財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理探析

黃春英 北部灣大學(xué)

一、財(cái)務(wù)共享模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的意義

從財(cái)務(wù)共享模式的意義上看，主要有三大意義，一是有利于規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。在財(cái)務(wù)共享模式下，利用信息技術(shù)把原始單據(jù)電子化，細(xì)分會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容，分門(mén)別類(lèi)生成編號(hào)，使會(huì)計(jì)檔案管理目標(biāo)更加明確，管理工作更為具體和詳實(shí)，從而規(guī)范了會(huì)計(jì)檔案管理工作。二是有利于提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。質(zhì)量問(wèn)題至關(guān)重要，財(cái)務(wù)共享模式建立在信息技術(shù)之上，管理更為系統(tǒng)化，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的精準(zhǔn)性更高，其相應(yīng)的管理質(zhì)量也得到了提升。三是有利于提高會(huì)計(jì)檔案管理效率。高效率是會(huì)計(jì)檔案管理追求的目標(biāo)，財(cái)務(wù)共享模式下對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，信息儲(chǔ)存、信息傳遞更為便捷，會(huì)計(jì)檔案信息可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新，無(wú)形中提高了檔案管理效率。因此，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理策略

信息化時(shí)代，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了一定的要求，要求不僅要學(xué)會(huì)應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式，還要考慮到會(huì)計(jì)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，具體應(yīng)用策略可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）建立數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)是應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式的關(guān)鍵，財(cái)務(wù)共享模式離不開(kāi)系統(tǒng)支持，建立數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)，就是要將會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，用信息化技術(shù)輔助會(huì)計(jì)檔案管理。在具體做法上，一方面要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員做好數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)工作，提高會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)度。另一方面，為確保會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，還應(yīng)做好維護(hù)和管理。

（二）健全電子檔案管理體系

財(cái)務(wù)共享模式，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的革新，突出表現(xiàn)為以電子文檔的形式呈現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案，這樣相應(yīng)的電子檔案管理體系也應(yīng)健全，通過(guò)建章建制的方式，完善會(huì)計(jì)檔案管理體系，才能確保工作實(shí)效。如會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)管理可以體現(xiàn)在檔案管理內(nèi)容之中，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化的分類(lèi)管理，便于會(huì)計(jì)檔案管理工作的有序開(kāi)展。還可以是專(zhuān)門(mén)針對(duì)突發(fā)情況和緊急情況的應(yīng)急預(yù)案，避免會(huì)計(jì)檔案電子檔案管理無(wú)章可循。此外，對(duì)電子檔案管理的質(zhì)量監(jiān)督，也非常有必要，可以確保電子檔案管理的質(zhì)量。

（三）及時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)更新

將會(huì)計(jì)信息以數(shù)據(jù)化的形式進(jìn)行查閱和傳輸，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的更新至關(guān)重要，會(huì)計(jì)檔案管理中會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新，以便管理者科學(xué)決策。在具體做法上，可以利用計(jì)算機(jī)云端技術(shù)，云端處理數(shù)據(jù)，對(duì)新數(shù)據(jù)進(jìn)行電子掃描，生成報(bào)表，自動(dòng)生成連續(xù)編號(hào)，提高會(huì)計(jì)檔案工作效率，減少?gòu)?fù)核的工作量，對(duì)會(huì)計(jì)信息相關(guān)信息采取自動(dòng)實(shí)時(shí)更新的方式，確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。

（四）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范

會(huì)計(jì)檔案管理在財(cái)務(wù)共享模式下，還應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范，通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)的防范，可以起到安全管理的作用。在會(huì)計(jì)檔案管理中，造成檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的因素，主要包括人為因素和非人為因素兩大類(lèi)，其中對(duì)會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)人為因素的防范，如操作失誤，處理不當(dāng)?shù)?，可以通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，提高信息化處理能力來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)非人為因素造成的會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范，如木馬、病毒、黑客造成的對(duì)會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的攻擊和破壞，可以通過(guò)提高硬件和軟件水平，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境的形式。此外，對(duì)會(huì)計(jì)檔案定期備份，也能降低會(huì)計(jì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

（五）提升檔案管理人員水平

管理人員自身的水平?jīng)Q定著會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量。財(cái)務(wù)共享模式增加了管理的難度，檔案管理人員也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)提升自己，不僅要求具備專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，還應(yīng)具備信息化技術(shù)處理能力，提升檔案管理人員水平，尤其要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)，使之具備現(xiàn)代化管理手段，才能在實(shí)際工作中游刃有余為會(huì)計(jì)檔案管理工作提質(zhì)增效。

結(jié)語(yǔ)：總之，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理任重道遠(yuǎn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，應(yīng)注重財(cái)務(wù)共享模式的作用，從建立數(shù)據(jù)信息處理系統(tǒng)、健全電子檔案管理體系、及時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)更新、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范、提升檔案管理人員水平等方面，多措并舉采取策略，只有這樣，才能促進(jìn)二者的有機(jī)融合，進(jìn)而促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。