數(shù)字化時(shí)代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式創(chuàng)新對(duì)策探析

蔡玉珍

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674- 1145（2020）03- 108- 02

摘 要 近年來(lái)，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)取得巨大進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)正全面融入經(jīng)濟(jì)社會(huì)生產(chǎn)和生活各個(gè)領(lǐng)域， 在不同行業(yè)中其應(yīng)用范圍不斷拓展。在醫(yī)院管理中，辦公室檔案管理相當(dāng)重要，是一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，有利于醫(yī)院整體發(fā)展以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的建設(shè)。所以，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，為加大檔案管理強(qiáng)度，實(shí)施數(shù)字化檔案管理已成為必然趨勢(shì)?；诖耍疚姆治隽酸t(yī)院辦公室檔案管理的重要性以及目前醫(yī)院辦公室檔案管理存在的問(wèn)題，并提出數(shù)字化時(shí)代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式創(chuàng)新對(duì)策。

關(guān)鍵詞 數(shù)字化時(shí)代 醫(yī)院 辦公室 檔案管理模式 創(chuàng)新對(duì)策

在醫(yī)院文件資料管理中，辦公室檔案占據(jù)重要位置，是其必不可少的一部分，主要包括上級(jí)部門發(fā)放資料與其它相關(guān)部門發(fā)放制度文件以及不同職能部門制定文件等，它們都與醫(yī)院整體發(fā)展以及管理密切相關(guān)，是其必要基礎(chǔ)。而隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)取得巨大進(jìn)步，以往所應(yīng)用的傳統(tǒng)醫(yī)院辦公室檔案管理模式存在較大問(wèn)題和漏洞，面對(duì)一系列復(fù)雜、繁瑣的文件資料，不能進(jìn)行合理、有效管理。因此，隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)新型信息技術(shù)手段的應(yīng)用，從而高效利用辦公室檔案，進(jìn)一步從整體上促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，讓醫(yī)療事業(yè)取得更大進(jìn)步。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理的重要性

近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生制度的改革逐步推進(jìn)，在醫(yī)院管理工作中，辦公室檔案管理占據(jù)著相當(dāng)重要的位置，是其不可分割的一部分，在醫(yī)院中無(wú)論是行政文件資料還是綜合文件材料，其數(shù)量都不斷增多，并且涉及更多領(lǐng)域[1]。在醫(yī)院行政事務(wù)落實(shí)過(guò)程中，辦公室扮演著非常重要的角色，是其樞紐，對(duì)于醫(yī)院管理而言，檔案管理工作的重要性不容小覷，此項(xiàng)工作的高效性以及科學(xué)性與其現(xiàn)代化進(jìn)程密切相關(guān)，可以對(duì)其產(chǎn)生較大促進(jìn)作用。在醫(yī)院內(nèi)部，根據(jù)檔案管理實(shí)際情況，通過(guò)創(chuàng)建數(shù)字化體系，可以直接提升檔案應(yīng)用效率以及質(zhì)量，并且對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)非常有利，能夠?yàn)槠渥鞒隹茖W(xué)決策提供重要幫助，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

二、目前醫(yī)院辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院辦公室檔案管理模式落后

其一，在現(xiàn)階段的醫(yī)院辦公室檔案管理中，大部分醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的主要管理方式依然是單純的使用計(jì)算機(jī)錄入文件資料，而且功能相對(duì)單一，無(wú)法智能地進(jìn)行歸類選擇，導(dǎo)致在檔案錄入和保存中，工作人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去操作。其二，對(duì)資料文件的收集和查詢上，仍然是通過(guò)人工收集和查詢，在這一點(diǎn)上不僅需要消耗人力時(shí)間，同時(shí)也不能夠及時(shí)準(zhǔn)確地把資料錄入保存好，也不能及時(shí)準(zhǔn)確地把需要查閱的資料調(diào)出來(lái)，無(wú)論是對(duì)于工作人員還是查閱人員，都使其面臨較大麻煩。除此之外，在檔案管理過(guò)程中，無(wú)法直接創(chuàng)造效益，所以在醫(yī)院中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員目前并沒(méi)有提高對(duì)辦公室檔案管理工作的重視程度，并且對(duì)于阻礙檔案管理發(fā)展的相關(guān)因素，院領(lǐng)導(dǎo)較為輕視，尚未在第一時(shí)間用大量人財(cái)物處理檔案管理問(wèn)題，由此對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理工作產(chǎn)生較大負(fù)面影響，導(dǎo)致其發(fā)生紕漏，損壞以及遺失等現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙醫(yī)院發(fā)展。

