淺析醫(yī)院人事檔案信息化管理

馬穎春 江蘇射陽縣人民醫(yī)院

人事檔案管理是人事管理體系的重要內(nèi)容，人事檔案包含著員工的重要經(jīng)歷、品德作風(fēng)等情況，是個(gè)人經(jīng)歷、德才技能、工作表現(xiàn)的全面體現(xiàn)，充分發(fā)揮檔案的作用，對于人才選拔、人才培養(yǎng)、人才使用具有十分重要的意義。隨著我國人力資源市場的逐步完善，人才的流動(dòng)越加頻繁，醫(yī)院人事檔案管理工作面對新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，急切需要更新管理方式，改變管理辦法，在這信息化背景下，人事檔案管理也要緊跟時(shí)代腳步，以適應(yīng)人們對檔案的合理利用，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理，對提升醫(yī)院科學(xué)規(guī)范化發(fā)展具有重要的積極作用。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

人事檔案管理一直都備受重視，目前醫(yī)院在人事工作開展過程中雖然建立了各類人員檔案，但是總體上還存在不少有問題，主要表現(xiàn)在：

1.對醫(yī)院人事檔案管理工作重視不夠。目前，多數(shù)醫(yī)院對員工人事檔案管理僅限于儲存保管，對于相關(guān)人事信息資源的服務(wù)意識相對淡化，重“管理”而輕“服務(wù)”，很少將檔案信息轉(zhuǎn)化為服務(wù)效益的推動(dòng)力，在大多數(shù)情況下，醫(yī)院對人事檔案管理工作認(rèn)識不足，就容易形成其在管理制度、管理方式、管理手段、管理理念等多個(gè)方面存在過時(shí)的問題[1]。

2.檔案管理人員技能不夠。在人員配置方面，醫(yī)院對于既熟悉檔案業(yè)務(wù)流程，又能熟練操作計(jì)算機(jī)，同時(shí)具有相關(guān)專業(yè)技能的復(fù)合人才引進(jìn)不夠，較多的人事檔案管理工作者沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺乏檔案管理工作的理論和實(shí)踐，甚至有的檔案員是兼職的，這些兼職的檔案管理人員往往缺少一定的專業(yè)知識，通常并不具備獨(dú)立做好人事檔案管理工作的技能、手段，無法順利完成醫(yī)院人事檔案管理建設(shè)信息化。

3.管理方式落后且不夠規(guī)范。很多醫(yī)院的人事檔案管理仍使用傳統(tǒng)的管理模式，管理人員手工收集、整理，工作量大、效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有的資料都沒有及時(shí)歸檔，資料的收集、審核也存在著標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)、把關(guān)不嚴(yán)。檔案在流轉(zhuǎn)過程中缺乏嚴(yán)格的流程，沒有相關(guān)的簽收制度，而且紙質(zhì)檔案經(jīng)常反復(fù)翻閱、拆裝，容易造成資料的丟失及損壞，在檔案管理或查詢過程中也容易給有些人有機(jī)可乘，對其檔案信息進(jìn)行涂改、造假，落后的管理模式不僅影響工作成效，而且阻礙人事檔案管理的信息化建設(shè)。

4.信息化建設(shè)投入不足。當(dāng)前我國各級部門尚未形成重視醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的良好環(huán)境，信息化建設(shè)管理能力還需提高，相關(guān)工作管理人員的信息化水平有待加強(qiáng)。大部分醫(yī)院信息管理系統(tǒng)建設(shè)基本完成，但人事檔案管理系統(tǒng)組建不健全，僅借助于計(jì)算機(jī)來進(jìn)行簡單的初級管理，就我院而言，軟件組建與硬件配置差距很大，人事檔案管理還僅在信息報(bào)表的統(tǒng)計(jì)方面，沒有實(shí)現(xiàn)信息共享，信息化建設(shè)流于形式。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的對策

人事檔案管理信息化至關(guān)重要，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化辦公的條件之一，為了更好地提升醫(yī)院人事檔案管理水平，更好地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化，提出如下對策。

1.樹立信息化發(fā)展意識。順利實(shí)施人事檔案信息化管理，必須得到有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)高度重視，確立人事檔案信息化的緊迫感，要加大宣傳力度，讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到人事檔案管理信息化對人才隊(duì)伍建設(shè)的重要性，擺脫傳統(tǒng)人事檔案管理方式，轉(zhuǎn)變觀念，正確地認(rèn)識醫(yī)院檔案管理工作，是加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的保證。同時(shí)，檔案管理人員也要增強(qiáng)責(zé)任心與使命感，樹立人事檔案管理信息化理念，變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

2.提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。人事檔案管理具有很強(qiáng)的政治性和政策性，是一項(xiàng)對專業(yè)能力要求很高的工作，也是保障醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要工作內(nèi)容[2]，重視信息化人才的培養(yǎng)，是醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要內(nèi)容，才能使檔案信息化建設(shè)朝著符合正確的方向健康發(fā)展，醫(yī)院在招聘人事檔案管理工作人員時(shí)，要把計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)作為錄取的標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)的提升，人事檔案管理人員自我也應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中通過不斷學(xué)習(xí)提升自己，還要加強(qiáng)人事檔案管理人員的服務(wù)理念，改進(jìn)服務(wù)方略，規(guī)范服務(wù)程序，優(yōu)化服務(wù)效率，提供更加細(xì)致、周到的服務(wù)。

3.建立健全檔案信息化管理體系。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，目前關(guān)于人事檔案信息化的法律、制度相對空白，需要完善檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)劃，建立統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案信息化內(nèi)容、流程等做出科學(xué)、細(xì)致的規(guī)范，在開展醫(yī)院人事檔案信息化管理工作時(shí)，必須制定符合醫(yī)院人事檔案管理需求的流程制度，結(jié)合自身實(shí)際情況完善和調(diào)整，嚴(yán)格按制度進(jìn)行資料的收集、整理和保存，只有具備健全的制度以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能真正為人事檔案管理信息化提供切實(shí)可行的保證。

4.保證信息化建設(shè)的投入。對硬件配置的投入是確保醫(yī)院人事檔案管理信息化的前提條件，檔案用房的建設(shè)要符合規(guī)范，以確保工作正常運(yùn)行，配備計(jì)算機(jī)，提高人事檔案網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用范圍，建立和完善內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，引進(jìn)綜合辦公系統(tǒng)，開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)等，同時(shí)做好信息系統(tǒng)的維護(hù)更新和防護(hù)安全，提高系統(tǒng)的安全性，在加大資金投入的同時(shí)，也要加強(qiáng)所投資金的分配、使用和監(jiān)管，最大限度地滿足醫(yī)院人事檔案管理信息化發(fā)展的需要。

結(jié)語：人事檔案管理信息化是人事檔案工作推進(jìn)的必由之路，引入先進(jìn)管理技術(shù)，提升檔案管理水平，在醫(yī)療體制深化改革的背景下，醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)不斷加大信息化的建設(shè)，為人才開發(fā)、利用提供有效保障，提高人事檔案工作效率，促進(jìn)人事檔案管理邁上新臺階，以最大化地開發(fā)利用人事檔案信息，更好地服務(wù)于醫(yī)院的改革發(fā)展大計(jì)。