區(qū)縣級(jí)綜合性博物館藏品綜合管理系統(tǒng)應(yīng)用困境和對(duì)策

陳麗娜

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，博物館藏品庫(kù)房管理越來(lái)越多地使用信息化技術(shù)優(yōu)化管理模式，提高管理效率，使庫(kù)房的藏品管理變得更加規(guī)范化、科學(xué)化。區(qū)縣級(jí)綜合性博物館的藏品庫(kù)房有著規(guī)模雖小但藏品種類(lèi)復(fù)雜多樣等特點(diǎn)。傳統(tǒng)的藏品管理方法因效率低下、程序煩瑣等缺點(diǎn)給庫(kù)房的日常工作造成諸多不便，根據(jù)自身庫(kù)房的特性建立藏品綜合管理系統(tǒng)是區(qū)縣級(jí)博物館現(xiàn)代化發(fā)展、信息化革命的重點(diǎn)方向。文章選取區(qū)縣級(jí)綜合性博物館為背景，簡(jiǎn)要介紹了上海市青浦區(qū)博物館庫(kù)房現(xiàn)使用的藏品綜合管理系統(tǒng)的組成，并對(duì)系統(tǒng)建立完成投入使用后的實(shí)際情況進(jìn)行了分析、探討。

關(guān)鍵詞：博物館;藏品庫(kù)房;管理系統(tǒng)

區(qū)縣級(jí)博物館承擔(dān)全區(qū)（縣）文物古跡的收集、保存、修護(hù)、研究、展覽、教育、娛樂(lè)等職能，作為展示地方歷史和文化的窗口單位，在地區(qū)的文化事業(yè)建設(shè)中有著極為重要的地位。博物館藏品庫(kù)房管理是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單實(shí)則復(fù)雜、煩瑣的工作，從事藏品保管工作要經(jīng)常、及時(shí)地進(jìn)行藏品的登記、分類(lèi)、編目、保養(yǎng)和修復(fù)等一系列工作，還需要把有關(guān)藏品的信息快速且準(zhǔn)確地提供給利用者。傳統(tǒng)的紙質(zhì)賬本使用起來(lái)顯然十分不便。要提高藏品保管工作的效率，達(dá)到現(xiàn)代化的科學(xué)管理，使用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行管理是必然的發(fā)展趨勢(shì)。我國(guó)博物館在信息化建設(shè)方面起步較晚，但普及率較高，各地區(qū)縣級(jí)綜合性博物館都根據(jù)自身場(chǎng)館的經(jīng)濟(jì)及人才條件，逐步使用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)管理藏品庫(kù)房。

1 藏品綜合管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

以上海市青浦區(qū)博物館為例，藏品綜合管理系統(tǒng)的模塊包括：征集接收、藏品管理、庫(kù)房管理、出入庫(kù)管理、綜合管理、綜合查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

征集接收模塊提供了對(duì)征集藏品信息的錄入、查詢(xún)等功能。它包括藏品征集、藏品接收兩部分，可以對(duì)未征集、有征集意向、已征集等信息進(jìn)行登記與保存，經(jīng)過(guò)專(zhuān)家鑒定、領(lǐng)導(dǎo)審核后，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)資源共享，確保征集流程的可靠性和穩(wěn)定性。

藏品管理模塊由藏品信息、藏品卡、藏品大事記和藏品資源庫(kù)這4部分構(gòu)成。藏品信息的功能主要是對(duì)藏品的各項(xiàng)信息進(jìn)行錄入，包括登記號(hào)、分類(lèi)號(hào)、名稱(chēng)、年代、質(zhì)地、尺寸、級(jí)別、數(shù)量、入藏日期、保存狀態(tài)等，同時(shí)支持詳細(xì)的條目式錄入和列表式批量導(dǎo)入功能。藏品卡功能是將紙質(zhì)藏品卡片進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。藏品大事記是將發(fā)生在文物上的事情進(jìn)行簡(jiǎn)潔明了的概括、總結(jié)。藏品資源庫(kù)是對(duì)藏品的信息進(jìn)行更加多元化的登記和保存，支持文本、圖像、音頻、視頻各類(lèi)各式多媒體資料的保存，并且不限制存儲(chǔ)數(shù)量，可實(shí)時(shí)查看各種歷史圖片、經(jīng)歷錄影等資料。

庫(kù)房管理和出入庫(kù)管理模塊主要是將藏品庫(kù)房的日常業(yè)務(wù)工作進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)時(shí)反饋庫(kù)房人員情況以及對(duì)藏品情況進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)。庫(kù)房管理主要是對(duì)出入庫(kù)房的人員進(jìn)行登記和查詢(xún)，包括出入登記、庫(kù)房設(shè)置、庫(kù)房日志、庫(kù)房安防檢查等功能。其中庫(kù)房設(shè)置可以完全模擬實(shí)際庫(kù)房的方式管理藏品柜以及其所屬的各層藏品格。

