干部人事檔案管理存在的問(wèn)題及建議

摘 要：干部人事檔案是黨管干部的重要手段，是組織人事部門識(shí)人、辯人、用人的重要依據(jù)。十八大以來(lái)，全面從嚴(yán)治黨的要求使得干部人事檔案在黨管干部的過(guò)程中的職能和作用備受關(guān)注。本文從干部人事檔案專項(xiàng)審核工作入手，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前干部人事檔案管理存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)舉措以提高干部人事檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案;專項(xiàng)審核;管理

2014年10月-2016年6月，中組部在全國(guó)部署開展了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，把專項(xiàng)審核作為提升干部公信力的有力抓手，體現(xiàn)了深入貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，落實(shí)從嚴(yán)管理干部的要求。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》），進(jìn)一步從制度層面對(duì)落實(shí)好干部標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍作出系統(tǒng)謀劃、全面部署。如今，各地又陸續(xù)開展了干部人事檔案專項(xiàng)審核“回頭看”工作，這都體現(xiàn)了干部人事檔案在黨管干部、全面從嚴(yán)治黨工作中的重要作用。

《條例》第三條指出：干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有。干部人事檔案工作，說(shuō)到底是黨的工作的一部分，干部人事檔案的管理核心就是服務(wù)好黨的核心工作。作為單位人事干部，在平常工作和干部人事檔案審核過(guò)程中也發(fā)現(xiàn)了當(dāng)前干部人事檔案管理中存在著不少問(wèn)題，一定程度上阻礙干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。

1 當(dāng)前干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 干部人事檔案管理思想觀點(diǎn)淡薄

首先，領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人不夠重視干部人事檔案管理工作，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案管理認(rèn)識(shí)上存在著誤區(qū)，一方面，認(rèn)為干部人事檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的收、裝、借、用等機(jī)械性工作，不需要領(lǐng)導(dǎo)親自抓。另一方面，受老觀念影響，認(rèn)為干部人事檔案只要保管好，不遺失就行，認(rèn)為干部使用提拔看中的是個(gè)人工作表現(xiàn)和成績(jī)，干部人事檔案沒(méi)有多少參考價(jià)值。有些領(lǐng)導(dǎo)口頭上強(qiáng)調(diào)干部人事檔案的重要性、必要性，實(shí)際操作中并不重視，對(duì)干部人事檔案的定位是“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、用起來(lái)需要、忙起來(lái)忘掉”。①

其次，檔案材料的形成部門無(wú)檔案意識(shí)、工作隨意性強(qiáng)。《條例》將干部人事檔案的歸檔范圍內(nèi)容分為十大類，涉及時(shí)間上包括學(xué)生時(shí)期的檔案材料和工作后不同工作單位產(chǎn)生的檔案材料，涉及內(nèi)容包括履歷材料、組織鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、學(xué)歷材料等方方面面。由于檔案材料的形成部門本身對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足，工作隨意性較強(qiáng)，存在審核不嚴(yán)、保管不當(dāng)?shù)那樾?，加上有些定性材料較難把握，使得一些檔案材料沒(méi)有及時(shí)進(jìn)入歸檔材料范圍。

再次，干部本人缺乏檔案意識(shí)。不少干部認(rèn)為檔案材料自己從未經(jīng)手，干部人事檔案管理是組織人事部門的工作。在干部人事專項(xiàng)審核過(guò)程中，對(duì)于缺失檔案材料的干部要求其補(bǔ)全檔案材料時(shí)，往往擺出一副事不關(guān)己的態(tài)度，對(duì)檔案材料補(bǔ)全工作不予配合，有些甚至私自保管本應(yīng)及時(shí)交給組織人事部門存檔的材料從而導(dǎo)致檔案材料缺失。

1.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高且人員配備不足

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員又是檔案創(chuàng)建最直接的參與者，作用舉足輕重。從目前的情況來(lái)看，很多地方干部人事檔案管理人員配備嚴(yán)重不足，有些管理數(shù)千卷檔案的部門僅有1、2名專職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，這與《條例》規(guī)定：“每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員”的要求大相徑庭。另外，不少單位的干部人事檔案管理人員多為兼職，且變動(dòng)相對(duì)頻繁，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。接任的檔案管理人員沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專業(yè)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)于干部人事檔案管理工作的重要性和各類細(xì)則沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致在干部人事檔案材料收集過(guò)程中存在收集不及時(shí)，不完整等情形，在歸檔過(guò)程中也存在錯(cuò)裝、漏裝的情況，嚴(yán)重影響了干部人事檔案的質(zhì)量。

