新時期事業(yè)單位人事檔案信息化管理

霍靜瑋 沈仁淑

吉林省煤炭地質(zhì)調(diào)查總院

引言：當(dāng)前在新時代背景下，事業(yè)單位要與時俱進(jìn)，針對自身的管理模式進(jìn)行不斷地優(yōu)化和完善，針對人事檔案管理工作而言，也要不斷地創(chuàng)新和優(yōu)化，充分體現(xiàn)出人力資源的管理優(yōu)勢，以此在更大程度上提升人事檔案管理質(zhì)量和效率，從而促進(jìn)事業(yè)單位實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義

我國人事管理制度的重要特色之一就是采取了人事檔案這一措施。檔案分為很多種，人事檔案只是其中一個重要的方面，有它本身獨特的作用。人事檔案主要收錄員工的履歷、考核、政治面貌、獎勵和處分、工資等方面，員工的個人信息都會包括在里面，因此保密工作一定要做好，錯誤率也應(yīng)該盡可能降低，這是對員工的一種安全保障，人事檔案也可以作為選拔人才的重要依據(jù)。人事檔案對于事業(yè)單位有很重要的意義，可以減少人員不合理分配的現(xiàn)象。人事檔案管理如果與信息化相結(jié)合，可以更加方便快捷，方便更改和調(diào)動，大幅度提高管理效率?，F(xiàn)代化的設(shè)備可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片或者電子版，可以隨時隨地打印和復(fù)印，快捷方便，同時可以有效保障員工個人信息的安全性，對于員工而言可以更放心，同時更全身心投入到自己的工作崗位中。

二、新時期事業(yè)單位人事檔案信息化管理優(yōu)化策略

（一）轉(zhuǎn)變思想，加強人事檔案開發(fā)及利用意識。要想加強對人事檔案開發(fā)及利用，首先要從思想上改變個人與社會對人事檔案的認(rèn)識，加強對檔案開發(fā)利用重要性的宣傳，有利于從業(yè)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念，促使個人重視人事檔案并積極利用人事檔案，營造合理開發(fā)與利用人事檔案的良好氛圍。同時，進(jìn)行開發(fā)及利用理念的轉(zhuǎn)變，推陳出新，與時俱進(jìn)，在人事檔案開發(fā)及利用中采用新理念、新思路，滿足當(dāng)前用人單位的需要，滿足經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

（二）以信息化建設(shè)提升人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平。通過事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)能夠解決傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的諸多弊端，不僅能夠節(jié)省保存空間，也能夠為事業(yè)單位節(jié)約大量人力、物力，進(jìn)而提升事業(yè)單位人事檔案管理效果。通過信息化建設(shè)也能夠結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的具體要求，制定一系列的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)之上對人事檔案信息資源進(jìn)行合理開發(fā)和利用，進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案利用效果，延長人事檔案使用壽命。

（三）動態(tài)收集，保證人事檔案的及時性。要經(jīng)常了解有關(guān)政策和制度，堅持集中收集、經(jīng)常性收集、定期收集檔案材料。在日常工作中了解掌握檔案材料產(chǎn)生的“時間點”，不僅能在相應(yīng)時段收集好材料，及時歸檔，也能做好提醒核對工作，減少工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。在每年相對固定的時間段內(nèi)，一些部門會形成相對固定內(nèi)容的材料，如年度考核、工資普調(diào)、先進(jìn)表彰等都在年底進(jìn)行，可在年初集中收集對應(yīng)的表格。當(dāng)人事檔案記載的內(nèi)容如學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱發(fā)生變動以及黨員發(fā)展，都會相應(yīng)形成反映變化過程的材料，如畢業(yè)生登記、學(xué)位申請、職稱評聘、任免審批等表格，就需要經(jīng)常性收集。

（四）采取多元化管理模式和手段。傳統(tǒng)的管理模式和手段通常都是局限于紙質(zhì)材料的保存，紙質(zhì)材料存在很多問題，不僅不易保存、占用空間，并且在調(diào)動和查找方面費時費力，工作效率也極其低下，必須要及時更新。人事檔案管理信息化最重要的一點就是將紙質(zhì)材料信息化。事業(yè)單位的人才信息資源庫就是要合理利用各種資源，最大限度發(fā)揮這些資源的利用率，紙質(zhì)材料的信息化可以有效延長人事檔案保存的壽命，并且在查找和更新方面也十分方便快捷，可以減少紙質(zhì)和打印的費用，省時省力，符合我國節(jié)約資源保護(hù)環(huán)境的發(fā)展理念。事業(yè)單位在進(jìn)行管理時要充分發(fā)揮計算機的作用，首先要建立目錄，方便以后的信息查詢，同時要及時更新員工的信息，保證檔案的時效性、全面性、準(zhǔn)確性。管理者也可以將員工所獲得的證書通過掃描儀掃描成電子版然后進(jìn)行保存，在今后的信息調(diào)動方面可以節(jié)省空間、減少磨損，對于員工也是很強的一道保障。

（五）以數(shù)字化建設(shè)提升人事檔案管理科學(xué)化水平。行政事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化建設(shè)相輔相成，在推進(jìn)行政事業(yè)單位人事檔案管理過程中既要充分發(fā)揮信息化建設(shè)的具體作用，也應(yīng)該以數(shù)字化建設(shè)作為基礎(chǔ)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案管理科學(xué)化水平。在數(shù)字化建設(shè)過程中要實現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，通過復(fù)印、掃描等多種途徑將原有的紙質(zhì)檔案通過多種載體上傳到人事檔案管理信息系統(tǒng)，并結(jié)合人事檔案管理信息系統(tǒng)的具體要求，分門別類地進(jìn)行儲存。同時對人事檔案管理信息系統(tǒng)的各項功能進(jìn)行完善，方便對人事檔案信息提取利用，通過數(shù)字化建設(shè)實現(xiàn)對事業(yè)單位人事檔案的科學(xué)有效管理，為行政事業(yè)單位選人用人提供依據(jù)。

結(jié)語：綜上所述，21世紀(jì)很多事業(yè)單位都在爭分奪秒地進(jìn)行改革，改革帶來的是傳統(tǒng)方法的更新?lián)Q代，這對于人事檔案管理者是很大的挑戰(zhàn)，如果管理者還固守著傳統(tǒng)的管理模式和手段，這將會帶來巨大的工作量，工作效率會大幅度下降，因此人事檔案信息管理的改革也刻不容緩。人事檔案管理如果可以結(jié)合信息化技術(shù)，就可以提高工作效率、減少錯誤率，對于事業(yè)單位而言是一次很大的飛躍。因此，人事檔案信息化管理已經(jīng)是大勢所趨，必須要做到與時俱進(jìn)才能得到更長遠(yuǎn)的發(fā)展。