淺談企業(yè)辦公室工作中的精細(xì)化管理

劉紅梅

摘 要：企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中辦公室工作具有一定的綜合性、復(fù)雜性，積極應(yīng)用精細(xì)化管理制度，能夠保證辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化發(fā)展，對(duì)此文章結(jié)合辦公室管理精細(xì)化的重要性，對(duì)辦公室精細(xì)化管理存在問題和對(duì)策展開探討。

關(guān)鍵詞：辦公室;精細(xì)化;企業(yè)管理;辦公室工作

我國(guó)企業(yè)在發(fā)展的過程中，辦公室管理扮演著較為重要的角色，在精細(xì)化管理模式下能夠全面提升辦公室管理質(zhì)量，并且在此基礎(chǔ)上降低管理成本，促使辦公室管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。但是，企業(yè)在精細(xì)化管理背景下，辦公室管理質(zhì)量存在一些問題，不利于企業(yè)未來的良好發(fā)展，需要采取有效措施提升辦公室管理的質(zhì)量。

1 辦公室管理工作精細(xì)化及其必要性

辦公室管理工作的精細(xì)化轉(zhuǎn)變主要就是相對(duì)于常規(guī)管理模式而言，凸顯行政管理工作的精細(xì)化程度，確保各項(xiàng)任務(wù)都能夠得到深化和細(xì)化，尤其是在分工以及服務(wù)質(zhì)量方面，更是需要體現(xiàn)出較強(qiáng)精細(xì)化特點(diǎn)。基于辦公室管理工作的精細(xì)化轉(zhuǎn)變來看，其往往涉及了多個(gè)方面的具體要求。比如，針對(duì)辦公室管理工作組織方式、服務(wù)手段以及評(píng)價(jià)體系，都需要予以細(xì)化完善。深入剖析以往工作開展中存在的明顯缺陷和問題，進(jìn)而采取細(xì)化和優(yōu)化手段，保障各個(gè)行政管理人員各司其職，行政管理工作任務(wù)得到有序執(zhí)行。當(dāng)前，企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展面臨著越來越高的壓力，如此也就必然對(duì)于辦公室管理工作提出了較大挑戰(zhàn)。引入和踐行精細(xì)化管理模式，是適應(yīng)這一新形勢(shì)的需要，同時(shí)也是提升行政管理水平的有效手段。精細(xì)化的辦公室管理工作模式可以較好符合企業(yè)發(fā)展需求，能夠促使原有繁瑣雜亂的工作任務(wù)更為系統(tǒng)協(xié)調(diào)，不容易在具體工作執(zhí)行中產(chǎn)生混亂或者是遺漏局面，保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理更加有的放矢。從企業(yè)辦公室管理工作人員入手分析，精細(xì)化管理模式的踐行不僅僅可以促使其相應(yīng)工作效率得到明顯提升，工作中可以表現(xiàn)出更強(qiáng)的針對(duì)性和目的性，避免了以往責(zé)任混亂或者是工作流程繁雜帶來的嚴(yán)重工作阻力，對(duì)于有效提升行政管理人員工作能力以及綜合素質(zhì)同樣也具備理想價(jià)值。

2 精細(xì)化管理視角下辦公室管理存在的問題

1）權(quán)責(zé)不統(tǒng)一。一些企業(yè)在辦公室管理的過程中，會(huì)出現(xiàn)權(quán)責(zé)不統(tǒng)一問題，致使在管理期間產(chǎn)生沖突，主要因?yàn)楣芾砣藛T責(zé)任意識(shí)偏低，在解決管理問題的過程中，很難尋找到有效的管理方法，只是將管理問題匯報(bào)上級(jí)。此外，不同部門之間沒有高效的溝通與交流，并未明確辦公室管理人員自身工作范圍，導(dǎo)致崗位職責(zé)無法確定，以至于出現(xiàn)互相推諉現(xiàn)象，從而難以提高辦公室管理質(zhì)量。

2）企業(yè)的綜合能力不強(qiáng)。因?yàn)槠髽I(yè)辦公室管理人員的素質(zhì)不一樣，有一部分員工習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的工作方法，但是工作效率極低，在一定程度上很難適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公節(jié)奏以及現(xiàn)代化的技術(shù)，其個(gè)人素質(zhì)與精益化管理的要求還存在很大的差距[1]。

3）缺乏科學(xué)量化的管理方式。憑經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理工作，管理人員的工作概念模糊籠統(tǒng)，在一些方面無法做到面面俱到，工作更無從談精細(xì)、創(chuàng)新?？?jī)效考核制度缺乏考核執(zhí)行，在具體的實(shí)踐工作中落實(shí)不具體。對(duì)工作人員的評(píng)價(jià)過于片面，難以調(diào)動(dòng)員工的積極性，增加了管理工作的壓力。對(duì)于不同崗位，大多也沒有做到具體情況具體分析。很多辦公室管理工作在績(jī)效考核制度的貫徹和落實(shí)過程中存在一些問題，導(dǎo)致績(jī)效考核制度形同虛設(shè)，不能達(dá)到獎(jiǎng)勵(lì)和處罰的效果。

3 精細(xì)化管理視角下辦公室管理策略分析

1）制度化推動(dòng)精細(xì)化。企業(yè)應(yīng)在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)上提升管理水平，落實(shí)精細(xì)化思想，以此使管理人員從思想上認(rèn)識(shí)到管理的重要性，這也需要以科學(xué)的制度管理作為保障。此外，在辦公室管理的過程中，還應(yīng)定期或不定期分析與總結(jié)日常管理經(jīng)驗(yàn)，并形成一套規(guī)范化的工作制度，這對(duì)提高辦公室管理人員精細(xì)化水平具有較大的促進(jìn)作用，比如在辦公室會(huì)議管理的過程中，需要將會(huì)議目的、會(huì)議申請(qǐng)以及意義等環(huán)節(jié)歸納成一套會(huì)議管理體系，為后續(xù)會(huì)議管理質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

