信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

紀(jì)翔

摘要：信息化的不斷發(fā)展在使我國(guó)各行業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，也增加了檔案管理部門的工作量。由于檔案管理部門需要記錄的檔案信息復(fù)雜多樣，相關(guān)工作的難度有所提高，對(duì)檔案管理規(guī)范和專業(yè)化的要求也逐漸增高。將信息化技術(shù)引入檔案管理工作當(dāng)中，不但能夠減少檔案管理工作的人員投入、資金投入，還能提高工作效率。本文就信息化時(shí)代檔案管理工作中面臨的問題及對(duì)策進(jìn)行了分析，希望可以有效提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問題及對(duì)策

一、信息時(shí)代檔案管理面臨的問題

（一）信息化標(biāo)準(zhǔn)不健全

在信息時(shí)代開展檔案工作，需要體現(xiàn)信息化屬性以確保檔案能夠得到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理。但實(shí)際上，許多單位的檔案部門信息化標(biāo)準(zhǔn)不健全，文件信息建設(shè)過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在文件管理系統(tǒng)軟件方面，所使用的軟件只能在短期內(nèi)滿足檔案工作的需要，不同的文件管理系統(tǒng)軟件彼此兼容性差，不能共享文件資源。此外，由于缺少信息化標(biāo)準(zhǔn)，各單位的檔案部門錄入的檔案信息存在一定差異，這不僅給檔案管理工作的開展帶來(lái)困難，也使檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性受到了影響。目前，國(guó)內(nèi)檔案管理工作缺乏較為完善的法規(guī)，導(dǎo)致檔案管理信息化缺乏準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)。文件作為一種資源，其保存和共享工作是非常重要的，文件管理工作只有在制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則時(shí)才能更好地傳輸和共享信息資源。目前文件管理部門還沒有合理地制定這一部分標(biāo)準(zhǔn)，這阻礙了文件管理的信息化。

（二）檔案信息安全問題

傳統(tǒng)的檔案管理工作能夠?qū)π畔踩M(jìn)行保證，因?yàn)橄胍I取以實(shí)物為載體的檔案信息有極大的難度;而信息時(shí)代的檔案則不同，由于其涉及聯(lián)網(wǎng)問題，所以可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險(xiǎn)。尤其是一些重要的檔案信息，一旦丟失，后果將十分嚴(yán)重。

（三）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提升

信息化時(shí)代下的檔案管理工作需要更規(guī)范化的檔案管理手段和具有更高綜合素質(zhì)的檔案管理人員。在實(shí)際檔案管理工作中，一部分工作人員的綜合素質(zhì)沒有跟上信息時(shí)代發(fā)展的步伐，沒有適應(yīng)信息時(shí)代的檔案管理工作手段，對(duì)信息技術(shù)了解不夠，對(duì)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不夠熟練，信息化意識(shí)薄弱。這些檔案管理人員不能滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）檔案信息化管理體系不健全

當(dāng)前電子化信息檔案管理技術(shù)以電子技術(shù)為依托，具有信息化的特性，但信息的利用程度成為檔案管理的影響因素。對(duì)此需要建立完善的信息化檔案管理體系，才能利用規(guī)范化的管理與標(biāo)準(zhǔn)化的程序，提升檔案信息化管理的有效性。但在實(shí)際情況中，信息化檔案管理在各單位內(nèi)部有不同的政策制度規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范管理，使得管理水平良莠不齊，限制了檔案信息管理的發(fā)展，對(duì)信息的共享與連接產(chǎn)生一定的限制。除此之外，不完善的檔案管理編制制度，使得信息輸入存在差異性，并且軟件應(yīng)用缺乏兼容性，這都制約了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、信息時(shí)代檔案管理工作有效對(duì)策

（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)文件信息管理標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，建立與檔案相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，具有重要意義。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工具的不斷更新和管理水平的提高，有必要建立和完善檔案管理相關(guān)的工作制度。統(tǒng)一編寫文件管理規(guī)則，并實(shí)施到位，從而提高系統(tǒng)軟件的可移植性，并實(shí)現(xiàn)文件信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。此外，有必要明確每項(xiàng)工作的職責(zé)，集中每個(gè)類別和載體的文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，以便同時(shí)評(píng)估和開展文件管理工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理的安全保障

由于在現(xiàn)代社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)的安全性不是很高，很多檔案信息容易被黑客、病毒等侵入，甚至對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)造成毀滅性的傷害。基于此點(diǎn)，檔案信息的管理的安全性建設(shè)一定要提上日程。促進(jìn)檔案信息的安全系統(tǒng)的建設(shè)和健全，在一定程度上，可以保障檔案信息資源的不泄露，維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性，從而促進(jìn)經(jīng)濟(jì)政治建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。關(guān)于這個(gè)安全系統(tǒng)，可以從兩個(gè)部分來(lái)理解。首先是儲(chǔ)存安全，防止數(shù)據(jù)庫(kù)信息入侵指數(shù)需要研發(fā)人員著重加強(qiáng)建設(shè)，確保儲(chǔ)存的檔案數(shù)據(jù)信息能夠安全存在，避免一些外來(lái)因素的侵犯。其次是使用過程中的安全保障。針對(duì)使用過程中的安全措施，可以利用指紋以及實(shí)名登記等辦法，并且要嚴(yán)格審查信息使用的相關(guān)人員的信息。這樣才能保證在一些人員使用該檔案信息時(shí)的安全可靠性。

（三）加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)

想要對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，有一定的難度，絕不能一蹴而就，尤其是對(duì)工作人員的培養(yǎng)上，必須要慎之又慎，不能操之過急。相關(guān)檔案管理部門在對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，首先要注意工作人員的心態(tài)，要讓他們從心理上接受信息化檔案管理。其次需要加強(qiáng)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與技能的培訓(xùn)，同時(shí)鼓勵(lì)相關(guān)工作人員，讓他們積極對(duì)各種有關(guān)于網(wǎng)絡(luò)安全、信息技術(shù)的新知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)。采取一些具體的措施，提高員工學(xué)習(xí)的積極性，從而促進(jìn)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，為檔案管理工作水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）構(gòu)建完善的信息資源體系

為了加快信息化檔案管理的建設(shè)與發(fā)展，需要充分與數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化的管理，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息與數(shù)據(jù)的采集、錄入、查閱、應(yīng)用、管理等。利用電子化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的高效便捷運(yùn)行，同時(shí)利用數(shù)字化技術(shù)增加數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩煽啃?。此時(shí)，必須要注意網(wǎng)絡(luò)利用中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患。加強(qiáng)管理人員的管理工作能力，利用管理人員的優(yōu)勢(shì)，提升信息處理技術(shù)的有效性，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代信息化發(fā)展。對(duì)此，還需要以完整全面的信息資源體系作為參考依據(jù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)的影響下，提升檔案管理的科學(xué)性、高效性。充分結(jié)合紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，將其應(yīng)用到信息化管理中，以紙質(zhì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)為依據(jù)，供信息化檔案管理參考與借鑒。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，信息時(shí)代檔案管理工作一定會(huì)遇到諸多問題。這些問題如果不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，勢(shì)必會(huì)給信息時(shí)代檔案管理工作帶來(lái)許多阻礙。因此，企業(yè)要從根本上解決這一問題，在軟件的兼容性、安全性以及檔案管理體制、管理人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)度等方面予以高度重視。

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