矛盾糾紛排查活動;堅持開展節(jié)假日、重大政治活動等敏感時期專項排查調(diào)處活動;實行零報告制度，做到了維護穩(wěn)定工作萬無一失。同時注重保密工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，加強了保密教育，嚴(yán)格保密管理，落實保密監(jiān)管措施，確保無失、泄密事件發(fā)生。

3、加強學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，服務(wù)意識和敬業(yè)精神明顯提高

（1）加強學(xué)習(xí)與教育，提高員工思想認識。該室堅持定期、不定期的思想政治理論、長慶油田及銷售公司各項文件會議的學(xué)習(xí)，及時傳達有關(guān)會議精神，合理部門分工，推行a、b、c崗管理，充分調(diào)動全員的積極性。

（2）突出崗位培訓(xùn)，提高員工的綜合素質(zhì)。每年通過選送人員參加各級專業(yè)培訓(xùn)、崗位交叉、互動學(xué)習(xí)及加強日常培訓(xùn)與定期培訓(xùn)，提高科室工作效率和管理水平，充分挖掘和調(diào)動了員工的積極性和創(chuàng)造力。

（二）當(dāng)前綜合辦公室管理中存在的普遍問題

以油氣銷售公司為例，近幾年來，該公司綜合辦公室在公司、公司黨委的正確領(lǐng)導(dǎo)下，緊緊圍繞中心，扎實工作，主動作為，較好的發(fā)揮了職能作用，但與長慶油田建設(shè)西部大慶的新形勢和攀登油氣銷售新高峰的新要求還存在較大差距。歸納起來，主要存在以下幾個方面的問題：

1、對辦公室職能在認識上存在誤區(qū)。對上級安排的有些工作，雖然得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，但在機關(guān)業(yè)務(wù)部門、基層單位卻沒有真正貫徹落實，認為辦公室工作無技術(shù)含量，誰都能做;有的認為辦公室就是后勤部門，就是干雜事的;有的還認為辦公室工作量少，所以經(jīng)常組織活動、學(xué)習(xí)給他們添麻煩，種種原因造成辦公室工作難以有效開展，辦公室的職能作用沒有真正發(fā)揮。

2、辦公室工作人員素質(zhì)參差不齊。辦公室各項工作的實施，最終要靠辦公室人員去完成，沒有一支精干高效的辦公室人員隊伍，各項部署措施的落實也就會大打折扣。因此，辦公室工作，人員素質(zhì)最關(guān)鍵。而該公司綜合辦公室中由于人員編制少、工作路數(shù)多、個別員工文化水平有限、員工之間崗位職責(zé)不明確、團隊理論知識學(xué)習(xí)缺乏等等，削弱了辦公室職能，在工作作風(fēng)上，更容易出現(xiàn)“推、拖、拉”等不良現(xiàn)象。

三、完善企業(yè)綜合辦公室管理的對策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好綜合辦公室工作的前提

領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室工作，不把辦公室單純的當(dāng)作后勤單位，而是重視其參謀、助手作用，將素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、能力強的員工配屬到辦公室工作，有關(guān)重要的工作都要求辦公室人員參與，多給辦公室人員外出學(xué)習(xí)調(diào)研的機會，生活上多關(guān)心、多支持，必然會激發(fā)辦公室人員的積極性，辦公室工作就會迸發(fā)出新的生機和活力，用工作實績贏得領(lǐng)導(dǎo)和其它部門的支持與配合。

（二）發(fā)揮好辦公室主任的作用

辦公室整體作用能否有效發(fā)揮，關(guān)鍵在于辦公室主任。在辦公室內(nèi)部，辦公室主任是一室之長，對辦公室全面工作負有領(lǐng)導(dǎo)之責(zé)，對辦公室人員的精神狀態(tài)、工作水平、工作效能、工作作風(fēng)起著極為重要的作用;對于領(lǐng)導(dǎo)，他是“服務(wù)員、大秘書、參謀”;對于同級階層的領(lǐng)導(dǎo)工作也有著直接影響。因此，一個稱職的辦公室主任必須是一個“全能”的辦公室主任，要具有杰出的辦事能力、突出的管理能力、超強的應(yīng)變能力、非凡的溝通能力，還要具備一定的知識能力，才能駕馭著辦公室各項工作有序開展。

（三）全面加強辦公室隊伍建設(shè)

辦公室工作要實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化和精細化，必須有一支在政治上堅定、業(yè)務(wù)上高效、作風(fēng)上過硬的人員隊伍，才能提升辦公室工作的整體效能，確保各項工作高效優(yōu)質(zhì)、運轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為員工服務(wù)。

（四）不斷提升專項工作水平

辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當(dāng)好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一個重要任務(wù)來抓。必須在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上制定各項實施方案和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確、真實的依據(jù)。

（五）健全完善各項管理制度

行之有效的管理制度是推動企業(yè)綜合辦公室工作正常運行、提高工作效率和保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。建立健全崗位責(zé)任制，明確辦公室每位工作人員的職責(zé)范圍，劃分崗位權(quán)責(zé)，使員工各負其責(zé)、各盡其能，高效率、高質(zhì)量的完成各自的工作;完善考核激勵機制，激發(fā)辦公室人員的工作積極性與主動性，提高工作效率，促進部門內(nèi)部團結(jié)與和諧;嚴(yán)明辦公室各項工作紀(jì)律，強化團隊意識，提升辦公室凝聚力;完善ABC崗制度，避免因個別員工外出培訓(xùn)、休假等造成的工作停滯現(xiàn)象;建立個人主動匯報制，即變被動工作為主動，待事情辦結(jié)后，個人及時向辦公室主任匯報工作情況、反饋辦理結(jié)果，使辦公室各項工作有始有終，避免工作差錯與失誤。

（六）樹立良好形象

辦公室是每個單位的“窗口”，辦公室的工作質(zhì)量、效率不但直接反映整個機關(guān)的精神風(fēng)貌，一定程度上也影響到領(lǐng)導(dǎo)在群眾中的威信和形象。因此，辦公室工作人員必須始終保持較高的政治覺悟，樹立正確的人生觀、價值觀、利益觀，處理好各方關(guān)系，注意自身的言行，杜絕不良工作作風(fēng)，扎扎實實做好本職工作，帶頭發(fā)揮作用，做好表率，努力樹立良好形象。

四、結(jié)語

企業(yè)綜合辦公室工作雖然是千頭萬緒，任務(wù)繁雜的，但也是一個創(chuàng)業(yè)興業(yè)、煉石成鋼的部門，只要辦公室全體人員凝心聚力，緊緊依靠企業(yè)行政黨委，在思想上高度重視，在行動上積極作為，不斷加強辦公室基礎(chǔ)管理，持續(xù)推進管理創(chuàng)新，使辦公室各項工作的流程更加優(yōu)化、崗責(zé)更加明晰、考核更加科學(xué)、制度更加嚴(yán)密，就必然會在企業(yè)改革發(fā)展過程中做出突出的貢獻。

參考文獻：

[1]著作：李學(xué)珍、王淑文.新編辦公室管理實務(wù)[M].水利水電出版社.2011年7月

[2]著作：孫榮.現(xiàn)代辦公室管理[M].復(fù)旦大學(xué)出版社.2012年2月

[3]學(xué)位論文：侯婧;企業(yè)辦公室和諧管理研究[D].山西財經(jīng)大學(xué);2010年

作者簡介：李琴，長慶油田油氣銷售分公司，政工師。