社保檔案管理工作現(xiàn)狀與思考

孫立清 高密市社會保險中心

社會保險是民生之基，完整、準確、詳實的社保檔案，是社保經(jīng)辦機構(gòu)科學(xué)開展工作、有效提供服務(wù)、準確落實待遇的客觀依據(jù)。各級社保經(jīng)辦機構(gòu)，必須站在維護參保人員切身利益和基金安全完整的高度，切實加強檔案管理，全力推進社保事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

一、加強社保檔案管理的重要意義

記錄一生、保障一生、服務(wù)一生，是社保經(jīng)辦機構(gòu)對參保人員的莊嚴承諾。記錄一生，就是檔案工作涵蓋參保人員的一生，這是社保經(jīng)辦機構(gòu)能否為參保人員“保障一生、服務(wù)一生”的重要依據(jù)。

（一）強化檔案管理是不斷深化社保改革的重要內(nèi)容。社會保險是重要的民生工程，在滿足群眾需求，深化社保改革的偉大進程中，社保檔案以其原始、真實、客觀的特性，記錄昨天、服務(wù)今天、指引明天，為社保經(jīng)辦機構(gòu)更好地保障和改善民生發(fā)揮作用。實踐證明，加強檔案管理，作為社保經(jīng)辦工作的重要組成部分，已成為持續(xù)深化社保改革的重要內(nèi)容。

（二）強化檔案管理是有效開展經(jīng)辦服務(wù)的重要保障。參保人從辦理參保繳費到退休領(lǐng)取養(yǎng)老金，以及期間立功獲獎、生育、工傷、失業(yè)、住院治療等享受各項社會保險待遇，以及辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)、基金轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等，一系列檔案記載，是屆時支付社會保險待遇的重要依據(jù)，檔案是否準確、完整，直接影響參保人的切身利益，也直接影響社保經(jīng)辦服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣。強化檔案管理，可以有針對性地開展社保服務(wù)。

（三）強化檔案管理是持續(xù)推進事業(yè)發(fā)展的重要支撐。今天的工作，明天將成為檔案。檔案是事業(yè)發(fā)展留下的痕跡，真實地記錄和再現(xiàn)了曾經(jīng)發(fā)生的一切，各地由于檔案缺少，導(dǎo)致的矛盾糾紛事件層出不窮，給社會穩(wěn)定和事業(yè)發(fā)展帶來了不良影響。因此，檔案對指引未來方向、推進事業(yè)發(fā)展具有鑒往知來、規(guī)避風(fēng)險的作用，系統(tǒng)完善的社保檔案，是持續(xù)推進社保事業(yè)科學(xué)健康發(fā)展的重要支撐。

二、社保檔案管理目前存在的問題

（一）對檔案工作存在模糊認識。對社會保險檔案的管理缺少相應(yīng)的資金投入，軟硬件設(shè)施不完備，人員、經(jīng)費不到位的情況突出，個別基層經(jīng)辦機構(gòu)沒有專門的檔案室，或者檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不達標，不能滿足實際需求，導(dǎo)致該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、難以查找甚至丟失的現(xiàn)象不同程度存在；部分業(yè)務(wù)人員存在概念不清、意識不強、認識不高的問題，認為社保業(yè)務(wù)工作繁忙，對檔案整理、歸檔疲于應(yīng)付。

（二）檔案管理水平有待提升。社會保險檔案涉及面廣，時間跨度較長，由于機構(gòu)設(shè)置和內(nèi)部管理調(diào)整等原因，社會保險檔案曾經(jīng)歸屬不同的單位或部門管理，一個人的檔案材料分別保存在不同的部門或科室，且管理方法各異。目前，事、鎮(zhèn)、村均未實現(xiàn)檔案電子化管理，沒有一個完整的檔案信息系統(tǒng)能夠查詢一個人的全部社會保險檔案信息。檔案管理水平仍然停留在傳統(tǒng)的手工整理、紙質(zhì)存檔階段，檔案信息無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，尤其是社保制度實施初期建檔工作不夠理想，部分檔案資料缺失嚴重，給經(jīng)辦服務(wù)工作帶來不便。