1.3 干部人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

隨著干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的深入，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)顯得尤為重要，根據(jù)《條例》要求，組織人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)，應(yīng)按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求建立干部人事檔案庫(kù)房，加強(qiáng)庫(kù)房安全管理和技術(shù)防護(hù)，檔案數(shù)量較少的單位，也應(yīng)當(dāng)設(shè)置專用房間保管檔案。然而在專審過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)不少單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，有些干脆采用“因地制宜”和“因陋就簡(jiǎn)”的原則，單位檔案室設(shè)備陳舊甚至沒(méi)有專門的檔案室，干部人事檔案的儲(chǔ)存只是在辦公室放幾個(gè)鐵皮文件柜，檔案的存放條件根本達(dá)不到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。這一定程度上影響了檔案工作者的工作積極性以及檔案管理工作的效率。加上干部人事檔案分類繁瑣，開展工作時(shí)由于空間和設(shè)備的受限，材料分類、裝訂等工作很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響檔案質(zhì)量。

1.4 干部人事檔案管理的信息化程度不高

干部人事檔案信息化管理的建設(shè)提倡已久，1991年頒布的《干部檔案工作條例》就將推廣運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)明確為干部檔案管理部門的職責(zé)，2010年1月，全國(guó)組織系統(tǒng)信息化建設(shè)工作座談會(huì)召開，要求全面推進(jìn)干部檔案數(shù)字化建設(shè)，由此我國(guó)的干部人事檔案發(fā)展進(jìn)入了信息化建設(shè)時(shí)期。②到了2015年，各級(jí)組織部門實(shí)現(xiàn)整網(wǎng)接入大組工網(wǎng)，基本建成黨員和干部的網(wǎng)上人才數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，全國(guó)組織系統(tǒng)已經(jīng)構(gòu)筑起了主要業(yè)務(wù)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，初步實(shí)現(xiàn)了組織系統(tǒng)的信息化工作體系，但是推進(jìn)檔案管理信息化的指導(dǎo)性意見沒(méi)有完全落實(shí)，很多單位各自為政，僅有少數(shù)單位實(shí)現(xiàn)了信息化管理。③隨著人事制度改革的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式顯然已不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，管理的信息化、科學(xué)化要求越來(lái)越高，但在專項(xiàng)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前干部人事檔案信息化管理水平仍然較低，大多數(shù)單位僅僅局限于傳統(tǒng)的手動(dòng)管理模式，雖然利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，可由于軟件開發(fā)跟不上，管理人員素質(zhì)低，只是把個(gè)人信息、檔案目錄等錄入計(jì)算機(jī)，沒(méi)有很好利用現(xiàn)代化科技手段進(jìn)行管理。有些小型基層單位，由于經(jīng)費(fèi)投入不夠，干部人事檔案的現(xiàn)代化管理根本沒(méi)有起步。另外，各部門都過(guò)分注重紙質(zhì)材料的收集，從而忽視了與之配套的電子檔案，工作方式方法比較落后，查詢干部信息基本仍要靠翻閱紙質(zhì)材料，花費(fèi)了大量的時(shí)間和人力，不太適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的要求。

2 改進(jìn)干部人事檔案管理的意見建議

如何進(jìn)一步推進(jìn)干部人事檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)，使干部人事檔案工作各項(xiàng)改革措施真正落到實(shí)處、見到實(shí)效，關(guān)系到干部人事檔案工作能否積極融入到黨委的核心工作中去，針對(duì)上文提出的干部人事檔案存在的問(wèn)題，結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，提出如下意見建議以提高干部人事檔案的管理水平

2.1 加強(qiáng)干部人事檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變思想觀念

面對(duì)當(dāng)前“從嚴(yán)管理干部檔案”的要求，要增強(qiáng)組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，要站在為黨的負(fù)責(zé)的戰(zhàn)略層面全面思考與分析干部人事檔案工作，切身體會(huì)到干部人事檔案的輔助和支持功能，為黨的領(lǐng)導(dǎo)干部管理提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。④所以要明確干部人事檔案管理的指導(dǎo)路線，強(qiáng)化面向領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)與普及，建立起科學(xué)的理念，明確領(lǐng)導(dǎo)干部的職責(zé)，切實(shí)履行對(duì)日常管理工作的戰(zhàn)略引導(dǎo)功能。⑤贏得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案管理工作的關(guān)注與認(rèn)可，保證各項(xiàng)工作的順利開展。

2.2 要建立檔案的事前防范和形成檔案材料的長(zhǎng)效機(jī)制

在專項(xiàng)審核中“補(bǔ)檔”現(xiàn)象非常嚴(yán)重，我們大部分只看到了檔案補(bǔ)交對(duì)提高干部人事檔案質(zhì)量起到了積極作用，但忽視了其與檔案精神相違背。所以各級(jí)檔案部門要建立起檔案的事前防范工作機(jī)制，將檔案思想灌輸?shù)矫恳晃桓刹亢蜋n案形成部門，督促及時(shí)歸檔，變事后補(bǔ)救為事前預(yù)防。