出入庫(kù)管理主要是管理藏品的出入庫(kù)情況，分為藏品移動(dòng)、藏品提借、藏品出庫(kù)、藏品歸還等子模塊，利用藏品移動(dòng)的功能可以改變藏品在庫(kù)房中的位置并將此過(guò)程記錄下來(lái)，藏品提借、藏品出庫(kù)、藏品歸還三個(gè)步驟將藏品出庫(kù)以及入庫(kù)的情況統(tǒng)一管理。

綜合管理模塊由藏品展覽、藏品鑒定、藏品修復(fù)、藏品損壞、藏品注銷(xiāo)、專(zhuān)家管理、著述信息構(gòu)成，將藏品信息更加詳細(xì)地記錄下來(lái)。

綜合查詢(xún)模塊，該功能主要滿足業(yè)務(wù)人員研究和利用藏品信息的需要。該模塊包括全部藏品查詢(xún)和藏品級(jí)別查詢(xún)。支持模糊查詢(xún)和同義詞查詢(xún)等新的技術(shù)，支持查詢(xún)保存和打印功能，檢索的結(jié)果不僅是標(biāo)本清單，還可以顯示檢索出來(lái)的信息的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊提供對(duì)各種藏品信息的統(tǒng)計(jì)功能，使用者以最簡(jiǎn)單、直接的方式了解藏品情況，包含藏品數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)、藏品數(shù)據(jù)年度統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果均可通過(guò)輸出、打印、郵件等方式導(dǎo)出。

2 藏品綜合管理系統(tǒng)的應(yīng)用

區(qū)縣級(jí)博物館建立博物館藏品的管理系統(tǒng)后，借管理系統(tǒng)充分地利用計(jì)算機(jī)處理信息的優(yōu)勢(shì)性，以網(wǎng)絡(luò)化信息資源的共享和信息的實(shí)時(shí)處理優(yōu)勢(shì)，規(guī)范了庫(kù)房的管理，簡(jiǎn)化了辦公流程，加強(qiáng)了館內(nèi)、館外的交流合作，使博物館藏品部門(mén)的管理變得更加高效、可靠。雖然應(yīng)用藏品綜合管理系統(tǒng)給博物館帶來(lái)了許多好處，但在實(shí)際運(yùn)用藏品綜合管理系統(tǒng)的過(guò)程中會(huì)碰到不同的問(wèn)題，如何在使用軟件的過(guò)程中不斷優(yōu)化軟件的使用便捷性，需要博物館工作人員在系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提出問(wèn)題，軟件公司根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改和調(diào)整。

2.1 存在問(wèn)題

理論和實(shí)際總是存在一定偏差，藏品綜合管理系統(tǒng)也存在相關(guān)問(wèn)題。同樣以上海市青浦區(qū)博物館的藏品綜合管理系統(tǒng)為例，在信息化系統(tǒng)投入實(shí)際使用后，大部分功能模塊都能發(fā)揮正常作用，如征集接收、藏品管理、綜合查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，均有效地提高博物館運(yùn)營(yíng)的水平和效率，但存在一些問(wèn)題。

一是庫(kù)房管理的功能使用方面存在問(wèn)題，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與庫(kù)房管理的日常工作并不完全相符。統(tǒng)一設(shè)計(jì)的系統(tǒng)模塊為通用模塊，沒(méi)有根據(jù)各個(gè)區(qū)進(jìn)行屬地化、個(gè)性化優(yōu)化，較為死板，不夠靈活。尤其是其中的出入庫(kù)登記模塊，在藏品綜合管理系統(tǒng)中進(jìn)行出入庫(kù)登記統(tǒng)一為藏品提借申請(qǐng)、藏品出庫(kù)、藏品歸還入庫(kù)三個(gè)步驟。但館藏品在日常出入庫(kù)使用時(shí)情況比較多變，有臨展調(diào)用、宣教活動(dòng)借用、業(yè)務(wù)研究時(shí)臨時(shí)查看、館外借調(diào)等。如其中比較復(fù)雜的館外借調(diào)，不僅需要提出申請(qǐng)，還需要雙方擬定合同，藏品出庫(kù)和歸還時(shí)還要進(jìn)行點(diǎn)交工作。不同藏品歸還時(shí)間的不同導(dǎo)致入庫(kù)登記的時(shí)間也不盡相同，不能籠統(tǒng)地用這三個(gè)步驟來(lái)對(duì)藏品進(jìn)行出入庫(kù)登記。再如涉及學(xué)術(shù)研究時(shí)想要臨時(shí)把某一件藏品拿出庫(kù)房進(jìn)行查看、拍照后歸還。查看、拍照都是在藏品部門(mén)工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，用完后也會(huì)及時(shí)歸還。這種情況一般可簡(jiǎn)化藏品提借申請(qǐng)，出入庫(kù)登記也相對(duì)便捷。同時(shí)，提借申請(qǐng)需要以表格的形式打印出來(lái)，經(jīng)過(guò)手寫(xiě)簽名歸入檔案，出入庫(kù)登記模塊使用起來(lái)并不方便。軟件系統(tǒng)投入使用后利用率不高，需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)此模塊進(jìn)行升級(jí)和改造。

