醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理研究

薛亞妮

人事檔案管理是醫(yī)院的一項(xiàng)重要工作，能夠反映出醫(yī)院的管理能力。而隨著科技水平的提升，醫(yī)院的人事檔案管理也逐步的得到了完善，目前已經(jīng)達(dá)到了精細(xì)化管理的效果，從而進(jìn)一步的提升了醫(yī)院的整體管理水平。

這些年以來，我國科技的發(fā)展使得醫(yī)院檔案管理的水平也得到了提升。精細(xì)化管理的作用在于能夠節(jié)省一部分的管理資源，并可以對所有人的信息、學(xué)歷等方面進(jìn)行記錄，同時也能夠作為工作者調(diào)動的主要依據(jù)，因此一定要重視醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理工作。那么下面我們就來對醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理工作進(jìn)行一下具體的研究。

一 、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的必要性

社會的進(jìn)步使得醫(yī)院得到了很大的發(fā)展，不過也同時面臨著諸多的挑戰(zhàn)。而人事檔案管理工作對于醫(yī)院的建設(shè)至關(guān)重要，能夠?yàn)獒t(yī)院帶來相關(guān)的管理信息，從而便得以確保人事檔案管理工作能夠滿足醫(yī)院建設(shè)的要求。精細(xì)化管理會涉及到醫(yī)院管理的多個層面，這無形中加大了管理的困難程度，因此要制定出完善的管理措施，以此提升管理效率。而醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的必要性主要包括以下幾個方面：

（一）能夠提升人事檔案資源的使用率

目前，醫(yī)院人事檔案管理不再只是拘泥于查找紙質(zhì)檔案，同時還要求工作者對檔案的使用采取專項(xiàng)服務(wù)。過去的檔案管理方式較為落后，無法達(dá)到理想的服務(wù)水平，已經(jīng)無法跟得上網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展的腳步。而若想對醫(yī)院采取完善的人事檔案管理，使醫(yī)院能夠提升檔案的使用率，那么就要積極的引入電子化、信息化的技術(shù)，利用電子文件來進(jìn)行相關(guān)的管理工作，這樣以來不但能夠節(jié)省一部分的人力資源，加強(qiáng)工作質(zhì)量，同時還能夠防止在管理過程中出現(xiàn)不必要的失誤。

（二）精細(xì)化人事檔案管理工作能夠符合醫(yī)院發(fā)展的要求

目前，醫(yī)院人才流失嚴(yán)重，同時醫(yī)院間的交流非常頻繁，在這樣的情況下，使得過去所采用的人事管理方式已經(jīng)不符合醫(yī)院的要求，同時在國內(nèi)，人事檔案需要加強(qiáng)保密，因此并沒有多大的使用率。不過由于社會的發(fā)展，使得我國的醫(yī)療體系也得到了逐步的完善，醫(yī)院間的溝通力度也是越來越大，從而使醫(yī)院得到了完善的建設(shè)。利用過去的人事檔案管理方式盡管能夠提升管理的整體效果，不過卻難以改善工作效率。而在結(jié)合信息化技術(shù)以后，除了能夠提升人事檔案管理的整體效果以外，還把檔案的使用范圍擴(kuò)展到了整體的醫(yī)療體系當(dāng)中，從而使得醫(yī)院間的溝通更加的方便。

（三）醫(yī)院人事檔案管理具有現(xiàn)實(shí)性

過去在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理的時候，普遍記錄的都是歷史資料，無法反應(yīng)出工作者最近的表現(xiàn)，也無法按時獲取最新的資料，因此很難掌握工作者的工作情況，根本不具備現(xiàn)實(shí)性。因此當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)，這樣便能夠?qū)Y源進(jìn)行有效的分配，確保人才之間能夠方便的進(jìn)行交流，從而就可以建立一個強(qiáng)大的人才團(tuán)隊(duì)。

二、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的措施

（一）創(chuàng)建精細(xì)化的信息數(shù)據(jù)庫

由于國內(nèi)醫(yī)療醫(yī)療體系的完善，使得醫(yī)院檔案的規(guī)模逐漸的擴(kuò)大，種類也越來越豐富。不過各個種類的檔案分配在各個科室當(dāng)中，很難進(jìn)行管理，同時還很有可能出現(xiàn)信息孤島的情況。從現(xiàn)實(shí)情況能夠明顯看出，傳統(tǒng)的檔案管理方式根本不能夠讓醫(yī)院得到發(fā)展，因此要加強(qiáng)改革的力度，全面采取精細(xì)化管理的模式。而作為檔案管理的一項(xiàng)重要工作，人事檔案管理也應(yīng)該進(jìn)行有效的精細(xì)化管理。不過想要做好這方面的工作，那么就要創(chuàng)建信息化管理系統(tǒng)，并在系統(tǒng)當(dāng)中建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，這樣以來就可以對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。而在創(chuàng)建信息數(shù)據(jù)庫的的過程中需要做好以下工作：首先要根據(jù)檔案的級別、格式等來建立相應(yīng)的分區(qū)。其次，還要根據(jù)人事檔案的種類來進(jìn)行有針對性的保存工作。最后，設(shè)立模糊搜索功能，以讓人事檔案的查詢工作更加的方便。

