淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

劉曉欣

【摘? 要】社會發(fā)展帶動科技進(jìn)步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質(zhì)檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求，從而導(dǎo)致管理中出現(xiàn)多種問題。為確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行，單位需要針對管理中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新和管理人員的培養(yǎng)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

引言

對于事業(yè)單位而言，其檔案的信息含量一般比較大，根據(jù)收集整理，一般以單位發(fā)展過程中的歷史資料為主，在事業(yè)單位發(fā)展和工作過程中，很多的檔案資料可以作為信息基礎(chǔ)，起到標(biāo)準(zhǔn)化的校對作用，因此，按照年限進(jìn)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理，能夠為事業(yè)單位的檔案信息庫的抽取調(diào)查有很大的幫助。根據(jù)事業(yè)單位如今的檔案管理現(xiàn)狀問題，提出針對性解決策略，科技信息化手段和制度模式下的事業(yè)單位檔案管理工作逐漸引起更多的相關(guān)單位重視。

1.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1人員觀念意識淡薄

大數(shù)據(jù)時代的來臨使得處理大量的數(shù)據(jù)集成為了可能，而很多企業(yè)和個人也看中了大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，開始利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理檔案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事業(yè)單位由于長期受國家的管理，其內(nèi)部人員在進(jìn)行工作時普遍以穩(wěn)定性優(yōu)先，因此并不傾向于頻繁的使用先進(jìn)的技術(shù)，因此我國很多事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時代依舊在使用傳統(tǒng)的方式管理檔案數(shù)據(jù)。但隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，這種傳統(tǒng)的管理方式將逐漸難以適應(yīng)大量檔案的管理工作。此外，事業(yè)單位的性質(zhì)使得在其中應(yīng)用先進(jìn)檔案管理技術(shù)顯得非常困難，特別是對于部分保密性質(zhì)較強的單位來說，出于保密需求，這些單位往往會較為抗拒使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理。

1.2檔案信息開發(fā)程度較低

對檔案信息的利用的有效途徑是開發(fā)檔案中的資源，在大數(shù)據(jù)時代，將檔案信息利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的有效方式也是對檔案信息進(jìn)行開發(fā)，只有充分的開發(fā)才能夠?qū)F(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)庫中從而利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案的管理。但目前事業(yè)單位建立的檔案管理制度主要以儲存為主，缺乏對檔案進(jìn)行開發(fā)的途徑，加之檔案數(shù)據(jù)的日漸增多，檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)變得越來越困難，這同時也不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展。

1.3電子信息的保密問題

信息時代計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用大幅提升了人們的工作效率，事業(yè)單位也不例外，但電子信息在提升工作效率的同時也帶來了信息保密的問題。事業(yè)單位要提升檔案信息管理效率，就需要將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，而電子檔案與紙質(zhì)檔案不同的是其保密性將進(jìn)一步降低。對于惡意攻擊者來說，將有更多的方式獲取電子檔案的信息，但這對于檔案管理人員來說通常是難以發(fā)現(xiàn)的，因此攻擊者的竊密行動可能會造成事業(yè)單位重要信息的泄露，對單位的信息安全造成影響。

2.檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

2.1認(rèn)識到檔案管理工作的重要性

檔案管理工作水平會對事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠(yuǎn)來看仍然會產(chǎn)生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現(xiàn)在表面，使得大量事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)識不到重視檔案管理工作的積極價值，因此使檔案管理流于形式。對檔案工作的創(chuàng)新，必須首先想方設(shè)法改變領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識，使其能夠深刻認(rèn)識到加強檔案管理工作的重要性，并使其能夠?qū)n案管理工作從行政管理部門中分割出來，成立獨立工作部門，為單位配備專業(yè)的管理人員，并對獎懲措施進(jìn)行落實，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員給予獎勵，進(jìn)而激發(fā)工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運行。

2.2提高管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理具有較強的實用性和專業(yè)性，檔案管理水平是由管理團(tuán)隊的綜合素養(yǎng)決定的。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，會導(dǎo)致管理工作遇到很多困難，難以滿足檔案收集、利用和管理的要求。為適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作，檔案管理人員需要對管理思維進(jìn)行轉(zhuǎn)化，并對信息化的認(rèn)識和接受能力進(jìn)行提高，從而優(yōu)化檔案知識結(jié)構(gòu)和管理流程，不斷提高信息化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，掌握檔案管理業(yè)務(wù)流程、手段和方法，從而滿足信息化檔案管理的需求。

