試論紙質檔案與電子檔案的融合

陳攀 昌吉州消防救援支隊

一、紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式的差異性

（一）存儲、管理環(huán)境的差異。紙質檔案與電子檔案的存儲有明顯的差別,首先紙質檔案的主要載體是紙張,所需要場地和空間,都要符合紙張存放的要求,控制存放場地的溫濕度。電子檔案所依靠的數字存儲設備,對于場地的要求更為嚴格,雖然數字存儲器所需要的空間不大,但是其內部的電子元器件的構造,也使得對環(huán)境要求極為嚴格。除了紙質檔案場地的常規(guī)要求以外,還需要防塵、防摔、防磁場等特殊要求。尤其是在現代信息環(huán)境下,各種數碼產品網絡技術層出不窮,一旦電子檔案存儲設備受到干擾,可能會對檔案存儲的信息造成影響。而且數字電子存儲設備出現問題,是很難進行修復的。從這一點上看,傳統(tǒng)的紙質存儲環(huán)境更加容易掌握。

（二）信息查詢方式的差異。傳統(tǒng)的紙質檔案的信息檢索和查詢方式是依靠人工檢索,檢索的過程相對來說較慢,同時也需要耗費很大的精力。而電子檔案是通過計算機設備來進行的,檢索的方式有很多種,可以通過時間、關鍵詞、作者等多種信息進行檢索,既可以在范圍內檢索,也可以做到精確檢索。通過信息查詢和檢索方式來看,紙質檔案和電子檔案會有十分明顯的區(qū)別,一般的檔案管理中,是將兩種方式很好的融合,為用戶提供線上線下的多種服務形式。

（三）對管理者的職業(yè)技能要求的差異性。在傳統(tǒng)的紙質檔案管理中,對于檔案管理者的要求不高,只要掌握檔案檢索的流程,同時能夠保證場館的清潔和安全就能夠滿足。但是在電子檔案的管理中,除了傳統(tǒng)管理技能的要求之外,還應掌握基本的計算機技術,以及互聯網能力。能夠熟練的操作計算機設備進行檔案的建立、檢索。因此,檔案管理人員在面對信息技術下的檔案管理,要在傳統(tǒng)紙質檔案管理技能的基礎上,重新建立起信息系統(tǒng)的思維。

二、紙質檔案與電子檔案融合中存在的問題

（一）檔案管理的制度不夠健全。檔案管理的工作由來已久,長期以來一直是以紙質形式而構建起來的檔案管理制度。信息技術的發(fā)展距今也不到半個世紀,而且基本是在二十一世紀才開始廣泛的普及的。在檔案管理工作的信息化內容建設落實中,因為缺乏必要的信息管理制度,導致檔案管理的信息化建設表現出先天不足的狀態(tài)。

（二）對紙質檔案與電子檔案融合認識程度不深。對于檔案管理人員來說,習慣了傳統(tǒng)紙質檔案管理工作的基本流程后,在檔案管理的工作中比較得心應手。在面對信息化系統(tǒng)和技術下的檔案管理工作后,出于對信息技術的陌生,沒有準確的認識到電子檔案的優(yōu)勢,從而對電子檔案與傳統(tǒng)檔案融沒有很大的工作動力,也沒有給予很大的重視。這種思想觀念在檔案管理工作人員中廣泛的存在,導致了許多組織和機構的檔案管理的信息化系統(tǒng)建設很難有效的開展,傳統(tǒng)紙質檔案與電子檔案融合工作受到制約。

（三）檔案管理人員的基本職業(yè)素養(yǎng)不高。面對信息化網絡時代的來臨,對檔案管理工作提出了更高的要求。其中不僅是檔案管理的信息化建設上,同時也要求檔案管理人員的基本職業(yè)素養(yǎng)。在信息化環(huán)境下,各行各業(yè)都實現了信息化的建設,檔案管理若不夠與當下的信息環(huán)境相接軌,則會對人力資源和社會保障等多個事項帶來很大的不便。同時,檔案管理人員缺乏對信息技術的基本操作能力,導致電子檔案在查詢和檢索上十分吃力,影響工作效率。另外,技術人員對于檔案系統(tǒng)的維護不周,也會對檔案管理工作帶來很大的障礙。

三、加強紙質檔案與電子檔案的有效融合措施

（一）加強檔案管理信息化的建設。根據目前檔案管理的形勢來看,傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已經十分成熟,無論是在管理制度上還是人才支撐上,若要加強紙質檔案與電子檔案的有效融合,就必須要完善檔案管理的信息化建設。在各個組織和機構中,要根據自身的情況,來建立特有的信息化檔案管理模式,才能確保檔案管理信息化建設目標的實現。

（二）完善檔案管理制度。紙質檔案與電子檔案的有效融合,首先要建立和完善在信息技術環(huán)境下新的檔案管理制度。檔案管理人員要認識到信息技術環(huán)境下,電子檔案管理的重要性。要依托現有的檔案管理模式,將信息化的檔案工作要求有效的融入其中,建立相互補充、相互協調的檔案管理機制,保障信息化檔案管理工作的有效進行。其次,還應該建立統(tǒng)籌管理模式,將電子檔案與紙質檔案相互獨立又彼此聯系。

（三）加強兩種檔案的共存性和互動性。紙質檔案與電子檔案在未來一段時間會長期的共存,紙質檔案不會被淘汰,電子檔案也不會占據主要的優(yōu)勢。紙質檔案與電子檔案在信息技術的不斷提升下,融合會越來越深入。目前來說,首先要提高紙質檔案的共存性和互動性,才能實現兩者有效的結合。所謂共存性,就是紙質檔案與電子檔案兩種形式共同存在。因紙質檔案是首先存在,電子檔案是隨后衍生出來的,因此紙質檔案作為主體存在,電子檔案作為紙質檔案的副本而存在。

結語：綜上所述,紙質檔案與電子檔案的融合是未來檔案建設的重要內容。在社會信息化水平逐漸加深的環(huán)境下,智能生活與線上辦公成為主流趨勢,檔案的管理與人們的職業(yè)和生活息息相關,復雜的檔案管理程序已經于當下的先進的社會生活方式極為不符。因此,加強檔案管理的信息化水平,將傳統(tǒng)的紙質檔案與現代化的電子檔案進行融合,提高檔案的管理水平及工作效率,成為當下迫切需求的內容。檔案管理人員要從自身的工作實踐做起,通過實踐的經驗和理論的積累,為檔案工作的發(fā)展和優(yōu)化提出合理化的建議,能夠不斷促進檔案工作的完善與進步。