智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應用分析

付祥文

摘 要：檔案管理工作作為學校常規(guī)管理工作的重要內容，要求管理人員應該嚴格按照學校檔案管理制度內容及要求，從多個方面針對檔案管理工作內容進行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署，為學校常規(guī)管理工作的深化發(fā)展奠定良好基礎。目前，隨著智能化技術的不斷發(fā)展，促使學校檔案管理工作無論是在理念，還是方式上均發(fā)生明顯改變。針對此，本文主要以高中檔案管理為研究對象，針對智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應用實踐問題進行研究與分析，以供參考。

關鍵詞：智能化發(fā)展;高中檔案管理;信息化技術

客觀來講，高中檔案管理工作不僅是學校管理與教育等工作的記錄內容，同時也是全校教職工工作成績的重要見證，基本上可以視為學校常規(guī)管理工作的重要組成內容。鑒于檔案管理工作的重要性，建議管理人員應該肩負起自身的管理重責，嚴格恪守自身的管理行為，針對當前檔案管理工作存在的薄弱問題進行積極解決，確保檔案管理效果得以達到預期。近些年來，為扎實推進高中檔案管理工作的順利開展，學校方面主張應用智能化技術方式，實現(xiàn)對檔案內容的信息化管理，在確保檔案信息數(shù)據(jù)安全的同時，提高檔案管理工作效率。

1 高中檔案管理工作中存在的缺陷問題分析

1.1 人員管理意識匱乏，管理效率滯后

結合以往的工作經(jīng)驗來看，檔案管理工作普遍存在人員管理意識匱乏、管理效率滯后的問題。究其原因，主要是因為學校方面并未針對檔案管理工作提出戰(zhàn)略部署規(guī)劃，導致管理人員對于檔案管理工作缺乏高度重視，在各項工作的執(zhí)行期間，都以草草了事的態(tài)度進行管理[1]。長期以往，這種工作狀態(tài)將會對工作效率與質量產(chǎn)生不利影響。如果不加以及時解決，不利于高中各項管理工作的順利開展。除此之外，部分檔案管理人員在計算機操作能力方面存在不足問題，在檔案管理操作方面可能會受到人為操作失誤的影響，而出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失、遺漏等問題。

1.2 檔案數(shù)據(jù)保密性不高，保障體系薄弱

以往的高中檔案管理工作都是以人為手動操作為主，在信息錄入水平方面表現(xiàn)較低。這些年來，隨著計算機設備與相關技術的廣泛應用，學校檔案管理人員通過運用計算機設備與相關技術，初步解決了以往人為主動操作效率低的問題。但是由于部分管理人員職業(yè)素質偏低，在計算機操作能力方面只能滿足基本管理要求，缺乏健全、完善的安全保障體系作為支撐，導致部分重要檔案信息可能存在泄漏風險。

1.3 管理方式創(chuàng)新程度不高，管理質量亟待加強

結合當前發(fā)展情況來看，部分高中檔案管理方式并未完全按照智能化技術要求進行規(guī)范化管理，如無法在短時間內實現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一化查詢或者相關管理，在工作效率與管理質量方面表現(xiàn)偏低，難以與智能化時代接軌[2]。再加上部分管理人員在管理方式方面主要以傳統(tǒng)管理方式為主，或者未完全掌握智能化技術內容，進一步加劇了管理質量的不足性。針對此，建議檔案管理人員應該迎合智能化發(fā)展背景，重點針對高中檔案管理工作進行創(chuàng)新與優(yōu)化，從根本上推動高中檔案管理工作的順利開展。

2 高中檔案智能化管理的應用實踐分析

為全面推動高中檔案管理工作的有序開展，學校方面主張應用智能化管理技術實現(xiàn)對檔案管理內容的創(chuàng)新優(yōu)化處理，盡可能地在深化檔案管理質量的同時，提高檔案管理效率。以下是本人結合相關經(jīng)驗，針對高中檔案智能化管理的應用實踐問題提出幾點建議，以供參考。

2.1 樹立正確的檔案管理意識，扎實推進檔案管理工作進程

針對當前人員檔案管理意識匱乏的問題，建議學校領導人員應該發(fā)揮出自身的主體作用，從多個方面針對檔案管理工作內容進行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署。如可以積極利用學校校務公開欄宣傳有關檔案管理方面的知識，讓全體教職工人員可以深化個人對檔案管理工作的理念意識，盡可能的實現(xiàn)人人重視檔案、積極主動收集檔案資料的目標要求。與此同時，學校方面應該立足于當前檔案管理現(xiàn)狀，明確當前檔案管理工作存在的重難點問題[3]。

