加強檔案管理工作的意義與途徑分析

趙芯誼 蘇洪才

中國石油天然氣管道通信電力有限公司

一、加強檔案管理工作的意義

檔案管理能夠與企業(yè)的經(jīng)營管理有機結合，共同決定企業(yè)最終的決策，影響到企業(yè)對未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃制定。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，有利于促進企業(yè)檔案管理工作的科學發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)技術的廣泛應用促使企業(yè)管理已朝自動化的方向發(fā)展，電子檔案應運而生。因此，新形勢下，構建檔案管理的信息化平臺，有利于解決傳統(tǒng)紙質檔案管理模式下出現(xiàn)的諸多問題，進而讓管理人員隨時隨地都能對檔案進行檢查、查閱以及歸檔等工作，打破了時間和空間的限制，提高企業(yè)檔案管理工作的效率。與此同時，科學規(guī)范的檔案管理不但有利于減輕檔案管理人員的工作壓力和工作量，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，還能夠提高企業(yè)的管理水平。第二，有利于提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平。作為企業(yè)行政管理工作的一部分，檔案真實地記錄了企業(yè)各項經(jīng)濟活動的業(yè)務往來，為企業(yè)各項規(guī)章制度的制定提供了重要的參考依據(jù)，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)，體現(xiàn)了企業(yè)的文化氛圍。因此，建立科學規(guī)范化的檔案管理體系，有利于加強企業(yè)的文化建設維護好企業(yè)的經(jīng)濟權益，并為企業(yè)各項綜合業(yè)務和研究工作的開展提供一定的參考。與此同時，由于檔案具有真實性的特點，一旦員工或者企業(yè)的合法權益受到侵犯，檔案能在一定程度上保證企業(yè)與員工的合法權益。第三，有利于促進企業(yè)的全面發(fā)展。作為企業(yè)經(jīng)營管理活動中的重要載體，傳統(tǒng)的檔案管理工作早已不能滿足新形勢下企業(yè)發(fā)展的實際需求。

二、新形勢下做好企業(yè)檔案管理工作的對策

1.加大專業(yè)化培訓力度，培育高素質的人才隊伍。做好企業(yè)的檔案管理工作，應加大專業(yè)化培訓力度，培育高素質的人才隊伍。首先，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的深入發(fā)展，市場競爭越來越激烈，這對企業(yè)檔案管理員工也提出了更高的要求。因此，在企業(yè)檔案管理工作過程中，應將企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標與人才培養(yǎng)計劃緊密結合，充分發(fā)揮出企業(yè)人力資源部門在人才培養(yǎng)方面的作用，對員工的性格特點和具體能力加以分析，制定針對性和個性化的檔案管理人才培訓方案。同時，還應讓員工明確好個人的發(fā)展目標，做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，最大限度地調動起員工學習的積極性和主動性，從而培養(yǎng)一支創(chuàng)新能力較強、結構合理的高素質檔案管理人才隊伍。其次，隨著以大數(shù)據(jù)為代表的互聯(lián)網(wǎng)技術的廣泛應用，對檔案管理人員的信息水平也提出了更高的要求。

2.規(guī)范管理，健全企業(yè)檔案管理制度。做好企業(yè)的檔案管理工作，應規(guī)范管理，健全企業(yè)檔案管理制度。首先，任何企業(yè)在發(fā)展過程中都離不開檔案管理。只有具備一套完備的企業(yè)檔案管理制度，才能提升企業(yè)檔案管理工作水平。因此，在企業(yè)檔案管理的工作過程中，應結合企業(yè)檔案管理建設的實際情況，制定相應的分類標準，便于之后查找、整理檔案信息，并建立科學合理的企業(yè)檔案管理制度，并要求相關工作人員要嚴格遵守檔案管理的規(guī)章條例，進而約束好員工的行為，有效提升檔案管理工作的效率。與此同時，企業(yè)還應完善現(xiàn)有的檔案管理體制，明確好具體的崗位職責，將責任落實到個人，避免出現(xiàn)責任推諉的現(xiàn)象。其次，在企業(yè)信息化改革過程中，必須借助于網(wǎng)絡技術構建圖書檔案信息一體化的檔案管理中心，創(chuàng)新檔案管理機制，逐步實現(xiàn)檔案信息化管理。這樣既可以讓使用者可以快速地查閱所需使用的資料信息，打破了傳統(tǒng)信息交流下時間和空間的限制，提高了信息獲取的便捷性，還可以提高檔案的更新速度，促進企業(yè)的良性發(fā)展。

3.提高檔案管理的思想意識和重視程度。單位領導對檔案管理工作發(fā)展起著直接的作用。單位領導及檔案管理工作人員要轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，不斷提高檔案管理創(chuàng)新意識，要充分認識到檔案管理工作在新時期對企業(yè)發(fā)展的重要意義。領導干部要高度重視檔案工作，對檔案工作給予大力支持，保證資金投入，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學技術完善檔案管理工作，使檔案管理工作真正成為單位長期發(fā)展的有力支撐。要保障檔案管理工作的資金投入，保證必要的檔案基礎設施建設，為檔案管理構建良好的工作環(huán)境，建立具有防火、防潮、防光、防盜功能的檔案庫房。不斷完善、更新管理設備，為檔案管理部門配置先進的計算機設備，加強電子檔案和電子文件管理，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。真正建立起科學化、信息化、創(chuàng)新化、現(xiàn)代化的檔案管理體系，充分發(fā)揮檔案管理的價值，更好地為企業(yè)為社會服務。

三、結語

綜上所述，檔案記錄著每個時期的各項社會活動，具有真實性和原始性。檔案工作是企、事業(yè)單位機構中的重要組成部分，記載著單位發(fā)展的歷程，有成就也有挫折，涵蓋著方方面面。檔案管理是企事業(yè)管理工作的重要組成部分，要不斷完善檔案管理制度，注重檔案管理人員的綜合素質培養(yǎng)。檔案管理工作要與時俱進，不斷創(chuàng)新，才能提高信息化管理水平，實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。