2.3更新設(shè)備，實現(xiàn)管理信息化

單位需要加大對管理經(jīng)費的投入，只有經(jīng)費充足才能保證基礎(chǔ)設(shè)施的合理建設(shè)。在購買基礎(chǔ)設(shè)施時，單位需要結(jié)合檔案管理的實際需要和實際情況，將不符合檔案管理需求的設(shè)備進(jìn)行及時更換，為信息化檔案管理奠定良好硬件基礎(chǔ)。同時，還需要推動檔案管理的信息化，將信息化與檔案管理有效結(jié)合在一起。檔案管理的信息化能解決傳統(tǒng)管理分類不完善、效率低的問題，可以提高檔案應(yīng)用于管理的效率，進(jìn)而實現(xiàn)對檔案的資源共享和有效管理。

2.4對規(guī)章制度進(jìn)行完善

為確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要根據(jù)單位的實際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并確保規(guī)章制度的合理性和科學(xué)性。檔案管理的規(guī)章制度需要具備良好的可操作性、實用性與可行性，才能更好的引導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作。針對檔案管理制定科學(xué)的規(guī)章制度，不僅要對管理工作者進(jìn)行約束，還要對機(jī)制主導(dǎo)人員進(jìn)行約束，并確保制度體系的嚴(yán)肅性和公正性，從而實現(xiàn)管理工作的高效性、靈活性和科學(xué)性。

2.5以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

就是信息網(wǎng)絡(luò)平臺和相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫的新型管理手段的出現(xiàn)，增加其在事業(yè)單位的利用率，事業(yè)單位很多的檔案管理老員工不理解也沒有辦法快速學(xué)習(xí)新型網(wǎng)絡(luò)管理模式。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)秀的年輕檔案管理人員可以給老員工灌輸新型網(wǎng)絡(luò)管理思想，以效率和質(zhì)量的提升為保障，形成一體化全面建設(shè)數(shù)字化檔案信息管理數(shù)據(jù)庫。另外，新型科技技術(shù)，如云計算，大數(shù)據(jù)等管理方式的引入，逐漸代替人工化的管理途徑。數(shù)字化管理也是全面更新事業(yè)單位檔案庫的有力方式，以市場為研究對象，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的新模式。信息化時代提倡線上線下共同進(jìn)行的事業(yè)單位檔案管理工作，能夠引起更多的事業(yè)單位重視科技手段的檔案管理工作。另外，以遞進(jìn)式的檔案管理數(shù)據(jù)庫能夠從時間年限，檔案形式和資料類別進(jìn)行區(qū)分放置，也為后續(xù)的檔案查找和確定減少了很多的負(fù)擔(dān)和問題。

2.6以規(guī)范統(tǒng)一的管理制度進(jìn)行檔案體系化管理

規(guī)范統(tǒng)一的管理制度是檔案體系化建設(shè)的重要一環(huán)。從檔案的收集到整理就要開始區(qū)分檔案類別，對于收集好的信息資料進(jìn)行組合，形成種類不同的編制文檔，后按照時間的順序逐一排列，形成管理秩序。對于查找率比較高的檔案可以進(jìn)行標(biāo)記，無論是線上的網(wǎng)絡(luò)管理平臺的標(biāo)注還是線下的重檔案分別管理，都是可行的方法。此外，就是對已經(jīng)整理好的檔案的鑒定工作，一般對于事業(yè)單位歷史年代比較強的檔案信息要重點檢測，根據(jù)不同檔案的歷史年限不同，其保留和檔案儲存放置方式也會有不同。對于保留時間超過年限的可以及時進(jìn)行銷毀，防止對于后續(xù)的檔案更新和線下檔案庫的整理造成阻礙。最后，就是檔案保管，對于重點管理的檔案需要結(jié)合科技手段，增加其保密性。

3.結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作。由于單位沒有意識到檔案管理的重要性，從而導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)多種問題。新形勢下的檔案管理對管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要創(chuàng)新管理模式，改變領(lǐng)導(dǎo)者的思維，培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人才，對管理制度和流程進(jìn)行完善，并及時更新設(shè)施設(shè)備，推動檔案管理與信息化技術(shù)的有效結(jié)合

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