檔案管理在勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中的重要性

南明江

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）02-097-02

摘 要 勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)包括職業(yè)介紹、崗位培訓(xùn)、勞動(dòng)保障等多項(xiàng)內(nèi)容，能夠?yàn)槭I(yè)人員提供再就業(yè)的機(jī)會(huì)，是維護(hù)社會(huì)秩序穩(wěn)定的有利措施。檔案管理是就業(yè)單位的重要組成，在勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中扮演著重要的角色，其重要性不言而喻。本文從三個(gè)維度出發(fā)論述了檔案管理在勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中的重要性，提出了優(yōu)化檔案管理、提高勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)質(zhì)量的策略，希望能夠?qū)μ岣呔蜆I(yè)服務(wù)工作質(zhì)量有所助益。

關(guān)鍵詞 檔案管理 勞動(dòng) 就業(yè)服務(wù) 重要性

勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)能夠?yàn)榇蜆I(yè)人員提供包括職業(yè)介紹、崗位培訓(xùn)、勞動(dòng)保障在內(nèi)的眾多服務(wù)內(nèi)容。檔案管理是勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中最為核心的部分，檔案中記錄了就業(yè)人員的各種信息，是每一個(gè)單位不可或缺的重要資料，尤其在現(xiàn)代管理快速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理的重要性與日俱增。用人單位了解求職者基本信息依靠檔案，勞動(dòng)就業(yè)中心依靠檔案完成勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)的各項(xiàng)內(nèi)容，檔案在勞動(dòng)就業(yè)中的重要性由此足可以窺見一斑。

一、我國(guó)的就業(yè)現(xiàn)狀分析

我國(guó)是一個(gè)發(fā)展中國(guó)家，擁有將近14億人口。民生問題會(huì)影響我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、我國(guó)政治環(huán)境的穩(wěn)定等，就業(yè)問題一直是民生問題的重點(diǎn)，是國(guó)家、社會(huì)的大事。近年來，我國(guó)開展了眾多保障和改善民生的工作，就業(yè)政策不斷頒布，有效的推動(dòng)了就業(yè)改革發(fā)展。在此種形式之下，擴(kuò)大就業(yè)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展內(nèi)需互動(dòng)，一條具備中國(guó)特色的就業(yè)發(fā)展道路已經(jīng)初具規(guī)模。

據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)資料顯示，人口的快速增長(zhǎng)影響了經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)率，隱性失業(yè)率快速提升。與此同時(shí)，經(jīng)濟(jì)漲幅較小，勞動(dòng)力價(jià)格增長(zhǎng)較慢，我國(guó)缺乏高端人才，高學(xué)歷人口集中于沿海地區(qū)，應(yīng)屆大學(xué)生畢業(yè)就業(yè)率不足80%。此外，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，勞資關(guān)系趨于雙向選擇，就業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了市場(chǎng)化，而在此影響下，流動(dòng)性就業(yè)人數(shù)激增，中國(guó)的整體就業(yè)行業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，以農(nóng)、林、牧、漁為代表的傳統(tǒng)行業(yè)的就業(yè)比重快速下跌；以交通、運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、郵電、批發(fā)、零售為代表的第三產(chǎn)業(yè)成為吸納就業(yè)人員的主要產(chǎn)業(yè)，社會(huì)福利、社會(huì)保障、金融服務(wù)行業(yè)等的就業(yè)比同步上漲。技能勞動(dòng)者數(shù)量突破1億，勞動(dòng)者的綜合素質(zhì)不斷上漲，學(xué)歷水平穩(wěn)步提高，在帶動(dòng)我國(guó)GDP增長(zhǎng)，推動(dòng)我國(guó)社會(huì)穩(wěn)定、和諧方面發(fā)揮了巨大的作用。

二、檔案管理在勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中的重要性分析

檔案管理在勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中發(fā)揮著巨大的作用，如能夠推動(dòng)勞動(dòng)就業(yè)管理規(guī)范化發(fā)展、能夠發(fā)揮勞動(dòng)就業(yè)管理信息化優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)勞動(dòng)就業(yè)工作全面展開等。下文對(duì)之進(jìn)行詳細(xì)論述：

（一）能夠推動(dòng)勞動(dòng)就業(yè)管理規(guī)范化發(fā)展

勞動(dòng)就業(yè)管理中心可以將勞動(dòng)者的基本信息按照求職需求、職業(yè)技能等進(jìn)行系統(tǒng)分類，利用規(guī)范的記錄構(gòu)建個(gè)人檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，標(biāo)注求職者的基本信息以及特長(zhǎng)、技能，進(jìn)而為求職者提供適宜的就業(yè)指導(dǎo)或是給予求職者更具針對(duì)性的工作信息介紹，幫助求職者快速找到適宜工作、順利就業(yè)。

（二）能夠發(fā)揮勞動(dòng)就業(yè)管理信息化優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)勞動(dòng)就業(yè)工作全面展開