（二）完善人事檔案的管理制度

想要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理工作的整體效果，那么就要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來創(chuàng)建健全的管理制度。

1.要確立人事檔案的范圍。通常狀況下，醫(yī)院工作者的信息、勞動合同等是醫(yī)院人事檔案的主要構(gòu)成部分。

2.在進(jìn)行歸檔工作的過程中，要全部使用紙質(zhì)化檔案以及電子文檔。而且值得注意的是，一定要采用正規(guī)性的電子文件。

3.相關(guān)工作者要對檔案情況做好維護(hù)，并進(jìn)行歸檔處理。

4.要采用檔案公開的形式，以確保檔案可以得到再次的使用。

5.相關(guān)工作者要維護(hù)好信息系統(tǒng)，創(chuàng)建安全管理制度，同時要避免工作者隨便使用系統(tǒng)設(shè)備。

6.要避免紙質(zhì)檔案受到竊取，并進(jìn)行完善的防火措施，已全面保證紙質(zhì)檔案的安全。

7.制定檔案銷毀制度。如果要對檔案進(jìn)行銷毀，那么就要先報告上級，等到得到準(zhǔn)許以后，才可以做銷毀工作。

（三）對人事檔案服務(wù)工作進(jìn)行創(chuàng)新

過去醫(yī)院只是注重對于檔案的管理，至于如何進(jìn)行合理的使用并不是特別的重視，這極大程度的降低了二次使用的效果。因此人事檔案管理要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，并進(jìn)行相應(yīng)的完善工作，以全面展現(xiàn)出人事檔案的作用。

1.人事檔案管理要建立完善的信息管理平臺，以加強(qiáng)檔案服務(wù)的水平。

2.相關(guān)管理工作者要向檔案使用者做好檔案咨詢服務(wù)。例如在使用人員準(zhǔn)備搜尋檔案的時候，管理工作后要讓他們了解檔案是如何進(jìn)行分類的，并教會他們搜索檔案的方式。而且檔案管理工作者還要就檔案使用者在采用檔案時所出現(xiàn)的疑問進(jìn)行合理的解答。同時，檔案部門在對醫(yī)院工作者進(jìn)行調(diào)配的過程中，要做好對檔案的維護(hù)工作。例如通過管理系統(tǒng)來查詢檔案信息，然后對檔案進(jìn)行完善，這樣就可以確保人事檔案的使用價值。

（四）創(chuàng)造檔案管理文化

若想提升檔案管理工作的效果，讓醫(yī)院相關(guān)工作人員重視此項(xiàng)工作，那么就要創(chuàng)造豐富的檔案管理文化。

1.管理工作者要不斷收集檔案資源，并從中找到人事檔案的使用價值。

2.醫(yī)院要加大對于工作的推廣力度，以加強(qiáng)工作者的人事檔案管理意識。

3.醫(yī)院要把人事檔案管理工作列進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的計(jì)劃里，這樣便能夠全面提升人事檔案管理工作的效率。

（五）重視細(xì)節(jié)管理

人事檔案管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，如果想要達(dá)到精細(xì)化的效果，那么就要重視細(xì)節(jié)方面的管理。

1.對人事檔案管理進(jìn)行細(xì)化。人事檔案管理相當(dāng)繁瑣，在管理的初始階段會遇到一定的困難，所以在管理期間，要對管理環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化。要通過管理制度來發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)和重點(diǎn)。之后，再對各個階段的管理工作進(jìn)行細(xì)化，這樣以來就可以做好人事檔案的管理工作。

2.要對管理流程進(jìn)行細(xì)化。確保工作者能夠全面掌握自己所負(fù)責(zé)的工作任務(wù)，從而便可降低在工作期間出現(xiàn)失誤的概率。

3.還要對人事檔案管理工作加強(qiáng)監(jiān)管。要堅(jiān)決遵守所創(chuàng)建的各項(xiàng)制度，如若不然就無法確保人事檔案精細(xì)化管理的效率。因此有關(guān)工作者要加大監(jiān)管力度，確保檔案管理制度能夠得到檔案管理者的有效執(zhí)行，這樣以來便可以讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

4.要堅(jiān)決執(zhí)行責(zé)任制度。要把人事檔案管理責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，同時還要在平時進(jìn)行管理的時候，做好自己的本職工作，注重管理細(xì)節(jié)，從而就可以提升工作人員的工作態(tài)度，并最終確保人事檔案的管理工作效率達(dá)到理想的要求。

三、結(jié)語

通過以上內(nèi)容我們能夠了解到，人事檔案管理是醫(yī)院的一項(xiàng)重要工作。在新時代下，醫(yī)院要改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，全面實(shí)行精細(xì)化的模式。因此，人事檔案管理工作者要合理的采用信息化的手段，來打造信息數(shù)據(jù)庫，同時還要完善人事檔案的管理制度，對人事檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新、創(chuàng)造檔案管理文化，并還要重視細(xì)節(jié)方面的管理，這樣一來就可以加強(qiáng)人事檔案精細(xì)化管理的效果，從而便能夠讓醫(yī)院得到良好的發(fā)展。（作者單位：寶雞市中心醫(yī)院）