（二）醫(yī)院辦公室檔案管理人員的管理技術(shù)落后

在醫(yī)院中，不僅所應(yīng)用的辦公室檔案管理模式相對(duì)傳統(tǒng)與落后，而且相關(guān)管理人員的管理技術(shù)同樣落后，并且有兩方面的具體表現(xiàn)。其一，醫(yī)院辦公室檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)較低。根據(jù)檔案管理工作實(shí)際情況來(lái)看，其枯燥性較強(qiáng)，因此對(duì)管理人員提出一定要求，必須保持足夠耐心與細(xì)心，長(zhǎng)此以往開(kāi)展如此繁瑣與復(fù)雜的檔案管理工作，非常容易對(duì)檔案管理人員產(chǎn)生消極影響，導(dǎo)致他們對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生厭倦情緒，同時(shí)因?yàn)獒t(yī)院辦公室檔案管理模式相對(duì)落后，對(duì)工作人員產(chǎn)生不良影響，導(dǎo)致他們?cè)诠芾砥陂g發(fā)生違反相關(guān)規(guī)定的現(xiàn)象，比如偷工減料等[2]。其二，從醫(yī)院檔案管理人員的角度來(lái)講，他們的管理技術(shù)水平較低。通過(guò)探索醫(yī)院管理人員實(shí)際情況發(fā)現(xiàn)，大部分人員是兼職檔案管理工作，而非專業(yè)檔案管理人員，所以在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，無(wú)法在第一時(shí)間劃分文件資料的類型以及歸檔，長(zhǎng)此以往必定積壓大量文件資料，更為嚴(yán)重時(shí)出現(xiàn)丟失文件資料等現(xiàn)象，不利于后期檢索文件資料。

三、數(shù)字化時(shí)代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式創(chuàng)新對(duì)策

（一）建立健全檔案管理制度

現(xiàn)階段，信息技術(shù)飛速發(fā)展，其應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，在此背景下需要以醫(yī)院辦公室檔案管理模式為對(duì)象，加大創(chuàng)新力度。為此，從醫(yī)院角度來(lái)講，需要提高對(duì)檔案管理的重視程度，對(duì)檔案管理重要性形成正確、清晰的認(rèn)知。然后，以醫(yī)院辦公室檔案管理制度為對(duì)象，進(jìn)一步深化改革，構(gòu)建與完善新型管理制度。當(dāng)開(kāi)展傳統(tǒng)檔案管理工作時(shí)，并未充分發(fā)揮管理制度作用。因此，對(duì)于新型管理制度而言，必須摒棄其中的漏洞與不足，充分汲取其精華，在此基礎(chǔ)上加以完善，從而加大對(duì)檔案管理工作以及相關(guān)人員的管理強(qiáng)度[3]。另外，以檔案室為對(duì)象，醫(yī)院需要加大投資，購(gòu)進(jìn)數(shù)字化管理設(shè)備以及軟件，構(gòu)建以信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代化平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)與方法的應(yīng)用，不斷提升與完善檔案存儲(chǔ)環(huán)境，從而以檔案為對(duì)象，開(kāi)展數(shù)字信息化管理工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)和技能培訓(xùn)

在醫(yī)院辦公室檔案管理中，檔案管理人員占據(jù)著非常重要的地位，是其必不可少的一部分，工作人員承擔(dān)著文件資料的分類以及歸檔等工作，但是只有這部分人員具有較高素質(zhì)與技能，才可以確保合理、有效完成各項(xiàng)工作，并且更好查閱與應(yīng)用檔案。所以，針對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理人員而言，必須加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，以此提升其素質(zhì)與技能。因此，醫(yī)院需要多一地開(kāi)展素質(zhì)教育活動(dòng)，在此過(guò)程中提高檔案管理人員自身道德素質(zhì)以及專業(yè)素養(yǎng)等，從而讓他們將工作落到實(shí)處。除此之外，醫(yī)院還需要以檔案管理人員為對(duì)象，為他們提供更多外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)等，提高他們應(yīng)用數(shù)字化設(shè)備的能力等。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用

在醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程中，當(dāng)應(yīng)用數(shù)字化設(shè)備時(shí)，需要做好兩方面的工作。其一，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，以此提升檔案應(yīng)用率。針對(duì)各個(gè)部門，醫(yī)院可以集中保存其檔案資料，在此基礎(chǔ)上科學(xué)分類，比如集中保存人事資料以及各級(jí)下發(fā)文件等，做好分類、歸檔工作，如此一來(lái)，可以對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理工作產(chǎn)生有利影響，增強(qiáng)其系統(tǒng)化特征，與此同時(shí)可以防止資料遺漏以及丟失等。通過(guò)系統(tǒng)化管理，一方面可以縮短文件資料查閱時(shí)間，另一方面可以縮短管理人員工作時(shí)間，減輕其工作負(fù)擔(dān)，讓醫(yī)院人員更加便利、快速與高效地查閱，并且在很大程度上提升檔案應(yīng)用率。其二，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急機(jī)制。從數(shù)字化技術(shù)的角度來(lái)講，它的建立以網(wǎng)絡(luò)發(fā)展為基礎(chǔ)，但是當(dāng)處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中時(shí)，通常有許多潛在問(wèn)題，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)無(wú)法順利運(yùn)行。所以，當(dāng)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的時(shí)候，相關(guān)人員需要深入探索數(shù)字系統(tǒng)，以其中全部文件資料為對(duì)象，及時(shí)做好備份，與此同時(shí)制定網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急措施，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，避免由于網(wǎng)絡(luò)被攻擊而導(dǎo)致文件資料丟失等，如此才可充分應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)用效果最大化。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理提出更高要求，必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，但是這并非一蹴而就，檔案管理人員需要共同努力，從而在最短時(shí)間中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理目標(biāo)，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]仲聳.數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：58+61.

[2]李雪.醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及其應(yīng)用分析[J].勞動(dòng)保障世界，2018（02）：57.

[3]張澄橙.數(shù)字化時(shí)代下醫(yī)院辦公室檔案管理模式的構(gòu)建[J].信息記錄材料，2016，17（04）：82-83.