要做好干部人事檔案的長(zhǎng)期管理，充分發(fā)揮干部人事檔案的作用，須從源頭入手，做好檔案的收集工作，建立形成檔案材料的長(zhǎng)效機(jī)制。定期收集、定向收集、突擊收集、長(zhǎng)期收集相結(jié)合，提高科學(xué)、合理、有效的檔案收集機(jī)制，加強(qiáng)與有關(guān)部門的聯(lián)系，讓檔案工作者主動(dòng)作為，克服工作的盲目性和隨意性，加強(qiáng)檔案資料的真實(shí)性，規(guī)范收集過(guò)程，確保從源頭收集。⑥

2.3 要建設(shè)一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

要推動(dòng)干部人事檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展，就離不開一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、敬業(yè)奉獻(xiàn)的干部人事檔案管理隊(duì)伍。一名合格的檔案管理人員，不僅要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，而且需要豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。一方面，在保證檔案管理人員工作長(zhǎng)期穩(wěn)定性的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)他們的專業(yè)理論和工作能力培養(yǎng)，并組織相應(yīng)人員參加組織建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)，強(qiáng)化全體人員對(duì)檔案工作的重視，充分發(fā)揮檔案管理人員的作用，積極推進(jìn)各項(xiàng)工作。另一方面，要關(guān)心檔案管理人員的成長(zhǎng)，幫助其解決工作中遇到的實(shí)際困難，讓他們能全心全意做好檔案管理工作，對(duì)工作表現(xiàn)突出的要給予表?yè)P(yáng)和嘉獎(jiǎng)，提高他們的工作積極性。

2.4 要確保干部人事檔案工作正常開展的經(jīng)費(fèi)投入

各管檔單位應(yīng)該安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)干部人事檔案管理硬件設(shè)施投入，根據(jù)《條例》要求做到閱檔場(chǎng)所、整理場(chǎng)所、辦公場(chǎng)所分開，加強(qiáng)庫(kù)房安全管理和技術(shù)防護(hù)，不斷改善過(guò)檔案的保管條件，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，并配備完善的辦公設(shè)備，提升辦公硬件需要和檔案管理環(huán)境，從而進(jìn)一步夯實(shí)干部人事檔案工作基礎(chǔ)。

2.5 加強(qiáng)干部人事檔案信息化進(jìn)程

檔案作為信息資源，能夠充分反映信息社會(huì)的價(jià)值，在信息化高速發(fā)展的今天，它對(duì)檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。干部人事檔案不能僅僅局限于傳統(tǒng)模式，要充分發(fā)揮干部人事檔案作為信息資源的作用，推動(dòng)干部人事檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，是拓展干部人事檔案利用的現(xiàn)代化手段。近幾年，國(guó)家檔案局制定了數(shù)字檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在全國(guó)范圍內(nèi)推進(jìn)建設(shè)，可見，以數(shù)字化為基礎(chǔ)的干部人事檔案信息化管理模式，是干部人事檔案走向科學(xué)化的必然要求。⑦一方面，我們要加快檔案工作信息化的進(jìn)程，建立完善的檔案信息平臺(tái)，促進(jìn)信息化管理水平的提升，減少檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。另一方面，要加強(qiáng)檔案管理者對(duì)先進(jìn)的管理思想和技術(shù)的全面了解，并且積極采取科學(xué)的管理方式，進(jìn)行各類信息化操作專業(yè)培訓(xùn)，盡快建立一支專業(yè)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍，以適應(yīng)新時(shí)代檔案管理的需要。

3 結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期且艱巨的任務(wù)，我們既要從宏觀上把握并服務(wù)好黨的核心工作，又要從微觀上抓好具體實(shí)踐，通過(guò)一系列的舉措，不斷提升當(dāng)前干部人事檔案管理水平。

注釋

①王雙雙：《干部人事檔案制度改革研究》，安徽大學(xué)公共管理碩士學(xué)位論文，2016年。

②王雙雙：《干部人事檔案制度改革研究》，安徽大學(xué)公共管理碩士學(xué)位論文，2016年。

③王毓靈：《干部人事檔案轉(zhuǎn)型研究》，中共上海市委黨校MPA碩士學(xué)位論文，2018年。

④李竹溪：《干部人事檔案管理問(wèn)題及對(duì)策研究—以河南省為例》，鄭州大學(xué)公共管理專業(yè)碩士論文2018年。

⑤李純：《當(dāng)前干部管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策》，《黑龍江史志》，2015年第13期。

⑥韓曉偉：《數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)》，山東大學(xué)碩士論文，2008年。

⑦馬琳：《干部檔案信息化管理模式構(gòu)建研究》，大連理工大學(xué)碩士論文，2017年。

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作者簡(jiǎn)介

陳曄，女，2006年9月參加工作，復(fù)旦大學(xué)公共管理專業(yè)碩士，杭州市江干區(qū)檢察事務(wù)保障中心館員，現(xiàn)任職于杭州市江干區(qū)人民檢察院政治部，從事組織人事工作。