大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化的價值與措施

劉萍

摘 要：隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的來臨，“信息化”一詞已經(jīng)深入了我國的各個行業(yè)領(lǐng)域，其是現(xiàn)今我國各項工作的主要發(fā)展趨勢。就高校的檔案管理方面來說，實現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于整合高校的檔案信息資源，更能夠有效提升高校檔案管理的品質(zhì)。因此，本文將立足于大數(shù)據(jù)時代的基本特點，深入探討高校檔案管理信息化的價值與相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;大數(shù)據(jù)時代;信息化管理;價值與措施

在大數(shù)據(jù)時代中，如何實現(xiàn)高校檔案管理信息化，幫助高校在檔案管理方面跟上時代的發(fā)展步伐，已經(jīng)成為一項重要的研究課題。在高校教育以及信息資源不斷擴(kuò)張的現(xiàn)在，高校方面必須采取積極的措施，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化和系統(tǒng)化，才能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化的具體價值，才能夠真正推動高校檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，從而真正邁入檔案管理的新時代。

1 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的發(fā)展趨勢

1.1 數(shù)字信息化

計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算技術(shù)等信息技術(shù)的深度應(yīng)用和發(fā)展帶來了一個數(shù)據(jù)的新時代，其擁有大量、高速、多樣、真實、低價值密度五大基本特點，引領(lǐng)著我國各類工業(yè)和行業(yè)踏入數(shù)字信息化的發(fā)展時代。因此，在大數(shù)據(jù)時代中，高校檔案管理的基本發(fā)展趨勢便是數(shù)字信息化，具體而言，隨著計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)完全無法滿足現(xiàn)今高校檔案管理的要求，利用電腦設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案信息進(jìn)行高效的歸檔管理工作才是在大數(shù)據(jù)時代中最為高效的檔案管理模式。由此可見，數(shù)字信息化是大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理的最主要發(fā)展趨勢。

1.2 檔案規(guī)模化

隨著高校建設(shè)規(guī)模和招生規(guī)模的擴(kuò)張，高校檔案數(shù)據(jù)信息的規(guī)模也越來越大，在高校檔案規(guī)?；内厔葜?，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲以及硬盤存儲不僅不能夠存儲越來越多的信息，更會導(dǎo)致檔案管理產(chǎn)生混亂，極大地降低了高校檔案管理工作的效率。因此，推動高校檔案管理信息化的一個根本原因就是現(xiàn)今的高效檔案信息趨于規(guī)模化，為了能夠滿足信息規(guī)模化的需求并提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，高校方面必須及時更新信息化管理制度，并引進(jìn)相應(yīng)的設(shè)備和平臺，從而積極順應(yīng)檔案信息規(guī)?；幕景l(fā)展趨勢。

2 探討大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化的價值

2.1 檔案管理系統(tǒng)化，有效提升管理品質(zhì)

從檔案管理效率這一方面來說，高校檔案管理信息化最重要的價值就是能夠整合傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提升高校方面的檔案管理品質(zhì)和管理效率，幫助檔案管理工作人員擺脫枯燥乏味的重復(fù)整理工作，讓檔案管理模式能夠更加高效且有序，實現(xiàn)檔案管理的機(jī)器化和數(shù)據(jù)化。具體而言，在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，高校方面能夠利用計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)平臺更加有效地整理檔案信息數(shù)據(jù)，而檔案管理人員則能夠把更多的精力放到檔案文件的劃分和整理中，不但能夠有效促進(jìn)檔案管理效率的提升，更能夠以系統(tǒng)化的檔案管理模式優(yōu)化檔案管理工作結(jié)構(gòu)，讓檔案管理工作更加優(yōu)質(zhì)。

2.2 便于存儲管理，發(fā)揮檔案信息資源功能

上文提到，由于高校檔案信息的規(guī)?；l(fā)展，傳統(tǒng)的人工和硬盤管理存儲模式根本不能夠滿足現(xiàn)今高校檔案管理的要求。因此，實現(xiàn)高校檔案管理信息化最重要的一個價值是能夠使存儲管理更加便利，能夠讓高校方面在檔案平臺上充分發(fā)揮檔案信息的資源功能，更加產(chǎn)物檔案信息的管理、存儲、共享和查找。總的來說，信息化檔案管理擁有更多樣的存儲形式、更大存儲空間和更廣泛的存儲內(nèi)容，是現(xiàn)今高校檔案管理中最主要的發(fā)展趨勢。