首先，勞動(dòng)就業(yè)檔案服務(wù)信息化能夠?qū)趧?dòng)就業(yè)保障信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，失業(yè)人員的檔案信息能夠被及時(shí)發(fā)布于網(wǎng)絡(luò)，供用人單位基于需求選擇。勞動(dòng)資源信息的共享能夠幫助求職者和招聘者雙方了解勞動(dòng)市場(chǎng)的信息，進(jìn)而快速有效構(gòu)建勞動(dòng)關(guān)系。正因?yàn)榇耍蜆I(yè)信息管理應(yīng)該被勞動(dòng)就業(yè)管理中心放在工作首位，求職者信息數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建應(yīng)該將檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)信息化管理融合，要善用數(shù)據(jù)庫(kù)信息化的優(yōu)勢(shì)推動(dòng)勞動(dòng)就業(yè)工作開展。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式能夠便捷檔案管理，避免紙質(zhì)檔案管理的各種問題，如易損壞、不易查找、空間占率高等。紙質(zhì)檔案的電子化能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)檔案管理有機(jī)融合，檔案的查詢更加快速、便捷，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)公告模式能夠及時(shí)將勞動(dòng)就業(yè)現(xiàn)行文件、勞動(dòng)行為監(jiān)察等及時(shí)傳達(dá)給勞動(dòng)關(guān)系雙方，有利于推動(dòng)勞動(dòng)信息交互。

最后，勞動(dòng)就業(yè)管理信息化能夠發(fā)揮三級(jí)工作網(wǎng)絡(luò)信息管理作用，有利于就業(yè)工作順利展開。三級(jí)工作涵蓋內(nèi)容較多，主要包括失業(yè)者自主就業(yè)、市場(chǎng)調(diào)節(jié)就業(yè)以及政府作用促進(jìn)就業(yè)等。三級(jí)工作網(wǎng)絡(luò)信息化管理為就業(yè)管理中心提供了與檔案管理人員及時(shí)溝通、交流的途徑，有利于相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)信息共享，進(jìn)而推動(dòng)失業(yè)者自主就業(yè)。與此同時(shí)，就業(yè)相關(guān)部門與檔案管理人員共同構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，信息化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理能夠在對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案實(shí)施監(jiān)督和檢查的同時(shí)，定時(shí)發(fā)布用工需求信息、公布市場(chǎng)就業(yè)方向，進(jìn)而為求職人員決策提供依據(jù)。

（三）能夠?yàn)榫蜆I(yè)服務(wù)提供針對(duì)性幫助

首先，有利于勞動(dòng)政策法規(guī)宣傳。憑借勞動(dòng)就業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，勞動(dòng)就業(yè)管理中心可將需要宣傳的各種勞動(dòng)就業(yè)相關(guān)的內(nèi)容制作成宣傳公告，并借助此種形式宣傳勞動(dòng)就業(yè)相關(guān)的政策法規(guī)、普及勞動(dòng)相關(guān)的法律和教育、宣傳勞動(dòng)安全以及勞動(dòng)者合法權(quán)益的相關(guān)內(nèi)容。如此一來，求職者可以了解國(guó)家方面關(guān)于勞動(dòng)就業(yè)的相關(guān)政策，相關(guān)公司也能夠更加明確自身在勞動(dòng)關(guān)系構(gòu)建過程中的責(zé)權(quán)義務(wù)，有利于幫助求職者在保障自身合法權(quán)益的同時(shí)快速實(shí)現(xiàn)就業(yè)。

其次，有利于優(yōu)化勞動(dòng)雙方的選擇。就業(yè)管理中心能夠掌握失業(yè)人員的詳細(xì)檔案信息，并在結(jié)合市場(chǎng)需求、失業(yè)人員實(shí)際情況的基礎(chǔ)上為之提供最佳的問題解決辦法。例如，失業(yè)人員因崗位競(jìng)聘競(jìng)爭(zhēng)激烈無法得到工作，就業(yè)管理部門應(yīng)該善用包括崗位培訓(xùn)在內(nèi)的多種手段幫助失業(yè)人員解決問題。當(dāng)然，就業(yè)管理部門還可以根據(jù)失業(yè)人員的特長(zhǎng)、期望工作、未來發(fā)展規(guī)劃等對(duì)之進(jìn)行分類，要為不同的失業(yè)人員提供科學(xué)的就業(yè)方案，以便為其就業(yè)提供保證。

最后，有利于簡(jiǎn)化事企業(yè)單位的人才選拔。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，人才數(shù)量增長(zhǎng)較快，各類人才交流渠道不斷拓寬，綜合性人才已經(jīng)成為各企業(yè)單位的“稀缺資源”。在此種形式下，優(yōu)質(zhì)的勞動(dòng)者流動(dòng)明顯加大，勞動(dòng)就業(yè)管理中心的檔案管理能夠?yàn)槭缕髽I(yè)單位選拔人才提供參考資料，事企業(yè)單位更利于全面掌握勞動(dòng)者的真實(shí)情況，一方面有利于提高人才招聘的質(zhì)量，另一方面也有利于人才“物盡其用”。