2）權(quán)責(zé)制度的精細(xì)化。權(quán)責(zé)制度對(duì)于該項(xiàng)工作極為關(guān)鍵，也是必不可少的一環(huán)，如果能夠促使權(quán)責(zé)制度具備較強(qiáng)精細(xì)化特點(diǎn)，必然也就可以推動(dòng)各項(xiàng)具體工作執(zhí)行的精細(xì)化?；诖?，在未來辦公室管理工作精細(xì)化改革中，需要重點(diǎn)落實(shí)定崗定責(zé)工作。首先，要對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行全面分析，明確該項(xiàng)工作涉及的所有工作任務(wù)和崗位職責(zé)，在該過程中充分利用精細(xì)化理念，保障所有責(zé)任都可以得到細(xì)化，避免任何遺漏和疏忽。在此基礎(chǔ)上，工作崗位的設(shè)置需求也就得以明確，從不同工作任務(wù)的屬性入手進(jìn)行聚類，進(jìn)而根據(jù)聚類結(jié)果設(shè)置工作崗位，構(gòu)建工作人員和工作崗位的匹配關(guān)系。同時(shí)，也就可以明確具體職責(zé)界定，保障工作人員可以各司其職。在崗位職責(zé)得到明確和細(xì)化后，相應(yīng)責(zé)任制度也就能夠表現(xiàn)出較強(qiáng)精細(xì)化效果，有助于推動(dòng)各個(gè)崗位工作人員按照精細(xì)化職責(zé)要求落實(shí)自身任務(wù)[2]。

3）完善企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)發(fā)展過程中較為重要的部分，能夠提高工作人員的積極性，并增強(qiáng)其歸屬感，因此進(jìn)行辦公室管理工作時(shí)應(yīng)該融入文化建設(shè)，從而提高工作人員的歸屬感與凝聚力。在日常工作中，應(yīng)開展相關(guān)文化活動(dòng)，宣傳辦公室管理精神，同時(shí)為管理人員營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍。除此之外，關(guān)注管理人員自身思想活動(dòng)，并通過會(huì)議、年會(huì)的方式對(duì)管理價(jià)值觀念進(jìn)行充分解讀和宣傳，工作人員在總結(jié)的過程中，能夠?qū)ψ陨硇袨檫M(jìn)行約束，可使辦公室管理質(zhì)量得到提升。

4）業(yè)務(wù)流程化。由于辦公室內(nèi)務(wù)工作非常多，所以要想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，就必須要根據(jù)所有服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容與重點(diǎn)的不同，實(shí)施科學(xué)的劃歸，同時(shí)樹立起來相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，有效落實(shí)業(yè)務(wù)的基本流程，進(jìn)而保證責(zé)任到人、任務(wù)到崗。比如在信息傳送工作上，就需要明確約稿、編寫、審核、復(fù)審、簽發(fā)以及反饋等多個(gè)步驟與基本方式，同時(shí)構(gòu)建相應(yīng)的工作制度，嚴(yán)禁出現(xiàn)不按照流程辦事的情況，因此建立起來各司其職、運(yùn)轉(zhuǎn)有序的工作環(huán)境，最終提升工作效率和質(zhì)量。

5）多渠道進(jìn)行教育。企業(yè)在進(jìn)行思想政治教育時(shí)，需要注意以員工為主體，多渠道地進(jìn)行教育。在進(jìn)行此項(xiàng)工作過程中，應(yīng)該把員工當(dāng)做家人、朋友，讓員工能在此項(xiàng)工作中感受到企業(yè)的良苦用心，從而做好自己的本職工作，并不斷提升自身的能力。一方面，企業(yè)可以在日常列會(huì)時(shí)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工嘉獎(jiǎng)。為其他的員工起模范作用，讓其他員工能向其學(xué)習(xí)，不斷提高自身的思想政治覺悟，進(jìn)而全身心地投入到工作當(dāng)中。另一方面，企業(yè)要為員工提供豐厚的待遇。這包括精神和物質(zhì)方面，想員工之所想，讓員工有能有動(dòng)力、無憂慮地工作。

6）實(shí)行企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化與流程化結(jié)合發(fā)展。企業(yè)辦公室的管理工作會(huì)牽涉到企業(yè)的很多部門，復(fù)雜的工作環(huán)境對(duì)于精細(xì)化管理影響非常大，如果要想做好辦公室管理工作，就需要對(duì)于辦公室的日常工作進(jìn)行合理的規(guī)劃，制定科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)來權(quán)衡精細(xì)化管理，而精益化管理工作高的前提條件就是合理的工作規(guī)劃。

4 結(jié)語

綜上所述，未來辦公室管理工作優(yōu)化發(fā)展中，精細(xì)化管理模式的引入極為必要，需要在今后的工作中，重點(diǎn)圍繞思想認(rèn)識(shí)、權(quán)責(zé)制度、企業(yè)文化建設(shè)與業(yè)務(wù)流程化多方面實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室管理的為精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。為建設(shè)“安全、優(yōu)質(zhì)、高效、智能化特大型煤炭洗選加工基地”的愿景目標(biāo)而努力奮斗。

參考文獻(xiàn)

[1]彭黎明.實(shí)現(xiàn)辦公室管理精細(xì)化的思路與對(duì)策研究[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2019（25）：40+42.

[2]顏霞.探討工程企業(yè)辦公室管理精細(xì)化的思路與對(duì)策[J].建材與裝飾，2019（10）：172-173.