新形勢下如何做好企業(yè)機(jī)要工作

鮑靜

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-107-01

摘 要 隨著企業(yè)的改革發(fā)展，對辦公室機(jī)要工作提出了更高要求，本文論述了如何在工作流程及細(xì)節(jié)上做好辦公室機(jī)要工作的幾點思考。

關(guān)鍵詞 新形勢下 企業(yè) 機(jī)要工作

當(dāng)前，隨著信息科技的快速發(fā)展，企業(yè)的管理工作也面臨新的發(fā)展機(jī)遇和模式，作為企業(yè)的綜合性管理機(jī)構(gòu)，辦公室承擔(dān)著企業(yè)在經(jīng)營運轉(zhuǎn)過程中承上啟下、聯(lián)通內(nèi)外、協(xié)調(diào)推動的重要職能。而不斷更迭的發(fā)展形勢也對辦公室機(jī)要工作提出了更高的要求，相對于辦公室其他職能崗位，機(jī)要崗位具有更強(qiáng)的特殊性、保密性與專業(yè)性，必須具備較高的政治素養(yǎng)與清醒的頭腦，在工作中也需要更高的組織協(xié)調(diào)能力、語言表達(dá)能力、知識學(xué)習(xí)能力。因此，高質(zhì)量的辦公室機(jī)要工作對于企業(yè)統(tǒng)籌科學(xué)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

下面，就如何在工作流程及細(xì)節(jié)上做好機(jī)要工作做幾點思考。

一、提升政治站位，準(zhǔn)確領(lǐng)會機(jī)要工作的重要意義

從事機(jī)要工作，要具有高度的政治敏銳力和鑒別力，善于從政治上觀察、分析和處理問題，對企業(yè)黨政做出的安排部署，都必須不折不扣的執(zhí)行，確保政令暢通。在大是大非面前要始終保持清醒的頭腦，不能有絲毫的含糊和動搖。特別是機(jī)要崗位，在涉密事項的處理上，更要做到立場堅定，旗幟鮮明，嚴(yán)守保密紀(jì)律。機(jī)要崗位是企業(yè)的政策指令上傳下達(dá)的關(guān)鍵聚散地，又是文件信息傳輸?shù)闹行臉屑~，且涉及的密集文件較多，涉密設(shè)備比較集中。因此，機(jī)要日常工作要認(rèn)真履行和落實保密工作的責(zé)任制，努力增強(qiáng)保密意識，在建立健全保密規(guī)章制度和強(qiáng)化保密管理上下功夫、見成效。

二、提高責(zé)任意識，做好來往公文的歸納梳理

機(jī)要工作是各類文件的中心集結(jié)地，無論是上級來文、外單位來文，還是企業(yè)內(nèi)部下發(fā)文件，都應(yīng)該實行文檔一體化，對文件進(jìn)行分步跟蹤、系統(tǒng)管理。公文的收、發(fā)、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等每個一環(huán)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，把好多遞關(guān)口，做到環(huán)環(huán)有手續(xù)，件件有著落，收發(fā)文件要分類登記，審核所有企業(yè)對外、對內(nèi)發(fā)文的格式、編號工作。收發(fā)文件辦理是相對比較完整、獨立、閉合的，其基本要求是準(zhǔn)確、及時、安全、保密。這就要求時刻保持良好的工作習(xí)慣，熟悉企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)之間的分工，了解各部門的職能，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)指示精神，機(jī)動靈活，掌握時機(jī)。越是工作繁忙越要分清輕重緩急，準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)，做到忙而不亂、忙而有序。

三、強(qiáng)化保密意識，筑牢企業(yè)信息安全防線

機(jī)要工作是企業(yè)文件、信息、政策指令上傳下達(dá)的集散地，辦公室因其特殊性，所以涉及的密級文件相對較多，履行機(jī)要保密工作職能是保密工作的基礎(chǔ)。因此，機(jī)要工作最重要的一點就是要有很強(qiáng)的保密意識，必須做到不該透露的絕不透露，不該說的絕對不說，自覺遵守保密法規(guī)和保密制度。秘密文件堅持專程、專人取送，必須存放在有安全保障的地方，并經(jīng)常檢查保管情況（要有文柜、文柜應(yīng)有安全措施）。企業(yè)在制定秘密文件或帶有秘密性質(zhì)文件的整個過程中，包括起草、核稿、打印、校對、印刷、裝訂及發(fā)放范圍等環(huán)節(jié)都必須注意做好保密工作，確保資料不外泄。

