新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考

沈仁淑 霍靜瑋

吉林省煤炭地質(zhì)調(diào)查總院

引言：對于事業(yè)單位而言，在檔案管理的過程中，需要緊跟時代步伐，根據(jù)時代發(fā)展要求，完善檔案管理工作制度，制定有效的信息建設(shè)路徑，滿足時代的需求，提高檔案管理以及檔案利用的效率，真正為公眾提供高效的檔案服務(wù)，以創(chuàng)新的視角洞悉檔案管理的新方向，挖掘創(chuàng)新管理的路徑。

一、事業(yè)單位檔案管理工作開展的重要性

簡單來說，事業(yè)單位檔案的形成主要來自實際的活動記錄、未來目標(biāo)的規(guī)劃以及各種員工信息資料的備件等，所以事業(yè)單位的檔案管理工作開展對于事業(yè)單位未來的發(fā)展以及單位和員工的隱私安全都有著至關(guān)重要的作用。除此之外，一方面，事業(yè)單位的檔案包含了整個單位的工作成果，通過這些檔案資料的整理可以為未來的單位工作奠定良好的基礎(chǔ)；另一方面，事業(yè)單位的檔案資料具有較強的法律性和保密性，可以為相應(yīng)的法律部門提供良好的資料查詢服務(wù)，從而確保個人以及單位的權(quán)益。因此，對事業(yè)單位的檔案管理工作進行深入的探究并促進其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展十分必要。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑

（一）創(chuàng)新檔案管理規(guī)章制度

對于事業(yè)單位而言，在檔案管理工作的開展過程中，更需要注重檔案管理制度的完善，要以實際情況為準(zhǔn)，制定符合實際需求，提高檔案管理效率的制度。要結(jié)合事業(yè)單位自身的特點，注重科學(xué)有效的管理模式創(chuàng)新，提高檔案管理的效率，重視檔案管理制度內(nèi)容上的創(chuàng)新，加強事業(yè)單位內(nèi)部各崗位對于自身檔案管理的需求，保證制定的制度與時俱進。同時，在相關(guān)制度的制定過程中，要保證各崗位地位上的平等，不能因為員工與領(lǐng)導(dǎo)的區(qū)別而對檔案管理區(qū)別對待，只有嚴(yán)格要求，規(guī)范處理，才能夠真正意義上保證檔案制度的有效性，同時可以創(chuàng)新設(shè)定檔案管理的獎懲制度，對檔案管理內(nèi)部人員嚴(yán)格要求，不得惡意修改，隨意添加，對檔案管理負(fù)責(zé)人進行重點考察，關(guān)注他們的工作積極性和責(zé)任心，同時對于優(yōu)秀的檔案管理人員給予一定的獎勵，激發(fā)他們的工作熱情，保證事業(yè)單位自身檔案管理工作能夠健康有效運轉(zhuǎn)。

（二）隊伍建設(shè)規(guī)范化

檔案規(guī)范化管理需要高素質(zhì)管理人員具體實施，這就要求管理隊伍建設(shè)要走向規(guī)范化，注重專業(yè)技術(shù)、注重思想道德、注重職業(yè)品質(zhì)。首先，吸引和選聘專業(yè)人員，提升管理隊伍的專業(yè)水平；其次，做好檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)計劃，對管理人員進行定期輪流培訓(xùn)，使其掌握和應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，提升檔案規(guī)范化管理的能力和意識，形成全新的管理體系和管理方法。最后，增強橫向交流，吸收先進的檔案規(guī)范化管理方法和經(jīng)驗，培養(yǎng)創(chuàng)新意識，能夠在單位改革中不斷完善檔案管理流程和內(nèi)容，從而保證檔案更好地服務(wù)于單位職能和業(yè)務(wù)發(fā)展。

（三）強化檔案設(shè)施維護

現(xiàn)代社會是信息和科技社會，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的地位越來越高。計算機等硬件設(shè)備在檔案檢索系統(tǒng)、檔案室管理、輔助檔案業(yè)務(wù)管理等工作中都發(fā)揮著重要作用，它不僅可以增加檔案管理的深度和廣度，也為檔案管理工作提供諸多便利之處。因此，新型計算機設(shè)備、辦公設(shè)備的配置與維護是檔案管理工作的重要要求。事業(yè)單位需要根據(jù)實際工作情況建立內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，各部門可以迅速安全將檔案傳遞至檔案管理部門，再由檔案管理人員對其進行統(tǒng)一整理、歸類、保存等，這樣一來，檔案的及時性、真實性、準(zhǔn)確性也就得到了保障。

（四）開展信息化建設(shè)，提高檔案管理工作質(zhì)量

信息化時代，事業(yè)單位要始終與時俱進，構(gòu)建健全的檔案管理機制，合理運用信息化技術(shù)，逐步擴大系統(tǒng)建設(shè)投入力度，從根本上加大信息化技術(shù)和檔案管理工作的實效性。首先，運用計算機等設(shè)備來予以掃描。針對紙質(zhì)檔案，實施電子化存檔，保障紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙重管理。利用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，將事業(yè)單位中的各類檔案進行分類歸納整理，在使用時通過檢索能夠快速提取檔案，同時進行檔案的備份，確保檔案的永久保存。其次，要篩選和對比檔案管理系統(tǒng)的價格、功能和實現(xiàn)方式，且在此基礎(chǔ)之上采用與本單位實際情況相符的檔案管理系統(tǒng)，進而顯著提升信息化水平。通過信息化技術(shù)打造動態(tài)化檔案管理系統(tǒng)，針對工作人員與單位發(fā)展情況實施動態(tài)化管理，且將關(guān)鍵信息融入其中，加以完善。在檔案管理系統(tǒng)中，可以建立一個內(nèi)部的系統(tǒng)，便于內(nèi)部各個部門的聯(lián)系。加強部門之間的聯(lián)系，便于檔案管理部門開展高效的管理工作，逐步提高管理水平。此外需要注意引進專業(yè)人才做好檔案管理系統(tǒng)的維護工作，避免受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，造成信息的泄露。不僅影響事業(yè)單位的檔案管理工作，還威脅各項業(yè)務(wù)信息的隱私和安全。

結(jié)語：總而言之，隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展，新時期背景下，事業(yè)單位檔案管理手段的優(yōu)化和創(chuàng)新對事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展有著重要的作用。同時，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須意識到檔案管理工作對單位未來發(fā)展的重要價值，認(rèn)識到加強檔案管理信息化建設(shè)是改變事業(yè)單位檔案管理所現(xiàn)狀的關(guān)鍵?，F(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求。因此，事業(yè)單位應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理方法，結(jié)合單位的實際情況，完善檔案管理制度和基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障服務(wù)。