三、勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中提高檔案管理質(zhì)量的策略

（一）提升各方的檔案管理思想認(rèn)識(shí)

人事檔案匯集了企業(yè)人員的各項(xiàng)基本信息，強(qiáng)化檔案管理有利于提高人事管理質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)快速良性發(fā)展。思想是意識(shí)和行為的先導(dǎo)，想要在勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中提高檔案管理的質(zhì)量，首先應(yīng)提高各方的檔案管理思想認(rèn)識(shí)。具體來說：檔案管理人員必須高度重視失業(yè)人員的檔案內(nèi)容，并利用思想指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)，推動(dòng)企業(yè)積極構(gòu)建失業(yè)人員檔案，并帶動(dòng)企業(yè)內(nèi)部積極建立完善的人事檔案，全面促進(jìn)勞動(dòng)就業(yè)，有效幫扶失業(yè)人員再就業(yè)。失業(yè)人員也應(yīng)重視檔案材料的完善，要有意識(shí)避免檔案缺失、空白等問題發(fā)生，還要積極的參與各種就業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)提高自身的綜合技能，以免錯(cuò)失就業(yè)機(jī)會(huì)。國(guó)家方面要充分的發(fā)揮自身的監(jiān)控作用，要規(guī)范相關(guān)方的檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理流程，推動(dòng)檔案管理改革、創(chuàng)新。

（二）推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展

就業(yè)服務(wù)部門可以基于檔案信息內(nèi)容落實(shí)職業(yè)介紹、失業(yè)保險(xiǎn)等工作，并實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)力資源的科學(xué)管理。然而傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案管理模式為主要形式，已經(jīng)不能符合當(dāng)前信息化發(fā)展的新的檔案管理需求，不利于快速查找勞動(dòng)者的個(gè)人信息、企業(yè)方面的就業(yè)信息等，這必然會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量和效率。正因?yàn)榇?，就業(yè)服務(wù)部門需要積極引入信息化檔案管理模式，要善用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段打造優(yōu)質(zhì)的就業(yè)服務(wù)中心數(shù)字資源庫(kù)，及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并完成勞動(dòng)者檔案的錄入和保存，方便檔案管理查找，解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理問題。

（三）系統(tǒng)分類提高檔案管理質(zhì)量

勞動(dòng)檔案管理的信息化是提升檔案管理質(zhì)量的有效手段，然而除了此種方式外，就業(yè)服務(wù)部門還應(yīng)重視利用系統(tǒng)分類提升檔案管理質(zhì)量，優(yōu)化就業(yè)服務(wù)工作。系統(tǒng)分類指根據(jù)勞動(dòng)者的學(xué)歷、就業(yè)經(jīng)歷、綜合能力等對(duì)之進(jìn)行劃分，然后以劃分結(jié)果進(jìn)行分檔管理。當(dāng)企業(yè)提出人才需求時(shí)，就業(yè)服務(wù)部門可以基于分類信息檢索查詢最適合的勞動(dòng)人員，并將之檔案信息資料及時(shí)反饋給用人單位，以保證提高就業(yè)成功率，保證就業(yè)服務(wù)質(zhì)量。

（四）利用勞動(dòng)檔案實(shí)施勞動(dòng)服務(wù)

當(dāng)前階段，人才流動(dòng)比較頻繁，就業(yè)服務(wù)管理中心可基于勞動(dòng)檔案了解應(yīng)聘人員的實(shí)際情況，并對(duì)之提供針對(duì)性的就業(yè)服務(wù)。具體來說主要包括兩點(diǎn)：第一，利用就業(yè)服務(wù)向勞動(dòng)者宣傳就業(yè)服務(wù)的政策以及就業(yè)服務(wù)的注意事項(xiàng)，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量；第二，根據(jù)市場(chǎng)反饋對(duì)求職者進(jìn)行技能培訓(xùn)，全面提高勞動(dòng)者的綜合素質(zhì)，使之契合崗位需求，具備崗位所需的工作能力。上述兩種作業(yè)服務(wù)融合能夠使得求職者最大程度的滿足崗位能力要求，進(jìn)而確保再就業(yè)工作順利展開。

四、結(jié)語

綜上所述，雖然現(xiàn)階段我國(guó)的勞動(dòng)就業(yè)檔案管理還未有統(tǒng)一模式，但是建立健全服務(wù)于人民群眾的勞動(dòng)檔案管理對(duì)于提高政治文明、精神文明建設(shè)、促進(jìn)社會(huì)物質(zhì)文明發(fā)展的重要作用已經(jīng)凸顯。解決檔案管理問題，發(fā)揮檔案管理在勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)中的重要作用是“當(dāng)務(wù)之急”。相關(guān)部門應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)地推動(dòng)檔案管理工作，要提高檔案管理的水平，發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，推動(dòng)勞動(dòng)檔案制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展，以便為廣大人民群眾的就業(yè)及再就業(yè)工作貢獻(xiàn)力量。

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