四、緊跟時代要求，緊貼機(jī)要工作技術(shù)更新

隨著信息化的進(jìn)程，傳統(tǒng)的企業(yè)管理很難滿足企業(yè)管理需求，簡單、便捷的OA辦公管理系統(tǒng)不僅增進(jìn)組織管理，更提升了企業(yè)的協(xié)同辦公效率，優(yōu)化了企業(yè)上下協(xié)同，集中管控。整個系統(tǒng)的搭建主要圍繞集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)，通過權(quán)限設(shè)置、多維矩陣模型快速落實各分部、各部門獨立維護(hù)、分權(quán)管理需求，打造一個集團(tuán)統(tǒng)一管控，分部獨立維護(hù)的一體化OA辦公系統(tǒng)。將所有工作流程化、電子化，解決集團(tuán)對于各部門、下屬公司標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管控問題。在OA系統(tǒng)權(quán)限分級管理作用下，下屬子公司可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，自主決定流程各個審批節(jié)點和走向。而手機(jī)辦公系統(tǒng)是OA的一個子系統(tǒng)，它將OA的應(yīng)用從電腦延伸到手機(jī)，安裝手機(jī)辦公系統(tǒng)后，用戶手機(jī)就可以通過無線網(wǎng)絡(luò)登錄本單位的OA服務(wù)器進(jìn)行辦公，各級領(lǐng)導(dǎo)可以隨時隨地了解本單位的狀況和處理緊要工作，大大提高了辦公的便利性。

五、以務(wù)實的工作作風(fēng)，提高機(jī)要工作和效率

創(chuàng)造一流的工作業(yè)績，最大限度的的揮機(jī)要工作的作用，關(guān)鍵在于是否有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度負(fù)責(zé)的精神。自覺做到在標(biāo)準(zhǔn)上求高，措施上求嚴(yán)，工作上求實，恪盡職守，不計較個人得失，少說多想多干，甘當(dāng)無名英雄。以求真務(wù)實、文明高效的工作作風(fēng)，全面提高機(jī)要的工作質(zhì)量和工作水平。一是要有奉獻(xiàn)精神，要有平常心。機(jī)要工作是默默無聞的工作，所以要有一種做好工作的奉獻(xiàn)精神，否則，很積極主動地創(chuàng)造性地開展工作。二是要有忍讓之心，具備寬容之心。機(jī)要工作瑣碎復(fù)雜，接觸面廣，所以機(jī)要工作更應(yīng)當(dāng)高姿態(tài)顧大局，具備忍讓精神，嚴(yán)以律己，寬以待人，做到既要文明禮貌，又要不卑不亢。

六、增強(qiáng)服務(wù)意識，增強(qiáng)機(jī)要工作的協(xié)調(diào)配合能力

無私奉獻(xiàn)是人類最純潔、最崇高的道德品質(zhì)，具有奉獻(xiàn)精神的員工首先是忠誠并熱愛企業(yè)，其次是對工作的強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感。機(jī)要工作要堅持做到“四個不讓”，一是不讓工作 在自己手里耽誤；二是不讓文件在自己手里積壓；三是不讓錯誤在自己手里出現(xiàn)；四是不讓機(jī)關(guān)形象因自己受到損害”。因此，機(jī)要工作必須具備主動服務(wù)的意識，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，在不影響正常工作的情況下，只要能做到的，不分份內(nèi)份外，都要竭盡所能將事情辦好。以熱心、熱情、熱忱為大家服務(wù)，真正做到真心、用心、貼心，為確保企業(yè)各項工作的正常有序運轉(zhuǎn)提供切實保障。

隨著機(jī)要工作不斷向科學(xué)化、信息化推進(jìn)，各項管理規(guī)章不斷完善，機(jī)要工作所承擔(dān)的各項上傳下達(dá)、內(nèi)外協(xié)調(diào)的工作也日益增加。做好機(jī)要工作，必須堅持嚴(yán)格要求自己，注重以身作則，講奉獻(xiàn)、樹正氣，以誠待人，正確認(rèn)識自身的工作和價值，以“圍繞企業(yè)中心、服務(wù)發(fā)展大局”為理念，以更更高標(biāo)準(zhǔn)、更嚴(yán)要求扎實做好機(jī)要工作，助推企業(yè)健康有序發(fā)展。