待明確與掌握好重難點問題之后，建議學校方面應該成立檔案工作領導小組，目的在于全面加強對檔案管理工作的實踐力度，確保檔案管理工作內容可以落到實處。除此之外，檔案管理人員自身應該確立正確的檔案管理意識，明確自身的工作重責與主要內容，扎實推進檔案管理工作進程，確保檔案管理工作目標得以順利實現(xiàn)。

2.2 規(guī)范學校檔案管理工作內容，做好原始資料的保存工作

對于當前學校檔案管理工作效率偏低的問題，建議管理人員應該樹立起規(guī)范化、合理化的工作意識，重點針對當前檔案管理工作存在的不足問題進行及時解決。其中，在原始資料的保存工作方面，建議檔案管理人員應該針對原始檔案資料的類型進行劃分與管理。一般來說，原始資料主要以獎狀、榮譽證書、獎牌等為主。這些資料往往是利用效率高且不容易處理的資料內容，因此在處理過程中，建議檔案管理人員應該借助計算機設備，構建不同類別的文件夾。

利用掃描儀設備對相關原始資料進行掃描處理，并將掃描后的材料放存入到相對應的文件夾當中。其中，屬于個人的獎狀應該由本人妥善保存，只將復印件存放到學校檔案室即可。而像集體的獎牌或者獎杯等，必須放在檔案室里進行妥善保管。通過規(guī)范學校檔案管理工作內容，檔案管理工作質量與效率基本上可以得到進一步深化，利于促進檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展[4]。

2.3 積極借助信息化技術，實現(xiàn)對檔案資料的優(yōu)化管理

針對當前管理方式創(chuàng)新程度不高的問題，建議檔案管理人員應該積極借助信息化技術，實現(xiàn)對檔案資料的優(yōu)化管理。管理過程中，管理人員應該構建科學、合理的檔案標準化機制。通過規(guī)范檔案系統(tǒng)，確保檔案信息工作得以順利推動。與此同時，學校方面應該合理配置與利用檔案資源，盡可能地為各部門工作以及個人提供良好的檔案服務體驗，規(guī)避以往因個人操作能力不高而對檔案管理工作造成滯后影響。除此之外，檔案管理人員應該迎合時代發(fā)展趨勢，及時更新與改善檔案管理技術內容，從根本上推動檔案管理工作的順利開展。

2.4 重點抓好檔案安全管理建設，構建良好的安全防護體系

為規(guī)避以往檔案數(shù)據(jù)泄露或者丟失等問題，建議檔案管理人員應該積極利用智能化技術實現(xiàn)對檔案工作的安全化管理。管理期間，檔案管理人員應該勇于承擔起自身的管理動作，利用智能化技術構建良好的安全防護體系。重點針對電子檔案文件進行定期管理，防止文件資料出現(xiàn)丟失或者遺漏的問題。與此同時，為確保內部檔案信息資料不被泄露，同時確保外部人員無法獲取內部資料信息，建議檔案管理人員可以利用安全保密技術，如數(shù)字證書，加強對檔案工作的安全防護管理。

3 結論

總而言之，在智能化發(fā)展技術的助推作用下，高中檔案管理工作勢必會得到進一步深化與加強。鑒于智能化發(fā)展技術的重要性，建議檔案管理人員應該嚴格按照智能化發(fā)展技術原則及趨勢，做好學校內部的檔案管理體系的建設工作，盡可能地從多個方面針對檔案管理內容進行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署，力求可以將各項建設工作準確貫徹與落實到實際工作當中。相信通過全體人員的不斷努力，高中檔案管理工作勢必會迎來進一步發(fā)展，讓我們拭目以待！

參考文獻

[1]王美言.智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應用[J].科技資訊，2018，16（12）：148+154.

[2]徐愛玲.智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應用[J].辦公室業(yè)務，2016（18）：187+178.

[3]畢大鵬.高校檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術應用的必要性[J].電子技術與軟件工程，2016（19）：20.

[4]單鵬斌.新時期學校檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新路徑研究[J].中國民族博覽，2019（06）：253-254.