試論數(shù)字化檔案建設(shè)與管理

李忠榮

摘 要：隨著技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，在檔案建設(shè)管理中，借助數(shù)字化技術(shù)可實現(xiàn)數(shù)字化檔案的建立，使用相應(yīng)的管理系統(tǒng)可實現(xiàn)高效的檔案管理。本文對檔案管理數(shù)字化建設(shè)進行了概括，闡述了檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢，分析了數(shù)字化檔案建設(shè)與管理的框架體系，并且提出了加強數(shù)字化檔案管理的措施，包括建立數(shù)字化檔案管理制度，加強檔案系統(tǒng)兩種資源管理，為數(shù)字化檔案的建設(shè)和管理提供更加完善條件，加強數(shù)字化檔案的應(yīng)用效果。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;檔案建設(shè);檔案管理

在檔案建設(shè)與管理中，傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)為主，保存的時間比較短，同時在檔案的整理過程中難度較大，工作量多，這使檔案的建設(shè)的質(zhì)量以及信息準確性受到了影響。在數(shù)字化技術(shù)發(fā)展下，檔案管理逐漸向著數(shù)字化方向發(fā)展，采用計算機系統(tǒng)進行檔案信息管理，檔案建設(shè)管理的效率提升。因此，在當前應(yīng)加強檔案的數(shù)字化建設(shè)，利用有效的技術(shù)，為檔案管理提供更加便利的條件，提高檔案管理工作的水平。

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)概述

檔案管理數(shù)字化指的是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化介質(zhì)，使用計算機進行收集、保存以及管理、檢索等操作。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，所包括的內(nèi)容有檔案數(shù)據(jù)庫、軟件前臺界面、系統(tǒng)后臺程序等。這種方式可在多種領(lǐng)域中應(yīng)用，通過數(shù)字化檔案管理，實現(xiàn)無紙質(zhì)檔案管理。當前，數(shù)字化檔案建設(shè)管理被廣泛應(yīng)用在了企事業(yè)單位的生產(chǎn)及管理中。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

1）檔案數(shù)字化具有時效性。檔案數(shù)字化建設(shè)中，通過計算可對數(shù)字編碼形式文件進行識別，結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用將文件存儲到不同的介質(zhì)中，人們可使用計算機的檢索功能對檔案信息進行快速查找，獲取自己所需的內(nèi)容。檔案數(shù)字化是在網(wǎng)絡(luò)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，在互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)支持下對檔案信息進行記錄和查詢，可使員工親自查找檔案的時間減少，還能夠突破時空限制，更快地從電腦等設(shè)備中找到相應(yīng)的檔案信息，因此，數(shù)字化檔案使檔案查詢具有更好的時效性。

2）檔案信息具有安全性。當前各單位為了保證檔案信息的安全性，采用內(nèi)網(wǎng)形式開展管理，這種管理模式下，檔案系統(tǒng)具有封閉特點，能夠使檔案信息得到有效的保障。內(nèi)網(wǎng)檔案管理中，能夠發(fā)揮出物理地址過濾、服務(wù)區(qū)標識符匹配以及有限等效保密等功能，有著較大的優(yōu)勢。在當前的內(nèi)網(wǎng)管理中，安全性逐漸加強，在沒有經(jīng)過授權(quán)的用戶的訪問下與接入等情況下，會進行身份認證，提升了檔案信息的安全。

3）電子檔案可與紙質(zhì)檔案并存。在傳統(tǒng)的檔案建設(shè)和管理中，需要使用人工操作方式進行檔案登記。運用計算機技術(shù)可使這種方式得到改善，使其變?yōu)閿?shù)字化檔案OA系統(tǒng)收發(fā)模式，采用該方式可使檔案管理的效率提升。各單位為了減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量，在檔案數(shù)字化建設(shè)管理中建立了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的體系，使檔案建設(shè)工作的進行更加便捷。另外，采用電子檔案可避免檔案在使用中受損，加強了對檔案原件的保護效果。

3 數(shù)字化檔案建設(shè)與管理的框架體系

1）創(chuàng)建檔案全程控制系統(tǒng)。為了實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)和管理，應(yīng)建立管理流程全程控制系統(tǒng)，根據(jù)紙質(zhì)檔案管理的模式來對檔案開展全過程的管理，使數(shù)字化檔案管理能夠具有更好的效果。通過對檔案進行全過程的控制可實現(xiàn)結(jié)果的結(jié)果，在這個過程中反饋的周期比較短，需要從數(shù)字化文件形成開始進行控制，對文件的形成、流轉(zhuǎn)以及收集等各項管理內(nèi)容進行全過程的監(jiān)控管理。管理應(yīng)在數(shù)字化文件前期形成的階段開展，根據(jù)檔案管理的要求進行業(yè)務(wù)和流程種族，使檔案文件流程與業(yè)務(wù)流程能夠結(jié)合起來。對文件開展數(shù)字化全程管理的時候，需要對機構(gòu)中各個部門的文件數(shù)字化進行統(tǒng)一的登記，將文件進行明確分類，在此過程中，應(yīng)注意數(shù)字化文件管理系統(tǒng)應(yīng)支持文件管理和業(yè)務(wù)流程，使數(shù)字化文件能夠保證完整性，同時確保其中的信息內(nèi)容的準確性，使文件檔案的管理更加安全高效。

