數(shù)字化環(huán)境下事業(yè)單位人力資源檔案管理的路徑研究

賈銘書 公主嶺市人才儲(chǔ)備中心

數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)步推動(dòng)了各項(xiàng)社會(huì)管理與社會(huì)服務(wù)事業(yè)的進(jìn)步，推動(dòng)了社會(huì)變革的加速進(jìn)行。在人力資源檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化管理提高了管理工作的效率，順應(yīng)了社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，使檔案管理的重要性更加凸顯。管理部門要高度重視人力資源檔案管理的數(shù)字化趨勢(shì)，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，讓檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和人性化。

一、事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)字化管理的作用

（一）提高管理效率。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人力資源檔案管理效率下，主要依賴于人力操作。而在數(shù)字化背景下，人力資源檔案管理的效率大大提升，事業(yè)單位員工和領(lǐng)導(dǎo)如果需要查閱檔案，可以很方便的通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速調(diào)閱，信息處理速度大大提高，節(jié)約了大量的人力查找、閱讀的時(shí)間，提高了工作效率。

（二）促進(jìn)信息化建設(shè)。人力資源檔案管理的數(shù)字化有利于推動(dòng)管理的信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)。數(shù)字化建設(shè)是以信息化作為基礎(chǔ)的，需要推廣普及先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和局域網(wǎng)技術(shù)，這也推動(dòng)了信息化的實(shí)現(xiàn)。

（三）提升檔案資料的安全性。采用數(shù)字化技術(shù)可以提高人力資源檔案管理的安全性，降低因紙質(zhì)原件損毀等造成的檔案損失，為事業(yè)單位節(jié)約了大量的時(shí)間和精力，有效避免了檔案管理的一些風(fēng)險(xiǎn)。

二、目前在人力資源檔案數(shù)字化管理中遇到的問題

（一）人員素質(zhì)不高。人力資源檔案數(shù)字化管理有著較高的技術(shù)含量，這要求管理者除要有一定的專業(yè)能力外，還要具備一定的技術(shù)知識(shí)和實(shí)際操作能力，如計(jì)算機(jī)、信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息安全等專業(yè)知識(shí)。在實(shí)現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化管理的過程中，我國(guó)的事業(yè)單位引進(jìn)了一些專業(yè)人才，以滿足數(shù)字化檔案管理的需要，但是總的來說仍然面臨著人才的巨大缺口，并且人才的素質(zhì)也還有待提高。

（二）數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)薄弱。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用需要一定的技術(shù)硬件設(shè)施作為基礎(chǔ)，在事業(yè)單位中實(shí)現(xiàn)人力資源檔案的數(shù)字化管理，必然要引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字專業(yè)的設(shè)備。但因?yàn)楦鞣N因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備還不足以滿足人力資源檔案數(shù)字化管理的需要，設(shè)施較為薄弱。具體表現(xiàn)為：1.缺乏功能齊全的計(jì)算機(jī)，不具備進(jìn)行數(shù)字化管理的基本條件。2.人力資源檔案管理較為原始、散亂且多樣，不能適應(yīng)對(duì)人力資源檔案數(shù)字化管理的要求。人力資源數(shù)字化管理有著很高的標(biāo)準(zhǔn)，因此傳統(tǒng)的人力資源檔案管理不具備實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)條件。3.數(shù)字化管理對(duì)網(wǎng)絡(luò)帶寬有一定要求，而部分事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)傳輸速度過小，不利于數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)。

（三）利用率較低。人力資源檔案數(shù)字化管理除需要一定的硬件技術(shù)設(shè)備，還需要事業(yè)單位工作人員能夠切身感受到人力資源檔案數(shù)字化管理的作用和用途。在這一方面，很多的基層事業(yè)單位很難達(dá)到，對(duì)于人力資源檔案的數(shù)字化管理的利用率較低。這是因?yàn)椋?.大部分事業(yè)單位的人力資源檔案管理僅處于檔案保管這一較低的層次，沒有實(shí)現(xiàn)在服務(wù)員工方面的作用。2.未能深入挖掘檔案資源，導(dǎo)致檔案利用率較低，致使員工忽視了人力資源檔案數(shù)字化管理的作用。3.數(shù)字化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性不高，不易維護(hù)，安全性欠缺，人力資源檔案數(shù)字化管理存在一定的安全隱患。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)字化管理的措施

（一） 提高檔案管理人員素質(zhì)。人的因素是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵核心，因此要想提高檔案的數(shù)字化管理水平與能力，則提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)就是重要手段。1.加大管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)力度，使之能夠熟練掌握人力資源檔案數(shù)字化管理的方法和技巧，熟練操作計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的程序，提高數(shù)字化管理的業(yè)務(wù)能力。2.豐富檔案管理人員的知識(shí)體系，積極鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新，培養(yǎng)創(chuàng)新思維，增強(qiáng)創(chuàng)新能力。3.實(shí)行考核上崗，總結(jié)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)做法，提升數(shù)字化管理的水平，對(duì)管理人員定期考核，以提高管理人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)的積極性，提升管理水平。

（二）數(shù)字化管理系統(tǒng)要不斷完善。人力資源檔案數(shù)字化管理是依賴于軟件和硬件實(shí)現(xiàn)的。硬件就是指這一系統(tǒng)的物質(zhì)載體，如計(jì)算機(jī)等，軟件就是指其功能得以實(shí)現(xiàn)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。人力資源檔案數(shù)字化管理的順利實(shí)現(xiàn)需要對(duì)其管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善，以保證管理系統(tǒng)的科學(xué)性。1.對(duì)人力資源檔案數(shù)字化管理進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，依據(jù)事業(yè)單位的人力資源檔案管理的具體實(shí)際情況，結(jié)合其管理需要進(jìn)行開發(fā)，科學(xué)設(shè)計(jì)出檔案錄入、管理系統(tǒng)類型、軟件系統(tǒng)開發(fā)等方面的辦法。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督和安全維護(hù)，提高數(shù)字化檔案的管理能力和安全性。3.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)的共享連接，方便員工查詢使用。

（三）檔案數(shù)字化管理要標(biāo)準(zhǔn)化

我國(guó)的檔案管理有一套較為成熟的管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)。因此事業(yè)單位的人力資源檔案數(shù)字化管理也要滿足既定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，執(zhí)行統(tǒng)一的檔案管理政策。這也是提高事業(yè)單位人力資源檔案數(shù)字化管理水平的必然要求。1.根據(jù)國(guó)家的檔案管理政策和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際需要，制定反映本單位實(shí)際需求的人力資源檔案數(shù)字化管理制度，并在實(shí)際執(zhí)行過程中根據(jù)出現(xiàn)的問題不斷完善。2.在進(jìn)行人力資源檔案數(shù)字化管理操作時(shí)，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行，做到操作步驟標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、規(guī)范。3.在前兩步的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息共享，為將來的檔案管理信息化做好準(zhǔn)備。

結(jié)論：在數(shù)字化背景下，人力資源檔案管理改變了傳統(tǒng)模式的耗時(shí)、費(fèi)力的管理方式，使檔案管理走向現(xiàn)代化，提高了管理的效率。故而事業(yè)單位就要認(rèn)識(shí)到這一趨勢(shì)，不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以推動(dòng)本單位人力資源檔案數(shù)字化管理的更好發(fā)展。