二是系統(tǒng)軟硬件相關(guān)方面存在滯后。此信息化系統(tǒng)為2010年左右建設(shè)，按照信息化軟件開(kāi)發(fā)周期，其已經(jīng)到了亟須更新?lián)Q代的時(shí)間，然而由于各種原因，未進(jìn)行更新?lián)Q代。一方面不符合安全管理要求，安全補(bǔ)丁沒(méi)有維護(hù)，因此信息安全漏洞等情況雖未發(fā)現(xiàn)，但是是客觀存在的。操作平臺(tái)搭載較老舊，操作終端甚至使用Windows XP操作系統(tǒng)，Windows XP系統(tǒng)早已無(wú)安全更新功能，有被WannaCry等勒索病毒及其變種病毒攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，按照相關(guān)文件要求，公共信息化系統(tǒng)必須要進(jìn)行GCH替代，并在2022年底前完成，服務(wù)器、終端、交換機(jī)、防火墻、操作系統(tǒng)、架構(gòu)平臺(tái)、管理軟件應(yīng)用等本身也應(yīng)全體更換為GCH設(shè)備，一直沿用舊系統(tǒng)不符合文件規(guī)定。此外，軟件應(yīng)用本身平臺(tái)、架構(gòu)也無(wú)法跟上潮流。觸摸屏軟件操作以圖像模塊化為主，用鍵鼠進(jìn)行操作，密碼也以數(shù)字商用密碼為主，不但加密性不夠，更是較為滯后，完全與現(xiàn)在觸摸·聲控模式脫節(jié)，未加入指紋、瞳孔等符合目前趨勢(shì)的先進(jìn)認(rèn)證技術(shù)，文物數(shù)據(jù)也僅在自身服務(wù)器上存儲(chǔ)，形成了“信息孤島”，未接入全市大數(shù)據(jù)信息庫(kù)、數(shù)據(jù)云端，與信息化項(xiàng)目建設(shè)理念相悖離。

2.2 升級(jí)與改造方向

正如上文所述，為了使系統(tǒng)的功能更加貼合庫(kù)房管理的日常工作流程，需要對(duì)藏品綜合管理系統(tǒng)進(jìn)行一些升級(jí)和改造。

2.2.1 業(yè)務(wù)功能模塊拓展

比如在網(wǎng)上填寫(xiě)提借申請(qǐng)后可以生成表格形式打印、增加點(diǎn)交單的功能、入庫(kù)登記時(shí)可以根據(jù)藏品而不是申請(qǐng)單等。

2.2.2 安全軟硬件更新

包括操作系統(tǒng)升級(jí)、防火墻策略升級(jí)、殺毒軟件升級(jí)、補(bǔ)丁升級(jí)與更新、全套軟硬件GCH替代、遠(yuǎn)程策略升級(jí)、密碼生物特征化等。

2.2.3 操作功能模塊升級(jí)

包括指紋識(shí)別系統(tǒng)、觸摸屏操控、模塊化界面、可視代碼框架后臺(tái)、可變（自定義）模塊、流程自編程序、云計(jì)算云存儲(chǔ)云數(shù)據(jù)、移動(dòng)應(yīng)用式遠(yuǎn)程管理（含實(shí)施調(diào)取監(jiān)控?cái)z像頭圖像）等。

3 總結(jié)與展望

藏品綜合管理系統(tǒng)的宗旨是在藏品管理信息化的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)藏品管理業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化和規(guī)范化，對(duì)藏品管理、藏品數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)館內(nèi)共享和使用，但歸根結(jié)底是要把藏品綜合管理系統(tǒng)應(yīng)用到日常庫(kù)房管理的工作中去，在日常應(yīng)用中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，完善系統(tǒng)，為觀眾提供更好的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)博物館的綜合性發(fā)展。