（三）檔案人員素質(zhì)亟需增強。由于對檔案工作重視程度不夠高，社保經(jīng)辦機構(gòu)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，大多僅滿足于檔案管理部門組織的會議式短期培訓(xùn)，檔案管理人員學(xué)習(xí)交流的機會不多，提升素質(zhì)的渠道有限。同時大部分經(jīng)辦機構(gòu)缺乏檔案管理專業(yè)人才，部分專職檔案管理人員專業(yè)技能不高，兼職檔案管理人員為各科室業(yè)務(wù)人員，大多未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，一定程度上影響了檔案管理工作。

三、創(chuàng)新推進社保檔案管理的思路舉措

（一）統(tǒng)一思想認識，加強組織領(lǐng)導(dǎo)。社保政策覆蓋范圍廣，涉及人員多，且事關(guān)參保人員養(yǎng)老錢、保命錢等切身利益，作為政策落實的依據(jù)，檔案工作的重要性不言而喻。實踐中必須堅持“科學(xué)管理利用檔案，既可以維護群眾合法權(quán)益，促進社保事業(yè)發(fā)展，又能夠有效避免各類信訪矛盾糾紛”的正確認識，從思想上重視檔案工作，時刻繃緊“社保檔案是一切工作的依據(jù)”這根弦，將檔案工作列入重要議事日程，作為中心工作的重要內(nèi)容，與其他業(yè)務(wù)工作一同安排部署、一同督查落實、一同考核獎懲。要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，像抓業(yè)務(wù)指標落實一樣，定期督促調(diào)度檔案工作計劃落實情況，不斷增強做好檔案工作的責(zé)任意識，確保社保檔案管理工作有序推進。

（二）完善規(guī)章制度，建立長效機制。做好檔案整理歸檔入庫，保障社保檔案安全管理及合理利用，必須建立健全各項規(guī)章制度，嚴格按照制度辦事。要結(jié)合社保業(yè)務(wù)實際，健全完善《檔案人員崗位責(zé)任制》《檔案工作管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》《檔案工作保密制度》《庫房管理制度》《檔案室救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案》《重大活動檔案登記制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案銷毀制度》等一系列規(guī)章制度，組織專兼職檔案人員開展學(xué)習(xí)，使檔案資料的收集、管理、借閱、利用等各個環(huán)節(jié)都有章可循。

（三）創(chuàng)新管理手段，促進科學(xué)利用。圍繞擴大檔案利用效果，各類社保檔案應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理，每年文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等全部收集整理及時歸檔，確保檔案收集齊全完整。要強化專職檔案員的責(zé)任意識，嚴把檔案收集入庫關(guān)，對案卷質(zhì)量嚴格要求，力求歸檔文件用紙、用筆、用墨等均符合歸檔要求，對不符合標準的案卷堅決退回，限期重新整理裝訂。進入檔案室的案卷，要認真整理登記，嚴格檔案的入庫登記和移出手續(xù)，編制案卷目錄、全引目錄、專題目錄等各種檢索工具，建立電子檔案，逐步實現(xiàn)檔案檢索自動化、信息化，不斷提高檔案工作的社會效益。

（四）強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理水平。經(jīng)辦機構(gòu)要加大資金投入、強化對專兼職檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，努力提升檔案人員素質(zhì)和管理水平，推動社保檔案工作向更高層次邁進。各級社保經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)主動加強與上級業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門的聯(lián)系溝通，積極爭取參加各級檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動；同時定期邀請檔案管理人員現(xiàn)場進行指導(dǎo)，對檔案工作人員實行“師帶徒”式培訓(xùn)，組織人員外出學(xué)習(xí)觀摩，不斷增強檔案人員素質(zhì)，持續(xù)提升檔案管理水平。