2.3 實現(xiàn)數(shù)字化管理，邁入檔案管理新時代

在高校檔案管理信息化的過程中，大部分檔案信息都會逐步轉(zhuǎn)化為存儲在計算機(jī)中的數(shù)據(jù)信息，高校則能夠以計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)平臺為基礎(chǔ)，真正使高校實現(xiàn)數(shù)字化管理，推動高校檔案管理工作逐步邁入檔案管理的新時代。就高校檔案信息管理的特點來說，其存儲形式、資源信息量、利用率等方面與大數(shù)據(jù)時代的特點具有很高的重合度，實現(xiàn)高校檔案管理信息化不僅能夠順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展潮流，更能夠給檔案管理工作注入新的科技活力。

3 研究大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化的相關(guān)措施

3.1 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，架構(gòu)數(shù)字化管理體系

實現(xiàn)高校檔案管理信息化的基礎(chǔ)是計算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)平臺基礎(chǔ)的建設(shè)，而數(shù)字化管理體系則是信息化檔案管理工作能夠順利展開的基本保障。因此，高校方面必須抓緊信息化檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，首先，根據(jù)本校管理實際購入新計算機(jī)、掃描設(shè)備等信息處理設(shè)備，并設(shè)置相應(yīng)的管理人員和設(shè)備維護(hù)人員，在物質(zhì)基礎(chǔ)上保證信息化檔案管理工作的高效展開。其次，高校方面應(yīng)根據(jù)本校檔案管理工作的情況為檔案管理部門架構(gòu)數(shù)字化的管理體系，以檔案管理部門為中心，實現(xiàn)高校各個工作部門、各類檔案信息的計算機(jī)設(shè)備信息化整合，讓信息化檔案管理工作能夠更加系統(tǒng)化、全面化，為后期信息化檔案管理體制的運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。

3.2 積極構(gòu)建信息化平臺，打造高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊

信息化平臺的建設(shè)是實現(xiàn)高校檔案管理信息化的根本，在一個檔案管理平臺上，真正實現(xiàn)檔案信息的集中、規(guī)范、統(tǒng)一管理，并根據(jù)檔案管理工作人員的工作素質(zhì)設(shè)立相應(yīng)的信息化管理培訓(xùn)項目，讓每位參與檔案管理的工作人員都能夠具有極高的檔案管理信息化意識，從而打造一個高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊。具體而言，高校方面應(yīng)充分融合大數(shù)據(jù)時代中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)檔案管理需求搭建相應(yīng)的信息化平臺，并設(shè)置不同的歸檔項目和資源共享項目，及時建立統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)各類檔案資料的數(shù)字化存儲，充分發(fā)揮檔案信息的價值，積極引進(jìn)新的管理人才，培訓(xùn)舊的檔案管理人才，在平臺和人員方面為高校檔案管理信息化體系的建設(shè)提供一個基本保障，從而推動高校檔案管理信息化工作的順利進(jìn)行。

3.3 完善信息數(shù)據(jù)保障機(jī)制，保證檔案管理安全性

大數(shù)據(jù)時代給改善了我國各個工作行業(yè)的發(fā)展形態(tài)，但信息安全卻是大數(shù)據(jù)時代里的一個重要話題，因此，如何保障檔案信息的安全是實現(xiàn)高校檔案管理信息化的重點。基于此，高校方面必須結(jié)合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善檔案信息的數(shù)據(jù)保障機(jī)制，將檔案信息分為不同的安全等級，并設(shè)置密碼、指紋、面部等不同的識別措施，加強(qiáng)對重要檔案信息的安全管理，設(shè)立相應(yīng)的管理權(quán)限，一些機(jī)密檔案文件則需要加密存儲管理，從而全面保證高校檔案信息管理的安全性?？偟膩碚f，實現(xiàn)高校檔案管理信息化的工作利大于弊，高校方面如果能夠充分保障檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺的安全，那么就能夠從信息化檔案管理工作中獲得極大的益處。

4 結(jié)束語

綜上所述，高校在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中必須抓住大數(shù)據(jù)時代的核心理念，在架構(gòu)數(shù)字化管理體系的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)信息化平臺的構(gòu)建，以高素質(zhì)的管理團(tuán)隊為領(lǐng)導(dǎo)，以信息安全保障機(jī)制為根本，充分實現(xiàn)高校檔案安全、高效的信息化管理，從而積極推進(jìn)高校檔案管理信息化體制的建設(shè)，保證高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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