2）完善數(shù)字化檔案管理設(shè)施。首先，應(yīng)創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)，數(shù)字化文件應(yīng)采取統(tǒng)一管理的模式進行管理，進行設(shè)施建設(shè)的時候，應(yīng)保證基礎(chǔ)設(shè)施的完善性。檔案館等應(yīng)配備與業(yè)務(wù)部門之間相兼容的計算機系統(tǒng)，對歸檔數(shù)字化文件進行機讀。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件是系統(tǒng)的核心內(nèi)容，其中有數(shù)據(jù)錄入、權(quán)限管理以及系統(tǒng)設(shè)置等模塊，需要局域網(wǎng)來處理檔案部門中的檔案管理業(yè)務(wù)，使數(shù)字化檔案的收集、整理以及存儲、發(fā)布、使用等順利完成。通過數(shù)字化的加工，使檔案管理的各項環(huán)節(jié)都能在系統(tǒng)中實現(xiàn)，因此，建立完善高效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化檔案建設(shè)管理的重要要求。其次，采用軟件系統(tǒng)進行管理還應(yīng)考慮到系統(tǒng)配備設(shè)備的完善性。應(yīng)對數(shù)字化檔案建設(shè)管理配置輸入和輸出設(shè)備，使檔案文件的載體轉(zhuǎn)換與備份提供條件。一般將館藏檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的設(shè)備即為輸入設(shè)備，例如圖紙掃描儀、文檔高速掃描儀等，能夠進行各類檔案文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理。同時，將電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的設(shè)備也應(yīng)進行配置，這類設(shè)備為輸出設(shè)備，包括激光打印機等。通過配置好轉(zhuǎn)換硬件設(shè)備，可使數(shù)字化檔案的管理水平提升，使檔案的轉(zhuǎn)換更加便捷，為檔案的管理提供了完善的條件，能夠加強檔案的管理效果。

4 加強數(shù)字化檔案管理的措施

1）建立數(shù)字化檔案管理制度。在數(shù)字化檔案管理中，應(yīng)通過建立完善的數(shù)字化檔案管理制度來實現(xiàn)數(shù)字化資源的有效利用，加強數(shù)字化檔案管理的效果，使數(shù)字化文件內(nèi)容能夠具有真實性和有序性，同時保證檔案文件的安全。結(jié)合數(shù)字化檔案管理的特點就要求來看，應(yīng)明確數(shù)字化檔案管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范，使人員根據(jù)規(guī)范進行操作。同時應(yīng)對人員的專業(yè)素質(zhì)進行要求，提升人員的計算機系統(tǒng)使用能力，能夠利用數(shù)字化檔案檢索功能等，使檔案的整理分類等環(huán)節(jié)能夠有效開展，保證檔案文件的使用效果。

2）加強檔案系統(tǒng)兩種資源管理。檔案系統(tǒng)資源建設(shè)指的是應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件收集以及館藏檔案數(shù)字化兩方面內(nèi)容，采用數(shù)字化檔案管理具有較大的便利性，當前的應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔文件通常使通過數(shù)據(jù)接口來實現(xiàn)歸檔文件的自動流轉(zhuǎn)，也就是文檔一體化。接口程序一般為一次性開發(fā)完成，能夠使檔案數(shù)據(jù)與應(yīng)用系統(tǒng)版本的數(shù)據(jù)達到同步。經(jīng)過歸檔后的數(shù)字化文件保存在服務(wù)器中，可以對其進行相應(yīng)的操作利用。針對館藏檔案的管理，應(yīng)進行全面的考慮，避免由于轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案而將其銷毀，而應(yīng)對館藏檔案進行有效的管理，根據(jù)管理的要求進行處理。應(yīng)結(jié)合不同的管理要求對檔案系統(tǒng)中的不同資源開展管理，按照數(shù)字化檔案建設(shè)管理的發(fā)展特點對館藏檔案進行適當?shù)奶幚?，使其能夠與數(shù)字化檔案得到高效的利用，實現(xiàn)資源的互補，能夠為檔案管理的開展帶來更好的幫助，進而提升檔案管理的水平。

5 結(jié)語

傳統(tǒng)檔案管理中，采用的管理模式效率比較低，隨著時代的發(fā)展，檔案管理的要求逐漸提升，為了加強檔案管理的效果，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)開展檔案管理，使檔案管理能夠得到改善。通過數(shù)字化檔案建設(shè)及管理，可使檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容，實現(xiàn)檔案的高效利用，采用管理系統(tǒng)可進行操作，減少了檔案管理的繁瑣性，同時也加強了檔案文件的有效性。應(yīng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)及管理的設(shè)施和制度，使數(shù)字化檔案的建設(shè)發(fā)展得到進步。

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